人力資源和社會保障部門的檔案管理探討

1、    人力資源和社會保障部門的檔案管理探討    程偉摘要：人力資源和社會保障部門的檔案管理工作涉及到了各行業(yè)勞動(dòng)者的利益，其對維護(hù)勞動(dòng)者的就業(yè)關(guān)系，保障勞動(dòng)者的合法權(quán)益等具有重要意義。但在我國人力資源和社會保障部門的檔案管理起步晚，內(nèi)容較為繁瑣，檔案管理的實(shí)效性不高。因此，相關(guān)部門要不斷創(chuàng)新檔案管理方法，健全檔案管理制度，促進(jìn)檔案功能的高效發(fā)揮。關(guān)鍵詞：人力資源；社會保障部門；檔案管理；規(guī)范化檔案是國家、社會部門、組織單位和個(gè)人實(shí)踐活動(dòng)的記錄，具有很好的價(jià)值和法律效用。同時(shí)檔案的性質(zhì)也決定其是各組織單位、本部門工作開展的重要依據(jù)。加強(qiáng)人力社會保障部門

2、的檔案管理能夠使得檔案更為規(guī)范，促進(jìn)檔案性能的有效發(fā)揮，提高檔案的服務(wù)效率和質(zhì)量，更好地服務(wù)于各單位和個(gè)人的利益。一、當(dāng)前人力資源和社會保障部門檔案管理工作中存在的問題（一）檔案管理的設(shè)備設(shè)施尚不完善人力資源和社會保障部門的檔案管理工作較為復(fù)雜，需要有完備的設(shè)備設(shè)施進(jìn)行支撐。但我國檔案管理起步較晚，檔案管理規(guī)模和數(shù)量較多，對管理設(shè)備的需求量也隨之加大。但從現(xiàn)階段我國人力社會保障部門檔案管理現(xiàn)狀來看，硬件設(shè)施并不到位，很多檔案沒有及時(shí)規(guī)范，手動(dòng)規(guī)范錯(cuò)誤和延誤等問題較多。同時(shí)，由于各科室自我管理，在設(shè)備采購上也存在一定的重復(fù)性，造成了嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。（二）檔案管理各部門之間缺乏協(xié)調(diào)性檔案管理工作需

3、要各部門之間的協(xié)同配合，但在實(shí)際的檔案管理過程中人力資源和保障部門之間缺乏相互溝通，工作配合不一致，沒有實(shí)現(xiàn)對檔案的全面、系統(tǒng)化的，造成了檔案管理失衡的現(xiàn)象，這從不同管理處檔案管理的數(shù)量情況就可以分辨出來。此外，由于不同的管理科室的獨(dú)立性，使得人力資源和社會保障部門各科室的檔案管理制度和方法不統(tǒng)一，進(jìn)而出現(xiàn)了檔案管理不到位的現(xiàn)象。而檔案管理部門之間兼容性缺失，加大了資源的共享的難度，造成了很大的資源浪費(fèi)。因此，在檔案管理過程中，需要提高人力資源和社會保障部門對此的高度重視，促進(jìn)部門之間的協(xié)調(diào)合作，提升檔案的管理效率。（三）檔案管理機(jī)制還不健全人力資源和社會保障部門的檔案管理工作量大，管理需要很

4、大的壓力和精力。但現(xiàn)階段很多工作人員專業(yè)性不夠，自身壓力大，無法高效地完成檔案管理的工作。所以很多工作人員面臨著這樣的工作，自身壓力較大，缺乏細(xì)心和耐心，導(dǎo)致檔案管理中出現(xiàn)了一些疏忽問題。究其根本，這些問題的出現(xiàn)與檔案管理機(jī)制的不健全有著直接的關(guān)系，而制度的卻是導(dǎo)致無法對各部門的檔案管理進(jìn)行規(guī)劃化的管理，部門之間相互推諉、耍皮現(xiàn)象增多，極大地加大了檔案管理的難度。（四）檔案數(shù)據(jù)庫管理未形成統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，優(yōu)化了檔案館的質(zhì)量。目前我國很多地區(qū)已經(jīng)建立起了檔案管理數(shù)據(jù)庫，但一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)電子檔案的發(fā)展較為落后，這主要與鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)工作人員素質(zhì)低和計(jì)算機(jī)技術(shù)使用不規(guī)范有直接關(guān)系，致

5、使電子檔案管理沒有得到有效的應(yīng)用。另外，直至目前為止我國人力資源和社會保障部門的檔案管理尚未形成統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)，信息化發(fā)展程度較為緩慢，在進(jìn)行檔案查找與調(diào)度時(shí)浪費(fèi)了很多的時(shí)間，對檔案管理效率的提升造成了一定的阻礙。二、人力資源和社會保障部門檔案規(guī)范化管理的對策（一）完善檔案管理的設(shè)備設(shè)施首先，對檔案管理設(shè)施進(jìn)行完善，主要采用檔案獨(dú)立辦公設(shè)置的方式，對檔案室的電子設(shè)備進(jìn)行完善，同時(shí)在此基礎(chǔ)上要放置除濕器、空調(diào)、滅火器等設(shè)備，保障檔案室的干凈、整潔，為檔案管理營造良好的環(huán)境。其次，增加檔案室管理人員的數(shù)量。檔案管理的內(nèi)容多，工作復(fù)雜，工作人員工作壓力較大，可以出超出了自身的工作負(fù)荷度，所以增加管理人

6、數(shù)，能夠降低工作人員的管理壓力，為檔案管理工作的開展提供充分的保障。最后，加大資金的投入。人力資源和社會保障部門要增加檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)，采購信息化設(shè)備，更新軟件資源，優(yōu)化檔案管理的現(xiàn)狀，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升。（二）協(xié)調(diào)管理部門，對檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃人力資源和社會保障各部門之間要相互協(xié)同，統(tǒng)一規(guī)劃工作，改變以往各自為政不和諧的管理局面，制定出規(guī)范化的管理計(jì)劃，并與其他部門之間進(jìn)行相互配合共同管理，促進(jìn)檔案資源的優(yōu)化共享。另外，人力資源和社會保障部門的管理人員要提高對檔案管理的重視，加大檔案管理的宣傳范圍，使工作人員認(rèn)識到檔案管理的重要性，并能夠積極完成檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理效率的高效提

7、升。（三）健全檔案管理機(jī)制首先，要對檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行完善，重新組建和配置檔案管理機(jī)構(gòu)的人員，增加檔案管理的人數(shù)，解決以往檔案管理人員不足的問題，使得檔案管理人員能夠在各自的崗位上高效發(fā)揮自己的才能。在人員管理上要明確各自己的崗位職責(zé)，合理調(diào)配各自的工作，切實(shí)提高他們的工作效率。其次，完善檔案管理制度。結(jié)合當(dāng)前人力社會保障部門檔案管理的現(xiàn)狀，對以往的檔案管理制度進(jìn)行修改和完善，并在此基礎(chǔ)上建立相應(yīng)的績效考核機(jī)制，用獎(jiǎng)懲措施激發(fā)員工的工作積極性，使得他們能夠全身心地投入到檔案管理工作中來，促進(jìn)檔案管理效率的提高。（四）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案管理所涉及的領(lǐng)域較多，想要提高檔案管理的效率和質(zhì)量，就要采取集中化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式。在具體的管理過程中，需要制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，然后按照標(biāo)準(zhǔn)對檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管，這其中主要包括對電子文檔的保管、生產(chǎn)、傳遞以及處理等各方面標(biāo)準(zhǔn)的制定。結(jié)束語：綜上所述，人力資源和社會保障部門檔案管理在社會的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，延長檔案的應(yīng)用時(shí)間，對促進(jìn)檔案職能的發(fā)揮，促進(jìn)檔案資源的優(yōu)化共享等具有重要意義。因此，人力資源和社會保障部門要不斷提高對檔案管理的重視，優(yōu)化檔案管理的設(shè)備設(shè)施，完善相關(guān)的管理機(jī)制，協(xié)調(diào)部門統(tǒng)一規(guī)劃，建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系