公司檔案管理規(guī)定

1、。公司檔案管理規(guī)定1.0 目的為加強(qiáng)公司的各類檔案的管理，實現(xiàn)對公司文件的歸檔、立卷、保管、借閱全過程的控制，以確保公司經(jīng)營活動的需要，特制訂本規(guī)定。2.0 適用范圍：本規(guī)定適用于全公司（含分支機(jī)構(gòu)）。3.0 定義及職責(zé)3.1檔案：是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、科技研發(fā)、技術(shù)改進(jìn)、文化活動等活動中形成的文件，體現(xiàn)為蓋有公司公章的以書面形式存在的各類章程、合同、協(xié)議、備忘錄、證書、公函規(guī)定等原件、復(fù)印件、傳真件以及E-mail 、光盤、電子檔案等。3.2總辦：負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作，并對檔案的管理進(jìn)行監(jiān)督檢查。3.3檔案管理員：負(fù)責(zé)對公司的檔案進(jìn)行歸檔、保管、借閱等全過程的管理。3.4部

2、門檔案管理人員：負(fù)責(zé)對分管的部門檔案進(jìn)行歸檔、保管、借閱等全過程進(jìn)行管理，積極配合公司的檔案管理工作，完善公司檔案管理制度。4.0 檔案分類、編碼及責(zé)任部門4.1經(jīng)營決策類檔案（編碼為A-ZB-0001）：股東會文件、董事會文件、人事任命文件、融資文件、對外投資文件、重大業(yè)務(wù)合作文件、訴訟/ 仲裁法律事務(wù)文件等，由總辦負(fù)責(zé)管理。4.2 資質(zhì)證明類檔案（編碼為B-ZB-0001）：公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、政府文件等，由總辦負(fù)責(zé)管理。4.3 合同類檔案（編碼為C-ZB-0001）：采購合同、市場銷售合同、業(yè)務(wù)合作合同、外商代理合作協(xié)議及其他與合同簽署有關(guān)的文件，由總辦負(fù)責(zé)管理。4.4 知識產(chǎn)權(quán)類檔

3、案（編碼為D-ZB-0001）：專利、商標(biāo)、版權(quán)、域名登記等申請文件及證書技術(shù)成果鑒定資料、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同及其他與知識產(chǎn)權(quán)有關(guān)文件，由總辦負(fù)責(zé)管理。4.5運作管理類檔案（編碼為E-ZB-0001）：公司制度文件、流程規(guī)范等檔案，由總。1。辦負(fù)責(zé)管理。4.6 人事檔案（編碼為F-HR-0001）：人事檔案、員工檔案、勞動合同、培訓(xùn)協(xié)議、保密協(xié)議及其他與人事管理有關(guān)的文件，由人力資源部負(fù)責(zé)管理。4.7 項目申報類（編碼為 G-ZL-0001）：公司申請的相關(guān)資質(zhì)及項目所留的備份檔案，由戰(zhàn)略發(fā)展部負(fù)責(zé)管理。4.8研究開發(fā)檔案（編碼為H-YF-0001）：產(chǎn)品檔案、設(shè)計文件、源程序、技術(shù)方案等檔案，由研

4、發(fā)中心負(fù)責(zé)管理。4.9 銷售類檔案（編碼為I-GX-0001 、I-TZ-0001 ）：銷售項目技術(shù)方案、銷售合同復(fù)印件、往來聯(lián)絡(luò)函件、客戶信息資料檔案，由市場關(guān)系部、市場拓展部負(fù)責(zé)管理。4.10 生產(chǎn)管理類檔案 ( 編碼為 J-SC-0001) ：物料管理、設(shè)備臺賬、設(shè)備操作規(guī)范、設(shè)備檢修、工作流程、車間綜合作業(yè)管理，由生產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)管理。4.11 生產(chǎn)采購檔案 (K-CG-0001) ：原材料編碼、供應(yīng)商管理、原材料檢測報告等，由采購部負(fù)責(zé)管理。編碼為4.12 技術(shù)類檔案 ( 編碼為 L-PZ-0001) ：設(shè)備技術(shù)檔案、工藝查定資料、品質(zhì)檢驗報告、產(chǎn)品工藝手冊、品質(zhì)驗收標(biāo)準(zhǔn)、檢測方法標(biāo)準(zhǔn)

5、等，由技術(shù)品質(zhì)部負(fù)責(zé)管理。4.13 財務(wù)檔案（編碼為M-CW-0001）：銀行開戶文件、審計報告、驗資報告、貸款合同、稅務(wù)、海關(guān)和外匯登記證書及文件、重要財務(wù)憑證及其他與財務(wù)有關(guān)的文件，由財務(wù)部負(fù)責(zé)管理。4.14 工程類檔案（編碼為N-JJ-0001 ）：工程類圖紙、工程實施方案、工作聯(lián)絡(luò)單、完工通知書、驗收通知書、報建資料等檔案，由基建部負(fù)責(zé)管理。4.15 行政類檔案（編碼為O-XZ-0001）：公司各類日常通知文件、辦公區(qū)域的后勤管理檔案、各類行政憑證及單據(jù)、行政規(guī)范、辦公用品檔案等檔案，由行政部負(fù)責(zé)管理。5.0檔案密級根據(jù)部分文件資料重要性及機(jī)密性的特殊性質(zhì)，防止因公司重要文件泄漏而對公

6、司造成不良影響后果，故各類檔案資料均設(shè)有密級標(biāo)準(zhǔn)。公司檔案秘密等級分為“核心” 、“重要”、“一般”三類。5.1核心資料包括：涉及到公司核心技術(shù)資料、重要決策文件資料、經(jīng)營決策類文。2。件等，泄露會對公司造成特別重大的經(jīng)濟(jì)和安全損失。核心級檔案的歸檔和借閱須由執(zhí)行副總審批，必要時由總裁加批；包括：核心技術(shù)資料；提交公司董事會、高管層討論的重要決策文件資料；公司制定的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目等經(jīng)營決策；公司項目合作的合同、協(xié)議、意向書及可行性報告；公司財務(wù)預(yù)決算報告、財務(wù)報表、統(tǒng)計報表及尚未公開的財務(wù)資料；公司驗資報告、財務(wù)審計報告；公司招標(biāo)項目的標(biāo)底、合作條件、貿(mào)易條件；融資貸款

7、項目的合同、協(xié)議書、擔(dān)保書、意向書；重大訴訟事項資料；其他部門認(rèn)為核心的資料。5.2 重要資料包括：是指與本公司經(jīng)營、技術(shù)、人事、管理有重要關(guān)系，泄露會使公司遭受重大經(jīng)濟(jì)損失和安全損失的，由檔案責(zé)任部門分管負(fù)責(zé)人審批；包括：一般性的訴訟、仲裁事項資料；公司客戶資料；公司工商資料；公司人事檔案、合同、協(xié)議、薪酬福利資料；公司重要會議的文件資料其他應(yīng)作為重要資料的文件。5.3 一般資料包括：是指一般性的例行的，與公司的經(jīng)營、管理、技術(shù)、人事等關(guān)系較小，泄露會使公司遭受經(jīng)濟(jì)和安全損失的可能性較小的文件，一般由檔案責(zé)任部門負(fù)責(zé)人審批；包括：能夠在公司內(nèi)部公開的一般文檔資料；。3。公司內(nèi)部公開的一般性決

8、定、通告、通知等內(nèi)部文件；公司證照資料；部門的內(nèi)部工作例會的會議紀(jì)要。其他應(yīng)作為一般資料的文件。6.0檔案室管理6.1公司設(shè)立專門的檔案室，分配給各部門有一個獨立的檔案柜放置部門的檔案資料，歸檔立卷文檔一律存放在公司檔案室。除公司指定的各文檔負(fù)責(zé)人員外，其余無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等安全存放設(shè)施。檔案室大門鑰匙由總辦檔案管理專員總管，非檔案室管理人員未經(jīng)同意不得進(jìn)入。各分類檔案柜鑰匙由文檔負(fù)責(zé)人保管，嚴(yán)禁借與其他人開啟。由公司檔案管理員統(tǒng)一備份。檔案室進(jìn)出需在總辦檔案管理人處做好登記工作。6.2部門檔案管理人每季度末將及時更新的電子檔案表提交給總辦檔案管理員以備存檔

9、，并日常負(fù)責(zé)該類檔案的全部管理維護(hù)工作?？傓k最少每年年終全面檢查、清點或翻頁一次。如發(fā)現(xiàn)蟲蛀、發(fā)霉、丟失等現(xiàn)象或發(fā)生可疑、意外情況，應(yīng)及時檢查，檢查清點情況和發(fā)現(xiàn)的問題或隱患，應(yīng)做好記錄并向領(lǐng)導(dǎo)匯報。6.3 檔案室保持整潔，不準(zhǔn)堆放無關(guān)檔案的其它雜物，檔案資料及其裝具排列科學(xué)，做到整齊、清潔、通風(fēng)、美觀，便于杳找利用。檔案應(yīng)按編號順序從上至下，從左至右，科學(xué)地存放在檔案柜、密集架內(nèi)。6.4 貫徹“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的方針，切實做好“八防”即防盜、防火、防蟲、防鼠、防塵、防潮、防高溫、防強(qiáng)光等工作。6.5檔案室管理人員變動工作崗位時，必須辦妥清點交接手續(xù)，在交接登記本上簽名，并有一證明人簽名。

10、7.0檔案管理流程7.1歸檔：所有經(jīng)辦人員需在文件簽署后2 個工作日內(nèi)移交原件給本文檔負(fù)責(zé)人歸檔，文檔負(fù)責(zé)人在接收文件時，應(yīng)認(rèn)真檢查文件的正文及附件是否齊全，以保持歸檔文件的完整性，并以電子方式建立電子檔案。歸檔按照以下方式：。4。電子檔案：由檔案制作人在檔案上直接加保密水印，分別標(biāo)注“絕密”、“機(jī)密”、“秘密” 字樣，字體為宋體， 尺寸為標(biāo)準(zhǔn)， 顏色為灰色（半透明），輸出為斜線。紙張性檔案：加蓋保密章。其他電子檔案：由檔案制作人在文件的顯著位置標(biāo)注檔案的密級，無法在檔案上直接標(biāo)注的，采取其他方式另行明示。圖表：由于圖表可能被抽出來使用，由檔案制作人在圖表的顯著位置單獨標(biāo)注密級。7.2建檔：文

11、件一經(jīng)歸檔，檔案負(fù)責(zé)人應(yīng)立即辦理立卷手續(xù)，填入宗卷目錄，宗卷目錄應(yīng)包括移交人、接收人的親筆簽名、文檔名稱、交卷期、份數(shù)、頁數(shù)等重要內(nèi)容。宗卷目錄交總辦檔案管理員實行備份管理。7.3 各部門檔案按照檔案柜存放，要求存放的檔案按照密級、類別擺放清晰、可查?？傓k檔案管理員負(fù)責(zé)組織部門檔案管理人員每半年對檔案進(jìn)行一次清理。7.4檔案借閱及歸還：檔案借閱應(yīng)填寫對應(yīng)的表單，通過對應(yīng)檔案審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。檔案借用需要在登記表上記錄借用情況；電子檔案表上錄入“借用記錄”一欄資料。檔案需按照約定的歸還期限歸還，歸還按照檔案原存放方式和位置存放歸還檔案；延期另行辦理續(xù)借手續(xù)。需借閱公司資料辦理相關(guān)業(yè)務(wù)

12、而不歸還的，需分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱。對逾期不還檔案或丟失檔案的人員，檔案室將停止對其借案，直至原借檔案歸還或丟失檔案經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)處理后方可恢復(fù)借閱檔案。檔案借閱時必須當(dāng)面檢查清楚，不得自行外借或轉(zhuǎn)借，不得隨意更改、摘抄和復(fù)制經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)摘抄和復(fù)印的要履行登記手續(xù)，對摘抄和復(fù)印的檔案進(jìn)行核對，檢查無誤后，方可帶走。檔案歸還時，經(jīng)雙方核對無誤后方可辦理歸還手續(xù)。如發(fā)生丟失、泄密情況，應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)，采取相應(yīng)措施，妥善處理。檔案借用登記表上記錄歸還日期；清除電子檔案表中“借用記錄”一欄內(nèi)容。5。凡檔案查閱借閱者，均應(yīng)承擔(dān)檔案的安全、保密之責(zé)。查閱檔案時嚴(yán)禁吸煙。凡自行轉(zhuǎn)借檔案或以個人名義為親友借閱檔案，自行

13、摘抄、復(fù)制檔案或在檔案上填注、涂劃、拆卷和抽取，將檔案帶至不適宜的地方，因以上行為造成檔案損壞的，給予批評教育，責(zé)令其恢復(fù)原狀或賠償損失。對有意損壞和竊取檔案者，解除其勞動合同或交由司法機(jī)關(guān)處置。7.5檔案的銷毀：各職能部門需委派一人組成檔案鑒定小組，定期開展檔案鑒定工作。對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存；辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會或總裁批準(zhǔn)，方能銷毀；銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。檔案鑒定小組根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，對保管期滿的各種載體的檔案材料，及時進(jìn)行鑒定。檔案的鑒定基本原則：凡是在工作查考、科學(xué)研究、技術(shù)交流等工作中形成的具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，都應(yīng)

14、永久保存； 在一定時期內(nèi)具有保存和利用價值的檔案，為定期保存；介于兩種保管期限內(nèi)的檔案，其保管期限一律從長。鑒定過程中，要認(rèn)真填好檔案鑒定、銷毀登記表，寫明鑒定小組的組成情況、鑒定的步驟與方法、被鑒定的檔案情況、鑒定結(jié)果及處理意見，鑒定書須有關(guān)人員簽字。對無保存價值或已過保管期限不需延期而剔除的檔案，必須按檔案資料銷毀規(guī)定手續(xù)造冊登記。檔案的鑒定時間規(guī)定為每三年鑒定一次，鑒定后銷毀一次。檔案剔除銷毀時，必須由檔案部門指派專人銷毀，銷毀與鑒毀后應(yīng)在銷毀清冊上簽字。要認(rèn)真做好檔案鑒定后的善后處理工作。對有關(guān)的管理工具應(yīng)相應(yīng)修改調(diào)整，將鑒定中形成的材料組成工作卷，妥善長期保存。8.0附錄8.1 公司

15、檔案宗卷目錄8.2 現(xiàn)行公司檔案管理人員一覽表8.3 檔案建議密級表8.4 檔案室鑰匙及檔案柜分配表。6。公司檔案卷宗目錄類立卷日期檔案名稱形式份數(shù)頁數(shù)移交人接收人（簽字）備注（簽字）。7。備注：形式是指檔案是原件、復(fù)印件還是電子件。8?，F(xiàn)行公司檔案管理人員一覽表檔號檔案分類檔案負(fù)責(zé)人A 類經(jīng)營決策類檔案林莉B 類資質(zhì)證明類檔案林莉C 類合同類檔案曹海濤D 類知識產(chǎn)權(quán)類檔案曹海濤E 類運作管理類檔案曹海濤F 類人力資源類檔案G類資質(zhì)申報類檔案H 類研發(fā)類檔案I 類銷售類檔案J 類生產(chǎn)管理類檔案K 類生產(chǎn)采購類檔案L 類技術(shù)類檔案M類財務(wù)類檔案N 類工程類檔案周玉娟O類行政類檔案檔案建議密級表。

16、9。分類密級類別建議密級1、股東會文件2、董事會文件3、人事任命文件經(jīng)營決策類4、融資文件5、對外投資文件6、重大業(yè)務(wù)合作文件7、訴訟 / 仲裁法律事務(wù)文件1、公司營業(yè)執(zhí)照資質(zhì)證明類2、資質(zhì)證書3、政府文件1、采購合同2、市場銷售合同合同類3、業(yè)務(wù)合作合同知識產(chǎn)權(quán)類運作管理類人力資源類4、外商代理合作協(xié)議5、與合同簽署有關(guān)的文件1、專利、商標(biāo)、版權(quán)、域名登記等申請文件及證書2、技術(shù)成果鑒定資料3、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同4、與知識產(chǎn)權(quán)有關(guān)文件1、公司制度文件2、流程規(guī)范1、人事檔案2、員工檔案3、勞動合同4、培訓(xùn)協(xié)議5、保密協(xié)議6、與人事管理有關(guān)的文件資質(zhì)申報類1、公司申請的相關(guān)資質(zhì)及項目所留的備份檔案研究開發(fā)類1、產(chǎn)品檔案2、設(shè)計文件3、源程序銷售類4、技術(shù)方案1、銷售項目技術(shù)方案2、銷售合同復(fù)印件3、往來聯(lián)絡(luò)函件4、客戶信息資料檔案1、物料管理2、設(shè)備臺賬生產(chǎn)管理類3、設(shè)備操作規(guī)范4、設(shè)備檢修5、工程流程6、車間綜合作業(yè)管理。10。1、原材料編碼生產(chǎn)采購類2、供應(yīng)商管理3、原材料檢測報告1、設(shè)備技術(shù)檔案2、工藝查定資料3、品質(zhì)檢驗報告技術(shù)類4、產(chǎn)品工藝手冊財務(wù)類工程類5、品質(zhì)驗收標(biāo)準(zhǔn)6、檢測方法標(biāo)準(zhǔn)1、銀行開戶文件2、審計報告3、驗資報告4、貸款合同5、稅務(wù)、海關(guān)和外匯登記證書及文件6、重要財務(wù)憑證及其他與財務(wù)有關(guān)的文件1、工