參觀交流接待工作程序

1、名稱編制xx 有限公司程序文件參觀交流接待工作程序更改審核批準(zhǔn)編號(hào)版本楊霞XMWY7.5.1-Z01B/1第1頁共 4生效期2019 年 06 月頁01 日1. 目的規(guī)范公司各部門參觀交流接待的操作，體現(xiàn)規(guī)范化的管理與良好的企業(yè)形象。2. 范圍適用于公司及各物業(yè)服務(wù)中心的參觀、交流接待管理3. 職責(zé)部門 /崗位工作內(nèi)容總經(jīng)理辦公室職責(zé)負(fù)責(zé)公司層面各類接待和參觀交流工作的具體安排與組織;負(fù)責(zé)為其他部門組織的一、二級(jí)參觀接待提供協(xié)助 ;各部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)本部門各類接待、 參觀和交流的具體安排與實(shí)施。4.定義無5. 方法和過程控制5.1 接待級(jí)別接待級(jí)別分為一、二、三級(jí)：一級(jí)：各級(jí)政府重要官員、公

2、司重要客戶的主要負(fù)責(zé)人、集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)、重要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的接待、重要項(xiàng)目招標(biāo)方組織的考察；二級(jí)：一般政府官員、同行企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、關(guān)聯(lián)企業(yè)人員及其他社會(huì)團(tuán)體的接待；三級(jí)：公司或各部門業(yè)務(wù)往來的日常接待。5.2 接待級(jí)別的確定總經(jīng)理辦公室參觀接待負(fù)責(zé)人根據(jù)參觀、 交流或外來人員實(shí)習(xí)的具體情況確定接待級(jí)別，一級(jí)接待需報(bào)總經(jīng)理辦公室主任審批。 各部門可根據(jù)參觀接待所確定的接待級(jí)別安排具體接待工作。5.3接待準(zhǔn)備5.3.1 總經(jīng)理辦公室接到一級(jí)、二級(jí)接待信息后，協(xié)助準(zhǔn)備所需的迎接標(biāo)識(shí)、資料。5.3.2 一、二級(jí)接待如需參觀物業(yè)服務(wù)中心， 總經(jīng)理辦公室參觀接待負(fù)責(zé)人需填寫 參觀接待登記表以郵件 /電話形式，至少

3、提前一個(gè)工作日通知相關(guān)物業(yè)服務(wù)中心按參觀接待標(biāo)準(zhǔn)做好現(xiàn)場(chǎng)接待準(zhǔn)備。5.4. 接待實(shí)施5.4.1. 接待地點(diǎn)在公司的，按以下程序進(jìn)行。5.4.1.1一級(jí)接待A前臺(tái)工作人員提前1 小時(shí)提醒辦公區(qū)內(nèi)所有人員，做好辦公環(huán)境整理、保持環(huán)境清潔。B前臺(tái)人員負(fù)責(zé)提前30 分鐘將迎接標(biāo)識(shí)放置于指定位置，總辦相關(guān)工作人員提前10 分鐘將相關(guān)設(shè)備（電腦及投影儀）調(diào)至待機(jī)狀態(tài)，準(zhǔn)備公司簡(jiǎn)介等接待所需資料，并提前 10 分鐘調(diào)試好接待室的室內(nèi)空氣溫度，如室內(nèi)有異味應(yīng)提前半個(gè)小時(shí)進(jìn)行氣味處理。C客人到達(dá)前5 分鐘通知公司相關(guān)接待人員到正門口迎接。D前臺(tái)工作人員提前 10 分鐘將走廊及公司門廳的照明燈全部打開，并檢查該區(qū)

4、域衛(wèi)生環(huán)境，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提醒保潔員處理。名稱編制xx 有限公司程序文件參觀交流接待工作程序更改審核批準(zhǔn)編號(hào)版本楊霞XMWY7.5.1-Z01B/1第2頁共 4生效期2019 年 06 月頁01 日E前臺(tái)工作人員和保潔員提前 15 分鐘將會(huì)議接待所需的名牌、果盤、茶點(diǎn)、煙灰缸等物品擺放整齊， 同時(shí)接待負(fù)責(zé)人應(yīng)到接待室檢查現(xiàn)場(chǎng)布置情況， 特別應(yīng)重點(diǎn)檢查主、客位的名牌位置及擺放順序。F后勤司機(jī)接送參觀人員時(shí)，應(yīng)主動(dòng)上前為客人開啟車門，示意客人“請(qǐng)”；若到訪客人自備車輛，則由后勤司機(jī)安排客人的車輛按指定位置停放，車輛停放后，前臺(tái)工作人員應(yīng)熱情安排客人司機(jī)在大廳接待處歇息并備好茶水。G接待完畢后，由現(xiàn)場(chǎng)

5、最高負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員送參觀人員至離開公司。5.4.1.2二級(jí)接待A前臺(tái)人員提前10 分鐘將門廳照明燈打開，來訪客人到達(dá)公司大堂時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知接待人員到大堂迎接客人。B總經(jīng)理辦公室相關(guān)負(fù)責(zé)人員提前 15 分鐘將電腦設(shè)備安裝并調(diào)試好，準(zhǔn)備所需資料（宣傳手冊(cè)等）。C前臺(tái)工作人員及保潔員提前20 分鐘將會(huì)議所需名牌、果盤擺放整齊。D相關(guān)部門接待負(fù)責(zé)人按指定的接待路線帶領(lǐng)客人參觀；接待結(jié)束后，接待人應(yīng)將客人送至正門離開。5.4.1.3 三級(jí)接待A客人到達(dá)公司大堂，前臺(tái)人員應(yīng)禮貌地詢問客人的要求，讓客人在接待大廳歇息等待，并及時(shí)通知接待人員。如屬簡(jiǎn)單業(yè)務(wù)交談，接待人員可到洽談室接待，一般不得將客人帶入辦公

6、區(qū)，以免影響其他人辦公。B 客人需要參觀公司辦公區(qū)的， 在不妨礙其他人員辦公的情況下， 由接待人員負(fù)責(zé)安排參觀。C 接待結(jié)束后，接待人應(yīng)指引客人自正門離開。5.4.1.4 重要招標(biāo)項(xiàng)目招標(biāo)方現(xiàn)場(chǎng)考察接待A 接待實(shí)施按 5.4.1.1 程序及要求進(jìn)行。B總經(jīng)理辦公室接到品質(zhì)管理部重要招標(biāo)項(xiàng)目招標(biāo)方現(xiàn)場(chǎng)考察信息后，應(yīng)提前半天以上通知辦公室全體人員，提出相關(guān) BI 要求及注意事項(xiàng)。C 若考察人員詢問不參加項(xiàng)目投標(biāo)或參與接待人員有關(guān)公司問題，被詢問人員應(yīng)禮貌大方，對(duì)基本的簡(jiǎn)單的問題可作簡(jiǎn)潔的回答，對(duì)把握不準(zhǔn)、理解不透或涉及公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營方針、人事變動(dòng)、薪酬標(biāo)準(zhǔn)等問題可委婉不予正面回答或請(qǐng)客人詢問總

7、經(jīng)理辦公室或品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)人。5.4.2 接待地點(diǎn)在物業(yè)服務(wù)中心的由接待部門參照此實(shí)施程序。5.4.2.1 總辦接待負(fù)責(zé)人接到來電、來函、上門要求參觀時(shí)，應(yīng)了解參觀小區(qū)名稱、人數(shù)、參觀時(shí)間、路線、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等，根據(jù)來訪人員的職位、重要性確定參觀級(jí)別，確定是否予以安排參觀。如接待需填寫參觀接待登記表以郵件 /電話形式至少提前一個(gè)工作日通知相關(guān)物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人。5.4.2.2 物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)制定參觀路線和參觀介紹詞，并報(bào)總經(jīng)理辦公室備案。物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)對(duì)參觀接待負(fù)責(zé)人或臨時(shí)負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn)， 熟悉小區(qū)的基本情況和物業(yè)管理基本知識(shí)。各物業(yè)服務(wù)中心參觀接待需涵蓋以下內(nèi)容：xx 有限公司程序文件編

8、號(hào)XMWY7.5.1-Z01名稱參觀交流接待工作程序版本B/1第3頁共 4 頁編制更改審核批準(zhǔn)楊霞生效期2019 年 06 月 01 日A門崗禮儀：一、二級(jí)接待須安排安全員引導(dǎo)車輛停靠或進(jìn)入預(yù)留停車位；對(duì)于一級(jí)接待，物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人須在辦公室門崗前等候迎接；對(duì)于二級(jí)接待，物業(yè)服務(wù)中心須安排禮儀人員迎接并引導(dǎo)客人進(jìn)入辦公室或指定地方。B車輛指引：提前30 分鐘知會(huì)出入崗人員公司接待車或客人自帶車車牌號(hào)；提前30 分鐘知會(huì)車場(chǎng)崗人員預(yù)留停車位。C陪同人員：物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人須參加陪同一級(jí)接待；物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人或經(jīng)理助理參加陪同二級(jí)接待；三級(jí)接待由物業(yè)服務(wù)中心相關(guān)人員接待。D參觀路線： 物業(yè)服務(wù)

9、中心應(yīng)制定參觀路線和參觀介紹詞，并報(bào)總經(jīng)理辦公室備案。物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)對(duì)參觀接待負(fù)責(zé)人或臨時(shí)負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn)，熟悉小區(qū)的基本情況和物業(yè)管理基本知識(shí)。E會(huì)務(wù)準(zhǔn)備：包括清潔衛(wèi)生、照明燈、空調(diào)、多媒體的開啟、歡迎標(biāo)識(shí)及名牌的制作、茶水及水果的提供、匯報(bào)資料的準(zhǔn)備、照相器材、音響及人員的安排。5.4.3.1 若客人參觀設(shè)備房，應(yīng)提前為參觀人員提供安全帽等安全防護(hù)用品，全程須安排專業(yè)人員進(jìn)行講解介紹。5.4.4 接待地點(diǎn)在集團(tuán)總部或區(qū)域兄弟公司，按總部及建筑研究中心或區(qū)域兄弟公司參觀接待操作規(guī)范接待程序或標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行， 需有特別要求的， 總經(jīng)理辦公室應(yīng)提前半天以上知會(huì)集團(tuán)總部或區(qū)域兄弟公司。5.5 接待標(biāo)準(zhǔn)接待

10、級(jí)別接待地參加人員后勤物資會(huì)務(wù)服務(wù)一級(jí)二級(jí)公司物業(yè)服務(wù)中心公司物業(yè)服務(wù)中心公司總經(jīng)理、職能部門經(jīng)理全體公司總經(jīng)理、相關(guān)職能部門經(jīng)理、物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人公司總經(jīng)理、相關(guān)職能部門經(jīng)理和其他指定人員公司總經(jīng)理、相關(guān)職能部門經(jīng)理、物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人、經(jīng)理助理和其他指定人員物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人桌上銘牌歡迎標(biāo)識(shí)水果、茶點(diǎn)（標(biāo)準(zhǔn)：20 元 /人）桌上銘牌水果、茶點(diǎn)（標(biāo)準(zhǔn)：1015 元/人1 次/15 分鐘1 次/30 分鐘三級(jí)相關(guān)人員茶水不定時(shí)5.6 對(duì)外參觀交流5.6.1 公司層面對(duì)外參觀交流活動(dòng)由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織進(jìn)行。5.6.2 各部門根據(jù)需要自行組織的對(duì)外參觀交流，在報(bào)總經(jīng)理辦公室備案后，由本部門組

11、織進(jìn)行，必要時(shí)由總經(jīng)理辦公室提供協(xié)助。5.6.3 公司及各部門在參觀交流活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)須填寫 對(duì)外參觀交流活動(dòng)反饋表 , 提交總經(jīng)理辦公室備案。5.6.4 在對(duì)外交流參觀時(shí)，公司參加人員應(yīng)嚴(yán)格按照公司 BI 要求規(guī)范著裝及語言，如有其他方面要求由組織者在組織策劃方案中應(yīng)作詳細(xì)的規(guī)定。名稱編制xx 有限公司程序文件參觀交流接待工作程序更改審核批準(zhǔn)編號(hào)版本楊霞XMWY7.5.1-Z01B/1第4頁共 4生效期2019 年 06 月頁01 日5.7. 工作交流接待流程5.7.1. 工作交流安排部門包括集團(tuán)各部門和系統(tǒng)內(nèi)各兄弟公司、住宅局、其他公司等。集團(tuán)系統(tǒng)和住宅局安排的交流一般應(yīng)予以安排， 其他

12、房地產(chǎn)公司和物業(yè)公司提出工作交流要求時(shí)，原則上不安排， 但可根據(jù)其對(duì)公司是否有影響和未來是否有聯(lián)系等情況酌情考慮是否接待。5.7.1.1 總辦負(fù)責(zé)接待人員接到來電、來函、上門要求進(jìn)行工作交流時(shí)，應(yīng)了解工作交流內(nèi)容、交流部門名稱、人數(shù)、時(shí)間、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等，確定是否予以安排交流。5.7.1.2 填寫工作交流 /實(shí)習(xí)安排表，發(fā)郵件至接待物業(yè)服務(wù)中心，通知其作好接待準(zhǔn)備，同時(shí)抄送要求工作交流部門或公司。5.7.1.3 物業(yè)服務(wù)中心接待負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作交流內(nèi)容，確定各崗位引導(dǎo)人。正式交流開始前，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)先向交流人員介紹小區(qū)總體管理情況，接待負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督和控制交流過程，各崗位引導(dǎo)人對(duì)交流人員進(jìn)行具體內(nèi)