時(shí)間與壓力管理

1、1Takata-Shanghai時(shí)間與壓力管理高田高田( (上海上海) )汽配制造有限公司汽配制造有限公司品證部品證部SWSW工程管理科工程管理科二二0000八年三月五日八年三月五日2Takata-ShanghaiPart 1. 關(guān)于時(shí)間的概論關(guān)于時(shí)間的概論P(yáng)art 2.Part 3. 強(qiáng)化時(shí)間管理的關(guān)鍵強(qiáng)化時(shí)間管理的關(guān)鍵Part 4. 個(gè)人時(shí)間管理的具體方法個(gè)人時(shí)間管理的具體方法Part 5. 如何來理解時(shí)間與管理時(shí)間如何來理解時(shí)間與管理時(shí)間 制定計(jì)劃的原則與方法制定計(jì)劃的原則與方法Part 6. 強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)時(shí)間的應(yīng)用效率強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)時(shí)間的應(yīng)用效率3Takata-Shanghai 時(shí)間是什么？時(shí)間

2、是什么？ 過去、現(xiàn)在、未來過去、現(xiàn)在、未來 時(shí)間是生命時(shí)間是生命 一連串事件的連續(xù)一連串事件的連續(xù) 時(shí)間是金錢時(shí)間是金錢 無法儲(chǔ)存無法儲(chǔ)存 缺乏彈性缺乏彈性 無法取代無法取代 錯(cuò)過無法重來錯(cuò)過無法重來 公平性、絕對(duì)性公平性、絕對(duì)性 讓我們進(jìn)入時(shí)間的回廊讓我們進(jìn)入時(shí)間的回廊絕對(duì)時(shí)間絕對(duì)時(shí)間 相對(duì)時(shí)間（相對(duì)時(shí)間（體驗(yàn)1分鐘）Part 1.一一 關(guān)于時(shí)間的概論關(guān)于時(shí)間的概論1.1.人生不如意十之八九人生不如意十之八九 2.2.記憶中痛苦多還是快樂多記憶中痛苦多還是快樂多4Takata-Shanghai 時(shí)間管理就是自我管理，自我管理重在習(xí)慣與觀念的管理時(shí)間管理就是自我管理，自我管理重在習(xí)慣與觀念的管

3、理 找到應(yīng)該做的事（做對(duì)的事情）找到應(yīng)該做的事（做對(duì)的事情） 效率：把事情快速地做完效率：把事情快速地做完 效果：把事情又快又正確的完成（把事情做對(duì)）效果：把事情又快又正確的完成（把事情做對(duì)）二二 如何來理解時(shí)間與管理時(shí)間如何來理解時(shí)間與管理時(shí)間態(tài)度態(tài)度觀念觀念習(xí)慣習(xí)慣行為行為Part 2.習(xí)慣決定命運(yùn)習(xí)慣決定命運(yùn)（測(cè)試表）（測(cè)試表）5Takata-Shanghai找出時(shí)間的小偷找出時(shí)間的小偷符合自己的日常情形打、非常符合時(shí)畫1.早上鬧鐘響后，老是慢吞吞的不想下床。2.辦公的地方很亂，經(jīng)常找不到自己想要的資料。3.講電話的時(shí)間很長(zhǎng)或很頻繁。4.常因說不出內(nèi)心想說的話，而往往焦急不安。5.想開始

4、工作或讀書時(shí)，卻往往得不到需要的資料。6.當(dāng)自己無所事事時(shí)，內(nèi)心就無法平靜下來。7.在家中幾乎都是看電視或上網(wǎng)打發(fā)時(shí)間。8.在工作或閑余時(shí)間，時(shí)常呼朋引伴同樂。9.總是讓事情變得十萬火急時(shí)，才會(huì)有行動(dòng)的欲望。10.對(duì)自己做過的事情，后悔的情況居多。11.與人約定或約會(huì)的時(shí)，老是經(jīng)常性的遲到。12.總是無法使工作或指標(biāo)提前完成。13.遇到難題時(shí)，常顯得遲疑不決，無法判斷。14.對(duì)重要的工作或任務(wù)，總喜歡留待最后才解決。15.遭遇困難時(shí)，總喜歡自己想辦法解決。16.有人要求自己幫忙時(shí)，總是很難予以拒絕。17.對(duì)自己所做的事情，鮮少具有信心的 。18.在實(shí)際生活中，經(jīng)常出現(xiàn)應(yīng)付性的行為。19.常常發(fā)

5、呆的情形出現(xiàn)。20.老是在做計(jì)劃，目標(biāo)卻很少兌現(xiàn)。 畫的數(shù)目在兩個(gè)以上時(shí)，急需時(shí)間管理的協(xié)助6Takata-Shanghai 時(shí)間管理的障礙時(shí)間管理的障礙 目標(biāo)不清目標(biāo)不清 無組織化無組織化 沒有說沒有說“不不”的能力的能力 干擾干擾 同時(shí)有太多急待處理的事情同時(shí)有太多急待處理的事情 過多壓力及工作疲勞過多壓力及工作疲勞 分析自己的時(shí)間運(yùn)用效果分析自己的時(shí)間運(yùn)用效果 每天你的工作時(shí)間怎樣安排？每天你的工作時(shí)間怎樣安排？ 每周你的工作時(shí)間怎樣安排？每周你的工作時(shí)間怎樣安排？ 時(shí)間都在你的規(guī)劃中，或者是讓現(xiàn)實(shí)來安排？時(shí)間都在你的規(guī)劃中，或者是讓現(xiàn)實(shí)來安排？ 能不能清楚一天中，自己最有生產(chǎn)效率的時(shí)間

6、是什么時(shí)候？能不能清楚一天中，自己最有生產(chǎn)效率的時(shí)間是什么時(shí)候？ 能不能清楚一周中，自己最有生產(chǎn)效率的時(shí)間是什么時(shí)候？能不能清楚一周中，自己最有生產(chǎn)效率的時(shí)間是什么時(shí)候？工作與生活失衡工作與生活失衡1.認(rèn)知障礙的存在 2.正視自身問題的根源3.尋找克服之對(duì)策Part 2.1.明知是浪費(fèi)時(shí)間的事情迫于無奈而為 2.在不知不覺中浪費(fèi)時(shí)間但問題又起源于自己7Takata-Shanghai三三 強(qiáng)化時(shí)間管理的關(guān)鍵強(qiáng)化時(shí)間管理的關(guān)鍵 提高時(shí)間的掌握度提高時(shí)間的掌握度 個(gè)人無法掌握的事個(gè)人無法掌握的事 個(gè)人可以掌握的事情個(gè)人可以掌握的事情 213546172345671.有些事是我們無法掌握的，我們卻以為

7、完全可以掌握 2.有些事是我們可以掌握的，而我們卻以為無法有效掌握Part 3.8Takata-Shanghai20%時(shí)間時(shí)間注：注：- 80/2080/20原理示意圖原理示意圖80%成效成效20%成效成效80%時(shí)間時(shí)間鎖碎的多數(shù)事鎖碎的多數(shù)事重要的少數(shù)事重要的少數(shù)事Part 3.9Takata-ShanghaiPart 3. 時(shí)間管理四象限圖時(shí)間管理四象限圖重要重要次要次要緊急緊急不急不急2143 象限傾斜癥狀象限傾斜癥狀1. 最易忽略最易忽略類類 2. 類會(huì)增加緊張壓力類會(huì)增加緊張壓力 3. 類太多是因?yàn)轭愄嗍且驗(yàn)轭愖龅牟蛔泐愖龅牟蛔?4. 類應(yīng)盡可能授權(quán)類應(yīng)盡可能授權(quán) 5. 類要可能減

8、少類要可能減少（實(shí)踐（實(shí)踐.例子）例子）10Takata-Shanghai四四 個(gè)人時(shí)間管理的具體方法個(gè)人時(shí)間管理的具體方法 善用善用5S管理管理 * 給予類別給予類別 *加以編號(hào)加以編號(hào) *顏色管理顏色管理 *等級(jí)區(qū)分等級(jí)區(qū)分 *固定位置固定位置 *定期盤點(diǎn)定期盤點(diǎn)Part 4.電子文件是否可以運(yùn)用5S檔案管理方法？ 一刻鐘管理法次序一刻鐘管理法次序 * 挑選事項(xiàng)挑選事項(xiàng) *流程分析流程分析 *調(diào)整準(zhǔn)備調(diào)整準(zhǔn)備 *重復(fù)操作重復(fù)操作 *養(yǎng)成習(xí)慣養(yǎng)成習(xí)慣 1.列出零碎時(shí)間 2.列出處理事項(xiàng)11Takata-ShanghaiPart 4. 一天時(shí)段分配法則 早上早上下午下午中午中午晚上晚上精力充沛

9、、沖勁與勇氣兼俱 （Do）人文、反思 （Thinking）冷靜、溝通 （Action、Plan）思考遲鈍，適合散心、放松 （ Check）1.發(fā)球：E-Mail2.電話敲定/做事情3.給Leader方向/架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中項(xiàng)目1.面對(duì)面的溝通與協(xié)調(diào)（Follow up 、GO Around）1.思考問題2.寫計(jì)劃/進(jìn)度3.Update/Modify執(zhí)行中的項(xiàng)目 三 省 -曾子吾日三省吾身為人謀而不忠乎與朋友交而不信乎傳而不習(xí)乎12Takata-ShanghaiPart 4. 一周工作分配法則 根據(jù)事情的重要性進(jìn)行分配13Takata-ShanghaiPart 4.如何做工作分派 * 明示做何事

10、明示做何事/目標(biāo)？目標(biāo)？ （what） *何時(shí)做何時(shí)做/何時(shí)完成？何時(shí)完成？ （when） *何處運(yùn)作？何處運(yùn)作？ （where） *誰負(fù)責(zé)誰負(fù)責(zé)/誰來做？誰來做？ （who） *優(yōu)先次序？?jī)?yōu)先次序？ （which） *工作的目的工作的目的/重要性？重要性？ （why） *如何做？如何做？ （How） *運(yùn)用資源？運(yùn)用資源？ （How many/much） 需考慮的因素1.部屬的能力如何？2.部屬的意愿如何？3.確認(rèn)部屬的認(rèn)知程度？4.何時(shí)進(jìn)行確認(rèn)？（為什么要確認(rèn).時(shí)效性）5.是否起到培養(yǎng)部屬的作用？（重要/緩急）6.對(duì)團(tuán)隊(duì)有何影響？ 溝通技巧 1.兩個(gè)人撕紙的事例說明2.線損率提水的事例（別

11、拿專業(yè)解釋專業(yè)：x+y=z；a+b=c）3.溝通時(shí)態(tài)度、神情、語言的重要性（買化妝品）14Takata-ShanghaiPart 4.授權(quán)的步驟（授權(quán)/受權(quán)；上對(duì)下、平級(jí)、下對(duì)上） * 決定授權(quán)的事項(xiàng)（決定授權(quán)的事項(xiàng)（重要性重要性/緩急緩急） *設(shè)定明確的授權(quán)目標(biāo)（設(shè)定明確的授權(quán)目標(biāo)（能力、意愿、匯報(bào)、權(quán)限、范圍能力、意愿、匯報(bào)、權(quán)限、范圍） *確定對(duì)象、清楚告知期待的結(jié)果確定對(duì)象、清楚告知期待的結(jié)果 *明確權(quán)限范圍明確權(quán)限范圍 *給予足夠的資源給予足夠的資源 *訓(xùn)練與激勵(lì)該授權(quán)對(duì)象訓(xùn)練與激勵(lì)該授權(quán)對(duì)象 *逐步授權(quán)（逐步授權(quán)（控制控制） *持續(xù)追蹤進(jìn)度（持續(xù)追蹤進(jìn)度（各階段各階段）情況（）情況

12、（為什么要確認(rèn)？為什么要確認(rèn)？） *建立適當(dāng)?shù)念A(yù)警機(jī)制，切勿只有單一回報(bào)管道建立適當(dāng)?shù)念A(yù)警機(jī)制，切勿只有單一回報(bào)管道 *避免中途收回授權(quán)（避免中途收回授權(quán)（慎重慎重），以免部屬失去信心（），以免部屬失去信心（支持支持） 注：注：1.是否起到培育部屬的作用、對(duì)團(tuán)隊(duì)的影響是否起到培育部屬的作用、對(duì)團(tuán)隊(duì)的影響 放風(fēng)箏1.風(fēng)箏（適當(dāng)；被授權(quán)的對(duì)象） 2.線（牽引/控制/支持；會(huì)議/報(bào)告/溝通）3.風(fēng)（風(fēng)向/量；條件）4.人（主體；擁有權(quán)限的人）5.場(chǎng)地（環(huán)境/范圍）（放風(fēng)箏）（放風(fēng)箏）15Takata-Shanghai拒絕的藝術(shù) *耐心傾聽耐心傾聽 *告知考慮的時(shí)間告知考慮的時(shí)間 *表情真摯表情真摯/

13、態(tài)度堅(jiān)定態(tài)度堅(jiān)定 *說明真實(shí)的理由（說明真實(shí)的理由（而不是托辭而不是托辭） *代為提供其他方法（代為提供其他方法（可行性、有效性可行性、有效性） *拒絕其事，而非其人拒絕其事，而非其人 *勿透過第三者拒絕勿透過第三者拒絕 聽（耐心、尊重）1.聽 ：用心用眼用耳把 講話者尊為王 防止拖延 *拖延起因于人的惰性拖延起因于人的惰性 *養(yǎng)成今日事今日畢的習(xí)慣養(yǎng)成今日事今日畢的習(xí)慣 *不自我拖延不拖延他人不自我拖延不拖延他人 *善用科學(xué)的方法提高效率善用科學(xué)的方法提高效率 工作效果1.努力工作（WORK HARD）2.聰明工作（WORK CLEVERLY）3.功勞，苦勞，疲勞 Part 4.16Taka

14、ta-Shanghai時(shí)間管理的利器：TO-DO LIST .備 .忘 .錄 17Takata-Shanghai如何管理Email *你一天花多少時(shí)間在看你一天花多少時(shí)間在看Email？ *你進(jìn)入你進(jìn)入Email會(huì)不會(huì)看小品、及其他與工作無關(guān)的信息？會(huì)不會(huì)看小品、及其他與工作無關(guān)的信息？ *你看你看Email？ *你一天花多少時(shí)間在看你一天花多少時(shí)間在看Email？ *你一天花多少時(shí)間在看你一天花多少時(shí)間在看Email？ *你一天花多少時(shí)間在看你一天花多少時(shí)間在看Email？ Part 4.你的時(shí)間被Email切成零零碎碎的片段？集中處理它. -葛洛夫 1.進(jìn)入信箱就把所有信件的主題瀏覽一遍，

15、然后做分類的動(dòng)作。2.養(yǎng)成習(xí)慣，一天只有三個(gè)時(shí)段看Email3.除急件以外，集中時(shí)段回信.18Takata-Shanghai五五 制定計(jì)劃的方法及管理制定計(jì)劃的方法及管理制定計(jì)劃的步驟1.1.確定確定目標(biāo)目標(biāo)2.2.探尋達(dá)成目標(biāo)之各種方法探尋達(dá)成目標(biāo)之各種方法3.3.選定最佳途徑（選定最佳途徑（PERTPERT）4.4.將最佳途徑轉(zhuǎn)化為每年、每月、每周及每日之工作事項(xiàng)將最佳途徑轉(zhuǎn)化為每年、每月、每周及每日之工作事項(xiàng)5.5.編排每日的行事優(yōu)先級(jí)編排每日的行事優(yōu)先級(jí)6.6.定期檢討目標(biāo)可欲性及達(dá)成目標(biāo)的最佳途徑之適切性定期檢討目標(biāo)可欲性及達(dá)成目標(biāo)的最佳途徑之適切性你掌握的資源 1.人脈2.時(shí)間3.

16、場(chǎng)地空間4.物品、物料5.金錢與預(yù)算6.客戶關(guān)系7.信息9.專業(yè)技能Part 5.注：制定計(jì)劃/對(duì)策要盡量考慮各方面因素、要全面而不是片面；但不能只去力求制定完美的計(jì)劃/對(duì)策，而不去實(shí)施現(xiàn)有且可行的方案（可以持續(xù)改進(jìn)）19Takata-Shanghai制定目標(biāo)的原則Specific具體目標(biāo)必須著重于具體結(jié)果，而不是概括籠統(tǒng)的行動(dòng)，要能明確描述行動(dòng)內(nèi)容及結(jié)果。Measurable可測(cè)量的目標(biāo)要能量化、清楚可衡量，即使不能量化、至少也要能從品質(zhì)上來衡量，將主觀減到最低Achievable可達(dá)成的目標(biāo)要略高于實(shí)際的能力范圍，且應(yīng)該可以達(dá)成（適當(dāng)）Relevant有關(guān)聯(lián)性個(gè)人目標(biāo)與上級(jí)主管的目標(biāo)應(yīng)有明

17、確的關(guān)聯(lián)，最終要與公司的目標(biāo)相結(jié)合Time-based有時(shí)效性目標(biāo)要有預(yù)定的達(dá)成時(shí)間表，具體定出每個(gè)階段的完成期限Part 5.20Takata-Shanghai例子進(jìn)度排列技術(shù)：PERT計(jì)劃評(píng)核技術(shù)（計(jì)劃評(píng)核技術(shù)（Program Evaluation and Review TechniqueProgram Evaluation and Review Technique）目的：尋找關(guān)鍵路徑，以控制進(jìn)度目的：尋找關(guān)鍵路徑，以控制進(jìn)度方法：方法：1. 1.選定主題選定主題 2. 2.列舉必要的作業(yè)或?qū)嵤┮?xiàng)列舉必要的作業(yè)或?qū)嵤┮?xiàng) 3.3.將任務(wù)編號(hào)將任務(wù)編號(hào) 4. 4.排列前后次序排列前后次序

18、5. 5.找出關(guān)鍵路徑找出關(guān)鍵路徑 6. 6.調(diào)整確認(rèn)調(diào)整確認(rèn)Part 5.21Takata-ShanghaiPERT圖案例22Takata-Shanghai重點(diǎn)管理的意義異常事項(xiàng)是重點(diǎn)管理事項(xiàng)做最有意義的事，不瞎忙聰明工作而不只是努力工作重點(diǎn)管理事項(xiàng)即是里程碑執(zhí)行力的關(guān)鍵追蹤管理訂計(jì)劃不執(zhí)行不追蹤也是徒勞追蹤要與日常管理結(jié)合自我追蹤才能確保成果善用相關(guān)檢查表格追蹤（進(jìn)度排列技術(shù)）Part 5. 工作狀況-忙而無“心”-盲而無“目” -茫而無“方向” 23Takata-ShanghaiPart 6.六六 強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)時(shí)間的應(yīng)用效率強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)時(shí)間的應(yīng)用效率團(tuán)隊(duì)常見的時(shí)間浪費(fèi)跨部門之間無止盡的協(xié)調(diào)與溝通不守時(shí)的惡習(xí)無效且浪費(fèi)時(shí)間的會(huì)議互相不信任造成的猜忌、推諉角色、職責(zé)認(rèn)識(shí)不清的模糊溝通團(tuán)隊(duì)常見的時(shí)間浪費(fèi) 目標(biāo)目標(biāo)-設(shè)定共同的目標(biāo)（與價(jià)值觀相同符）設(shè)定共同的目標(biāo)（與價(jià)值觀相同符） 角色角色-確定每個(gè)人的任務(wù)，工作描述（崗位職責(zé)）確定每個(gè)人的任務(wù)，工作描述（崗位職責(zé)） 流程流程-怎么決策、沖突管理、問題解決、溝通渠道怎么決策、沖突管理、問題解決、溝通渠道 人際關(guān)系人際關(guān)系企業(yè)文化、氛圍企