黨政機關公文處理知識講座1

1、 說明：說明：此部分內(nèi)容以此部分內(nèi)容以黨政機黨政機關公文處理工作條例關公文處理工作條例(中辦發(fā)中辦發(fā)201214號，以下簡稱號，以下簡稱條條例例) 和和黨政機關公文格式黨政機關公文格式國家標準國家標準(以下簡稱以下簡稱格式格式標標準準) 為依據(jù)。為依據(jù)。黨政機關公文格式18要素構成 條例第九條規(guī)定：“公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。18個要素按其所在位置，又可分為版頭部分、主體部分、版記部分。 份號份號發(fā)文機發(fā)文機關標志關標志秘級和保秘級

2、和保密期限密期限緊急緊急程度程度發(fā)文發(fā)文字號字號簽發(fā)人簽發(fā)人標標題題印印章章主主送送機機關關正正文文附附注注附附件件附附件件說說明明發(fā)發(fā)文文機機關關署署名名成成文文日日期期抄送機關抄送機關印發(fā)機關和印印發(fā)機關和印發(fā)日期發(fā)日期頁碼頁碼一、份號 條例規(guī)定：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。 格式標準：如需標注份號，一般用36位3號阿拉伯數(shù)字(如果是3位，從“001”編起，不能編為“1”，或“01”)，頂格編排在版心左上角第一行。 何為版心？版心怎么設置？ 采用國際標準A4型紙，210mm297mm公文頁邊與版心尺寸為：公文用紙?zhí)祛^37 mm，公文用紙訂口(左白邊)28 mm，版心尺寸15

3、6 mm 225 mm（不含頁碼）發(fā)文機關標志上邊緣至版心上邊緣為35mm用紙幅面尺寸一、份號 常見問題：1.涉密文件不標注份號；2.份號標注位置不規(guī)范，不是頂格編排在版心左上角第一行，而是編排在右上角，或編排在版心之外。二、密級和保密期限 條例規(guī)定：涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密” （引號與引號之間、書名號與書名號之間不加頓號，如中國共產(chǎn)黨紀律處分條例中國共產(chǎn)黨黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行）和保密期限。 格式標準：如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。二、密級和保密期限 要點說明：標注了密級未標注保密期限的公文，

4、則按照絕密級事項30年、機密級事項20年、秘密級事項10年認定。密級和保密期限之間用“”分隔，如“秘密1年”，“絕密”“機密”“秘密”兩字之間不空格。如果只標密級不標保密期限，“絕密”“機密”“秘密”兩字之間空一字。二、密級和保密期限 常見問題：1.確定密級和保密期限時存在過緊或過松兩種傾向；2.密級標注不規(guī)范，有的保密期限中的數(shù)字使用漢字；有的標注在右上角；有的不標保密期限，但“絕密”“機密”“秘密”兩字之間未空字。三、緊急程度 條例規(guī)定：公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”或“加急”。 格式標準：如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角。如需

5、同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。三、緊急程度 要點說明：緊急程度標注位置分三種情形：1.既沒有份號，又沒有密級和保密期限，則編排在左上角第一行；2.只有份號，但沒有密級和保密期限，則編排在左上角第二行；3.既有份號，又有密級和保密期限，則編排在左上角第三行。非緊急公文不標注緊急程度。如果同時標注密級和保密期限、緊急程度，表達緊急程度的兩個漢字之間不空格，即應標注為“特急”；如果不同時標注保密期限，表達緊急程度的兩個漢字之間空一字，即應標注為“特 急”。 三、緊急程度 常見問題：1.不急的公文標注了緊急程度；2.標注位置隨意，有的

6、在版頭區(qū)域隨意加蓋“特急”或“加急”印章；3.緊急公文標注的緊急程度錯用電報的緊急程度“特提”“平急”，或?qū)ⅰ凹蛹薄奔俗椤熬o急”“急件”等。 四、發(fā)文機關標志 要點說明：發(fā)文機關標志推薦使用小標宋體字，是因為小標宋體字顯得莊重；字號沒有規(guī)定具體數(shù)值，應以不大于上級機關的發(fā)文機關標志為原則自行酌定；具體排布總體要小于版心的寬度。 四、發(fā)文機關標志 常見問題：1.發(fā)文機關標志字體、字號不規(guī)范，有的使用宋體、華文中宋，有的下級單位發(fā)文機關標志字號大于上級機關發(fā)文機關標志字號；2.發(fā)文機關標志紅色偏暗、偏淡；3.發(fā)文機關標志與發(fā)文機關署名或印章不一致。五、發(fā)文字號 條例規(guī)定：由發(fā)文機關代字、年份、

7、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。 格式標準：編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。五、發(fā)文字號 要點說明：發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬（156mm）的紅色分隔線。紅色分隔線的高度推薦使用0.35mm0.5mm，具體高度可根據(jù)發(fā)文機關標志字體字號酌定。黨的機關公文分隔線中部為紅色實心五角星。 五、發(fā)文字號 常見問題：1.發(fā)文字號年份、發(fā)文順序號標注不規(guī)范

8、。年份沒有使用全稱；沒有使用六角括號，有的單位用方括號“”或圓括號“（）”或“【】”；發(fā)文順序號編虛位，如“1”編為“01”，前面加“第”字等。2.發(fā)文字號標注位置不規(guī)范，有的離發(fā)文機關標志太近，有的離紅色分隔線太近甚至直接與分隔線重疊；上行文發(fā)文字號有的居中標注或左側(cè)頂格。六、簽發(fā)人 條例規(guī)定：上行文應當標注簽發(fā)人姓名。 格式標準：由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右依次均勻編排。六、簽發(fā)人 要點說明：簽發(fā)人指發(fā)文機關的主要負責人，

9、標注簽發(fā)人姓名，體現(xiàn)機關負責人對所簽發(fā)的公文負責。 常見問題：1.上行的“請示”“報告”應標注簽發(fā)人但未標注；2. 有的機關任何副職都簽發(fā)，有的非領導職務者也作為簽發(fā)人；3.簽發(fā)人的標注不規(guī)范：有的未右空一字，簽發(fā)人姓名不用楷體標注而使用黑體或仿宋體。七、標題 條例規(guī)定：由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。 格式標準：一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。七、標題 要點說明：發(fā)文機關名稱可用全稱或規(guī)范化簡稱；事由要高度概括公文的主要內(nèi)容；文種應選用條例規(guī)定的15個公文種類。標題中可

10、用的標點符號有書名號、引號、頓號、括號和破折號等。標題排列應當使用正梯形、倒梯形或上下短、中間長的菱形，不應使用上下長度一樣的長方形或上下長、中間短的沙漏形。七、標題 常見問題：1.標題使用文種錯誤，如使用“請示報告”等；2.標題排列不規(guī)范，使用長方形或沙漏形，有的回行時斷開詞意；3.標題使用標點符號不規(guī)范。八、主送機關 條例規(guī)定：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。 格式標準：編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。八、主送機關 要點說明：使用簡稱要規(guī)范、準確；使用統(tǒng)稱，包括的地區(qū)、部門、單位要齊全，稱謂要準確，如“各鄉(xiāng)鎮(zhèn)

11、黨委和人民政府，縣人武部黨委，縣委各部委，縣級國家機關各辦局，各人民團體”中的“縣級國家機關各辦局”是使用統(tǒng)稱，包括縣級人大機關、行政機關、政協(xié)機關、審判機關、檢察機關等。主送機關移至版記，要標注“主送：”，而不使用“發(fā)：”，置于抄送機關之上一行，與抄送機關之間不加分隔線。 八、主送機關 常見問題：1.主送機關標注位置不正確，沒有頂格編排；2.主送機關標點符號使用不規(guī)范，主送機關結束之后應用冒號卻不用標點符號，主送機關移至版記時最后一個主送機關名稱后不使用句號而用冒號。九、正文 條例規(guī)定：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。 格式標準：公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下

12、一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“l(fā).”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。九、正文 常見問題：1.層次序數(shù)中的標點符號使用不規(guī)范，如“（一）、”“1、”“（1）、”。2.正文引用公文時先引發(fā)文字號后引標題（應先引標題，再用圓括號引注發(fā)文字號）。十、附件說明 條例規(guī)定：公文附件的順序號和名稱。 格式標準：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1”)；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱

13、的首字對齊。十、附件說明 要點說明：附件說明有兩種形式：一是在正文中涉及附件內(nèi)容處加括號注明“見附件”或“附后”；二是正文下空一行注明。注意：1.用“附件”而不是“附”，在正文下空一行左空二字位置編排；2.附件名稱接排在“附件：”之后，不用轉(zhuǎn)行；3.序號用阿拉伯數(shù)字而不是用漢字或漢字加圓括號；4.序號后用圓點而不是頓號；5.附件名稱后不加書名號等標點；6.附件名稱較長需回行時，應與上一行附件名稱的首字對齊，不要頂格；7.如果正文中涉及附件內(nèi)容處，已標注“（見附件）”或“（附后）”，則不另標注附件說明。十、附件說明 常見問題：1.公文中帶有附件的卻漏標附件說明；2.附件說明編排位置不規(guī)范，有的與

14、正文未空一行，有的未左空二字而頂格編排；3.附件順序號用漢字或漢字加圓括號標注；4.附件名稱后標注標點符號；5.文字較長的附件說明回行后頂格或左空二字編排。十一、發(fā)文機關署名 條例規(guī)定：署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。 要點說明：發(fā)文機關署名應與標題中的發(fā)文機關名稱相一致。行政機關公文此前不署名，條例和格式標準均明確要求署名。十一、發(fā)文機關署名 常見問題：1.有的公文只用印不署名；2.發(fā)文機關署名簡稱不規(guī)范；3.發(fā)文機關署名與發(fā)文機關標志和標題中的發(fā)文機關名稱不一致。十二、成文日期 條例規(guī)定：署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。 格式標準：用阿拉伯

15、數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即l不編為01）。十二、成文日期 要點說明：成文日期是公文生效的重要標志。成文日期確定的原則是：1.會議通過的決議、決定等以會議正式通過的日期為準；2.經(jīng)機關負責人簽發(fā)的公文，以簽發(fā)日期為準；3.聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)的機關負責人簽發(fā)的日期為準。十二、成文日期 標注位置：一是會議審議通過的決議、決定等公文，成文日期用3號楷體字編排在公文標題下一行居中位置，寫全年、月、日并用圓括號括起來（這種情形主送機關置于版記部分；不署名）；二是成文日期在公文正文或附件說明的右下方標注。十二、成文日期 常見問題：1.成文日期中的數(shù)字用漢字；2.成文日期距正文的

16、行距過大或過??；3.成文日期標注位置不規(guī)范（如右側(cè)頂格）。十三、印章 條例規(guī)定：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。 要點說明：有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。紀要也不加蓋印章。上行文一定要加蓋印章。十三、印章 常見問題：1.用印位置比較隨意；2.二個或二個以上機關用印時，印章相交或相切；3.多個機關聯(lián)合向下行文時，只使用主辦機關的印章；4.印章與發(fā)文機關標志不符。十三、印章 要點說明：單一行文時，成文日期編排的橫縱坐標通過以下方法確定：橫向位置，右空四字，以確保印章兩端不超出版心；縱向位置，處

17、于印章中心下邊緣位置，同時保證印章頂端距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。發(fā)文機關署名標注在成文日期之上，以成文日期為準居中排布。實際操作中，發(fā)文機關署名多標注在成文日期上一行，離正文（或附件說明）三至四行。印章居中下壓是指印章下邊緣與成文日期下邊相切，印章的上邊緣距正文（或附件說明）距離應在一行之內(nèi)，既不超過一行，又不上壓正文。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關的順序排列，每排最多排3個印章，確保兩印章間互不相交或相切。十四、附注 條例規(guī)定：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。格式標準：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。十四、附注 要點說明：附注是對公文需要注意的事項加以說明，主要

18、標注公文的發(fā)布層次、印發(fā)傳達范圍等，如“此件公開發(fā)布”“此件發(fā)至縣團級，傳達到村級黨組織”。請示件應當在附注處標明聯(lián)系人姓名和聯(lián)系方式。附注回行時需頂格。十四、附注 常見問題：1.標注位置不規(guī)范，有的將附注標注在附件說明處，有的標注在成文日期下空一行，有的標注在版記上一行；2.有的附注左側(cè)頂格，內(nèi)容沒有用圓括號括起來；3.聯(lián)合上報的請示件附注標注不規(guī)范，只標注主辦機關聯(lián)系人即可。 十五、附件 條例規(guī)定：公文正文的說明、補充或者參考資料。 格式標準：附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附

19、件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。十五、附件 要點說明：附件需要另頁編排，就是不管前一頁留有多少空白，都需另起一頁。附件應在版記之前編排，與公文正文一起裝訂，如果在版記之后編排裝訂附件，由于版記是公文結束的標志，附件就不能視為公文的組成部分。注意：1.“附件”二字左上角頂格排，不空行；2.“附件”二字或序號后不加冒號；3.“附件”二字與標題之間空一行；4.轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的公文不屬附件，在轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)“通知”之后另頁排印，不加“附件”標注。 十五、附件 常見問題：1.附件裝訂在版記之后；2.附件順序號和附件標題與附件說明的表述不一致；3.附件標注不規(guī)范，“附件”二字左側(cè)未

20、頂格，或上空行，或后加冒號，或與附件標題之間未空行。十六、抄送機關 條例規(guī)定：除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。 格式標準：如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。十六、抄送機關 要點說明：抄送機關的排列順序一般按機關性質(zhì)和隸屬關系確定，先上級

21、機關，其次同級機關，再下級機關；同級機關多按黨政軍群的順序排列。同一系統(tǒng)內(nèi)同級機關之間用頓號分隔，不同系統(tǒng)機關之間用逗號分隔，最后一個抄送機關之后標句號結束。十六、抄送機關 常見問題：1.給上級機關的行文仍用“報”或“抄報”；2.將不是領導直接交辦的請示、報告類公文直接抄送給領導個人；3.將向上的請示性公文“抄送”給下級機關；4.抄送機關標注不規(guī)范，左右未各空一字，回行時未與冒號后的首字對齊而是頂格或左空一字，最后沒有標注句號；5.抄送機關用3號仿宋體字，主送機關與抄送機關之間加分隔線。十七、印發(fā)機關和印發(fā)日期 條例規(guī)定：公文的送印機關和送印日期。 格式標準：印發(fā)機關和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)機關和印發(fā)日期用一條細分隔線隔