OfficeIM網(wǎng)絡(luò)智能辦公工作流說明書

1、新簡易網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng) V3.X工作流說明書杭州新簡易軟件NewEasy Software電話：+86 0571 81520603網(wǎng)址： 電郵：sales 1 / 44目錄1.工作流介紹32.工作流組成43.設(shè)備報修流程簡單說明44.工作流配置44.1定制設(shè)備報修單表單44.1.1定制設(shè)備報修單的表單模版44.1.2定制設(shè)備報修單的表單輸入數(shù)據(jù)64.1.3設(shè)備報修單的完整表單214.2定制設(shè)備報修工作流流程224.2.1增加設(shè)備報修工作流程224.2.2工作流屬性說明244.2.3配置設(shè)備報修工作流程步驟244.3測試設(shè)備報修工作流流程304.3.1填報304.3.2審核324.3.3維修35

2、4.3.4驗收374.3.5查詢395.表單的SQL定義401. 工作流介紹新簡易網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)采用先進(jìn)的基于Word表單工作流系統(tǒng)，可以實現(xiàn)任何業(yè)務(wù)流程、文件流轉(zhuǎn)及審批，同時內(nèi)置Office文檔在線編輯控件，支持文檔自動上傳，手寫簽名、電子印章、全文批注。系統(tǒng)默認(rèn)配置了(1)收文登記單 (2)發(fā)文登記單 (3)設(shè)備報修單 (4) 用車申請單 (5)工作交辦單 (6) 辦公用品申領(lǐng)單 (7)會議申請單 (8)復(fù)印申請單 (9)請假申請單 (10)出差申請單 (11)加班申請單 (12)借款申請單 (13)工作聯(lián)系單 (14)會議紀(jì)要 (15)周工作計劃 (16)出差報告 (17) 差旅費報銷

3、單 (18)采購訂單 (19)銷售訂單 (20) 領(lǐng)料單 工作量模板，用戶可以根據(jù)自己的需要創(chuàng)建新的工作流，也可以修改現(xiàn)有的工作流程以滿足自己的需要。2. 工作流組成工作流由工作流表單設(shè)計、工作量流程設(shè)計、工作流處理、工作流待辦模塊組成。下面就以一個設(shè)備報修流程為例，來說明如何定制和使用工作流。3. 設(shè)備報修流程簡單說明 設(shè)備報修流程主要描述企業(yè)或單位內(nèi)部設(shè)備損壞后維修的工作流程，主要的流程步驟為 1.發(fā)現(xiàn)人填報設(shè)備報修單->2.部門領(lǐng)導(dǎo)審核->3.維修部門維修->4.修好完成確認(rèn).4. 工作流配置4.1 定制設(shè)備報修單表單4.1.1 定制設(shè)備報修單的表單模版用1000登錄辦

4、公系統(tǒng)，點擊“系統(tǒng)管理”-> “工作流表單設(shè)計”，找到“表單模版”,雙擊。 菜單-> “文件”->“導(dǎo)出”，保存成 表單模版.rtf 文件。關(guān)閉表單模版窗體，回到工作量表單設(shè)計頁面，點擊“新建表單”按鈕。菜單-> “文件”->“導(dǎo)入”，找到剛才的表單模版.rtf 文件導(dǎo)入。輸入表單名稱為“設(shè)備報修單”,根據(jù)設(shè)備報修單的表格格式，可以修改成下面的模式（具體的操作類似WORD）,然后點擊“保存”。到此為止我們完成了設(shè)備報修表單的基本模版的編寫，下面要定制具體的要輸入的數(shù)據(jù)字段。4.1.2 定制設(shè)備報修單的表單輸入數(shù)據(jù)首先確定要增加的表單輸入數(shù)據(jù)有：1.編號 2. 發(fā)現(xiàn)

5、人 3. 部門 4. 設(shè)備名稱 5. 地點 6. 類別 7. 緊急程度 8. 發(fā)現(xiàn)日期 9. 要求處理日期 10. 故障簡要描述 11. 審核人 12. 審核日期 13. 審核意見 14. 維修人 15. 維修日期 16. 維修結(jié)果 17. 驗收人 18. 驗收日期 19. 驗收結(jié)果4.1.2.1 表單的輸入數(shù)據(jù)類型和屬性工作流表單里面的輸入數(shù)據(jù)類型主要分下面幾個類型：類型圖例說明1單行輸入框最常用數(shù)據(jù)類型2多行輸入框可以多行的數(shù)據(jù)類型3下拉框下拉選擇的數(shù)據(jù)類型4列表框列表選擇的數(shù)據(jù)類型5日期框日期數(shù)據(jù)類型6時間框時間數(shù)據(jù)類型工作流表單里面的數(shù)據(jù)屬性：屬性說明1控件名稱輸入數(shù)據(jù)的名稱2自定義初

6、始值可以設(shè)置一個默認(rèn)的初始值3系統(tǒng)默認(rèn)值有編號當(dāng)前用戶當(dāng)前部門當(dāng)前單位當(dāng)前部門當(dāng)前用戶系統(tǒng)日期系統(tǒng)時間系統(tǒng)日期時間IP地址SQL語句4SQL語句可以填入SQL語句（正式版本提功數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的說明）5只讀數(shù)據(jù)只能初始化，但用戶不能修改數(shù)據(jù)6邊框是否要顯示邊框(如一般系統(tǒng)默認(rèn)值是編號的時候，可以設(shè)置沒有邊框)7過慮(部門)表示只有經(jīng)辦人是設(shè)置的部門才可以初始化值8過慮(人員)表示只有經(jīng)辦人是設(shè)置的用戶才可以初始化值4.1.2.2 增加“編號”把光標(biāo)放到“編號”后面，點擊工具欄的“單行輸入框”按鈕，按照上圖設(shè)置屬性，設(shè)置完成后點擊“確定”按鈕.4.1.2.3 增加“發(fā)現(xiàn)人”把光標(biāo)放到“發(fā)現(xiàn)人”的表格后面

7、，點擊工具欄的“單行輸入框”按鈕，按照上圖設(shè)置屬性，設(shè)置完成后點擊“確定”按鈕.4.1.2.4 增加“部門”把光標(biāo)放到“部門”的表格后面，點擊工具欄的“下拉框”按鈕，按照上圖設(shè)置屬性，設(shè)置完成后點擊“確定”按鈕.4.1.2.5 增加“設(shè)備名稱”把光標(biāo)放到“設(shè)備名稱”的表格后面，點擊工具欄的“單行輸入框”按鈕，按照上圖設(shè)置屬性，設(shè)置完成后點擊“確定”按鈕.4.1.2.6 增加“地點”把光標(biāo)放到“地點”的表格后面，點擊工具欄的“單行輸入框”按鈕，按照上圖設(shè)置屬性，設(shè)置完成后點擊“確定”按鈕.4.1.2.7 增加“類別”把光標(biāo)放到“類別”的表格后面，點擊工具欄的“下拉框”按鈕，按照上圖設(shè)置屬性，設(shè)置

8、完成后點擊“確定”按鈕.4.1.2.8 增加“緊急程度”把光標(biāo)放到“緊急程度”的表格后面，點擊工具欄的“下拉框”按鈕，按照上圖設(shè)置屬性，設(shè)置完成后點擊“確定”按鈕.4.1.2.9 增加“發(fā)現(xiàn)日期”把光標(biāo)放到“發(fā)現(xiàn)日期”的表格后面，點擊工具欄的“單行輸入框”按鈕，按照上圖設(shè)置屬性，設(shè)置完成后點擊“確定”按鈕.4.1.2.10 增加“要求處理日期”把光標(biāo)放到“要求處理期”的表格后面，點擊工具欄的“單行輸入框”按鈕，按照上圖設(shè)置屬性，設(shè)置完成后點擊“確定”按鈕.4.1.2.11 增加“故障描述”把光標(biāo)放到“故障描述”的表格后面，點擊工具欄的“多行輸入框”按鈕，按照上圖設(shè)置屬性，設(shè)置完成后點擊“確定”

9、按鈕.4.1.2.12 增加“審核人”把光標(biāo)放到“審核人”的表格后面，點擊工具欄的“單行輸入框”按鈕，按照上圖設(shè)置屬性，設(shè)置完成后點擊“確定”按鈕.4.1.2.13 增加“審核日期”把光標(biāo)放到“審核日期”的表格后面，點擊工具欄的“單行輸入框”按鈕，按照上圖設(shè)置屬性，設(shè)置完成后點擊“確定”按鈕.4.1.2.14 增加“審核意見”把光標(biāo)放到“審核意見”的表格后面，點擊工具欄的“多行輸入框”按鈕，按照上圖設(shè)置屬性，設(shè)置完成后點擊“確定”按鈕.4.1.2.15 增加“維修人”把光標(biāo)放到“維修人”的表格后面，點擊工具欄的“單行輸入框”按鈕，按照上圖設(shè)置屬性，設(shè)置完成后點擊“確定”按鈕.4.1.2.16

10、增加“維修日期”把光標(biāo)放到“維修日期”的表格后面，點擊工具欄的“單行輸入框”按鈕，按照上圖設(shè)置屬性，設(shè)置完成后點擊“確定”按鈕.4.1.2.17 增加“維修結(jié)果”把光標(biāo)放到“維修結(jié)果”的表格后面，點擊工具欄的“多行輸入框”按鈕，按照上圖設(shè)置屬性，設(shè)置完成后點擊“確定”按鈕.4.1.2.18 增加“驗收人”把光標(biāo)放到“審核人”的表格后面，點擊工具欄的“單行輸入框”按鈕，按照上圖設(shè)置屬性，設(shè)置完成后點擊“確定”按鈕.4.1.2.19 增加“驗收日期”把光標(biāo)放到“審核日期”的表格后面，點擊工具欄的“單行輸入框”按鈕，按照上圖設(shè)置屬性，設(shè)置完成后點擊“確定”按鈕.4.1.2.20 增加“驗收結(jié)果”把光

11、標(biāo)放到“審核意見”的表格后面，點擊工具欄的“多行輸入框”按鈕，按照上圖設(shè)置屬性，設(shè)置完成后點擊“確定”按鈕.4.1.3 設(shè)備報修單的完整表單4.2 定制設(shè)備報修工作流流程4.2.1 增加設(shè)備報修工作流程用1000登錄辦公系統(tǒng)，點擊“系統(tǒng)管理”-> “工作流流程設(shè)計”選擇一個流程分類，點擊“新建流程”按鈕。按照上圖設(shè)置屬性，設(shè)置完成后點擊“確定”按鈕.4.2.2 工作流屬性說明屬性說明1流程名稱流程的名稱2流程分類流程的分類，默認(rèn)有“公文”、“行政”、“人事”、“財務(wù)”、“物資”、“生產(chǎn)”、“銷售”3流程類型a.固定流程由系統(tǒng)管理員配置流程步驟和每個步驟的經(jīng)辦人。b.自由流程由用戶自己選擇

12、流程的走向和經(jīng)辦人。4表單選擇系統(tǒng)已經(jīng)定義好的表單5自動編號系統(tǒng)可以自動的產(chǎn)生編號Y表示 年 如 2006M表示 月 如 10D表示 日 如 26N表示1位數(shù)字序號 如1 2 3NN表示2位數(shù)字序號 如01 02 03NNN表示3位數(shù)字序號 如001 002 003NNNN表示4位數(shù)字序號 如0001 0002 0003例子：如果要產(chǎn)生 發(fā)文200610-0001 這樣的編號可以這樣設(shè)置：發(fā)文YM-NNNN6排序號在同一個流程分類下面的排序號7備注可以用來描述流程8允許公共附件定義工作流程中是否允許用戶增加附件4.2.3 配置設(shè)備報修工作流程步驟用1000登錄辦公系統(tǒng)，點擊“系統(tǒng)管理”->

13、; “工作流流程設(shè)計”，找到“設(shè)備報修流程”.4.2.3.1 增加填報步驟點擊“新建步驟”按鈕，填入步驟序號->1,填入步驟名稱->填報，選中“可以編輯公告附件”選擇第二頁，選擇左邊的字段，點擊“>”按鈕，右邊的數(shù)據(jù)字段表示在填報步驟可以編輯。選擇第三頁，點擊增加按鈕，選擇相應(yīng)的經(jīng)辦人員。輸入完成點擊“確定”按鈕保存。4.2.3.2 增加審核步驟點擊“新建步驟”按鈕，填入步驟序號->2,填入步驟名稱->審核，選中“可以編輯公告附件”選擇第二頁，選擇左邊的字段，點擊“>”按鈕，右邊的數(shù)據(jù)字段表示在審核步驟可以編輯。選擇第三頁，點擊增加按鈕，選擇相應(yīng)的經(jīng)辦人員。

14、輸入完成點擊“確定”按鈕保存。4.2.3.3 增加維修步驟點擊“新建步驟”按鈕，填入步驟序號->3,填入步驟名稱->維修，選中“可以編輯公告附件”選擇第二頁，選擇左邊的字段，點擊“>”按鈕，右邊的數(shù)據(jù)字段表示在維修步驟可以編輯。選擇第三頁，點擊增加按鈕，選擇相應(yīng)的經(jīng)辦人員。輸入完成點擊“確定”按鈕保存。4.2.3.4 增加驗收步驟點擊“新建步驟”按鈕，填入步驟序號->4,填入步驟名稱->驗收，選中“可以編輯公告附件”選擇第二頁，選擇左邊的字段，點擊“>”按鈕，右邊的數(shù)據(jù)字段表示在驗收步驟可以編輯。選擇第三頁，點擊增加按鈕，選擇相應(yīng)的經(jīng)辦人員。4.2.3.5

15、編輯填報步驟流程走向找到“填報”流程，點擊“修改步驟”按鈕，在第一頁選擇“2.審核”，點擊“->”按鈕，點擊“確定”按鈕保存。4.2.3.6 編輯審核步驟流程走向找到“填報”流程，點擊“修改步驟”按鈕，在第一頁選擇“3.維修”，點擊“->”按鈕，點擊“確定”按鈕保存。4.2.3.7 編輯維修步驟流程走向找到“填報”流程，點擊“修改步驟”按鈕，在第一頁選擇“4.驗收”，點擊“->”按鈕，點擊“確定”按鈕保存。4.2.3.8 編輯驗收步驟流程走向找到“填報”流程，點擊“修改步驟”按鈕，在第一頁選擇“5.結(jié)束”，點擊“->”按鈕，點擊“確定”按鈕保存。4.3 測試設(shè)備報修工作

16、流流程4.3.1 填報用1000登錄，點擊“顯示所有功能”，點擊“工作流”，點擊“生產(chǎn)”>“設(shè)備報修”點擊“新建”按鈕在彈出的窗體填入上述信息,如果要增加附件,點擊菜單->”附件”->”增加”.輸入完成點擊”提交”按鈕.找到“李明”,點擊“添加主辦人”按鈕,提交給李明審核,點擊“確定”按鈕4.3.2 審核用1000登錄，點擊“顯示所有功能”，點擊“工作流”，點擊“代辦任務(wù)”找到要審核的設(shè)備報修單，點擊“辦理”按鈕，審核人和審核日期自動產(chǎn)生，輸入審核意見，如果要修改附件，選擇要修改的附件，點擊工具欄的“編輯”按鈕系統(tǒng)內(nèi)置的word編輯工具，可用直接編輯附件，進(jìn)行的所有修改都有痕

17、跡保留，同時也可以手寫簽名、加電子印章、文件套紅等操作，編輯完成點擊“保存并關(guān)閉”按鈕。附件編輯完成，點擊工具欄上的“提交按鈕”找到“李明”,點擊“添加主辦人”按鈕,提交給李明維修,點擊“確定”按鈕4.3.3 維修用1000登錄，點擊“顯示所有功能”，點擊“工作流”，點擊“代辦任務(wù)”找到要維修的設(shè)備報修單，點擊“辦理”按鈕，維修人和維修日期自動產(chǎn)生，輸入維修結(jié)果，輸入完成，點擊工具欄上的“提交按鈕”找到“李明”,點擊“添加主辦人”按鈕,提交給李明驗收,點擊“確定”按鈕4.3.4 驗收用1000登錄，點擊“顯示所有功能”，點擊“工作流”，點擊“代辦任務(wù)”找到要驗收的設(shè)備報修單，點擊“辦理”按鈕，驗收人和驗收日期自動產(chǎn)生，輸入驗收結(jié)果，點擊工具欄上的“提交按鈕”直接點擊“確定”按鈕，完成整個設(shè)備報修流程。4.3.5 查詢點擊“顯示所有功能”，點擊“工作流”，點擊“生產(chǎn)”>“設(shè)備報修”點擊“打開”按鈕，可以查看所有相關(guān)信息。5.