公司公文處理工作管理辦法.doc

1、公司公文處理工作管理辦法公司公文處理工作管理辦法第一章總則第一條為使 11 公司系統(tǒng)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，根據(jù)總公司辦公管理制度）的有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。第二條公司的公文是總公司實(shí)施有效管理的公務(wù)文書(shū)，是上呈下達(dá)，用以傳達(dá)貫徹總公司領(lǐng)導(dǎo)的意圖和決策，發(fā)布規(guī)章，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。第三條總公司辦公室是全系統(tǒng)公文處理工作的管理機(jī)構(gòu)，主管總公司并負(fù)責(zé)指導(dǎo)各專(zhuān)業(yè)公司及子公司的公文處理工作。第四條各專(zhuān)業(yè)公司和子公司應(yīng)當(dāng)設(shè)立辦公室或配備專(zhuān)人負(fù)責(zé)公文處理工作。文秘人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，具備有關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。第五條在公文

2、處理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行總公司保密工作條例，確保公司秘密的安全。第二章公文種類(lèi)第六條總公司的公文種類(lèi)主要包括。（一）條例：由總公司制定或批準(zhǔn)，規(guī)定公司重大事項(xiàng)或某一方面工作等，帶有規(guī)章制度性質(zhì)； （二）規(guī)定：對(duì)特定范圍內(nèi)的工作、業(yè)務(wù)及其他事務(wù)制定帶有約束性的措施：（三）制度：在一定時(shí)期，對(duì)一定范圍的工作實(shí)行的慣例性做法； （四）通知：發(fā)布規(guī)章制度，傳達(dá)總公司領(lǐng)導(dǎo)指示及要求各所屬單位周知、辦理或執(zhí)行的事項(xiàng)，人事任免、調(diào)動(dòng)及其他事務(wù)性?xún)?nèi)容的傳達(dá)；。（五）通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要事項(xiàng)或情況； （六）請(qǐng)示：下級(jí)向上級(jí)就某一問(wèn)題或事項(xiàng)請(qǐng)求指示與批準(zhǔn)； （七）報(bào)告：下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，

3、提出意見(jiàn)或建議，答復(fù)上級(jí)的詢(xún)問(wèn)； （八）批復(fù)：對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)予以答復(fù)； （九）會(huì)議紀(jì)要：記載和傳達(dá)會(huì)議情況及主要議定事項(xiàng)； （十）函：同級(jí)或與業(yè)務(wù)往來(lái)單位相互之間商洽工作，資詢(xún)答復(fù)問(wèn)題，向政府有關(guān)部門(mén)提出請(qǐng)示等。第三章公文辦理第七條公文一般由發(fā)文單位、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送單位等部分組成。第八條發(fā)文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn)；聯(lián)合行文的，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。第九條公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括簽收登記、分發(fā)傳閱、收回存檔、銷(xiāo)毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、用印、登記、發(fā)迭、原件歸檔峙肖毀等程序。第十條公文簽收

4、應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。簽收時(shí)須對(duì)來(lái)件嚴(yán)格檢查，明確無(wú)誤后方可簽字或蓋章。第十一條收文拆封后應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)，按內(nèi)部或公開(kāi)文件分類(lèi)登記，注明收文日期、標(biāo)題（簡(jiǎn)要內(nèi)容）、來(lái)文單位、密級(jí)等并編號(hào)。第十二條總公司辦公室收文，存檔一份，另一份呈送總公司領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)總公司領(lǐng)導(dǎo)批示送總公司有關(guān)部門(mén)或?qū)I(yè)公司傳閱，必要時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)子公司。所屬企業(yè)上報(bào)總公司各部門(mén)的正式行文應(yīng)同時(shí)抄送總公司辦公室。文件傳閱應(yīng)堅(jiān)持文不橫傳的原則并建立傳閱登記制度。第十三條因業(yè)務(wù)需要查閱某文件須經(jīng)辦公室同意，必要時(shí)須報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。涉及密級(jí)文件，按照總公司保密工作執(zhí)行條例。第十四條密級(jí)高的文件，應(yīng)鎖在保險(xiǎn)柜內(nèi)，不得鎖在辦公桌抽屜內(nèi)過(guò)夜。第十

5、五條總公司正式文件須經(jīng)總公司總經(jīng)理簽發(fā)?？偨?jīng)理離京時(shí)，般事務(wù)性行文報(bào)請(qǐng)臨時(shí)主持工作的副總經(jīng)理酌定；凡涉及資金轉(zhuǎn)移、資金挪用、聯(lián)營(yíng)參股、下設(shè)機(jī)構(gòu)等重要事宜且需急辦的，由辦公室電話請(qǐng)示總經(jīng)理后，報(bào)臨時(shí)主持工作的副總經(jīng)理簽發(fā)。第十六條總公司正式文件的撰寫(xiě)、制發(fā)由辦公室負(fù)責(zé)。第十七條各部門(mén)以總公司名義上報(bào)或下發(fā)的業(yè)務(wù)性文件，需將打印稿送辦公室審核后制文，按上條規(guī)定簽發(fā)。第十八條各部門(mén)在本身職能和工作范圍內(nèi)下發(fā)的業(yè)務(wù)性通知，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，可以自己名義發(fā)出，但應(yīng)送辦公室進(jìn)行文字審核。第十九條會(huì)議通知、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)文件的通知、一般性或臨時(shí)性工作安排等事宜的通知（限于 11 公司系統(tǒng)內(nèi)）經(jīng)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)同

6、意，以辦公室名義發(fā)出。第二十條發(fā)文的密級(jí)按總公司保密工作條例有關(guān)規(guī)定確定。第四章公文歸檔和銷(xiāo)毀第二十一條公文辦理完畢，應(yīng)及時(shí)將公文定稿（包括領(lǐng)導(dǎo)的修改或批示稿）、正本和有關(guān)材料立卷歸檔。第二十二條調(diào)取、查閱存檔公文須經(jīng)總公司領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準(zhǔn)。第二十三條沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別和辦公室主任批準(zhǔn)后，可以定期銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀秘密文件，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行注銷(xiāo)登記，由二人監(jiān)銷(xiāo)，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。第五章附則第二十四條專(zhuān)業(yè)公司、子公司應(yīng)根據(jù)本辦法制定實(shí)施細(xì)則。第二十五條總公司其它有關(guān)公文處理的規(guī)定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。公文處理辦法第一章總則第一條 為使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提

7、高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，特制定本辦法。第二條 公司的公文是公司實(shí)施有效管理的公務(wù)文書(shū)，是上呈下達(dá)，用以傳達(dá)貫徹公司領(lǐng)導(dǎo)的意圖和決策，發(fā)布規(guī)章，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。第三條 公司總經(jīng)辦是公司公文處理工作的管理機(jī)構(gòu)，主管公司公文處理工作。第四條 各部門(mén)需指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)部門(mén)的公文處理工作。所指定人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，具備有關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。第五條 在公文處理工作中，必須嚴(yán)格遵守保密工作管理制度，確保公司秘密的安全。第二章公文種類(lèi)第六條 公司的公文種類(lèi)主要包括。（一）條例：由公司制定或批準(zhǔn)，規(guī)定公司重大事項(xiàng)或某一方面工作等，帶有規(guī)章制度性質(zhì)；（二）規(guī)定：對(duì)特定

8、范圍內(nèi)的工作、業(yè)務(wù)及其他事務(wù)制定帶有約束性的措施：（三）制度：在一定時(shí)期，對(duì)一定范圍的工作實(shí)行的慣例性做法；（四）通知：發(fā)布規(guī)章制度，傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)指示及要求各所屬部門(mén)周知、辦理或執(zhí)行的事項(xiàng)，人事任免、調(diào)動(dòng)及其他事務(wù)性?xún)?nèi)容的傳達(dá)；（五）通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要事項(xiàng)或情況；（六）請(qǐng)示：下級(jí)向上級(jí)就某一問(wèn)題或事項(xiàng)請(qǐng)求指示與批準(zhǔn)；（七）報(bào)告：下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或建議，答復(fù)上級(jí)的詢(xún)問(wèn)；（八）批復(fù)：對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)予以答復(fù)；（九）會(huì)議紀(jì)要：記載和傳達(dá)會(huì)議情況及主要議定事項(xiàng)；（十）函：同級(jí)或與業(yè)務(wù)往來(lái)單位相互之間商洽工作，資詢(xún)答復(fù)問(wèn)題，向政府有關(guān)部門(mén)提出請(qǐng)示等。第三章公文辦理第七條

9、公文一般由發(fā)文部門(mén)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送部門(mén)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送部門(mén)等部分組成。第八條 發(fā)文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn)。第九條 公文辦理分為收文和發(fā)文。第十條 收文辦理一般包括簽收登記、分發(fā)傳閱、收回存檔、銷(xiāo)毀等程序。上級(jí)文件收文基本流程從“總經(jīng)辦前臺(tái)登記、附收文”開(kāi)始發(fā)起，然后到 “總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人審核”環(huán)節(jié)，提出意見(jiàn)，并決定是否要公司領(lǐng)導(dǎo)批示，和相關(guān)部門(mén)承辦，如果需要?jiǎng)t指出要哪些公司領(lǐng)導(dǎo)批示，哪些部門(mén)承辦，然后遞交給前臺(tái)。前臺(tái)根據(jù)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人的意見(jiàn)遞交到 “公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示”環(huán)節(jié)，或“相關(guān)部門(mén)審核承辦”環(huán)節(jié)；如果到“公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示”環(huán)節(jié)，則由公司領(lǐng)導(dǎo)處理，然后

10、再遞交給前臺(tái)，如果到“相關(guān)部門(mén)審核承辦”環(huán)節(jié)，則由指定的部門(mén)處理，然后再遞交給前臺(tái)，全部處理完后最后由前臺(tái)歸檔，至此收文流程結(jié)束。第十一條 到部門(mén)的公司內(nèi)部公文簽收部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。簽收時(shí)須對(duì)來(lái)件嚴(yán)格檢查，明確無(wú)誤后方可簽字。 第十二條 收文拆封后應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)，按內(nèi)部或公開(kāi)文件分類(lèi)登記，注明收文日期、標(biāo)題（簡(jiǎn)要內(nèi)容）、來(lái)文單位、密級(jí)等并編號(hào)。第十三條 發(fā)文處理包括:擬稿、會(huì)簽、核稿、簽 發(fā)、編號(hào)、打印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)。第十四條 擬稿。就是草擬文件的初稿，經(jīng)辦人按公司規(guī)定格式草擬（具體格式見(jiàn)附件）。這是發(fā)文處理的第一道程序，是關(guān)系到文件質(zhì)量的基礎(chǔ)工作，必須十分認(rèn)真細(xì)致。第

11、十五條 會(huì)簽。各職能部門(mén)需以公司名義發(fā)文時(shí)，部門(mén)負(fù)責(zé)人在公文稿紙"審核"欄簽字；凡涉及到其他有關(guān)部門(mén)事宜，要事先與有關(guān)部門(mén)會(huì)簽，審核或會(huì)簽后送總經(jīng)辦。第十六條 核稿。部門(mén)主管副總即對(duì)文件草稿進(jìn)行審核。由總經(jīng)辦的負(fù)責(zé)人在草稿未送總經(jīng)理審批之前，依據(jù)公文的基本要求，對(duì)草稿的體式、內(nèi)容等進(jìn)行全面的審核。第十七條 簽發(fā)。簽發(fā)是公司總經(jīng)理對(duì)文稿的最后審批，文件草稿經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后，即成為最后定稿，文件據(jù)此生效。第十八條 編號(hào)。文稿經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后，要進(jìn)行編號(hào)登記，防止發(fā)文混亂。編號(hào)應(yīng)按公文格式編排，一般包括發(fā)文代字、發(fā)文年號(hào)和該年度發(fā)文序號(hào)三部分組成，如，中聯(lián)嘉業(yè)（××

12、;××）第×號(hào)。第十九條 打印。即對(duì)經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后的文稿進(jìn)行印制，在印制過(guò)程中，必須做到：1、必須以經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后的定稿為依據(jù)，忠于原稿，不得隨意改動(dòng)，確需改動(dòng)的要報(bào)經(jīng)簽發(fā)人批準(zhǔn)。2、注意排版藝術(shù)，版面的安排要美觀大方、賞心悅目。3、注意保密，文印人員不得讓別人隨便翻閱文稿。對(duì)印制的底板、清祥、廢頁(yè)也要管理好，防止泄密。第二十條 校對(duì)。校對(duì)是文件制發(fā)過(guò)程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。要堅(jiān)持三校制度。一校由起草者進(jìn)行。二校由核稿人員進(jìn)行，三校最好由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人進(jìn)行。校對(duì)時(shí)要以文件定稿為基準(zhǔn)，進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)地校對(duì)，連標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也不能放過(guò)，把住文件制發(fā)的最后一關(guān)。第二十一條 用印。即在

13、制成的公文上加蓋機(jī)關(guān)印章，這是公文生效取信的憑證。用印要做到端正、清晰、位置恰當(dāng)，即所謂"上不壓正文，下要騎年蓋月"。第二十二 分發(fā)。發(fā)放文件時(shí)，必須建立發(fā)文登記簿，嚴(yán)格履行收文人簽字手續(xù)，保證文件發(fā)放不出差錯(cuò)第二十三條 因業(yè)務(wù)需要查閱某文件須經(jīng)總經(jīng)辦同意，必要時(shí)須報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。涉及密級(jí)文件，按照保密工作管理制度。第二十四條 密級(jí)高的文件，應(yīng)鎖在保險(xiǎn)柜內(nèi)，不得鎖在辦公桌抽屜內(nèi)過(guò)夜。第二十五條 公司正式文件須經(jīng)公司總經(jīng)理簽發(fā)。凡涉及資金轉(zhuǎn)移、資金挪用等重要事宜且需急辦的，由財(cái)務(wù)部經(jīng)理電話請(qǐng)示總經(jīng)理經(jīng)同意后，方可簽發(fā)。第二十六條 公司正式文件的撰寫(xiě)、制發(fā)由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。第二十七條 各部門(mén)以公司名義上報(bào)或下發(fā)的業(yè)務(wù)性文件，需將打印稿送總經(jīng)辦審核后制文，按上條規(guī)定簽發(fā)。第二十八條 各部門(mén)在本身職能和工作范圍內(nèi)下發(fā)的業(yè)務(wù)性通知，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，可以自己名義發(fā)出，但應(yīng)送總經(jīng)辦進(jìn)行文字審核與歸檔。第二十九條 會(huì)議通知、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)文件的通知、一般性或臨時(shí)性工作安排等事宜的通知，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意，以總經(jīng)辦名義發(fā)出。第三十條 發(fā)文的密級(jí)按保密工作管理制度有關(guān)規(guī)定確定。第四章公文歸檔和銷(xiāo)毀第三十一條 公