辦公用品管理?xiàng)l例

1、辦公用品管理?xiàng)l例1 目的為加強(qiáng)辦公用品管理工作，規(guī)范辦公用品的使用特制定本規(guī)定。2 適用范圍公司內(nèi)所有部門(mén)辦公用品的采購(gòu)、領(lǐng)用及維修等管理。3 分類(lèi)辦公用品分為消耗品和耐用品二類(lèi)。3.1 消耗品具體包括以下物品：A類(lèi)（辦公文具類(lèi)）：鉛筆、原珠筆、刀片、膠水、膠帶、回形針、圖釘、大頭針、橡皮、釘書(shū)針、修正液、墨水、筆記本、帳薄、文件袋、標(biāo)簽、活面夾、復(fù)寫(xiě)紙、復(fù)印紙、打印紙、傳真紙等。B類(lèi)（耗材類(lèi)）：空調(diào)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話(huà)、傳真機(jī)等非消耗品因正常磨損需更換的配件、耗材等。3.2 耐用品具體包括以下類(lèi)：A類(lèi)（辦公文具類(lèi)）：剪刀、裁紙刀、美工刀、鋼筆、訂書(shū)機(jī)、打孔機(jī)、打碼機(jī)、文件夾、計(jì)算器、文件資

2、料箱、直尺、三角尺、丁字尺、圖板、鋼卷尺、皮尺、電腦優(yōu)盤(pán)等。B類(lèi)（家用電器）：空調(diào)、影音器材（電視機(jī)、影碟機(jī)、錄音筆、音響）、廚房用具（冰箱、微波爐、飲水機(jī)）等。C類(lèi)（家私）：辦公桌、辦公椅、文件柜、電視柜、保險(xiǎn)柜、沙發(fā)等。D類(lèi)（辦公設(shè)備）：臺(tái)式電腦、筆記本電腦、通訊設(shè)備（傳真機(jī)、電話(huà)機(jī)）、一體機(jī)、電腦外設(shè)（掃描儀、投影儀、打印機(jī)等）、攝像器材等。E類(lèi) （其他）：工程儀器、工程設(shè)備、健身器材等。4 職責(zé)與權(quán)限HR行政部是辦公用品的管理部門(mén)。辦公用品管理員：負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、登記、統(tǒng)計(jì)、編號(hào)等工作；行政主管：采購(gòu)相關(guān)審批；部門(mén)主管：負(fù)責(zé)辦公用品采購(gòu)的審核；IT部：負(fù)責(zé)對(duì)IT相關(guān)設(shè)備

3、采購(gòu)的審核、詢(xún)價(jià)、采購(gòu)、驗(yàn)收及管理。5 辦公用品采購(gòu)對(duì)于消耗品與耗材公司會(huì)有適量的備存，辦公用品管理員必須控制好庫(kù)存比例，原則上每月庫(kù)存量應(yīng)控制在當(dāng)月申購(gòu)量的20以?xún)?nèi)。5.1 采購(gòu)流程5.1.1 每月第一周由辦公用品管理員根據(jù)上月使用后實(shí)際庫(kù)存量填寫(xiě)需采購(gòu)物品名及采購(gòu)數(shù)量提交行政主管審批（具體表見(jiàn)辦公用品月采購(gòu)審批表）。5.1.2 行政主管審批后，由辦公用品管理員負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)。5.1.3 采購(gòu)后由驗(yàn)收人員負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物品的清點(diǎn)、驗(yàn)收，辦公用品管理員做好相應(yīng)的登記入庫(kù)工作。5.1.4 辦公用品管理員須建立辦公用品進(jìn)銷(xiāo)存臺(tái)賬，嚴(yán)格管理和發(fā)放辦公用品。5.1.5 辦公用品管理員每月底對(duì)公司庫(kù)存的辦公用

4、品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，保證辦公用品帳、物相符，同時(shí)編制辦公用品庫(kù)存盤(pán)報(bào)表報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人。HR行政部可根據(jù)庫(kù)存情況調(diào)整次月的申購(gòu)計(jì)劃，以確保公司適當(dāng)比例的庫(kù)存量。5.1.6 單價(jià)超過(guò)500的需填寫(xiě)物資采購(gòu)申請(qǐng)單，由部門(mén)主管審核后，交HR行政部(上海團(tuán)隊(duì)還需Roger)批準(zhǔn)后予以采購(gòu)。5.1.7 涉及單價(jià)超過(guò)500元以上的消耗品的采購(gòu)，應(yīng)先進(jìn)行詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，并把詢(xún)價(jià)情況如實(shí)記錄在物資采購(gòu)申請(qǐng)單中，并將最終議定價(jià)格呈報(bào)相關(guān)技術(shù)部門(mén)與行政主管同意后，方可實(shí)施采購(gòu)任務(wù)。5.1.8 采購(gòu)后由驗(yàn)收人員（如有IT相關(guān)設(shè)備則需由IT部門(mén)一起）負(fù)責(zé)清點(diǎn)驗(yàn)收實(shí)物數(shù)量、發(fā)票及相關(guān)附屬品（包括使用說(shuō)明書(shū)、保修卡、合格證、相關(guān)配

5、件等），確保質(zhì)量合格方可付款。5.1.9 采購(gòu)物品由HR行政部統(tǒng)一編號(hào)，B、C、E類(lèi)由HR行政部統(tǒng)計(jì)入庫(kù)，D類(lèi)由IT部統(tǒng)計(jì)入庫(kù)并統(tǒng)一編寫(xiě)物品編號(hào)，入庫(kù)時(shí)需填寫(xiě)入庫(kù)單。5.2 供應(yīng)商及采購(gòu)價(jià)格選定5.2.1 辦公用品凡是能夠在大型辦公用品供貨商采購(gòu)的一般在供貨商采購(gòu)。5.2.2 對(duì)于IT設(shè)備，由IT部及HR行政部選定幾家供應(yīng)商“按照貨比三家”的原則進(jìn)行采購(gòu)。5.2.3 各部門(mén)未經(jīng)HR行政部審批、驗(yàn)收、入庫(kù)私自申購(gòu)的辦公用品，財(cái)務(wù)部原則上不予報(bào)銷(xiāo)，耐用品C、D類(lèi)物品需附物資采購(gòu)申請(qǐng)單進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。6 領(lǐng)用管理6.1 消耗品的領(lǐng)用6.1.1 員工每月領(lǐng)用消耗品A類(lèi)及耐用品A類(lèi)時(shí)，須到辦公用品管理員處如實(shí)

6、登記，由辦公用品管理員發(fā)放所需物品（耐用品A類(lèi)需以舊換新）。員工應(yīng)妥善保管好自己的辦公用品。6.1.2 員工申領(lǐng)的消耗品A類(lèi)及耐用品A類(lèi)若發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問(wèn)題而不能使用的，兩天內(nèi)可到辦公用品管理員處換取。6.2 耐用品的領(lǐng)用6.2.1 耐用品入庫(kù)后，如需領(lǐng)用B、C、D類(lèi)用品，申領(lǐng)人填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用表由主管簽字確認(rèn)后到HR行政部領(lǐng)取。6.2.2 耐用品貫徹“誰(shuí)用，誰(shuí)管”的原則，無(wú)特殊情況耐用品由申領(lǐng)人保管使用，不可對(duì)耐用品進(jìn)行隨意拆裝（IT設(shè)備在無(wú)人使用的情況下由IT部門(mén)負(fù)責(zé)保管）。6.2.3 如因個(gè)人因素或因個(gè)人保管不當(dāng)，造成耐用口損傷或丟失的，耐用品保管使用人需照價(jià)賠償。7 移交和賠償7.1 移交

7、7.1.1 人員調(diào)動(dòng)調(diào)動(dòng)人員辦公用品金額在500元以上的需填寫(xiě)辦公用品轉(zhuǎn)移單由原部門(mén)主管及接收部門(mén)主管確認(rèn)后，交HR行政部報(bào)備，手續(xù)完成后方可轉(zhuǎn)移物品。7.1.2 人員離職離職時(shí)應(yīng)將所領(lǐng)用辦公用品一并歸還，未辦理移交手續(xù)或移交不全的，將按未移交物品價(jià)值等價(jià)賠償。7.2 賠償由于下列主觀原因發(fā)生事故，造成辦公用品的損失，按物品價(jià)值等價(jià)賠償，如有特殊情況可根據(jù)事故原因酌情處理。7.2.1 不遵守操作規(guī)程或不按規(guī)定要求導(dǎo)致辦公用品損失或丟失的；7.2.2 未經(jīng)批準(zhǔn)，擅自動(dòng)用拆改辦公設(shè)備和物品的；7.2.3 由于其他不遵守規(guī)章制度等主觀原因造成辦公用品損失、丟失的；7.2.4 公物私用造成損失、丟失的

8、。8 維修與報(bào)廢8.1 維修 員工在使用耐用品（B類(lèi)、C類(lèi)、D類(lèi)、E類(lèi)）時(shí)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題故障應(yīng)及時(shí)向HR行政部或IT部報(bào)修，由HR行政部或IT部統(tǒng)一安排維修。8.2 報(bào)廢耐用品（B類(lèi)、C類(lèi)、D類(lèi)、E類(lèi)）因破損或其他原因不能再使用的，使用人應(yīng)填寫(xiě)報(bào)廢物品申請(qǐng)單，由部門(mén)主管審核（IT相關(guān)設(shè)備需由IT部門(mén)負(fù)責(zé)人同時(shí)驗(yàn)證審批）后，報(bào)HR行政部批準(zhǔn)方可報(bào)廢，如申請(qǐng)報(bào)廢物品單價(jià)高于2000元?jiǎng)t需經(jīng)財(cái)務(wù)部審批，提出處置結(jié)果后經(jīng)相關(guān)部門(mén)認(rèn)同后方可報(bào)廢。9 登記耐用品辦公用品（B類(lèi)、C類(lèi)、D類(lèi)、E類(lèi)）HR行政部要建立辦公用品登記，同時(shí)編制統(tǒng)一的編碼。9.1 編碼的組成：SHDDBBBCCC：（公司購(gòu)買(mǎi)年份類(lèi)別細(xì)分產(chǎn)

9、品序號(hào)）9.2 類(lèi)別細(xì)分：9.2.1家用電器類(lèi)：B01：空調(diào)；B02：電視機(jī)；B03：影音器材；B04：廚房用具；9.2.2 辦公家具類(lèi)：C01:辦公桌；C02：辦公椅; C03:文件柜；C04:高矮柜；C05：電視柜；C06：保險(xiǎn)柜；C07：沙發(fā)；C08：茶幾；C09：會(huì)議桌；9.2.3辦公設(shè)備類(lèi)：D01：電腦主機(jī)；D02：電腦顯示器；D03：筆記本電腦；D04:通訊設(shè)備（傳真機(jī)、電話(huà)機(jī)）；D05：一體機(jī)；D06:電腦外設(shè)；D07：攝象器材；D08：其他IT相關(guān)設(shè)備；9.2.4其他 E01:工程儀器；E02：工程設(shè)備；E03：健身器材9.3 產(chǎn)品序號(hào)：B、C類(lèi)由HR行政部統(tǒng)一編寫(xiě)，D類(lèi)由IT部統(tǒng)一編寫(xiě)；如：SH11C01001就