辦公室秘書公文提升寫作能力實用手冊

1、公文寫作公文寫作主要內(nèi)容主要內(nèi)容一、公文的概念和種類二、公文寫作的特點和作用三、公文寫作的要求和流程四、常用行政公文寫作方法五、公文寫作錯誤案例分析一、公文的概念和種類 公文是指黨政機關(guān)、群眾團體、企事業(yè)單位在辦理公務(wù)中經(jīng)常使用的具有慣用格式的公務(wù)文書。公文的類別 根據(jù)國務(wù)院辦公廳發(fā)布的國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定，公文種類主要包括： 命令、決定、公告、通告、通知、通報、 議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等共計13 種。 行文關(guān)系 是各級黨政機關(guān)、各個部門和單位之間的 組織關(guān)系和業(yè)務(wù)關(guān)系在公文運行中的體現(xiàn)。 一般可分為相互隸屬關(guān)系，平行關(guān)系， 不相隸屬關(guān)系。行文方向 一定的行文關(guān)系，

2、規(guī)定和約束了公文按照一定的方向運行，通稱為行文方向。 行文方向分為上行文、平行文和下行文。 上行文是指下級機關(guān)向上級機關(guān)報送的公文，如請示、報告等。 下行文是指上級機關(guān)向所屬下級機關(guān)的行文，如決定、指示、公告、通告、通知、通報等。 平行文指同級機關(guān)或不同隸屬機關(guān)之間的行文，如函等。二、公文寫作的特點和作用 寫作的受命性 目的的專指性 讀者的確定性 寫作的集體性公文寫作特點公文的作用 規(guī)范作用 溝通作用 指導(dǎo)作用 宣傳作用 憑證作用三、公文寫作的要求和流程公文寫作要求 內(nèi)容務(wù)實 觀點鮮明 材料可靠 符合規(guī)范公文結(jié)構(gòu)用語 開頭用語：為（了）、關(guān)于、由于等 結(jié)尾用語：為要（盼）、特（專）此通知 稱謂

3、用語：本人、本公司、你局、貴方、該公司、該項目 承啟用語：為（對、因、據(jù)）此、鑒于、總之、以上等 經(jīng)辦用語：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)等 征詢用語：當(dāng)否、妥否、是否可行、意見如何等 期請用語：期、盼、擬請、懇請、報請、特請等公文寫作一般步驟 寫作準(zhǔn)備 擬定提綱 草擬初稿 征求意見 反復(fù)修改 制版印刷1、寫作準(zhǔn)備 思想準(zhǔn)備，即作者理論修養(yǎng)、政策水平的準(zhǔn)備 主要內(nèi)容和材料的準(zhǔn)備，即事先準(zhǔn)備圍繞主題所要采用的觀點和材料，做好去粗取精、去偽存真的甄別工作，對其使用勾勒出一個大體的輪廓，并根據(jù)閱讀對象的特點有所側(cè)重。2、擬定提綱 在明確寫作意圖、目的、內(nèi)容并充分準(zhǔn)備材料后，需理清思路，安排文章的整體布局

4、，以提綱的形式體現(xiàn)出來。 可粗略擬出標(biāo)題和各層次的要點， 也可細致擬出大小標(biāo)題和各層次 主要內(nèi)容及段落分布。3、草擬初稿是公文正式寫作的開始環(huán)節(jié)，也是非常重要的環(huán)節(jié)，初稿撰寫不順利，就難以高效率完成既定任務(wù)。首先盡快進入寫作狀態(tài)，搜索、串聯(lián)各種信息，按照提綱順序，專心致志、一氣呵成。其次要力爭達到“嚴(yán)、準(zhǔn)、精、快”四個要求。4、征求意見初稿是公文的雛形，先不急于對文稿從內(nèi)容到形式做大的修改，可交給領(lǐng)導(dǎo)或其他熟悉情況又有一定寫作經(jīng)驗的人幫助修改。如涉及其他單位或部門，需廣泛征求各方面意見，把搜集到的意見進行認(rèn)真研究，深入實際，進一步了解情況、提高認(rèn)識。5、反復(fù)修改經(jīng)過征求意見階段的再認(rèn)識后，作者

5、對文稿進行再加工和潤飾工作。修改范圍主要包括：深化主題、審閱內(nèi)容、調(diào)整結(jié)構(gòu)、修正語句和確認(rèn)標(biāo)點符號。一般程序：反復(fù)閱讀，從整體把握文章結(jié)構(gòu)，然后從大的段落、觀點上進行修改，再就每一具體問題進行修改，最后再逐字逐句加以推敲。6、制版印刷修改后的文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)即轉(zhuǎn)化為“定稿”，它是印制正本的依據(jù)和存檔的文本。需注意用紙規(guī)范、格式規(guī)范、書寫規(guī)范。四、常用行政公文寫作方法公文的結(jié)構(gòu)，總的來看包括以下兩個部分： 公文的外部形式： 格式，即國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的固定格式。 公文的內(nèi)部組織： 內(nèi)容，即公文的主體部分。公文的格式根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)號為GB/T 9704-1999的國家行政機關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)公文的字體、用紙、制

6、版、裝訂、眉首、式樣等各項設(shè)置均有相關(guān)規(guī)定。一、排版規(guī)格 正文用3號仿宋體，一般每面排22行，每行排28個字。二、裝訂要求 公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。無壞釘、漏釘、重釘。三、公文用紙及版面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，尺寸為210mm297mm公文用紙?zhí)祛^（上白邊）：37mm1mm公文用紙訂口（左白邊）：28mm1mm版心尺寸：156mm225mm1、公文版面及裝訂要求2、公文的結(jié)構(gòu)及要素結(jié)構(gòu)：文頭、主體、文尾。要素：發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、 標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、 印章、成文日期、附注、主題詞、 抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等 。文頭部分 公文的文頭，又稱版頭，包括文件名稱、發(fā)文

7、字號、簽發(fā)人等項內(nèi)容。 位于公文首頁上端，一般約占A4型公文紙的1/3或2/5面積。文件名稱：由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”兩字組成，一般采用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號一般應(yīng)小于22mm15mm(高寬)，上行文距版心上邊緣為80mm。發(fā)文字號左空一格，用3號仿宋體，簽發(fā)人右空一格。只有上行文才需注明簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。 文件文件 20051號 簽發(fā)人： 主體部分 公文的主體，是公文最主要的部分。 包括標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)、印章和成文日期等要素。 文件文件 20051號 簽發(fā)人： 王二小 請示請示 ： 紅線下空2行為標(biāo)題位置，用2號小標(biāo)宋體字。主送機關(guān)在標(biāo)題

8、下空1行，左側(cè)頂格。正文用3號仿宋體字，每面22行28字。小標(biāo)題用3號黑體字。附件在正文下空1行左空2字標(biāo)識，附件名稱后不加標(biāo)點。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件“。成文日期右空4字，中文小寫。 。 。 附件：1. 2. 二八年四月二十日加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識此頁無正文的方法解決。 。二八年二月五日當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。二八年二月五日 當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅

9、以下弧壓在成文日期上。文尾部分（版記） 包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、 印發(fā)日期、附注和頁碼等內(nèi)容的規(guī)定。 “主題詞”用3號黑體字， 居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號。 詞目用3號小標(biāo)宋體字， 詞目之間空1字，一般不超過五個。 抄送機關(guān)左空1字，后標(biāo)全角冒號， 抄送機關(guān)間用逗號隔開， 回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊， 在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。 印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。 印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)， 用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。 。二八年二月五日主題詞： 抄送：， 。公司2008年4月20日印發(fā)220mm 發(fā)文機關(guān)全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細)， 距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下

10、粗)， 兩條線長均為17cm。 每行居中排28個字， 首頁不顯示頁碼。 信函格式 公司30mm 20081號 關(guān)于 的函20mm公文模板公文的內(nèi)容 標(biāo)題 主送機關(guān) 正文（開頭、主體、結(jié)尾） 附件 生效標(biāo)識（成文時間、印章）一般由5個部分組成：1、常用標(biāo)題（不帶發(fā)文機關(guān)） 事由文種 例：關(guān)于省政府部門精簡會議嚴(yán)肅會風(fēng)的意見 只有文種常常是帶周知性的不重要的公務(wù) 例：通知如果有明確“主送機關(guān)”的要標(biāo)明，如果是面向機關(guān)全體人員或者社會群體的， 公務(wù)是周知的、重大的，一般不寫。2、主送機關(guān)（1）開頭比如依據(jù)什么情況，因為什么原因、由于什么事件等；常用“目前”、“根據(jù)”、“鑒（由）于”等開啟?；蛘呓淮?/p>

11、的：常用“為了”等。一般以一個或兩個自然段完成，不必做過多的闡釋。3、正文（2）主體 有時又稱為事項，是公文的核心部分。如果比較簡單就一氣呵成的寫完。如果比較復(fù)雜，就采用分條列項或用小標(biāo)題的方式來寫。如果運用序碼，順序是 一、（一）、1、（1）共四層。（3）結(jié)尾根據(jù)情況來決定，可以不要，但一般都有。結(jié)尾有兩種寫法：一是提出措施和要求，或者加以強調(diào)，或者提出請求。二是使用專用語如：“請予批準(zhǔn)（審議、批示、批復(fù)、批轉(zhuǎn)執(zhí)行、遵照執(zhí)行）”、“特此通知（通告、公告）”等。附件是隨正件一并發(fā)出的其它文件或材料。常見的有兩類:一是對正文補充說明的參考資料，如照片、圖表、 統(tǒng)計表、其它文字材料等。二是專門為上

12、級機關(guān)報送或者向下級機關(guān)批復(fù)的附件。4、附件 通知 請示與報告 函幾種常用公文的寫作要點根據(jù)國家行政機關(guān)公文處理辦法的規(guī)定，在13 種法定行政公文中選擇出3種常用的規(guī)范性公文如下： 通知是“批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員”時使用的公文文種。 是行政機關(guān)、黨務(wù)機關(guān)均使用的法定文種。 多為下行文。1、通知開頭部分 發(fā)布通知的背景、原因和目的。 文字簡明扼要，并以“現(xiàn)通知如下”、 “現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下”、“為此，特作如下通知” 等類似的過渡語句引領(lǐng)下文。主體部分 寫明告知或要求辦理、執(zhí)行的具體內(nèi)容。結(jié)尾部分 獨立

13、成段，主要是要求、希望、建議等。 常用“特此通知”、“以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行”結(jié)尾。通知請示是“向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)”時使用的公文文種。請示的特點：針對性、呈批性、單一性（一文一事，只寫一個主送機關(guān)）、時效性。2、請示與報告報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。報告屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。切忌將報告提出的建議或意見當(dāng)作請示，要求上級指示或批準(zhǔn)。開頭部分 請示原由 （合理充分，強調(diào)其重要性、迫切性和必要性）主體部分 請示事項（條項清楚、具體明確）結(jié)尾部分 請示要求（是向上級機關(guān)提出肯定性的請求）， 常用結(jié)語“當(dāng)否，請批示”，“妥否，請批復(fù)”

14、，“以上請示，請予審批”等。請示寫作要點開頭部分 概括說明全文主旨，開門見山。將一定時間內(nèi)各方面工作的總情況， 如依據(jù)、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。主體部分 內(nèi)容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內(nèi)容力求既翔實又概括。結(jié)尾部分 要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。 最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結(jié)。報告寫作要點相同之處 兩個都是寫給上級的上行文， 公文里都有陳述意見，反映情況的內(nèi)容。不同之處 第一，時間有別。請示跟報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬于將來

15、時，報告寫的情況是已做過的，屬于過去時； 第二，內(nèi)容的側(cè)重點有別。請示著重于請示批準(zhǔn)，報告著重于匯報工作； 第三，要求有別，請示要求上級必須回復(fù)，報告則不必，只供上級參考。兩者區(qū)別函適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。函的適用范圍廣泛。在行文方向上，可在平行機關(guān)之間行文，也可以在不相隸屬機關(guān)之間行文，其中包括上級或下級機關(guān)。3、函正文一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復(fù)的事項和問題；希望和要求，如：“務(wù)希研究承復(fù)”，敬請大力支持為盼”等。特定結(jié)尾語還有“特此函詢”、“請即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函

16、，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。五、公文寫作錯誤案例分析（此頁無正文）二八年二月五日提問：這份文件上有什么錯誤？答案：詳見P27案例一案例二語言表述方面1、我們的請示已送去一個多月，你們?yōu)槭裁催t不予批復(fù)？ 口氣驕橫。 改為：我單位請示已于月日報送你單位，至今尚未得到批復(fù)。2、貴校府高庭闊，物實人濟，且具寬大為懷，救人之危的美德。 以上區(qū)區(qū)小事，諒貴校不難解決。過于酸腐，不是現(xiàn)代書面用語。改為： 貴單位物力人力都較充足，希望此事大力援助為盼。過于口語化。 改為： 此款由你單位自行解決。 時間、地點要素模糊，使用不適當(dāng)?shù)男揶o。 改為：會議時間：下午3：00。會議地點，二樓大會議室過于口語化。改為：在全體同志的共同努力下 3、這筆錢怎么解決，你們看著辦好了。4、會議時間是午睡以后，地點在寬敞明亮的二樓大會議室5、這項工作經(jīng)過咱們大家的共同努力縣重建稅務(wù)所辦公樓的請示報告 地區(qū)稅務(wù)局、城建局、國士局、物資局： 我廳所屬