如何高效地參加會(huì)議

1、如何高效地組織和參加會(huì)議234567會(huì)議的種類與目的會(huì)議之前的準(zhǔn)備事項(xiàng)會(huì)議主持人應(yīng)具備的素質(zhì)與會(huì)議進(jìn)程與會(huì)者的素養(yǎng)與禮節(jié)如何應(yīng)對(duì)質(zhì)疑會(huì)議記錄的寫法與活用目錄8應(yīng)妨礙會(huì)議進(jìn)程的負(fù)面因素簡介1 將對(duì)外、對(duì)內(nèi)的信息傳達(dá)給公司將對(duì)外、對(duì)內(nèi)的信息傳達(dá)給公司成員，以統(tǒng)一大家的意見，或有成員，以統(tǒng)一大家的意見，或有必要就某一共同議題進(jìn)行集體討必要就某一共同議題進(jìn)行集體討論時(shí)，就要召開會(huì)議。論時(shí)，就要召開會(huì)議。 會(huì)議的順利與否，取決于領(lǐng)導(dǎo)及會(huì)議的順利與否，取決于領(lǐng)導(dǎo)及參與成員的想法及所做準(zhǔn)備是否參與成員的想法及所做準(zhǔn)備是否妥當(dāng)。妥當(dāng)。 充分的籌備、合理的禮儀以及正充分的籌備、合理的禮儀以及正確的主持技巧，可以

2、保證會(huì)議順確的主持技巧，可以保證會(huì)議順利進(jìn)行，而且言之有物。利進(jìn)行，而且言之有物。簡介傳達(dá)消息的會(huì)議 向有關(guān)人員傳達(dá)對(duì)內(nèi)、向有關(guān)人員傳達(dá)對(duì)內(nèi)、對(duì)外某些消息的會(huì)議對(duì)外某些消息的會(huì)議 主要目的是通知及核實(shí)，主要目的是通知及核實(shí)，當(dāng)事人應(yīng)事先處理好聯(lián)當(dāng)事人應(yīng)事先處理好聯(lián)絡(luò)事宜。絡(luò)事宜。解決問題的會(huì)議 成員個(gè)人提出自己見解、成員個(gè)人提出自己見解、對(duì)策和解決方案等用以對(duì)策和解決方案等用以解決問題的會(huì)議解決問題的會(huì)議 出席者如果能帶著好的出席者如果能帶著好的想法或方案出席會(huì)議，想法或方案出席會(huì)議，那么會(huì)議將進(jìn)行的十分那么會(huì)議將進(jìn)行的十分順利、成功順利、成功會(huì)議的種類與目的按性質(zhì)對(duì)會(huì)議分類會(huì)議的種類與目的確

3、認(rèn)會(huì)議的種類l圍繞某一中心議題展開討論的會(huì)議l業(yè)務(wù)上的集會(huì)、題會(huì)l部內(nèi)會(huì)議、科內(nèi)會(huì)議l部門聯(lián)絡(luò)會(huì)議l廣告宣傳會(huì)議l課題研究會(huì)議l晨會(huì)、夕會(huì)l銷售會(huì)議l生產(chǎn)會(huì)議l 開會(huì)的目的傳達(dá)公司的方針、政策了解組織的內(nèi)部情況把握問題所在，并尋求解決方案了解每個(gè)員工的工作進(jìn)程 將公司的基本方針和戰(zhàn)略目將公司的基本方針和戰(zhàn)略目標(biāo)等信息具體地傳達(dá)給公司標(biāo)等信息具體地傳達(dá)給公司成員成員 對(duì)公司的方針戰(zhàn)略進(jìn)行討論，對(duì)公司的方針戰(zhàn)略進(jìn)行討論，加深全體成員的理解，便于加深全體成員的理解，便于統(tǒng)一意見統(tǒng)一意見 組織機(jī)構(gòu)規(guī)模越大，就越難組織機(jī)構(gòu)規(guī)模越大，就越難于對(duì)各部門工作內(nèi)容、進(jìn)度于對(duì)各部門工作內(nèi)容、進(jìn)度等問題進(jìn)行把握與安

4、排等問題進(jìn)行把握與安排 進(jìn)行部門內(nèi)部、部門之間的進(jìn)行部門內(nèi)部、部門之間的交流，互通有無交流，互通有無 “組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部究竟存在哪組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部究竟存在哪些問題？些問題？” 成員之間積極發(fā)表自己的觀成員之間積極發(fā)表自己的觀點(diǎn)，并與他人進(jìn)行討論，集點(diǎn)，并與他人進(jìn)行討論，集思廣益，在最短的時(shí)間內(nèi)找思廣益，在最短的時(shí)間內(nèi)找出答案出答案 通過聽取個(gè)人工作進(jìn)程報(bào)告，通過聽取個(gè)人工作進(jìn)程報(bào)告，上級(jí)能夠很直觀地掌握個(gè)人上級(jí)能夠很直觀地掌握個(gè)人的工作狀態(tài)，并給予適當(dāng)指的工作狀態(tài)，并給予適當(dāng)指示示會(huì)議的種類與目的12瀏覽與議題相關(guān)的事項(xiàng)及資料會(huì)議之前需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)明確會(huì)議的目的345準(zhǔn)備好必要的資料及時(shí)整理意見和想法

5、其他需要確認(rèn)的事項(xiàng)l每個(gè)人都應(yīng)該對(duì)會(huì)議的議題每個(gè)人都應(yīng)該對(duì)會(huì)議的議題 有一定的了解有一定的了解l如果不清楚議題，應(yīng)立即向如果不清楚議題，應(yīng)立即向 會(huì)議負(fù)責(zé)人咨詢會(huì)議負(fù)責(zé)人咨詢21明確會(huì)議的目的會(huì)議之前需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)瀏覽與議題相關(guān)的事項(xiàng)及資料345準(zhǔn)備好必要的資料及時(shí)整理意見和想法其他需要確認(rèn)的事項(xiàng)l為了提高個(gè)人的關(guān)心程度，為了提高個(gè)人的關(guān)心程度， 通覽一下與議題相關(guān)的事通覽一下與議題相關(guān)的事 項(xiàng)及資料項(xiàng)及資料l翻譯上次會(huì)議記錄或者瀏翻譯上次會(huì)議記錄或者瀏 覽一下參考資料覽一下參考資料32瀏覽與議題相關(guān)的事項(xiàng)及資料公函的內(nèi)容不要過多，盡量簡潔公函的內(nèi)容不要過多，盡量簡潔插入圖表照片等給人以直觀印

6、象插入圖表照片等給人以直觀印象確認(rèn)字墨濃淡，保證復(fù)印件清晰確認(rèn)字墨濃淡，保證復(fù)印件清晰投影文字不要過于詳細(xì)投影文字不要過于詳細(xì)引用數(shù)據(jù)信息要標(biāo)明出處引用數(shù)據(jù)信息要標(biāo)明出處會(huì)議之前需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)準(zhǔn)備好必要的資料145明確會(huì)議的目的及時(shí)整理意見和想法其他需要確認(rèn)的事項(xiàng)41明確會(huì)議的目的會(huì)議之前需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)及時(shí)整理意見和想法325準(zhǔn)備好必要的資料瀏覽與議題相關(guān)的事項(xiàng)及資料其他需要確認(rèn)的事項(xiàng)l出席為解決問題而召開的會(huì)議，出席為解決問題而召開的會(huì)議，要事先整理好自己的意見要事先整理好自己的意見l會(huì)后分項(xiàng)在便箋或會(huì)議筆記本會(huì)后分項(xiàng)在便箋或會(huì)議筆記本 上進(jìn)行總結(jié)上進(jìn)行總結(jié)52瀏覽與議題相關(guān)的事項(xiàng)及資料開會(huì)

7、時(shí)間（不能遲到）開會(huì)時(shí)間（不能遲到）場所（不要弄錯(cuò)會(huì)場及會(huì)議室）場所（不要弄錯(cuò)會(huì)場及會(huì)議室）出席者的人數(shù)及成員出席者的人數(shù)及成員需要攜帶的物品需要攜帶的物品開會(huì)前開會(huì)前510510分鐘進(jìn)入會(huì)場分鐘進(jìn)入會(huì)場會(huì)議之前需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)其他需要確認(rèn)的事項(xiàng)341準(zhǔn)備好必要的資料及時(shí)整理意見和想法明確會(huì)議的目的會(huì)議主持人應(yīng)具備的素質(zhì)及會(huì)議進(jìn)程主持人應(yīng)具備的素質(zhì)l不要偏袒某個(gè)特定的成員，做到一視同仁不要偏袒某個(gè)特定的成員，做到一視同仁l準(zhǔn)確把握會(huì)場氣氛與狀況，及時(shí)作出反應(yīng)準(zhǔn)確把握會(huì)場氣氛與狀況，及時(shí)作出反應(yīng)l出現(xiàn)任何情況都不能感情用事，保持冷靜出現(xiàn)任何情況都不能感情用事，保持冷靜l遵照會(huì)議目的，引導(dǎo)與會(huì)人員完

8、成會(huì)議遵照會(huì)議目的，引導(dǎo)與會(huì)人員完成會(huì)議l適當(dāng)活躍現(xiàn)場氣氛，調(diào)動(dòng)與會(huì)人員的積極性適當(dāng)活躍現(xiàn)場氣氛，調(diào)動(dòng)與會(huì)人員的積極性會(huì)議主持人應(yīng)具備的素質(zhì)及會(huì)議進(jìn)程會(huì)議進(jìn)程中的要點(diǎn)l向全體成員傳達(dá)會(huì)議目的及宗旨向全體成員傳達(dá)會(huì)議目的及宗旨l選定書記員，做會(huì)議記錄選定書記員，做會(huì)議記錄l根據(jù)會(huì)議的議題決定會(huì)議時(shí)間安排根據(jù)會(huì)議的議題決定會(huì)議時(shí)間安排l調(diào)動(dòng)全體成員的積極性調(diào)動(dòng)全體成員的積極性l參照會(huì)議目的，把握討論的方向參照會(huì)議目的，把握討論的方向l在會(huì)議的過程中整理正反雙方論點(diǎn)在會(huì)議的過程中整理正反雙方論點(diǎn)l向全體成員確認(rèn)結(jié)論向全體成員確認(rèn)結(jié)論l介紹下次會(huì)議概要介紹下次會(huì)議概要與會(huì)者的素養(yǎng)與禮節(jié)會(huì)議開始前的準(zhǔn)備

9、l要認(rèn)識(shí)到出席會(huì)議是工作的一部分要認(rèn)識(shí)到出席會(huì)議是工作的一部分l事先就議題做好研究工作（不懂的地方要請(qǐng)教前輩）事先就議題做好研究工作（不懂的地方要請(qǐng)教前輩）l仔細(xì)的閱讀分發(fā)的資料（確認(rèn)疑點(diǎn)、重點(diǎn)）仔細(xì)的閱讀分發(fā)的資料（確認(rèn)疑點(diǎn)、重點(diǎn)）l在開會(huì)時(shí)間之前進(jìn)入會(huì)場在開會(huì)時(shí)間之前進(jìn)入會(huì)場會(huì)議進(jìn)程中應(yīng)該遵循的事項(xiàng)l認(rèn)真聽從主持人的議事進(jìn)程安排認(rèn)真聽從主持人的議事進(jìn)程安排l時(shí)刻圍繞會(huì)議的目的進(jìn)行發(fā)言時(shí)刻圍繞會(huì)議的目的進(jìn)行發(fā)言l不要只聽從他人發(fā)言，自己也要積極地參與到討論中去不要只聽從他人發(fā)言，自己也要積極地參與到討論中去l不要發(fā)呆或低聲說話，而要認(rèn)真聽他人發(fā)言不要發(fā)呆或低聲說話，而要認(rèn)真聽他人發(fā)言l不要隨

10、便中途退場（與外部聯(lián)系或去廁所等要在開會(huì)前就解決好）不要隨便中途退場（與外部聯(lián)系或去廁所等要在開會(huì)前就解決好）l會(huì)議過程中若有來電，如果不是急事，就要等會(huì)議結(jié)束之后打回去會(huì)議過程中若有來電，如果不是急事，就要等會(huì)議結(jié)束之后打回去l要愉快的接受大家都認(rèn)同的結(jié)論要愉快的接受大家都認(rèn)同的結(jié)論l若被問及自己是否贊成，要明確的表明自己的立場若被問及自己是否贊成，要明確的表明自己的立場l不要擺出一副沒有風(fēng)度的懶散態(tài)度不要擺出一副沒有風(fēng)度的懶散態(tài)度l想要發(fā)言時(shí)，要舉手示意，主持人指名允許后再進(jìn)行發(fā)言想要發(fā)言時(shí)，要舉手示意，主持人指名允許后再進(jìn)行發(fā)言l注意盡量縮短自己的發(fā)言時(shí)間注意盡量縮短自己的發(fā)言時(shí)間l即使

11、他人提出相反或批判的意見，也不要一時(shí)沖動(dòng)，感情用事即使他人提出相反或批判的意見，也不要一時(shí)沖動(dòng)，感情用事l不能無理取鬧，作出攻擊性發(fā)言不能無理取鬧，作出攻擊性發(fā)言l發(fā)言不要脫離議題發(fā)言不要脫離議題l不要吹毛求疵不要吹毛求疵會(huì)議結(jié)束后的工作l依照會(huì)議結(jié)論，詳細(xì)地考慮自己應(yīng)采取什么行動(dòng)依照會(huì)議結(jié)論，詳細(xì)地考慮自己應(yīng)采取什么行動(dòng)l整理會(huì)議記錄，將重要事項(xiàng)按內(nèi)容進(jìn)行分類，分條、分項(xiàng)記錄整理會(huì)議記錄，將重要事項(xiàng)按內(nèi)容進(jìn)行分類，分條、分項(xiàng)記錄l準(zhǔn)備下次會(huì)議的內(nèi)容，并將其記錄，以免忘記應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備的事項(xiàng)準(zhǔn)備下次會(huì)議的內(nèi)容，并將其記錄，以免忘記應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備的事項(xiàng)提問方心態(tài)如何正確提問不合格的提問被提問者心態(tài)提問目的：

12、加深對(duì)對(duì)方觀點(diǎn)的理解，達(dá)成共識(shí)提問目的：加深對(duì)對(duì)方觀點(diǎn)的理解，達(dá)成共識(shí)錯(cuò)誤心態(tài)：錯(cuò)誤心態(tài)：“為難對(duì)方，讓對(duì)方難堪為難對(duì)方，讓對(duì)方難堪”正確心態(tài)：有價(jià)值、講究方法地提問正確心態(tài)：有價(jià)值、講究方法地提問提問簡短并一針見血，一次提問只針對(duì)一個(gè)問題，不提問簡短并一針見血，一次提問只針對(duì)一個(gè)問題，不對(duì)同一發(fā)言者連續(xù)追加提問對(duì)同一發(fā)言者連續(xù)追加提問提問前明確指出問題針對(duì)對(duì)象提問前明確指出問題針對(duì)對(duì)象預(yù)先整理好提問內(nèi)容，盡量記錄下問題要點(diǎn)預(yù)先整理好提問內(nèi)容，盡量記錄下問題要點(diǎn)只針對(duì)于會(huì)議目的相關(guān)的問題進(jìn)行提問只針對(duì)于會(huì)議目的相關(guān)的問題進(jìn)行提問一次提兩個(gè)以上問題一次提兩個(gè)以上問題喋喋不休地繞彎子提問喋喋不休地

13、繞彎子提問自問自答自問自答要點(diǎn)不明確要點(diǎn)不明確積極對(duì)待他人提問，耐心細(xì)致給予作答積極對(duì)待他人提問，耐心細(xì)致給予作答努力將自己的見解與心情適當(dāng)?shù)貍鬟_(dá)給對(duì)方努力將自己的見解與心情適當(dāng)?shù)貍鬟_(dá)給對(duì)方如何應(yīng)對(duì)質(zhì)疑成功回答問題仔細(xì)聽提問的內(nèi)容，記錄問題要點(diǎn)，回答要準(zhǔn)確仔細(xì)聽提問的內(nèi)容，記錄問題要點(diǎn)，回答要準(zhǔn)確言簡意賅地回答問題，不要說不必要的話言簡意賅地回答問題，不要說不必要的話考慮提問者的立場與心情后作答考慮提問者的立場與心情后作答回答完后確認(rèn)對(duì)方是否已經(jīng)完全理解回答完后確認(rèn)對(duì)方是否已經(jīng)完全理解如何進(jìn)行會(huì)議記錄 隨時(shí)核實(shí)書記員是否記隨時(shí)核實(shí)書記員是否記下了主要的發(fā)言內(nèi)容與下了主要的發(fā)言內(nèi)容與結(jié)論結(jié)論 會(huì)

14、議結(jié)束時(shí)，將已經(jīng)確會(huì)議結(jié)束時(shí)，將已經(jīng)確認(rèn)的結(jié)論與書記員記錄認(rèn)的結(jié)論與書記員記錄的內(nèi)容進(jìn)行對(duì)比，加以的內(nèi)容進(jìn)行對(duì)比，加以確認(rèn)確認(rèn) 歸納所做記錄，按會(huì)議歸納所做記錄，按會(huì)議記錄的格式重新整理記錄的格式重新整理 向主持人進(jìn)行最終確認(rèn)向主持人進(jìn)行最終確認(rèn) 注明會(huì)議記錄者及主持注明會(huì)議記錄者及主持人的姓名人的姓名會(huì)議記錄的保存及活用 盡快將會(huì)議記錄分發(fā)給盡快將會(huì)議記錄分發(fā)給全體出席者全體出席者 在每次的會(huì)議記錄上標(biāo)在每次的會(huì)議記錄上標(biāo)明號(hào)碼，以便進(jìn)行保管明號(hào)碼，以便進(jìn)行保管 用文件夾夾好，放在每用文件夾夾好，放在每個(gè)人都能看到的地方個(gè)人都能看到的地方 每次召開會(huì)議時(shí)都要帶每次召開會(huì)議時(shí)都要帶著保存的會(huì)議

15、記錄出席，著保存的會(huì)議記錄出席，必要時(shí)作為參考必要時(shí)作為參考會(huì)議記錄的寫法及活用妨礙會(huì)議進(jìn)程的負(fù)面因素妨礙會(huì)議順利召開的因素l沒有預(yù)先通知議題就召開會(huì)議沒有預(yù)先通知議題就召開會(huì)議l召開會(huì)議的通知在會(huì)議臨近前公布召開會(huì)議的通知在會(huì)議臨近前公布l參會(huì)人數(shù)參會(huì)人數(shù)l開會(huì)前沒有確認(rèn)會(huì)議進(jìn)程開會(huì)前沒有確認(rèn)會(huì)議進(jìn)程l沒有準(zhǔn)備好資料沒有準(zhǔn)備好資料l沒有在會(huì)前與出席的成員進(jìn)行溝通和交流沒有在會(huì)前與出席的成員進(jìn)行溝通和交流l沒有準(zhǔn)備桌子、白板等必要設(shè)施沒有準(zhǔn)備桌子、白板等必要設(shè)施l未預(yù)先檢查會(huì)場未預(yù)先檢查會(huì)場l到了開會(huì)時(shí)間人還未到齊到了開會(huì)時(shí)間人還未到齊妨礙會(huì)議進(jìn)程的負(fù)面因素妨礙會(huì)議進(jìn)程的因素l主持人未在會(huì)議開始時(shí)確認(rèn)目的及時(shí)間安排主持人未在會(huì)議開始時(shí)確認(rèn)目的及時(shí)間安排l只有主持人一個(gè)人說，其他與會(huì)成員沒有發(fā)言機(jī)會(huì)只有主持人一個(gè)人說，其他與會(huì)成員沒有發(fā)言機(jī)會(huì)l主持人無視議程，沒有理解預(yù)定的議題主持人無視議程，沒有理解預(yù)定的議題l主持人對(duì)不發(fā)言的成員不聞不問主持人對(duì)不發(fā)言的成員不聞不問l與會(huì)人員只提出對(duì)自身有利的方案與會(huì)人員只提出對(duì)自身有利的方案l全體與會(huì)人員感情用事大聲爭執(zhí)，討論問題時(shí)不冷靜全體與會(huì)人員感情用事大聲爭執(zhí)，討論問題時(shí)不冷靜l奚落、嘲笑持有反對(duì)意見的人