供應(yīng)商審核的要點(diǎn)及其方法

1、供應(yīng)商審核的要點(diǎn)及其方法有經(jīng)驗(yàn)的審核員是在與客戶接觸的那一刻，就進(jìn)入了審核狀態(tài) .比如：去機(jī)場或火車站接你的司機(jī)，就是你的信息來源，聊天是最好 的審核方式。企業(yè)的生意好壞、工人招聘的難度、管理層的變動等， 司機(jī)天天接來送往，本身就是個(gè)情報(bào)站，從他們嘴里可以了解企業(yè)的 經(jīng)營狀態(tài).如果去接你的人還有供應(yīng)商對口部門的人（如質(zhì)量部）， 在車上聊公司的經(jīng)營狀況，一是可以打破一路的沉悶，二是可以拉近 雙方的距離.我曾經(jīng)說過：“車上和飯桌上，是審核開始的第一現(xiàn)場，客戶的經(jīng)營 狀況與管理行為關(guān)系密切。業(yè)績好的時(shí)候會掩蓋一些問題 ，而業(yè)績差 的時(shí)候暴露出來的問題會很多。”1審核前準(zhǔn)備在審核前最好向?qū)Ψ教峁徍擞?jì)

2、劃（但與前面提到的審核計(jì)劃不是一 回事，這是指對某個(gè)供應(yīng)商的審核安排）,讓供應(yīng)商安排好相應(yīng)的人， 做好審核現(xiàn)場的接待工作.在審核計(jì)劃中主要包含的信息有：時(shí)間、 部門、關(guān)注的活動、相關(guān)人員等。2首次會議一般來講在審核計(jì)劃中，都會有“首次會議”的要求。我認(rèn)為首次會議意義重大，因?yàn)閰⒓诱甙ü?yīng)商的管理層、 各個(gè)部 門的負(fù)責(zé)人、現(xiàn)場協(xié)助引導(dǎo)人員等.它是審核組（員）與供應(yīng)商關(guān)于本 次審核目的、方式、安排的重要溝通活動。我建議在審核計(jì)劃中一定要標(biāo)明被審核方的總經(jīng)理要出席 ，如果有事 請要提前告知審核組。我發(fā)現(xiàn)由于許多審核員沒有做過管理工作，或只做過基層管理者，他 們沒有與總經(jīng)理打交道的經(jīng)驗(yàn)，遇到后心里發(fā)

3、怵。當(dāng)對方提到總經(jīng)理 有事參加不了首次會議時(shí)，自己往往如釋重負(fù).殊不知質(zhì)量管理屬于 經(jīng)營戰(zhàn)略，是老板的事，而不是部門經(jīng)理的事情.中國引進(jìn)ISO9001差不多有20年，但為什么大多數(shù)企業(yè)沒有理解這 個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的精髓？我認(rèn)為主要是審核員的切入點(diǎn)讓老板們有一個(gè)錯(cuò)覺 ：ISO9001就是為 了拿到一張證書，而非提高管理效率的工具。記得有一年我在東莞的 一家食品企業(yè)審核，這家企業(yè)已經(jīng)在同行業(yè)中 銷量排名第二。老板家 住深圳，每天到公司的時(shí)間基本上是10點(diǎn)以后。我在寫審核計(jì)劃時(shí)，要求總經(jīng)理參加 首次會議.老板的秘書告訴我， 以前老板從不出席這樣的 首次會議，這次是否必須要參加？我告訴 她：“老板如果確實(shí)有其他

4、重要的事情參加不了，請他寫 請假條?！?這次審核非常成功.因?yàn)樵谑状螘h上，老板聽我介紹了本次 審核的目的、方式，以及我 對審核過的企業(yè)的一般性分析后，這位老板第一句話就是：“以前為 什么不通知我參加這樣的會？”在質(zhì)量體系推動方面，老板的權(quán)重最大，我用數(shù)字比喻為占50%以上. 因此，審核員一定要利用各種機(jī)會讓老板知道質(zhì)量、 食品安全管理體系的推動是他的事情，不是情誼贊助，而是身體力行參與落地。會議內(nèi)容首次會議的時(shí)間控制在30分鐘左右，主角應(yīng)該是審核組（員）而非供 應(yīng)商。一般來講先由審核組（員）來介紹，審核人員的名字、審核安排、目的等。然后才是供應(yīng)商介紹各個(gè)部門負(fù)責(zé)人和公司基本情況 .3現(xiàn)場參觀

5、首次會議結(jié)束，要有一個(gè)現(xiàn)場參觀，這個(gè)安排對整個(gè)審核的成功也是 非常重要的.1現(xiàn)場參觀的兩個(gè)目的目的1:管理細(xì)節(jié)我一般安排的時(shí)間是1個(gè)小時(shí)甚至更長的時(shí)間，它的目的是對被審核現(xiàn)場有一個(gè)大致的了解。我在首次會議上常常開玩笑地對老板說：“現(xiàn)場參觀完，審核就可以結(jié)束了?！币?yàn)槲疫x擇的地方都是老板很少光顧的，如門衛(wèi)、倉庫、污水站、垃圾房、維修間等，當(dāng)看到這些現(xiàn)場的人員，工作狀態(tài)非常松懈的話，那生產(chǎn)車間管理的再好，我也給整體得分打個(gè)大折.管理的細(xì)節(jié)不是在生產(chǎn)產(chǎn)品的車間，而是在門衛(wèi)、倉庫、維修間、鍋 爐房、污水站等這些地方。它們似乎與產(chǎn)品離著很遠(yuǎn)，但管理活動的要求應(yīng)該是一樣的, 想想看行政經(jīng)理的工資會比生產(chǎn)經(jīng)

6、理或質(zhì)量經(jīng)理的工資低嗎? 如果不低，那對管理能力的要求就應(yīng)該是一樣的。如果行政經(jīng)理、工 程經(jīng)理與生產(chǎn)經(jīng)理的能力一樣，而車間外的地方管理的一塌糊涂， 那 你看到的生產(chǎn)車間內(nèi)的管理狀況，可能就是他們特意為你準(zhǔn)備的。莊子在回答東郭子關(guān)于道的問題時(shí)，用“每下愈況”來解釋道無所不 在。如何判斷豬的肥瘦，有經(jīng)驗(yàn)的屠夫是從豬腳向上摸。如果豬腳肥，那么豬就肥。有經(jīng)驗(yàn)的審核員也是通過管理的細(xì)節(jié)，來判斷供應(yīng)商的管理水平和能 力的。目的2:設(shè)計(jì)的優(yōu)劣另外由于食品安全與工程設(shè)計(jì)有極大的關(guān)系，它能夠體現(xiàn)一家企業(yè)對 食品安全設(shè)計(jì)的理解，所以現(xiàn)場參觀的另外一個(gè)目的就是看看圍墻、 門窗、屋脊、道路、草坪、布局等，是否符合 G

7、M凄求。在倉庫參觀的時(shí)候，可以看看到貨和發(fā)貨的情況，在庫房內(nèi)可以找一 個(gè)1周左右的產(chǎn)品做追溯演練.在現(xiàn)場走一圈也可以順便檢查了蟲害 管理設(shè)施。當(dāng)由多人組成的審核小組時(shí)，現(xiàn)場參觀是唯一一次審核組 對某一管理活動，發(fā)表各自意見的機(jī)會。這對統(tǒng)一審核思路、理清審 核重點(diǎn)、做追溯信息的準(zhǔn)備都有很大幫助。2現(xiàn)場參觀前的準(zhǔn)備現(xiàn)場參觀前要讓供應(yīng)商提供四張圖：1、工廠布局圖2、蟲害布局圖3、監(jiān)控設(shè)施布局圖4、倉庫貨物布局 圖對這四張圖的要求，可以寫在審核計(jì)劃中?，F(xiàn)場參觀后，小組可以進(jìn)行10-15分鐘的討論，確定審核重點(diǎn)和現(xiàn)場 取樣方式.4供應(yīng)商檢查表的設(shè)計(jì)為了提醒審核員在參觀時(shí)注意的事項(xiàng)，在供應(yīng)商檢查表中對現(xiàn)場

8、 參觀的內(nèi)容可以進(jìn)行如下描述：1 .大門（人、物）出入登記管理：姓名、聯(lián)絡(luò)方式、車號；2 .監(jiān)視探頭布局：關(guān)鍵區(qū)域（露天存放成品/原料、大門、成品庫門、 原料庫門）；3 .廠區(qū)道路、草坪；4 .污水站、垃圾站、配電站、鍋爐房、維修車間；5。蟲害控制：鼠站完好、誘餌缺失；6 .原料庫：蟲害管理、標(biāo)識、燈、門、窗、溫濕度、電線（無私拉）、 遮光、禁用區(qū)；7 .冷庫：溫度記錄方式（手工、自動）；8。成品庫：盡可能選擇一周左右生產(chǎn)的已放行產(chǎn)品，記錄產(chǎn)品名稱、 規(guī)格、班次、批號、產(chǎn)品代號，物料管理用電子化（ERR還是手工；9 生產(chǎn)線（最好走參觀走廊）：更衣室/更衣柜、衛(wèi)生間、洗手設(shè)施.5審核小組的分工如

9、果審核小組由三人及以上組成，可以分為 A、B、C三組.A組A組的審核地點(diǎn)在辦公室，主要負(fù)責(zé)產(chǎn)品追溯，以檢查記錄和文件為 主，如：1。入庫報(bào)告：產(chǎn)量、批號；2。生產(chǎn)報(bào)告：產(chǎn)量、批號；3. 本批號成品檢驗(yàn)報(bào)告：理化、微生物，化驗(yàn)人員名字、化驗(yàn)人員資質(zhì)、 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、檢測方法/規(guī)范、取樣計(jì)劃、留樣記錄；4.過程檢驗(yàn)記錄： CCR重量記錄、指標(biāo)（質(zhì)量）、異常報(bào)告、衛(wèi)生記錄、設(shè)備清洗記錄、 環(huán)境監(jiān)控記錄、生產(chǎn)用水（冰）檢驗(yàn)記錄；5.員工記錄：抽取當(dāng)班 1015煙員的健康證，并檢查當(dāng)班執(zhí)行清潔、CCF作人員的培訓(xùn)記錄;6.本批號成品所使用原料檢驗(yàn)報(bào)告：原料種類、放行報(bào)告、各 個(gè)原料檢驗(yàn)記錄、化驗(yàn)人員名字、化

10、驗(yàn)人員資質(zhì)、原料標(biāo)準(zhǔn)、檢測方 法/規(guī)范、取樣記錄；7設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄。注：A組只關(guān)注于追溯產(chǎn)品相關(guān)的所有信息，即已經(jīng)發(fā)生過的管理活 動。A組的審核路徑為:1）在成品庫中選擇已放行的產(chǎn)品，對外包裝箱 進(jìn)行照相，記錄批號和數(shù)量.2 ）將成品帶回辦公室讓供應(yīng)商提供與此 批號產(chǎn)品相關(guān)的所有信息。（見上）。B組B組負(fù)責(zé)文件審核，文件主要包括程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和報(bào)告， 如:1.HACCPT戈IJ:小組、產(chǎn)品描述、預(yù)期用途、流程圖、流程圖確認(rèn)、危害分析、CCP/OPR控制措施；2. PRP目錄;3.投訴管理;4.內(nèi)審；5。管理評審；6。培訓(xùn)管理；7。設(shè)備維修、保養(yǎng)（包括安保設(shè)施）；8.不合格品控制；9。

11、糾正預(yù)防措施； 10。設(shè)備儀器校驗(yàn)（包括生產(chǎn)線、實(shí)驗(yàn)室）;11.源頭（供應(yīng)商）管理;12, 蟲害管理（合同、檢查記錄、分析報(bào)告）；13.社會責(zé)任；14.產(chǎn)品防 護(hù);15。應(yīng)急管理（停電、火災(zāi)對產(chǎn)品的影響）；16。召回演練.C組 C組主要負(fù)責(zé)生產(chǎn)現(xiàn)場操作行為，包括生產(chǎn)車間、庫房和實(shí)驗(yàn)室，如:1. 現(xiàn)場衛(wèi)生；2。周（月）GMP/5s僉查記錄；3?，F(xiàn)場操作文件（SOP 管理；4。記錄管理（CCP OPRP清潔、重量、質(zhì)量、蟲害、維修、 異物）；5.標(biāo)識管理：化學(xué)品、半成品、原料、成品；6。人員培訓(xùn)（關(guān) 鍵崗位+一般崗位）；7。設(shè)施、設(shè)備衛(wèi)生設(shè)計(jì);8。交叉污染防護(hù)、潤 滑油等級；9.原料/成品倉庫衛(wèi)生

12、；10.物品標(biāo)識；11。FIFO （先入先 出）；12?；瘜W(xué)品庫；13。實(shí)驗(yàn)室：安全裝置（噴淋、洗眼器）、通風(fēng) 櫥、化學(xué)品臺賬、強(qiáng)酸（堿）存放、試劑標(biāo)識（名稱、日期 ）、檢測 儀器內(nèi)部校驗(yàn)計(jì)劃、檢測方法管理、檢測結(jié)果管理（簽字 +日期）、 檢測記錄管理、檢測人員資質(zhì)、微生物實(shí)驗(yàn)室 （培養(yǎng)基+消毒+空白試 驗(yàn)+培養(yǎng)箱溫度校驗(yàn)）.6審核過程中的配合在審核過程中，需要三組進(jìn)行信息傳遞，如：1A組需要將部分信息傳 遞給B組（體系文件）可追溯信息的完整性與召回報(bào)告（證據(jù)對比） 成品、原料檢驗(yàn)方法管理檢驗(yàn)人員資質(zhì)管理 產(chǎn)品、原料技術(shù)規(guī)范管 理一記錄管理（CCP清潔、產(chǎn)品檢驗(yàn)、原料檢驗(yàn)） 環(huán)境監(jiān)控計(jì)劃- 糾

13、正預(yù)防措施設(shè)備維修、保養(yǎng)計(jì)劃2c組需要將部分信息傳遞給B組 （現(xiàn)場評估）-本批號成品所有原料是否有 拒用？原料倉庫的FIFO （先進(jìn)先出）臺賬與批號是否符合情況？標(biāo)識管理（批號、數(shù)量、入庫日期 狀態(tài)管理（待檢、放行、拒用、銷毀） 6審核原則這樣的審核安排基于以下幾個(gè)原則 1。所有管理活動已經(jīng)發(fā)生；2.所有管理活動需要符合規(guī)范要求；3所有管理活動的信息不得缺失；4.通過已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的產(chǎn)品，連接起人、機(jī)、料、法、環(huán)的所有管理信息。7審核流程和重點(diǎn)質(zhì)量管理體系（包括食品安全管理體系）所管理的活動，可以通過一個(gè)已經(jīng)生產(chǎn)出來的產(chǎn)品進(jìn)行追溯 （如下圖）.在倉庫中剛剛生產(chǎn)1周左 右的產(chǎn)品，可能還沒有到消費(fèi)者手中

14、，或者即使到了消費(fèi)者手中，還 沒有發(fā)生（或沒有得到）投訴報(bào)告。因此對投訴管理的驗(yàn)證，需要用 更早批次的產(chǎn)品進(jìn)行。1A組審核員 的審核流程與重點(diǎn)A組審核員在現(xiàn)場參觀時(shí)，已經(jīng)用相機(jī)拍攝了追溯 產(chǎn)品的“品名、規(guī)格、生產(chǎn)批號”等信息（在包裝箱外側(cè)就有這些信 息）.回到辦公室，向供應(yīng)商提出要求，提供與這個(gè)產(chǎn)品相關(guān)的信息（見供應(yīng)商管理（7）供應(yīng)商現(xiàn)場審核（中）。建議A組審核員將與這個(gè)批次產(chǎn)品相關(guān)的所有信息按照生產(chǎn)流程順序，讓客戶放置在桌子上。2, B組審核員的審核流程與重點(diǎn) A組審核員在對信息的完整性進(jìn)行 確認(rèn)時(shí),B組審核員要求客戶提供與產(chǎn)品記錄或報(bào)告相關(guān)的管理依 據(jù)。邏輯是：找產(chǎn)品一找記錄 一 找依據(jù)

15、一 找疏漏 一 找問題 -找風(fēng)險(xiǎn)相對來講對B組審核員能力的要求要高一些，他（她）還要對幾個(gè)非常重要的報(bào)告進(jìn)行確認(rèn)和驗(yàn)證：1管理評審報(bào)告如果在ISO9001 （2000版）中，選出哪個(gè)條款最重要 的話，那我就選“管理評審"。先看一看參加管理評審的都是哪些人 ？ 最高管理者、各個(gè)部門的一把手。再看一看都討論哪些問題？方針、 目標(biāo)、未來方向。最后想一想管理評審輸出是什么？分責(zé)任、 分任務(wù)、 分錢。凡是與分錢相關(guān)的事，就是企業(yè)最大的事。有人可能說不對，分責(zé)任、 分任務(wù)、定目標(biāo)應(yīng)該是最大的事。但這些事的前提是，巧婦難為無米 之炊，沒錢干個(gè)屁事。所以當(dāng)我看管理評審報(bào)告時(shí)，我先看看總經(jīng)理是否出席，

16、然后看各位 部門總監(jiān)都說了些什么問題，最后就是行動計(jì)劃是否有預(yù)算。有些企業(yè)看我打的分非常低，有些不服氣，我告訴他（她）:凡是將管 理評審作為認(rèn)證活動而非經(jīng)營活動的企業(yè)，它所運(yùn)行的管理體系本身 就會給經(jīng)營帶來巨大風(fēng)險(xiǎn).就如同一個(gè)國家的人大會議，成為一出鬧劇時(shí)，這個(gè)國家一定處于極 大的風(fēng)險(xiǎn)之中.因此，幾頁紙的管理評審報(bào)告，已經(jīng)代表了這家企業(yè)的質(zhì)量、 食品安 全管理體系的策劃、運(yùn)行、檢查、改進(jìn)的水平了 ?？垂芾碓u審報(bào)告不要只看當(dāng)年的，一定要看過去三年的報(bào)告。做縱向 比較，看這家供應(yīng)商管理體系的發(fā)展歷程和轉(zhuǎn)折。2內(nèi)審報(bào)告內(nèi)審報(bào)告是管理評審報(bào)告的部分輸入。但目前許多企業(yè)內(nèi)審流于形式，審核員仍然處在“手中

17、有劍，心中無 劍”的水平。為管理層提供的報(bào)告，只是糾纏于某一個(gè)操作行為 ，而 非對系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，這顯然是管理層不感興趣的問題。如何改變這樣的局面？可以在組織設(shè)計(jì)中進(jìn)行策劃，讓各個(gè)部門的總 監(jiān)成為內(nèi)審員。每次審核的時(shí)候，由總監(jiān)擔(dān)任各個(gè)審核組的組長。在審核中試圖拋開檢查表，到一個(gè)業(yè)務(wù)部門可以從這幾個(gè)問題問起。?為什么需要這個(gè)部門？?為什么需要這個(gè)崗位？?這個(gè)部門的主要業(yè)務(wù)流程是什么？?這個(gè)部門或崗位的主要責(zé)任是什么？?影響到你部門工作效率的原因是什么？?你與其他部門發(fā)生的主要沖突是什么？?你如何解決沖突并開始有實(shí)施計(jì)劃？當(dāng)你將這些問題告訴總經(jīng)理時(shí)，我猜想他會樂瘋了。因?yàn)檫@是他的痛 點(diǎn)，是他天天睡不著覺的問題，如果你幫他想到了發(fā)現(xiàn)問題和解決問 題的方法，你還愁他不給你提職、漲工資嗎？3其他重要的管理程序？ HACC鐘劃？ PRP目錄？蟲害管理程 序？放行管理程序?不合格管理程序？糾正預(yù)防管理程序 ?投訴管理程序?追溯管理程序?召回管理程序?危機(jī)管理程序？實(shí)驗(yàn)室管理程序？員工培訓(xùn)管理程序B組審核員在看以上（不僅僅限于以上）管理程序時(shí) ,需要提醒C組 的審核員，協(xié)助在現(xiàn)場提供證據(jù).3c組審核員的審核流程與重點(diǎn)在現(xiàn)場執(zhí)行審核的C組審核員，主要是 觀察現(xiàn)場的操作行為。因?yàn)闊o論你文件寫的好壞，最重要的是 現(xiàn)場表現(xiàn)如何.現(xiàn)場執(zhí)行審核 的人，只要記住五個(gè)字，就基本上不會抓瞎。人：