[企業(yè),檔案,文化]淺談企業(yè)檔案信息化建設(shè)與企業(yè)文化

1、淺談企業(yè)檔案信息化建設(shè)與企業(yè)文化 企業(yè)檔案是一個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)壯大、文化發(fā)展歷程的真實(shí)記載。如今信息化技術(shù)日新月異，發(fā) 展企業(yè)檔案事業(yè)應(yīng)加快檔案信息化建設(shè)，并充分把握其包含的內(nèi)容。特別是在當(dāng)前中央培 育和踐行社會(huì)主義核心價(jià)值觀，弘揚(yáng)中華民族優(yōu)秀文化的時(shí)代背景下，應(yīng)注重利用企業(yè)檔 案信息化提升企業(yè)文化，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。如今信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用，企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生大量的電子化資料，作為記錄企業(yè) 歷史，反映企業(yè)文化的企業(yè)檔案主體形式已發(fā)生變化。2014年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院 辦公廳印發(fā)關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)（以下簡(jiǎn)稱意見(jiàn)），要求 “把檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同

2、步實(shí)施”。因此，加強(qiáng)檔 案信息化建設(shè)是當(dāng)前發(fā)展企業(yè)檔案事業(yè)的重要手段，也是豐富企業(yè)文化、傳承企業(yè)精神的 客觀要求。一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀（-）檔案信息化建設(shè)不夠充分目前，企業(yè)早已普遍采用計(jì)算機(jī)等電子儲(chǔ)存設(shè)備對(duì)文件資料進(jìn)行保存，但這僅是檔案信息 化建設(shè)的初級(jí)階段。缺少專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)、不能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)查看和借閱，以及 文檔一體化程度不高等因素，都會(huì)制約企業(yè)檔案工作的高效管理和高水平發(fā)展，這將直接 影響檔案利用的效果。（二）傳統(tǒng)檔案管理手段亟需變革隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大，檔案來(lái)源日益廣泛，數(shù)量劇增，形式多樣，如仍然“按照生成、積累、 立卷、鑒定、歸檔、分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那

3、么結(jié)果很可能是很多 工作還未來(lái)得及開(kāi)展之前，電子文件就被更改甚至刪除了，導(dǎo)致文件流失、失真等現(xiàn)象的 發(fā)生。并且，還會(huì)造成重復(fù)勞動(dòng)”。所以，面對(duì)電子文件便捷的形成和轉(zhuǎn)移特性，傳統(tǒng)檔 案管理手段日漸捉襟見(jiàn)肘，企業(yè)加快檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。二、檔案信息化建設(shè)內(nèi)容檔案信息化，是指應(yīng)用信息技術(shù)管理和開(kāi)發(fā)利用檔案的過(guò)程，它是以信息技術(shù)應(yīng)用為前提, 并且動(dòng)態(tài)發(fā)展的。以下將從四個(gè)方面介紹企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容。（-）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、軟件、安全保障系統(tǒng)以及適合工作實(shí)際的終端、輔助設(shè)備。企業(yè)首先應(yīng)搭建適合電子檔案系統(tǒng)正常運(yùn)行的環(huán)境。包括建立與企業(yè)規(guī)模、發(fā)展相適宜的 中心機(jī)房，布局合

4、適的安全保障體系，購(gòu)置適合電子檔案系統(tǒng)的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)據(jù) 庫(kù)管理系統(tǒng)，以及終端需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀和數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備。（二）數(shù)字信息資源建設(shè)1、檔案信息數(shù)字化是檔案信息化的基礎(chǔ)檔案信息數(shù)字化包含兩個(gè)方面：一是電子化辦公直接生成的電子文件。二是指將以前“摸 的著”的檔案輸進(jìn)計(jì)算機(jī)，即“庫(kù)存檔案電子化”。2、主要內(nèi)容和基本要求檔案數(shù)字信息資源形式多樣，包含文書(shū)、聲像、科技、電子郵件、網(wǎng)頁(yè)等，但不管任何形 式的電子文件，其基本要求是齊全完整、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。電子文件在保存時(shí)應(yīng)采用唯一標(biāo)識(shí)符、 統(tǒng)一的命名規(guī)則，并設(shè)置、捕獲元數(shù)據(jù)。3、具體建設(shè)內(nèi)容文書(shū)檔案電子文件應(yīng)保存正本、定稿、公文處理單和彩色修改留痕

5、稿，版面格式應(yīng)符合 黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例要求，文件格式可采用OFD、PDF、PDF/A等格式歸檔。有條件的可對(duì)電子檔案與元數(shù)據(jù)進(jìn)行封裝。聲像檔案應(yīng)注意品質(zhì)質(zhì)量，照片類以TIFF、JPEG格式，像素不低于300萬(wàn)，錄像類以MPEG2、 MPEG4格式保存，比特率不低于8Mbps、錄音類以WAV、MP3格式保存，音頻采樣率不低于44. lkHzo科技和專業(yè)類電子檔案的圖形類應(yīng)以DWG格式歸檔，其它檔案類型參照文書(shū)、聲像類。（三）應(yīng)用軟件建設(shè)企業(yè)使用應(yīng)用軟件一般分為自行開(kāi)發(fā)與購(gòu)買(mǎi)，兩者各有利弊。自身開(kāi)發(fā)軟件可能更適合企 業(yè)需求，但對(duì)企業(yè)信息實(shí)力等各方面要求較高，普通企業(yè)無(wú)法實(shí)現(xiàn)。購(gòu)買(mǎi)軟件方便快捷

6、， 但一般需針對(duì)企業(yè)實(shí)際修改，進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，對(duì)檔案和信息管理人員要求較高。（四）保障體系建設(shè)1、經(jīng)費(fèi)保障企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，納入企業(yè)信息化整體建設(shè)的規(guī)劃，從而保證有適當(dāng)?shù)?經(jīng)費(fèi)預(yù)算。2、制度保障包括各門(mén)類電子文件歸檔制度，人才配備、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、系統(tǒng)運(yùn)行管理制度，數(shù)字檔案?jìng)浞?制度，機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)、電子文件形成部門(mén)和信息化部門(mén)職責(zé)分工及獎(jiǎng)懲制度。3、人才保障配備具有專業(yè)素養(yǎng)的專職人員，注重信息化培訓(xùn)，打通檔案管理人員發(fā)展和進(jìn)步渠道。4、安全保障參照信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)有關(guān)要求，從系統(tǒng)安全、人員配備、信息技術(shù)等方面采取多種 措施，建立檔案信息安全保障體系框架和管理體制。三、數(shù)字檔案室是

7、目前檔案信息化解決方案檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期、系統(tǒng)性的過(guò)程，對(duì)于大部分企業(yè)來(lái)說(shuō)，建立標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案 館相當(dāng)困難。中辦、國(guó)辦意見(jiàn)中提出的“數(shù)字檔案室”，是適合目前信息化條件下管 理電子檔案的形式。它的管理對(duì)象是以電子文件為主，重在規(guī)范，著眼于現(xiàn)實(shí)，可將其定 位于信息化條件下檔案室的先進(jìn)形式。企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)以此為重要節(jié)點(diǎn)，作為企業(yè)辦公自動(dòng)化與數(shù)字檔案館建設(shè)的“中繼 站”。四、企業(yè)檔案信息化與企業(yè)文化企業(yè)檔案客觀記錄下企業(yè)每個(gè)歷史階段的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)，具有擔(dān)負(fù)弘揚(yáng)企業(yè)文化，傳承企 業(yè)精神內(nèi)涵的重要責(zé)任。（-）充分利用信息化特點(diǎn)促進(jìn)企業(yè)文化傳統(tǒng)企業(yè)文化形式體現(xiàn)企業(yè)文化活力方面缺乏自身個(gè)性，員工主

8、動(dòng)參與企業(yè)文化機(jī)會(huì)有限。 利用信息化手段可提供多方位企業(yè)文化展示，為員工建立多渠道企業(yè)文化感受。員工遠(yuǎn)程 查閱檔案，便捷高效，提高了工作效率，緩解了工作壓力，有助于保持良好的工作狀態(tài)， 同時(shí)提升了企業(yè)辦事效率；信息傳播快速，煥發(fā)內(nèi)部蓬勃朝氣，有助于形成團(tuán)結(jié)、有效的 企業(yè)文化。另外，遠(yuǎn)程檔案查詢系統(tǒng)可供隨時(shí)查閱信息，提高了管理透明度；利用檔案影像資料制作 內(nèi)容翔實(shí)的企業(yè)宣傳片，利用企業(yè)門(mén)戶網(wǎng)站、檔案管理平臺(tái)發(fā)布企業(yè)管理實(shí)時(shí)狀態(tài)，有助 于展現(xiàn)企業(yè)軟實(shí)力。因此，充分利用檔案信息化管理的特色，將企業(yè)檔案所承載的企業(yè)文 化浸潤(rùn)到每位員工的日常工作，為企業(yè)文化提升提供前所未有的機(jī)會(huì)。（二）檔案信息化建設(shè)應(yīng)隨企業(yè)文化動(dòng)態(tài)管理檔案信息化建設(shè)應(yīng)緊密結(jié)合企業(yè)信息化與企業(yè)文化的發(fā)展，堅(jiān)持技術(shù)與管理同步、理論和 實(shí)際相結(jié)合。2009年公布的檔案管理行業(yè)規(guī)則-企業(yè)檔案工作規(guī)范（DA/T 42-2009）, 將檔案信息化建設(shè)作為企業(yè)檔案工作發(fā)展的方向性要求。我們應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)及其 產(chǎn)生的檔案是持續(xù)變化的，基于這一點(diǎn)，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)建立動(dòng)態(tài)解決方案。同時(shí)，由于企業(yè)文化也是一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展事物，不同時(shí)期的企業(yè)文化，對(duì)企業(yè)檔案管理方 式產(chǎn)生作用。理順企業(yè)檔案信息化建設(shè)與企業(yè)文化發(fā)展的脈線，動(dòng)態(tài)結(jié)合企業(yè)文化的走向, 才能使企業(yè)