學(xué)生會外聯(lián)部細則

1、外聯(lián)部第一條部門性質(zhì)學(xué)生會外聯(lián)部是上海電力學(xué)院學(xué)生會重要的組成部分，是學(xué)校外聯(lián)內(nèi)引的一個窗口，是聯(lián)系社會與學(xué)校的重要部門。同時外聯(lián)部是一個工作環(huán)境相對靈活的部門，活動空間包括增進上海電力學(xué)院與其他院校的交流，對外的招商引資，校內(nèi)活動以及學(xué)院對外的宣傳。第二條 部門職能上海電力學(xué)院學(xué)生會外聯(lián)部在主席團的領(lǐng)導(dǎo)下主要以拓寬院、校際交流工作為主題，以增進校企合作關(guān)系為工作重點，旨在向外展示學(xué)校學(xué)生的真我風采，努力提高學(xué)生會在社會上的知名度，為學(xué)生會各項活動籌集資金。外聯(lián)部的宗旨是“一切為了同學(xué)，為了一切的同學(xué)，為了同學(xué)的一切”。外聯(lián)部擔負著校學(xué)生會對外交流聯(lián)絡(luò)的工作，對學(xué)生會活動的順利進行起著不可或缺

2、的作用。第三條部門結(jié)構(gòu)（一）外聯(lián)部實行部長負責制，設(shè)有部長一名，其中部長職責為：1、校際交流活動：加強與外校的聯(lián)絡(luò)與合作，組織校際交流活動。2、院系交流：負責各院、系之間的聯(lián)系往來工作，加強學(xué)術(shù)交流，促進了解，共同進步，形成良性互動。3、商業(yè)贊助：與校外企業(yè)、公司合作，爭取各種商業(yè)贊助，為學(xué)生會活動提供。4、定期召開本部例會：會議主要是傳達團委老師及主席團下達的新任務(wù)，部門內(nèi)部即將開展或進行中的活動的具體安排，進行人員調(diào)整，并對一周內(nèi)的工作做一次小結(jié)。結(jié)合校園實際討論開展各類相關(guān)活動，部長定期向主席團匯報本部的工作并將重大事項交由主席團審議決定。5、負責統(tǒng)籌安排部門。（二）外聯(lián)部設(shè)有副部長兩名

3、，均負責協(xié)助部長完成日常事務(wù)，負責外聯(lián)部職責范圍內(nèi)的各項工作。（三）外聯(lián)部有干事 12 名，成員相互團結(jié)合作，有條不紊地開展工作，對本部工作提出建議和意見，并監(jiān)督本部各項工作的開展。第四條工作內(nèi)容（一）應(yīng)邀出訪外校應(yīng)邀出訪外校工作是外聯(lián)部主要工作，通過應(yīng)邀出訪外校，增強了我校對外校的了解，取長補短，更好的完善自我，同時增進了我校與外校之間的交流與聯(lián)系。應(yīng)邀出訪外校標準作業(yè)流程：確定出訪院校時間及內(nèi)容前期準備工作應(yīng)邀出訪工作出訪收尾工作1、前期準備工作（1）接到外校邀請一律上報至外聯(lián)部部長，要求確認出訪內(nèi)容、出訪時間、出訪院校、出訪人數(shù)。（2）通知各干事詢問其意向是否愿意隨隊出訪。（3）如若拒絕

4、出訪請求，由外聯(lián)部部長下達拒邀指示給外聯(lián)部指定人員，由指定人員聯(lián)絡(luò)外?；亟^邀請。如通過出訪請求，告知外聯(lián)部部長，由指定人員聯(lián)絡(luò)外校發(fā)送應(yīng)邀回執(zhí)的郵件。2、應(yīng)邀出訪工作（1）由外聯(lián)部部長確定出訪院校、出訪時間、出訪地點、出訪交通方式下達應(yīng)邀指示給外聯(lián)部指定人員，由指定人員聯(lián)絡(luò)外校接受邀請并專項負責，帶隊出訪。（2）出訪外校須帶上賀函，在出發(fā)前打印出來。（見附件一：出訪賀函模版）（3）出訪時需要著裝正式，盡量穿著有領(lǐng)子的衣服，頭發(fā)整齊，注意著裝，維護本校形象。（4）到達外校之前，實時告知外校接待人員自己所到的位置，在出發(fā)之前要通過短信或電話與對方確定好時間、地點。在準備出發(fā)之時，發(fā)短信跟對方說明你

5、現(xiàn)在出發(fā)，讓對方做好準備。下車前提前通知外校接待人員前來接送，以免發(fā)生苦等久等造成時間上的浪費。（5）見到外校接待人員時，須保持微笑，言語體面，進行自我介紹并且雙手遞交名片，進入會場前，遞上賀函恭祝外?；顒映晒εe辦。（6）出訪過程中要善于與外校接待人員交流，忌緊張青澀不敢表達，以免造成冷場的現(xiàn)象。做到“三個多”：多認識一些外校的人員，擴大自己外交面；多拍照，以用來撰寫出訪小結(jié)；多詢問外?；顒优e辦的各個細節(jié)以作學(xué)習，例如外?；顒淤澲虇栴}。（7）如因交通問題需要早退，需向外校接待人員解釋，并表達歉意。（8）結(jié)束訪問時，應(yīng)與外校人員合照留念，并且表示“外校本次活動辦得很精彩”，“自己今天過得很開心

6、”等。（9）在回程（已經(jīng)離開外校的管轄區(qū)域時），發(fā)條感激的短信，并捎帶上你自己對他們活動的稱贊和對他們接待的感謝：XXX，您好，我是上海電力學(xué)院外聯(lián)部的 XXX。今天的活動讓我們非常難忘，非常感激貴校的接待。并祝貴?；顒油隄M成功。并在到達自己學(xué)校時候發(fā)條短信給外校報平安。（具體出訪禮儀小知識請見附件二：上海電力學(xué)院外聯(lián)部禮儀小知識）3、出訪收尾工作（1）每一位隨行出訪人員都需要撰寫出訪小結(jié)并上交至指定的一名外聯(lián)部干事審核。 ps:（出訪小結(jié)即出訪過程中的感悟，出訪過程中所發(fā)現(xiàn)的外校的優(yōu)缺點，學(xué)習外校好的地方，避免外校接待過程中的失誤，并從中反思自己出訪過程中的不足）（2）出訪過程中產(chǎn)生的交通費

7、用需將產(chǎn)生費用的有效發(fā)票全部交至外聯(lián)部財務(wù)管理人員。由財務(wù)管理人員審定后，進行報銷程序。（二）接待外校來訪接待外校來訪工作也是外聯(lián)部的日常工作內(nèi)容，邀請外校同學(xué)來我校參觀，接待外校同學(xué)，交流經(jīng)驗，促進雙方共同發(fā)展。接待外校來訪標準作業(yè)流程：前期準備工作接待來訪工作接待收尾工作1、前期準備工作（1）由外聯(lián)部部長確定邀請外校嘉賓來訪的具體時間、來訪目的、來訪地點、來訪嘉賓人數(shù)。（2）由外聯(lián)部部長下達具體前期聯(lián)絡(luò)任務(wù)至各干事，要求各外聯(lián)部干事根據(jù)最新的外校聯(lián)絡(luò)表通過電話方式直接與外校人員溝通。將確定的來訪院校、來訪嘉賓人數(shù)上報至部長。（3）由外聯(lián)部部長指定人員將各干事征詢的外校來訪意愿事宜經(jīng)統(tǒng)計后，

8、上報至外聯(lián)部部長。制定擬邀請外校嘉賓名單，要求名單上有明確的院校全稱、各院校聯(lián)絡(luò)人姓名及聯(lián)絡(luò)方式、本校外聯(lián)部對應(yīng)聯(lián)絡(luò)人姓名及聯(lián)絡(luò)方式、來訪嘉賓人數(shù)。（4）由外聯(lián)部部長下達邀請任務(wù)至各干事，要求各干事按照邀請函模板（見附件三：邀請函模板）起草正式邀請函樣本，上交至外聯(lián)部部長，由外聯(lián)部部長審定，要求就邀請函內(nèi)容、字體、來訪目的、來訪時間、來訪接待事宜做嚴格審定。由外聯(lián)部部長分配院校至各干事，發(fā)送邀請函至外校公郵。2、接待來訪工作（1）在邀請來訪時間前，由外聯(lián)部部長分派確認邀請任務(wù)至各當天對應(yīng)接待人員。（2）接待人員通過電話方式聯(lián)絡(luò)對應(yīng)外校聯(lián)絡(luò)人，確定是否準時來訪（見附件二：上海電力學(xué)院外聯(lián)部禮儀小

9、知識）。 各接待人員在確定邀請后立即向外聯(lián)部部長匯報，由外聯(lián)部部長匯總。（3）接待人員提前來訪院校預(yù)計抵達時間 15 分鐘到達接待地點。（4）接待人員與來訪院校人員匯合后，接待人員可陪同來訪院校人員參觀我校，在引見外校嘉賓和陪同賓客參觀游覽時，接待人員應(yīng)適時向賓客介紹當次和近期活動有關(guān)基本情況，宣傳學(xué)生反映，以提高賓客的興趣和關(guān)注程度。同時，也可以咨詢一下外校的情況,并且適當?shù)暮?而不應(yīng)該只顧著悶頭走。（5）接待人員陪同來訪院校人員到指定地點就餐，承諾報銷交通費的向其索要相關(guān)憑證。（6）陪同來訪院校人員抵達活動會場，帶領(lǐng)其入席并與來訪院校人員約定離席時間及離席后的接待地點。（7）接待人員提早

10、約定離席時間 10 分鐘抵達約定離席后接待地點，將來訪人員送達我校大門后與之禮貌的分別。3、接待來訪收尾工作（1）接待人員將接待過程中產(chǎn)生的費用憑證包括承諾報銷來訪院校交通費交至外聯(lián)部財務(wù)管理人員處。由外聯(lián)部財務(wù)管理人員審定后，進行報銷程序。（三）外聯(lián)部商家贊助聯(lián)系商家并拉取贊助是外聯(lián)部工作的一個重要任務(wù)，通過運用多種方式與商家取得聯(lián)系，并與商家溝通制定計劃書，雙方簽約合同。為學(xué)校舉辦的活動提供資金。外聯(lián)部商家贊助流程：商家聯(lián)系方式獲取方式活動策劃書修改商家溝通方案調(diào)整活動后反饋及保持長期溝通與聯(lián)系活動時相互監(jiān)督及溝通合作確認及簽訂合約1、商家聯(lián)系方式獲取隨著科技的變遷人與人之間相互溝通的方式

11、也多種多樣，作為外聯(lián)部的一員我們獲取商家的聯(lián)系方式也是十分多元化。以下的就是幾個常用的方式：（1）當面獲?。阂恍┐笮推髽I(yè)會做一些在室外或公共場合的活動以起到宣傳的效果，這也是我們外聯(lián)人的機會，當遇到商家在外做宣傳時可上前詢問交流并且交換聯(lián)系方式。（2）網(wǎng)頁獲?。涸诰W(wǎng)上一般都會有大型公司的企劃部招聘信息，可以此獲得企劃部的聯(lián)系方式以進行合作。（3）人際關(guān)系：在日常生活中有時會發(fā)現(xiàn)自己的人際關(guān)系網(wǎng)中會有可以使用的商家信息這個不妨可以留意一下。2、活動策劃書修改針對不同商家不同活動我們會對策劃書進行一定的修改，以使商家對活動有一定的關(guān)注以及參與。一般我們對策劃書修改的部分為：宣傳方式，合作內(nèi)容，以及

12、價目表的細化。以做到對商家的贊助公開化。3.商家溝通在與商家對于活動的合作進行溝通時，我們力求做到“多聽，善聽，不多說”多聽取商家的意見，善于找到交流時的重點把握主動，不隨意允諾商家要求。與商家溝通時做到平等互利即可。4、方案調(diào)整在與商家溝通時我們會注意針對不同商家進行拉取的方案的調(diào)整，類似于有的活動是全冠名我們就會把重心調(diào)整，以做到合作愉快并保持長期合作。如果是聯(lián)合冠名我們會時各個商家之間感到相互之間的平等。5、合作確認及簽訂合約項目的合作確認是十分重要的，相互之間確認合作，并簽訂合約，此時才是合作正式開始，這不僅是一個對雙方的一個約束也是一個使雙方獲得長期合作的一個橋梁。6、活動時相互監(jiān)督

13、及溝通活動時相互監(jiān)督與溝通會使商家留下一個好印象。對于以后的合作起到一個十分重要的作用。作為外聯(lián)部我們留給商家的影響不是我們一個部門而是一個學(xué)校所以我們力求做到最好。7、活動后反饋及保持長期溝通與聯(lián)系活動后的反饋是對一個商家，一個學(xué)校對于一個活動的評估十分重要的一個環(huán)節(jié)因此不容懈怠。一個好的活動會使你在商家中擁有一個良好的口碑，以后也會有更多的合作機會。同樣不要認為活動結(jié)束就是完結(jié)我們會保持商家的聯(lián)系因為活動不會只有這一次。以后還會有合作的機會。第五條財務(wù)管理制度為確保學(xué)生會外聯(lián)部的正常運轉(zhuǎn)，規(guī)范日常活動,提高外聯(lián)部內(nèi)部管理質(zhì)量，切實保障會員的正當權(quán)益。防止管理混亂，會費使用不當,損害學(xué)校以及

14、同學(xué)利益現(xiàn)象的發(fā)生，結(jié)合我校學(xué)生會外聯(lián)部發(fā)展實際，本著“合理化，公開化，規(guī)范化，制度化”的原則，特制定上海電力學(xué)院學(xué)生會外聯(lián)部財務(wù)管理制度。本規(guī)則適用于上海電力學(xué)院學(xué)生會外聯(lián)部。（一）經(jīng)費來源在各部舉辦活動之前，由外聯(lián)部負責對外聯(lián)絡(luò)贊助廠商。其中應(yīng)注意：1、鼓勵外聯(lián)部與企事業(yè)單位進行非營利性合作。2、外聯(lián)部可根據(jù)學(xué)校有關(guān)規(guī)定，與企事業(yè)單位合作，通過正當渠道到社會募集資金。3、所得贊助金必須登帳。4、外聯(lián)部接受社會各界的捐贈和資助，必須建立在完全自愿的基礎(chǔ)上，不能以損害國家和集體利益作為交換條件。（二）經(jīng)費管理在各部舉辦活動之前，由部長指定外聯(lián)部的指定成員對照活動策劃書，分析各項開支的必要性和合

15、理性，對于不必要的開支，在進行協(xié)商后可進行撤銷，然后將整理好的最終的財務(wù)支出計劃抄錄一份并存檔（需由活動負責人簽字），并由指定成員在下次外聯(lián)部例會上做出匯報，經(jīng)外聯(lián)部部長批準后方可生效。在活動結(jié)束之后，將活動計劃中財務(wù)支出計劃，贊助協(xié)議與活動中花費所開票據(jù)一起整理完畢，盡快在外聯(lián)部例會上向外聯(lián)部部長做出匯報，經(jīng)審核無誤后，會后交指定成員統(tǒng)一存檔。資金管理必須嚴格遵守以下幾項原則：1、客觀性原則：學(xué)生會所提供的會計信息，務(wù)必做到內(nèi)容詳實、數(shù)據(jù)真實、憑證完整，能如實反映學(xué)生會內(nèi)部的財務(wù)狀況。2、及時性原則：外聯(lián)部每筆現(xiàn)金的收入與支出必須及時登帳。（三）經(jīng)費使用1、活動支出是指學(xué)生會開展與其宗旨、任

16、務(wù)相關(guān)的各項活動所需經(jīng)費。2、任何個人不得非法侵占和使用外聯(lián)部的財產(chǎn)和資金。資金的支出違反法律和外聯(lián)部規(guī)定的，應(yīng)當責令改正。3、學(xué)生會開展大型的活動必須有書面形式的前期的資金預(yù)算和后期的財務(wù)結(jié)算；學(xué)生會每學(xué)期的工作計劃和工作總結(jié)中必須有資金安排。4、外聯(lián)部資金不能私自用于餐旅報銷。5、活動經(jīng)費的報賬原則：（1）沖報賬必須使用新版的正規(guī)本市統(tǒng)一發(fā)票，戶名必須是“上海電力學(xué)院”，必須加蓋出具發(fā)票者的發(fā)票專用章，發(fā)票背面注活動名稱、經(jīng)手人簽名；（2）未經(jīng)批準的支出項目，不予報賬；（3）必須遵守本部關(guān)于報賬時間、人員的規(guī)定。第六條會議制度1、根據(jù)工作需要，部長原則上每周召開一次例會，所有成員必須準時參

17、加，非特殊原因不可缺席會議，如有特殊情況不能到會需先向會議負責人說明原因，每學(xué)期的請假次數(shù)不宜超過三次。2、例會前需準備會議所需材料（如任務(wù)匯報，活動通知等），總結(jié)會議前一周的工作情況。3、會議期間，應(yīng)保持會場安靜有序。會場內(nèi)禁止吸煙，建議大家將手機調(diào)成靜音或者振動模式。4、會議期間各成員應(yīng)做好會議記錄，會后將會議記錄整理存檔，如有異議會后討論。5、會議記錄及會議內(nèi)容是外聯(lián)部內(nèi)部機密，要求與會成員做到保密的責任。第七條活動制度1、定期組織外出活動、進行團隊建設(shè)，以促進外聯(lián)部團結(jié)。2、聯(lián)系各大高校學(xué)生會外聯(lián)部等組織，定期出訪與接訪。開展各項交流活動，借鑒其工作經(jīng)驗和管理方法，并做好總結(jié)和反饋。每

18、學(xué)期組織一至兩次大型接訪交流活動，深度搭建校級聯(lián)絡(luò)平臺，友好互助，資源分享。3、聯(lián)系各企事業(yè)單位、機關(guān)團體等為學(xué)生會活動提供贊助。4、協(xié)助其他職能部門開展工作,以起到協(xié)調(diào)團結(jié)作用。第八條考勤制度記錄干事在部門會議、部門活動、出訪外校及接待來賓、與贊助商家聯(lián)系等表現(xiàn)，并據(jù)此對干事進行考核及獎懲。第九條檔案管理制度外聯(lián)部檔案是外聯(lián)部成員在討論、計劃、落實過程中產(chǎn)生的具有保存價值的文字、圖表等不同載體的文件材料，是外聯(lián)部各項工作的歷史記錄也是外聯(lián)部決策和考核干部的重要依據(jù)。為了加強外聯(lián)部檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮其在外聯(lián)部各項工作中的作用，特定下述規(guī)定標準：外聯(lián)部成員檔案工作檔案活動檔案個

19、人履歷簡介日常工作評定部門基本資料會議記錄工作計劃工作總結(jié)思想總結(jié)策劃通知簡報總結(jié)計分表（一）日常檔案整理標準1、外聯(lián)部檔案是外聯(lián)部組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字、圖像、聲像資料，是外聯(lián)部至關(guān)重要的公共財產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。2、各部門檔案由本部門成員整理，辦公室監(jiān)督管理。每學(xué)期各部門將進行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。3、 外聯(lián)部檔案包括成員檔案、工作檔案及活動檔案等。4、各部門策劃籌備各項活動的所有資料，必須一式兩份統(tǒng)一存檔，以備查找。5、檔案上交日期：視不同類型檔案而定。6、檔案形式要求：對于各部文件檔案，應(yīng)有文本檔案（A4 紙打?。┖碗娮?檔案兩種版本。（

20、二）檔案分類1、成員檔案制度（1）檔案范圍：個人履歷簡介、日常工作評定、部門基本資料、以及其它有關(guān)材料，都作為個人的評選、獎勵的依據(jù)。（2）檔案建立： 外聯(lián)部成員工作評定由組織部考察，結(jié)果由組織部整理后上交存檔。 部門基本資料，如：各部部長、負責人、部員姓名、聯(lián)系方式及各部職責要形成文字一式兩份上交存檔。2、工作檔案制度（1）檔案范圍：包括會議記錄、課程表、工作計劃、工作總結(jié)、思想總結(jié)及有關(guān)檔案。（2）檔案建立： 每周例會做好會議記錄。 每學(xué)期伊始部門成員更換課程表后，將本部成員的課程表統(tǒng)一收集，整理并保存。 外聯(lián)部各成員在本學(xué)期結(jié)束時寫一份工作總結(jié)并上繳。第十條考核辦法為了全面考察外聯(lián)部人員

21、的綜合素質(zhì)，加強全體人員的工作意識、規(guī)范外聯(lián)部人員的工作作風，使之成為講道德，講文化、講紀律愛學(xué)習的優(yōu)秀成員，特制定本考評考核制度。外聯(lián)部全體成員基本分 100 分；高于 120 分者給予物質(zhì)和精神上的獎勵；違紀者扣分,表現(xiàn)優(yōu)秀者加分。（一）扣分情況1、例會（1）例會遲到者（10 分鐘以內(nèi)為遲到）扣 5 分，無故曠會者扣 5 分；（2）例會請假者每次扣 5 分，超過 3 次不參加者視為自行退部，因考試、課程等不可抗力因素造成的耽誤例會者，不予扣分；2、活動（1）活動要求參加的人員沒有按指定時間地點到達者扣 5 分；（2）在活動中造成不良影響嚴重者扣 15 分。3、工作（1）不服從領(lǐng)導(dǎo)，工作不符

22、合要求者扣 10 分，無效或頂撞者扣 10 分；（2）外聯(lián)部成員做有損外聯(lián)部或個人形象者扣 10 分；（3）外聯(lián)部成員如違反學(xué)校紀律（考試作弊、打架斗毆等）即辭退；（4）工作消極不主動積極者扣 5 分，在同學(xué)中產(chǎn)生不良影響者扣 10 分。（二）加分情況1、凡參與中級黨課學(xué)習并合格者，憑證書加 2 分，凡參與高級黨課學(xué)習并合格者，憑證分；2、凡通過英語四級考試者，憑證書加 5 分；凡通過英語六級考試者，憑證書加 10分；凡通過計算機二級考試者，憑證書加 5 分，凡通過計算機三級考試者，憑證書加 10 分，不累加；3、學(xué)期期末總評成績占全班前 5 名者，憑總評成績表加 5 分；4、積極參與外聯(lián)部和學(xué)生會相關(guān)活動者加 5 分；表現(xiàn)優(yōu)秀者加 10 分；5、外聯(lián)部提出意見并被采納者加 5 分/次；6、部門成員有做好人好事者加 10 分/次/人；7、積極和同學(xué)和兄弟學(xué)校及商家溝通，保持良好的合作關(guān)系，加 5 分；8、在活動期間成功拉到贊助且和商家合作愉快者加 15 分；9、積極和部長