銷售工作中的電子郵件

1、銷售工作離不開電子郵件。 電子郵件是最規(guī)范、 專業(yè)的溝通形式，掌握電子郵件技巧，善用郵件溝通，將給我們的業(yè)務帶來極大的促進。一封完整的電子郵件包括主題、稱謂、正文、結尾、簽名檔五個部分，視情況我們還可以在帶文件附件。 怎樣處理好電子郵件的各個組成部分，并體現出良好的電子郵件禮儀呢？下面就各個要點作出具體說明。要點 1：郵件主題請這樣寫主題是接收者了解郵件的第一個窗口，我們要使用意義明確的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。主題不宜冗長，長標題在 outlook 軟件的處理下就會變成“ ”。標題要反映郵件的主要內容和重要性， 切忌使用含義不清的標題，如“ 李小姐收”。一封信盡

2、量只針對一個主題，主題詞過多會引起混淆，也不利于清晰地陳述。郵件的標題不能隨便用“緊急”之類的字眼。不要使用空白主題，這樣不但不利于收件人判斷郵件內容，而且也是格外失禮的舉動?；貜蛯Ψ洁]件時，應該根據回復內容需要更改標題，不能圖省事直接回復，這樣標題欄就會出現一串串的“ RE：”，影響美觀，而且不利于把握郵件的內容。要點 2：要這樣稱呼與問候對方郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，同時對收件人也是一個明確的提醒：這封郵件是面向他的。如果清楚收件人的具體職務，我們應該按職務尊稱對方，如“王經理”、“李部長”等，如果不清楚收件人的職務，則應按通常的“王先生”、 “李小姐”稱呼， 同時請分清收件人

3、的性別。我們在撰寫英文郵件的時候， 如果收件人不是我們熟悉的人，那么不宜直接稱呼他的英文名字。對級別高于自己的人，直接稱呼他的英文名字也是不禮貌的。 業(yè)務郵件不同于私人郵件，熱情的“Dear XXX”絕不能作為郵件的開頭問候語。要點 3：正文內容還要注意這些細節(jié)正文是整封郵件最重要， 最核心的部分， 在撰寫郵件正文的時候，除了掌握前面技巧說到的約訪信寫法外，我們還需要注意以下事項。正文應簡明扼要的說清楚事情，如果具體內容確實很多，應讓郵件正文只作出摘要介紹， 然后單獨寫一個電子文檔作為附件進行詳細描述。我們要用郵件表達出對人的尊重，如“請”、“謝謝”之類的語句要經常出現。正文如果比較復雜，最好

4、 1 、2 、3 、4 的列幾個段落進行清晰明確的說明， 我們的郵件要做到每個段落簡短不冗長， 沒有分段的長篇大論。盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查。這不僅體現對別人的尊重， 也體現了自己的職業(yè)態(tài)度。 如果是英文Email ，我們可以利用Outlook提供的拼寫檢查功能為我們糾錯。選擇便于閱度的字號和字體。中文用宋體或新宋體，英文就用 TimesNewRoman或 Arial字型，五號或小四號即可。要點 4：發(fā)送附件應該這樣做如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件，如果郵件中帶有多個附件時， 正文中應對附件內容做出簡要說明。附件文件應按有意義的名字命名， 由于有些郵箱不能

5、使用中文文件名，給附件命名的時候最好用比較保險的英文名， 以免附件無法正常發(fā)送。附件文件的數目不宜超過 4 個，如果數目較多時，應打包壓縮成一個文件。如果附件是特殊格式的文件， 我們應在正文中著名文件打開方式，以免影響使用。要點 5：簽名檔也要做到一目了然每封郵件在結尾都應附上簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，信息內容不要超過 4 行，只需將一些必要信息放在上面即可。簽名檔的字號一般應比正文字體小一些，以免喧賓奪主。引用一個短語作為簽名的一部分是可行的，如公司的宣傳口號。簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免出現亂碼。一封措辭規(guī)范，內容清晰的郵件，是促進雙方交流的便利橋梁。我們必須注意業(yè)務郵件禮儀方面的問題，在撰寫郵件