公司會計電算化管理制度

1、中通建設公司會計電算化管理制度一、會計電算化崗位責任制（一）會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會 計崗位。基本會計崗位可包括：會計主管、出納、會計核算各崗、稽 核、會計檔案管理等工作崗位。 電算化會計崗位包括直接管理、 操作、 維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位。（二）電算化會計崗位和工作職責劃分如下：1. 電算主管：負責協(xié)調計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作，要求 具備會計和計算機知識， 以及相關的會計電算化組織管理的經(jīng)驗， 可 由會計部經(jīng)理兼任。2. 軟件操作：負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)，輸出記 賬憑證、會計賬簿、報表，和進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作，要求具備 會計軟件操作

2、知識， 達到會計電算化初級知識培訓的水平； 可由基本 會計崗位的會計人員兼任軟件操作崗位的工作。3. 審核記賬： 負責對輸入計算機的會計數(shù)據(jù) （記賬憑證和原始憑證 等 ） 進行審核，操作會計軟件登記機內賬簿，對打印輸出的賬簿、報 表進行確認； 此崗要求具備會計和計算機知識， 達到會計電算化初級 知識培訓的水平，可由主管會計兼任。4. 電算維護：負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內 會計數(shù)據(jù)； 此崗要求具備計算機和會計知識， 經(jīng)過會計電算化中級知 識培訓，應由專職人員擔任。5. 數(shù)據(jù)分析：負責對計算機內的會計數(shù)據(jù)進行分析，要求具備計 算機和會計知識， 達到會計電算化中級知識培訓的水平，

3、可由會計部 經(jīng)理兼任。二、會計電算化操作管理制度1. 明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限，對 操作密碼要嚴格管理， 指定專人定期更換密碼， 杜絕未經(jīng)授權人員操 作會計軟件。2. 預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核 而登記機內賬簿。3. 操作人員離開機房前，應執(zhí)行相應命令退出會計軟件。4. 根據(jù)本單位實際情況，由專人保存必要的上機操作日志，記錄 操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。三、計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度1. 保證機房設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提 條件，要經(jīng)常對有關設備進行保養(yǎng)，保持機房和設備的整潔，防止意 外事故的發(fā)生。2

4、. 確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非 法修改和刪除，建立如“口令” 、只讀等措施；對磁性介質存放的數(shù) 據(jù)要保存雙備份。3. 對正在使用的會計核算軟件進行修改、對通用會計軟件進行升 版和計算機硬件設備進行更換等工作， 要有一定的審批手續(xù)； 在軟件 修改、升版和硬件更換過程中，要保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全， 并由有關人員進行監(jiān)督。4. 健全計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時進行排除的管理措施，保證 會計數(shù)據(jù)的完整性，如安裝不間斷電源，保證停電時，能有時間保存 資料。5. 健全必要的防治計算機病毒的措施：如安裝殺毒軟件，且每星 期更新殺毒軟件， 每星期掃描內存； 嚴禁外來人員的軟盤在

5、本公司計 算機上使用等。6建立系統(tǒng)風險評價體系，由電算主管及電算維護人員定期分 析。四、電算化會計檔案管理制度1. 電算化會計檔案包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以其它磁 性介質或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會 計數(shù)據(jù)；會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表 （包括報表格 式和計算公式 ）等數(shù)據(jù)。2. 電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關規(guī)定的要求對會計檔案進行管理，由會計檔案管理人員負責。3. 對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作， 重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。4. 采用磁性介質保存會計檔案， 要定期進行檢查，

6、定期進行復制， 防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。5. 通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結合會 計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序， 視同會計檔案保管， 保管 期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。五、本制度是公司會計制度的重要部分，由公司財務總監(jiān)制 定，解釋權、修改權歸公司財務總監(jiān)。六、本規(guī)范自 2002 年 1 月 1 日起實施。附件：會計電算化基礎工作規(guī)范1. 目的 由于本公司的會計核算工作已分別完成電算化進程相當長的時 間，針對相當一部分的（即除銀行、現(xiàn)金賬外）手工賬已經(jīng)取消，管 理上需要用新的方法、 新的規(guī)定來保障核算質量， 以及確保系統(tǒng)穩(wěn)定 持續(xù)地運行。

7、特制定本規(guī)定。2. 財務部電腦管理2.1 財務部電腦在公司電腦方的管理下在部門內根據(jù)工作需要進 行調配。2.2 部門內電腦及財務軟件的密碼屬于財務機密，不得向部門以 外的人員泄露。2.3 使用外部軟秀須經(jīng)電腦房進行防病毒檢測，證明無病毒后方 可使用。2.4 如遇電腦異常須及時報告并請電腦方人員進行維護。3. 財務軟件的管理3.1 系統(tǒng)管理3.1.1 由系統(tǒng)管理人員負責管理財務軟件的使用、用戶權限分配 等事宜。3.1.2 系統(tǒng)管理人員要嚴守超級用戶密碼不被泄露， 并定期更換。3.1.3 系統(tǒng)操作人員自行設置密碼并注意保密及定期更換。3.2 財務數(shù)據(jù)管理3.2.1 財務電腦數(shù)據(jù)信息系包含全部與財務

8、有關的賬簿資料、各 種報表、分析性資料及其它部門報送財務保存或經(jīng)財務加工處理后而 生成的信息。3.2.2 全部電腦數(shù)據(jù)的所有權屬于本公司所有，未經(jīng)授權不得將 數(shù)據(jù)攜帶到公司以外在地方或者復制提供給非財務的人員。3.2.3 任何人不論何種原因離開公司時，都不得帶走、修改或破壞電腦數(shù)據(jù)，違者將受到公司或法律的追究。3.2.4 為增強數(shù)據(jù)的安全性，防止數(shù)據(jù)因受電腦病毒感染等問題 使財務數(shù)據(jù)遭到到破壞、丟失，相關崗位和全體操作者，應嚴格遵守 操作規(guī)定和安全規(guī)定。3.2.5 個人電腦單機數(shù)據(jù) 個人電腦單機數(shù)據(jù)系指個人因工作需要而制作的各處財務揶 表、說明及報告等輔助資料。 由于個人電腦單機數(shù)據(jù)所有權屬于

9、公司所有， 未經(jīng)授權不得將 數(shù)據(jù)設置密碼、 攜帶到公司以外在地方或者復制提供給非財務部的人 員。 個人電腦所制作的所有文件完成后均須打印后存檔， 并同時打 印出文件在電腦中所存在的目錄、文件名稱、表格名稱、制表人、打 印日期及時間要素，便于文件的查找。 個人電腦中所存在的文件無論文件大小、資料重要程度，在電 腦硬盤允許存放的情況下，不要輕易將文件刪除。 對于重要文件要做好軟盤備份工作， 并在備份盤標簽上注明備 份內容。3.2.6 服務器及內部網(wǎng)上數(shù)據(jù) 財務軟件數(shù)據(jù)須每季度打印并存檔，確保數(shù)據(jù)安全。 由系統(tǒng)管理員進行財務軟件數(shù)據(jù)的備份工作。 系統(tǒng)管理員必須 每天下班前在外掛硬盤進行備份， 采取單

10、雙日兩套備份制度， 單日備 份時覆蓋上次單日備份數(shù)據(jù)，雙日備份時覆蓋上次雙備份數(shù)據(jù)。 每月結賬后進行一次年度備份，年度備份一共 12次，到下年 度的同月備份時覆蓋 。 每月至少一次與電腦工程師一起檢查日常備份的效果。4. 電腦核算4.1 記賬憑證的編制4.1.1 記賬憑證必須按要求輸入， 科目運用需符合會計制度要求。 特別要注意借貸方的紅藍字運用， 以不影響賬務正常的借貸方發(fā)生額為妥4.1.2 記賬憑證的摘要應簡明、扼要，每行應根據(jù)科（子目）內 容分別輸入，并能說明經(jīng)濟業(yè)務的來龍去脈。4.1.3 發(fā)生調賬業(yè)務時，若情況復雜的，必須要附有詳細的書面 的說明。4.1.4 記賬憑證編制輸入后，須由制

11、證人打印、粘貼附件后簽字 或蓋章，再由憑證審核人結合電腦分錄審核簽字（章） 。4.1.5 記賬憑證的所有內容不得涂改，若發(fā)生錯誤應在電腦中改 寫并重新打印。4.1.6 記賬憑證必須寫清附件張數(shù)、附件應粘貼可靠防止遺失。 記賬憑證的附件未經(jīng)請示（部門經(jīng)理） ，嚴禁抽出。經(jīng)同意抽出的， 應予復印并在復印件上書面說明，并加蓋審核章。4.1.7 現(xiàn)金、銀行收付憑證在收付款同時，出納員和收款人必須 簽字。4.1.8 所有收、付、轉憑證的附件，在收款或付款及轉賬業(yè)務完 成的同時，必須由相關人員加蓋收、付、轉訖章。4.2 記賬憑證的審核4.2.1 記賬憑證的審核除注意以上內容外，還應審核原始憑證的 合法性與

12、合理性及會計分隸的合法、 合理性（如原始憑證的核銷手續(xù) 是否健全， 是否符合國家與企業(yè)的相關制度規(guī)定， 原始憑證本身是否 合法有效；會計分錄運用是否得當，經(jīng)濟業(yè)務的表達是否正確，處理 本身是否會給企業(yè)造成額外經(jīng)濟損失等） 、審核單證金額是否一致等。5.1 初始化5.1.1 會計軟件的初始化工作，必須按照會計軟件的說明書和用 戶使用手冊， 以及國家財政部對會計核算的相關規(guī)定， 企業(yè)與部門對 核算的特殊要求進行，力求科學、完整。5.1.2 根據(jù)核算要求相關子目至少設置三級。5.1.3 必須設置多欄式的費用明細賬。5.1.4 按現(xiàn)行制度要求的格式設置各種會計報表5.1.5 所有期初數(shù)據(jù)的輸入，必須是根據(jù)會計業(yè)務的要求，對所 有必須分解的科目余額進行分解。 因定資產(chǎn)科目必須按存放地點逐筆 錄入。5.2 電腦核算 由于會計軟件自動生成電腦賬余額，確保了計算過程的準確性， 徹底解放了記賬與結賬的工作。因此，