公司行文管理辦法(共5頁(yè))

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上行 文 管 理 辦 法1、目的規(guī)范公司和各部門(mén)文檔的管理。2、范圍適用于公司各部門(mén)。3、職責(zé) 3.1 綜合管理部負(fù)責(zé)公司名義的文件收發(fā)管理。 3.2 各部門(mén)/項(xiàng)目負(fù)責(zé)本部門(mén)/項(xiàng)目的文件收發(fā)管理。4、行文種類 4.1部門(mén)行文：以部門(mén)名義起草的業(yè)務(wù)往來(lái)文件，如部門(mén)報(bào)告、部門(mén)請(qǐng)示、部門(mén)工作往來(lái)函、會(huì)議紀(jì)要等，各服務(wù)中心對(duì)外行文，格式參考公司行文規(guī)定。 4.2公司行文：以公司名義起草的文件，如工作計(jì)劃、報(bào)告、請(qǐng)示、函、申請(qǐng)、會(huì)議紀(jì)要、通報(bào)、通告、通知、任命、傳真、指示、批復(fù)等。5、 公文格式 公司所有發(fā)文統(tǒng)一格式，詳見(jiàn) “發(fā)文模板”。6、 文件要求 6.1文件印制用紙一律使用

2、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)用紙A4型（297mm×210mm）；標(biāo)題統(tǒng)一使用黑體加粗體字并居中；正文和主送單位用仿宋4號(hào)；左右邊距為2.8cm；如果正文恰好占滿全文，落款必須另起一頁(yè)的，必須在另頁(yè)白紙上注明“此頁(yè)無(wú)正文”字樣。 6.2發(fā)文字號(hào) 6.2.1包括機(jī)關(guān)字號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。年號(hào)用全稱、順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)注，不加“第”字。文號(hào)統(tǒng)一使用3號(hào)仿宋體字居中。 6.2.2以公司名義行文的文號(hào)統(tǒng)一采取“司發(fā)x x x x年x x號(hào)”，編號(hào)由綜合管理部統(tǒng)一管理。專心-專注-專業(yè) 司發(fā)x xx xx x號(hào) 簽發(fā)人文件序號(hào) 發(fā)文年份 公司代號(hào) 如：司發(fā)（2015）15號(hào)，是指康居物業(yè)有限公司2015年第15個(gè)

3、文件； 6.2.3所有部門(mén)發(fā)文編碼規(guī)則為：KJWY-XX-XXXX-XX號(hào)，編號(hào)由各部門(mén)自行管理。KJWY- XX- XXXX- XX號(hào) 文件序號(hào) 發(fā)文年份 部門(mén)代碼（ZG、PZ、CW）公司代號(hào) 如：KJWY-ZG-2015-15號(hào)，是指鄭州康居物業(yè)管理有限公司2015年綜合管理部第15個(gè)文件； 6.2.4所有服務(wù)中心/項(xiàng)目發(fā)文編碼規(guī)則為：KJWY-XX-XXXX-XX號(hào)，編號(hào)由各服務(wù)中心/項(xiàng)目自行管理。KJWY- XX- XXXX- XX號(hào) 文件序號(hào) 發(fā)文年份 服務(wù)中心/項(xiàng)目代碼（SD、ZX、YF、HYC）公司代號(hào) 如：KJWY-SD-2015-15號(hào)，是指鄭州康居物業(yè)管理有限公司2015年

4、時(shí)代物業(yè)服務(wù)中心第15個(gè)文件；6.3附件如果文件有附件，應(yīng)在正文之下，左上側(cè)提一行空兩格注明“附件：xxx”，如附件較多，還須編上附件序號(hào)1.2.3.，末尾不使用任何符號(hào)。6.4日期一般應(yīng)寫(xiě)發(fā)文日期，會(huì)議通過(guò)的文件（會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要）等要寫(xiě)會(huì)議通過(guò)的日期，重要文件要寫(xiě)簽發(fā)的日期。6.5蓋章公司紅頭文件在落款處不署公司名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間；蓋章應(yīng)在公文打印校對(duì)后進(jìn)行，蓋章文件的份數(shù)應(yīng)與印發(fā)的份數(shù)保持一致，蓋章位置“騎年蓋月”之稱。 6.6公文根據(jù)實(shí)際情況可對(duì)格式適當(dāng)調(diào)整，原則上采用部門(mén)及公司行文兩種模板，參考附件，但對(duì)模板不進(jìn)行表單記錄編號(hào)，以行文編號(hào)按要求記錄保存。7、行文程序7.1公司級(jí)行

5、文公司所有對(duì)外發(fā)文由綜合管理部統(tǒng)一審核、發(fā)布，總經(jīng)理審批，對(duì)外發(fā)文存復(fù)印件，送原件。 7.2部門(mén)/項(xiàng)目級(jí)行文 經(jīng)辦部門(mén)/項(xiàng)目以內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函擬寫(xiě)、校對(duì)，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審批。原件和電子文檔交經(jīng)辦部門(mén)/項(xiàng)目資料管理員存檔。如需要抄送其他部門(mén)需要報(bào)總經(jīng)理按審批權(quán)限審批。7.3打印公司級(jí)發(fā)文文件由綜合管理部統(tǒng)一打印，部門(mén)/項(xiàng)目發(fā)文由各部門(mén)/項(xiàng)目自行負(fù)責(zé)，字符校對(duì)差錯(cuò)（含錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)）率不得超過(guò)5，非正式文件可用廢紙打印，但作廢文件須標(biāo)注“作廢” 字樣，或者標(biāo)記“X”以便識(shí)別文件的有效性。7.4復(fù)印字跡清楚、頁(yè)面整潔、無(wú)錯(cuò)位、無(wú)偏斜等。發(fā)送范圍在2份（含2份）以上和頁(yè)數(shù)超過(guò)4張（含4張）時(shí)可以采取雙面復(fù)印，

6、外送文件除外。 7.5對(duì)外行文需要蓋章時(shí)，采取印章申請(qǐng)使用時(shí)審核，不在正文中保留簽核記錄。8、收、發(fā)文要求 8.1所有外來(lái)文件需綜合管理部填寫(xiě)文件處理記錄表，確定傳閱范圍，公司總經(jīng)理批示處理意見(jiàn)，處理完畢后綜合管理部存檔。 8.2凡公司文件發(fā)送必須登記在發(fā)文登記表內(nèi)，登記時(shí)應(yīng)填寫(xiě)清楚：日期、發(fā)文編號(hào)、收文單位、事由；必要時(shí)應(yīng)要求收文單位簽字確認(rèn)。9、文件的更改9.1文件如需更改時(shí)，按文件審批程序須重新報(bào)批。10、文件的存檔9.2部門(mén)須規(guī)定本部門(mén)文件的歸檔時(shí)間，并做好保管工作。11、電子文檔的管理 11.1綜合管理部負(fù)責(zé)公司資料文檔的電腦儲(chǔ)存及管理工作，各部門(mén)/項(xiàng)目須指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)/項(xiàng)目各類

7、文檔的電腦儲(chǔ)存及管理工作。 11.2電子文檔須按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄，分類保存各類文件，重要文件須加密，并指定專人保管，管理情況須在文件資料存儲(chǔ)清單備注欄中注明。 11.3電子文檔須妥善保存，如需刪除，須報(bào)部門(mén)/項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。 11.4如以電子文檔形式傳送的文件，存檔時(shí)須將有審批意見(jiàn)的郵件封面及文檔內(nèi)容打印備份。如文件內(nèi)容為質(zhì)量記錄，須保持原質(zhì)量記錄表格的格式。12、文件的保密 12.1以下文件需嚴(yán)格保密：公司質(zhì)量管理體系文件、公司辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要、公司經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略性會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)收支情況、重大事故分析報(bào)告、重要合同、薪金福利制度等。 12.2 保密文件以電子文檔形式傳送需加密碼。 12.3 有權(quán)閱讀保密文件的公司員工需對(duì)保密文件負(fù)有相關(guān)責(zé)任，如有泄密，追究當(dāng)事人行政責(zé)任。13、文件的公示 13.1所有文件按其要求公示一段時(shí)間后收回存檔，未明確說(shuō)明公示時(shí)間，按公