會(huì)務(wù)的組織和管理實(shí)用教案

1、 會(huì)議的組織(zzh)和管理 目錄一、會(huì)前準(zhǔn)備一、會(huì)前準(zhǔn)備二、會(huì)務(wù)實(shí)施二、會(huì)務(wù)實(shí)施三、會(huì)后總結(jié)和決算三、會(huì)后總結(jié)和決算(ju sun)四、中小型會(huì)議的會(huì)務(wù)管理四、中小型會(huì)議的會(huì)務(wù)管理目錄目錄(ml(ml)第1頁(yè)/共50頁(yè)第一頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織(zzh)和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 目錄會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備(zhnbi) 策劃案的內(nèi)容策劃案的內(nèi)容 Team Team小組小組 會(huì)場(chǎng)勘察會(huì)場(chǎng)勘察 起草協(xié)議起草協(xié)議 會(huì)務(wù)分工會(huì)務(wù)分工 制定制定(zhdng)(zhdng)會(huì)議費(fèi)預(yù)算會(huì)議費(fèi)預(yù)算第2頁(yè)/共50頁(yè)第二頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織(zzh)和管理 目錄v匯款 ; v 物資備齊v與賓館簽協(xié)議; v起草預(yù)

2、算并通過v策劃案定稿;v會(huì)務(wù)組成立; v會(huì)場(chǎng)勘察v策劃案起草 ;v 成立會(huì)議TEAM; v會(huì)務(wù)準(zhǔn)備開始第3頁(yè)/共50頁(yè)第三頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織和管理(gunl) 會(huì)前準(zhǔn)備 - 策劃案的內(nèi)容目的、主題、時(shí)間、參會(huì)人員（類型、人目的、主題、時(shí)間、參會(huì)人員（類型、人數(shù)）、地點(diǎn)、會(huì)議日程、議程數(shù)）、地點(diǎn)、會(huì)議日程、議程(ychng)、人員、人員分工、分工、各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人、各項(xiàng)活動(dòng)的推進(jìn)時(shí)間等各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人、各項(xiàng)活動(dòng)的推進(jìn)時(shí)間等會(huì)務(wù)工作是圍繞會(huì)議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的。會(huì)務(wù)工作是圍繞會(huì)議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的。策劃案的內(nèi)容策劃案的內(nèi)容(nirng)第4頁(yè)/共50頁(yè)第四頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織(zzh)和

3、管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 策劃案的內(nèi)容案例案例(n l)(n l)：9999年代年代理會(huì)及理會(huì)及聯(lián)歡會(huì)策劃實(shí)施案聯(lián)歡會(huì)策劃實(shí)施案第5頁(yè)/共50頁(yè)第五頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議(huy)的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 成立TEAM組TEAM組組負(fù)負(fù) 責(zé)責(zé) 人人職職 責(zé)責(zé)總總 指指 揮揮整整 個(gè)個(gè) 活活 動(dòng)動(dòng) 的的 總總 負(fù)負(fù) 責(zé)責(zé) 、 總總 協(xié)協(xié) 調(diào)調(diào)副副 總總 指指 揮揮協(xié)協(xié) 助助 總總 指指 揮揮 ， 負(fù)負(fù) 責(zé)責(zé) 常常 務(wù)務(wù) 工工 作作策策 劃劃 組組會(huì)會(huì) 議議 形形 式式 、 發(fā)發(fā) 獎(jiǎng)獎(jiǎng) 形形 式式 、 布布 展展 、 A V、 獎(jiǎng)獎(jiǎng) 品品 禮禮 品品 定定制制 、 條條 幅幅 內(nèi)內(nèi) 容容 、 制制 作作

4、 、 娛娛 樂樂 活活 動(dòng)動(dòng) 策策 劃劃 會(huì)會(huì) 務(wù)務(wù) 組組負(fù)負(fù) 責(zé)責(zé) 參參 會(huì)會(huì) 代代 表表 的的 吃吃 、 住住 、 行行 、 接接 送送 站站 等等 ， 以以 及及 相相關(guān)關(guān) 物物 資資 、 資資 料料 的的 準(zhǔn)準(zhǔn) 備備 ， 費(fèi)費(fèi) 用用 的的 預(yù)預(yù) 算算 、 決決 算算 等等秘秘 書書 組組會(huì)會(huì) 議議 內(nèi)內(nèi) 容容 的的 策策 劃劃 、 發(fā)發(fā) 言言 稿稿 的的 跟跟 蹤蹤 、 PPT制制 作作 、會(huì)會(huì) 議議 資資 料料 的的 整整 理理 、 匯匯 編編第6頁(yè)/共50頁(yè)第六頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織(zzh)和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 策劃案的內(nèi)容會(huì)務(wù)工作要保證策劃案會(huì)務(wù)工作要保證策劃案 的順利實(shí)現(xiàn)

5、的順利實(shí)現(xiàn) 會(huì)會(huì)務(wù)工作五個(gè)意識(shí)：務(wù)工作五個(gè)意識(shí)： 全局意識(shí)、全局意識(shí)、 客戶客戶(k h)(k h)意識(shí)意識(shí) 補(bǔ)臺(tái)意識(shí)、補(bǔ)臺(tái)意識(shí)、 奉獻(xiàn)意識(shí)奉獻(xiàn)意識(shí) 創(chuàng)新意識(shí)創(chuàng)新意識(shí)第7頁(yè)/共50頁(yè)第七頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備(zhnbi) - 會(huì)場(chǎng)勘察會(huì)場(chǎng)(huchng)勘察會(huì)場(chǎng)會(huì)場(chǎng)(huchng)院勘察俗稱院勘察俗稱“踩點(diǎn)踩點(diǎn)”是會(huì)前必須要做是會(huì)前必須要做的基礎(chǔ)性工作的基礎(chǔ)性工作第8頁(yè)/共50頁(yè)第八頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織(zzh)和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)場(chǎng)勘察勘察(knch)原則：會(huì)務(wù)工作為會(huì)議內(nèi)容服務(wù)以策劃案為依據(jù)，方便操 作、節(jié)約資金，保證會(huì)議 順利進(jìn)行第9頁(yè)/共50頁(yè)第九頁(yè)，共

6、51頁(yè)。 注意(zh y) 事項(xiàng) 會(huì)議(huy)的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)場(chǎng)勘察 會(huì)場(chǎng)(huchng)方面賓館的軟硬件第10頁(yè)/共50頁(yè)第十頁(yè)，共51頁(yè)。 注意(zh y) 事項(xiàng) 會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備(zhnbi) - 會(huì)場(chǎng)勘察 餐飲(cn yn)方面租車問題價(jià)格問題第11頁(yè)/共50頁(yè)第十一頁(yè)，共51頁(yè)。起草協(xié)起草協(xié)議議(xiy)的內(nèi)容的內(nèi)容和注意和注意事項(xiàng)事項(xiàng) 會(huì)議的組織(zzh)和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議 協(xié)議是會(huì)務(wù)組與協(xié)議是會(huì)務(wù)組與賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo)賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo)準(zhǔn)，要細(xì)致準(zhǔn)，要細(xì)致(xzh)、全、全面、面、對(duì)等、無漏洞。對(duì)等、無漏洞。第12頁(yè)/共50頁(yè)第十二頁(yè)，共51

7、頁(yè)。 會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備(zhnbi) - 起草協(xié)議 1、 會(huì)議(huy)日期2、 住房標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用3、 場(chǎng)地安排及費(fèi)用內(nèi)容內(nèi)容(nirng)涉及涉及第13頁(yè)/共50頁(yè)第十三頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織(zzh)和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議 4、 餐飲及費(fèi)用5、 甲方對(duì)乙方的規(guī)定(gudng)6、 乙方對(duì)甲方的規(guī)定(gudng)7、 結(jié)算等內(nèi)容內(nèi)容(nirng)涉及涉及第14頁(yè)/共50頁(yè)第十四頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 - - 起草起草(q co)(q co)協(xié)議協(xié)議 會(huì)議(huy)的組織和管理 案例：案例：20002000與成都銀河與成都銀河(ynh)(ynh) 王朝酒店的協(xié)議王

8、朝酒店的協(xié)議第15頁(yè)/共50頁(yè)第十五頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備(zhnbi) - 會(huì)務(wù)組的分工人員分人員分工工負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)人人會(huì)會(huì) 前前會(huì)會(huì) 中中會(huì)會(huì) 后后總負(fù)責(zé)總負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)總協(xié)調(diào)、考察、會(huì)務(wù)總協(xié)調(diào)、考察、簽約、預(yù)算、組織等簽約、預(yù)算、組織等 內(nèi)外溝通、協(xié)調(diào)、處理突內(nèi)外溝通、協(xié)調(diào)、處理突發(fā)事件發(fā)事件結(jié)算、善后、結(jié)算、善后、總結(jié)總結(jié)物資組物資組采 購(gòu) 會(huì) 議 物 品 、 印采 購(gòu) 會(huì) 議 物 品 、 印刷、制作、落實(shí)設(shè)備刷、制作、落實(shí)設(shè)備分發(fā)物資、采購(gòu)會(huì)中物品分發(fā)物資、采購(gòu)會(huì)中物品食品、保證設(shè)備到位食品、保證設(shè)備到位結(jié)帳、剩余結(jié)帳、剩余 物資處理物資處理簽到組簽到組邀請(qǐng)、人員落實(shí)、房邀

9、請(qǐng)、人員落實(shí)、房間、餐桌、車輛分配間、餐桌、車輛分配簽到、發(fā)資料、安排代簽到、發(fā)資料、安排代 的食宿、訂餐落實(shí)的食宿、訂餐落實(shí)退房、回收退房、回收問卷、結(jié)帳問卷、結(jié)帳車輛調(diào)車輛調(diào)度度尋租車資源、簽約、尋租車資源、簽約、接站場(chǎng)地租用、領(lǐng)導(dǎo)接站場(chǎng)地租用、領(lǐng)導(dǎo)行程行程接站組織、車輛調(diào)度、接站組織、車輛調(diào)度、 交警聯(lián)系、司機(jī)安排交警聯(lián)系、司機(jī)安排結(jié)帳結(jié)帳第16頁(yè)/共50頁(yè)第十六頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織(zzh)和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)務(wù)組的分工案例：案例：9999代理會(huì)人員代理會(huì)人員(rnyun)(rnyun)分分 工職責(zé)工職責(zé)第17頁(yè)/共50頁(yè)第十七頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備(zh

10、nbi) - 會(huì)務(wù)組的分工案例：案例：20002000年代理會(huì)邀年代理會(huì)邀 請(qǐng)信請(qǐng)信內(nèi)容：內(nèi)容：1 1、前言、前言 2 2、會(huì)議、會(huì)議(huy)(huy)日程日程3 3、注意事項(xiàng)、注意事項(xiàng)4 4、入住賓館地點(diǎn)及電話、入住賓館地點(diǎn)及電話5 5、回執(zhí)、回執(zhí)第18頁(yè)/共50頁(yè)第十八頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織和管理(gunl) 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)務(wù)組的分工第19頁(yè)/共50頁(yè)第十九頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織(zzh)和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)務(wù)組的分工案例：案例：20002000代理會(huì)代理會(huì) 物資物資(wz)(wz)準(zhǔn)備清單準(zhǔn)備清單第20頁(yè)/共50頁(yè)第二十頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備(zhnb

11、i) - 會(huì)務(wù)組的分工 工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心 溝通協(xié)調(diào)(xitio)能力強(qiáng) 任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn) 服從分配協(xié)作意識(shí)好 原則性強(qiáng) 應(yīng)變能力強(qiáng)第21頁(yè)/共50頁(yè)第二十一頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織和管理(gunl) 會(huì)前準(zhǔn)備 - 制定會(huì)議預(yù)算第22頁(yè)/共50頁(yè)第二十二頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議(huy)的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 制定會(huì)議(huy)預(yù)算第23頁(yè)/共50頁(yè)第二十三頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議(huy)的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 制定會(huì)議(huy)預(yù)算案例案例(n l)(n l)：9999年代理會(huì)年代理會(huì)預(yù)算表預(yù)算表 第24頁(yè)/共50頁(yè)第二十四頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織和管理(gunl) 案例案例：

12、案例：9999代理會(huì)費(fèi)代理會(huì)費(fèi)(hu fi)(hu fi)申請(qǐng)申請(qǐng)報(bào)告報(bào)告 9999代理會(huì)費(fèi)代理會(huì)費(fèi)(hu fi)(hu fi)用使用使用、審批、用、審批、 報(bào)銷規(guī)定報(bào)銷規(guī)定 關(guān)于參加西安活動(dòng)的人員關(guān)于參加西安活動(dòng)的人員 通知通知第25頁(yè)/共50頁(yè)第二十五頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織(zzh)和管理 目錄一、會(huì)前準(zhǔn)備一、會(huì)前準(zhǔn)備二、會(huì)務(wù)實(shí)施二、會(huì)務(wù)實(shí)施三、會(huì)后總結(jié)三、會(huì)后總結(jié)(zngji)和決和決算算四、中小型會(huì)議的會(huì)務(wù)管理四、中小型會(huì)議的會(huì)務(wù)管理目錄目錄(ml(ml)第26頁(yè)/共50頁(yè)第二十六頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織(zzh)和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施會(huì)務(wù)會(huì)務(wù)(hu w)的的實(shí)施實(shí)施 會(huì)務(wù)組：出發(fā)時(shí)

13、會(huì)務(wù)組：出發(fā)時(shí) 間及工作內(nèi)容間及工作內(nèi)容(nirng) (nirng) 簽到注意事項(xiàng)簽到注意事項(xiàng) 會(huì)議期間的工作會(huì)議期間的工作 會(huì)議結(jié)束的工作會(huì)議結(jié)束的工作第27頁(yè)/共50頁(yè)第二十七頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)(hu w)的實(shí)施 - 出發(fā)時(shí)間 提前兩天出發(fā) 熟悉(shx)環(huán)境檢查工作 熟悉(shx)各自接口人 購(gòu)物及準(zhǔn)備工作 開預(yù)備會(huì) 第28頁(yè)/共50頁(yè)第二十八頁(yè)，共51頁(yè)。 注意(zh y) 事項(xiàng) 會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)(hu w)的實(shí)施 - 簽到 關(guān)鍵點(diǎn)：住房(zhfng)鑰匙簽到臺(tái)住房(zhfng)分配其它第29頁(yè)/共50頁(yè)第二十九頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)(hu

14、w)的實(shí)施 - 簽到 案例案例(n l)(n l)： 簽到程序界面演示簽到程序界面演示第30頁(yè)/共50頁(yè)第三十頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織和管理(gunl) 會(huì)務(wù)的實(shí)施 - 簽到 第31頁(yè)/共50頁(yè)第三十一頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施 - 開會(huì)(ki hu)期間 與餐廳的聯(lián)系 與會(huì)場(chǎng)(huchng)的聯(lián)系 與服務(wù)臺(tái)的聯(lián)系 與客房部的聯(lián)系 處理突發(fā)事件第32頁(yè)/共50頁(yè)第三十二頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織(zzh)和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施 - 會(huì)議結(jié)束第33頁(yè)/共50頁(yè)第三十三頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)(hu w)的實(shí)施 - 會(huì)議結(jié)束案例案例(n l)(n l)：意見反：意見反

15、饋樣式饋樣式第34頁(yè)/共50頁(yè)第三十四頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議(huy)的組織和管理 目錄一、會(huì)前準(zhǔn)備一、會(huì)前準(zhǔn)備(zhnbi)二、會(huì)務(wù)實(shí)施二、會(huì)務(wù)實(shí)施三、會(huì)后總結(jié)和決算三、會(huì)后總結(jié)和決算四、中小型會(huì)議的會(huì)務(wù)管理四、中小型會(huì)議的會(huì)務(wù)管理目錄目錄(ml)(ml)第35頁(yè)/共50頁(yè)第三十五頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織和管理 會(huì)后總結(jié)(zngji)和決算會(huì)后的總會(huì)后的總結(jié)結(jié)(zngji)和決算和決算第36頁(yè)/共50頁(yè)第三十六頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織(zzh)和管理 會(huì)后總結(jié)和決算會(huì)后的總會(huì)后的總結(jié)結(jié)(zngji)和決算和決算第37頁(yè)/共50頁(yè)第三十七頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織(zzh)和管理 其它444

16、441417979747483836969404036366666626265656060020406080100東北華北華東西北西南中南報(bào)名人數(shù)簽到人數(shù)第38頁(yè)/共50頁(yè)第三十八頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議(huy)的組織和管理 其它大區(qū)大區(qū)報(bào)名人數(shù)報(bào)名人數(shù)簽到人數(shù)簽到人數(shù)未到人數(shù)未到人數(shù)所占比例所占比例東北444137%華北797456%華東83691417%西北4036410%西南666246%中南656058%總計(jì)總計(jì)377342359%第39頁(yè)/共50頁(yè)第三十九頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議(huy)的組織和管理 其它東北13%華北22%華東22%西北11%西南14%中南18%第40頁(yè)/共50頁(yè)第四十

17、頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議(huy)的組織和管理 會(huì)后總結(jié)和決算會(huì)后的總會(huì)后的總結(jié)結(jié)(zngji)和決算和決算第41頁(yè)/共50頁(yè)第四十一頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織和管理(gunl) 目錄一、會(huì)前準(zhǔn)備一、會(huì)前準(zhǔn)備二、會(huì)務(wù)實(shí)施二、會(huì)務(wù)實(shí)施三、會(huì)后總結(jié)和決算三、會(huì)后總結(jié)和決算(ju sun)四、中小型會(huì)議的會(huì)務(wù)管理四、中小型會(huì)議的會(huì)務(wù)管理目錄目錄(ml)(ml)第42頁(yè)/共50頁(yè)第四十二頁(yè)，共51頁(yè)。 會(huì)議的組織和管理 中小型會(huì)議的會(huì)務(wù)(hu w)實(shí)施中小型會(huì)議中小型會(huì)議(huy)的會(huì)的會(huì)務(wù)實(shí)施務(wù)實(shí)施第43頁(yè)/共50頁(yè)第四十三頁(yè)，共51頁(yè)。目標(biāo)管理目標(biāo)管理(gunl)(gunl) 為什么實(shí)行目標(biāo)管理為什么

18、實(shí)行目標(biāo)管理(gunl)(gunl)1、會(huì)議目的：、會(huì)議目的： 2、會(huì)議的形式：、會(huì)議的形式：3、會(huì)議的時(shí)間：、會(huì)議的時(shí)間：4、會(huì)議議程及主持人：、會(huì)議議程及主持人：5、會(huì)議地點(diǎn)；、會(huì)議地點(diǎn)；6、會(huì)場(chǎng)如何布置；、會(huì)場(chǎng)如何布置；7、出席人數(shù)；、出席人數(shù)；8、出席者名單、出席者名單(mngdn)；9、出席者座位安排；、出席者座位安排；10、是否準(zhǔn)備座簽、是否準(zhǔn)備座簽； 高效會(huì)議基本環(huán)節(jié)高效會(huì)議基本環(huán)節(jié)(hunji)(hunji)及注意問題及注意問題 幾個(gè)注意問題幾個(gè)注意問題舉例：會(huì)務(wù)準(zhǔn)備檢查舉例：會(huì)務(wù)準(zhǔn)備檢查 第44頁(yè)/共50頁(yè)第四十四頁(yè)，共51頁(yè)。目標(biāo)管理目標(biāo)管理(gunl)(gunl) 為什么實(shí)行目標(biāo)管理為什么實(shí)行目標(biāo)管理(gunl)(gunl)11、是否安排出席人員往返會(huì)場(chǎng)的、是否安排出席人員往返會(huì)場(chǎng)的 交通工具；交通工具；12、會(huì)議是否安排出席人員住宿問題；、會(huì)議是否安排出席人員住宿問題；13、有無資料隨會(huì)議通知預(yù)先發(fā)出；、有無資料隨會(huì)議通知預(yù)先發(fā)出；14、準(zhǔn)備那些必要、準(zhǔn)備那些必要(byo)的輔助視聽器材；的輔助視聽器材；15、準(zhǔn)備文具（文件夾、訂書機(jī)、訂書、準(zhǔn)備文具（文件夾、訂書機(jī)、訂書 針、膠帶紙等）；針、膠帶紙等）；高效會(huì)議高效會(huì)議(huy)(huy)基本環(huán)節(jié)及注意問題基本環(huán)節(jié)及注意問題 幾個(gè)注意問題幾個(gè)注意問題 第45頁(yè)/共50頁(yè)第四十五頁(yè)，共51頁(yè)。目標(biāo)管理目