[盡管去做：無(wú)壓工作的藝術(shù)].gtd

1、盡 管 去 做一無(wú)壓工作的藝術(shù)美戴維艾倫著張靜 譯fatdragoncat（ 胖龍貓 ） 手打 中信出版社10目錄第一部分 通向從容之道第1章新情況，新做法像實(shí)干家一樣思考問(wèn)題，像思想家一樣付諸行動(dòng)。第 2章橫向管理工作進(jìn)程的5 個(gè)階段我們應(yīng)該使任何事物都變得越簡(jiǎn)單越好，而不是比較簡(jiǎn)單。第3章 第 3 章 縱向管理：巧妙制定工作計(jì)劃當(dāng)著手處理平凡瑣事的時(shí)候，必須著眼于大局，這樣一來(lái)，所有的煩瑣小事才能夠沿著正確的方向發(fā)展。第二部分 遠(yuǎn)離壓力， 提高效率第 4章 確定時(shí)間、空間和工具提升個(gè)人工作效率的最佳手段之一，就是擁有你樂(lè)于使用的管理工具。第 5章 收集階段：填充工作籃訓(xùn)練自己發(fā)現(xiàn)那些沒(méi)有到

2、位的事情。第 6章處理階段：清空工作籃工作籃是一個(gè)處理問(wèn)題的站點(diǎn)，而不是一個(gè)存儲(chǔ)容器。第 7章管理階段：建立好清單在從局部管理向全局總攬的轉(zhuǎn)化過(guò)程中，一個(gè)完整和同步的工作清單堪稱為一個(gè)主要的運(yùn)作手段。第 8章 檢查階段：回過(guò)頭看看只要你保證在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間查閱適當(dāng)?shù)馁Y料，每天幾秒鐘也就是回顧檢查所需要的全部時(shí)間。第 9章行動(dòng)階段：選最佳方案你的工作是發(fā)現(xiàn)你的工作，然后全身心地投入到其中去。第10章創(chuàng)造性地思考工作準(zhǔn)備行動(dòng)、創(chuàng)造條件，對(duì)工作進(jìn)行一些創(chuàng)造性的思考。然后，你就把大多數(shù)人遠(yuǎn)遠(yuǎn)地拋在后面了。第三部分 事半功倍的幾個(gè)竅門第11章 竅門 1：養(yǎng)成收集和自省的習(xí)慣焦慮感和內(nèi)疚感并非是由于承擔(dān)太多的

3、工作而造成的，這是由于你撕毀了同自己簽訂的協(xié)議而自然導(dǎo)致的后果。第12章竅門 2：下一步行動(dòng)無(wú)論問(wèn)題有多么大、多么嚴(yán)峻，你總可以向解決它們的方向邁出小小的一步，來(lái)根除掉束手無(wú)策的感覺(jué)。行動(dòng)起來(lái)吧。第13章竅門 3：關(guān)注結(jié)果沒(méi)有明確任務(wù)的展望充其量只是一個(gè)夢(mèng)想，而缺乏前景的任務(wù)只是痛苦和艱辛的勞作。同時(shí)擁有前景和任務(wù)才是世界的希望。結(jié)論歡迎來(lái)到蘊(yùn)涵著深刻洞察力的戰(zhàn)略黃金寶庫(kù)。這里介紹了如 何獲取更加旺盛的精力，變得更加輕松自如，事半功倍的方法。 如果你像我一樣，既希望出色地完成工作，也期待著品味生活的 滋味，這不再是一種魚(yú)和熊掌不可兼得的選擇了。你完全有可能 做到在快樂(lè)地享受生活的同時(shí)，高效地處

4、理工作上的事務(wù)。我認(rèn)為高效是一種非常有價(jià)值的東西。也許你目前從事著十 分重要、妙趣橫生或者值得贊揚(yáng)的工作；又或許并非如此，但是你仍不得不面對(duì)這一切。在第一種情況下，你希望所投入的時(shí)間 和精力收獲盡可能豐厚的回報(bào)。在第二種情況下，你希望能夠盡 快地投入到其他工作中去，同時(shí)不遺留任何令你念念不忘的問(wèn)題。無(wú)論正在做什么，你都希望更輕松更自信，這正是你需要做 的事情你可能正在同你的員工們一道舉杯痛飲；夜深人靜時(shí)， 你正溫柔憐愛(ài)地凝視著搖籃中安然酣睡的愛(ài)子； 也許你正忙忙碌碌地回復(fù)著涌向你面前的電子郵件，或者在會(huì)議結(jié)束后抽幾分鐘 的時(shí)間與具有潛力的新客戶攀談。放松精神的技巧和使其遠(yuǎn)離煩惱與憂慮的力量，很

5、可能就是我們那些偉人的秘訣。J A 哈特菲爾德(J. A. Hatfield )本書(shū)寫(xiě)作的宗旨在于：教你在有需要或期望之時(shí)，如何才能盡管去做達(dá)到高效和 輕松的最佳境界。我已經(jīng)探求了很長(zhǎng)一段時(shí)間(也許你也曾嘗試過(guò))，一直希望找到下列問(wèn) 題的答案，即做什么，什么時(shí)間去做，以及如何去做。根據(jù) 2 0 多年發(fā)展和應(yīng)用提高效率的新方法的實(shí)踐，我可以斷言，沒(méi)有一種萬(wàn)能的解決方案。當(dāng)你跋涉在每天、每周乃至一生的 漫長(zhǎng)旅途中，沒(méi)有任何一種軟件產(chǎn)品、研討會(huì)、一流的個(gè)人計(jì)劃手冊(cè)或者個(gè)人使命的宣言， 可以簡(jiǎn)化你的工作或者代替你作出選擇。而當(dāng)你剛剛掌握如何在某一個(gè)層面提升辦事效率和 決策能力時(shí)，又會(huì)不知不覺(jué)地接受一批

6、新的任務(wù)和富于創(chuàng)意的目標(biāo)。由此所產(chǎn)生的新的挑戰(zhàn)， 公然否定了任何一個(gè)促成你達(dá)到目的、解決問(wèn)題可以套用的簡(jiǎn)單公式或者人們最近流行的某 種方法。不過(guò)，即使不存在一種通用手段，我們還是可以通過(guò)采取某些措施來(lái)提高效率和完 善個(gè)人管理。當(dāng)我逐漸地成熟起來(lái)，我發(fā)現(xiàn)了許多層次更深刻、內(nèi)容更豐富、意義更重大的事情，值得我去關(guān)注、探討和付諸行動(dòng)。而且，我已經(jīng)找到了一些完全可以學(xué)習(xí)到的簡(jiǎn)單方法，它們將顯著地提高我們處理日常煩瑣事務(wù)的能力。下面是對(duì) 2 0 多年來(lái)有關(guān)個(gè)人效率各種發(fā)現(xiàn)的匯編：最大程度地增加輸出和最小程度地縮減輸入，并且在工作量變得日益龐大且性質(zhì)模糊不定的現(xiàn)實(shí)世界推行這種做法。我曾經(jīng)耗費(fèi)幾千個(gè)小時(shí)，在

7、工作臺(tái)邊實(shí)地培訓(xùn)，幫助人們處理和組織安排手頭上的所有工作。我所揭示的這些方法，在各種類型的企業(yè)中，在每一種工作層面上，在不同的文化氛圍中，甚至在家庭和學(xué)校里，也已經(jīng)證明是功效卓著的。在我花費(fèi)了 2 0 年的時(shí)間培養(yǎng)和訓(xùn)練了一些最為精明干練的專業(yè)人士之后，我才領(lǐng)悟到當(dāng)今社會(huì)正如饑似渴地尋求這些方法。長(zhǎng)期以來(lái)，頂層的經(jīng)理主管們一直不遺余力地向他們自己和 其他員工灌輸“冷酷執(zhí)行”這個(gè)基本標(biāo)準(zhǔn)。他們知道，我也清楚，每一天，在緊閉的大門后，經(jīng)過(guò)幾個(gè)小時(shí)的苦苦奮斗，還存在著 一大堆沒(méi)來(lái)得及回復(fù)的電話，需要應(yīng)付的電子郵件，有待指派他人處理的任務(wù)，會(huì)后尚未處理的事務(wù)，以及缺乏管理的個(gè)人工作。而無(wú)數(shù)的商業(yè)人士之

8、所以成功， 是因?yàn)樗麄兘鉀Q的危機(jī)和把握的機(jī)遇，遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于在自己的辦公室和公文包里存在及制造的問(wèn)題。一方面，我們需要一些大家公認(rèn)的手段，可以幫助人們從戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)的雙重角度來(lái)集中精力，不遺漏任何一件事情。另一方 面，我們需要?jiǎng)?chuàng)造工作氛圍和技能，以保證那些投入最為徹底的 人們，不會(huì)因?yàn)椴豢爸刎?fù)而慘敗。我們急需積極而正確的工作標(biāo) 準(zhǔn)，來(lái)吸引和挽留精英和奇才們。我們知道各種企業(yè)機(jī)構(gòu)迫切地需要這個(gè)信息，同時(shí)在學(xué)校也存在著這種需求。在那里，我們的孩子尚未受到有關(guān)如何處理信息、如何關(guān)注成果，和采取哪些行動(dòng)達(dá)到目標(biāo)的教育。而對(duì)于我們每個(gè)人來(lái)說(shuō)，這樣的信息也是不可或缺的。只有這樣，我們才能夠充分地利用機(jī)遇，積極、長(zhǎng)

9、久地為這個(gè)世界增添價(jià)值。我在盡管去做一書(shū)中所討論的簡(jiǎn)單性和高效性最好成為 你在生活中實(shí)時(shí)的親身體驗(yàn)，因此，本書(shū)必須將工作流程管理法 的精髓用直線的形式體現(xiàn)出來(lái)。我試圖這樣安排本書(shū)，以便使你 在實(shí)踐的過(guò)程中，一面領(lǐng)悟到鼓舞人心的全局總覽，一面品嘗立竿見(jiàn)影的成效。本書(shū)分為三個(gè)部分。第一部分扼要地介紹了這個(gè)系統(tǒng)的概況，并解釋了其獨(dú)特性和時(shí)效性。接著，又以最為凝練和基礎(chǔ)的形式提出了這些方法論。第二部分展示了如何實(shí)施這個(gè)系統(tǒng)。它是你的私人培訓(xùn)顧問(wèn)，指導(dǎo)你循序漸進(jìn)地在真刀真槍的現(xiàn)實(shí)生活中運(yùn)用這些行動(dòng)模式。第三部分進(jìn)入更加深刻的討論。描述了當(dāng)你把這些方法和模式融入到你的工作和生活之中后，可以產(chǎn)生的形式更加微

10、妙、意義更加深遠(yuǎn)的眾多成果。我希望你加入這個(gè)行列，我盼望你檢驗(yàn)這些內(nèi)容，甚至提出質(zhì)疑。我渴 望你向自己證明，我所承諾的效果對(duì)你個(gè)人來(lái)說(shuō)，不僅可能而且伸手可及。此 外，我還希望你了解，我提出的每一項(xiàng)建議都是簡(jiǎn)單易行的，根本沒(méi)有涉及任 何的新技能。你早已經(jīng)掌握了如何關(guān)注問(wèn)題，如何把它們記錄下來(lái)，如何判定 成果和行為，以及如何回顧各種選擇并作出決定。你將證實(shí)，你長(zhǎng)久以來(lái)一直 憑借本能和直覺(jué)對(duì)許多問(wèn)題進(jìn)行的處理都是正確而恰當(dāng)?shù)?。我將為你提供一?方法，幫助你充分地利用這些基礎(chǔ)技能，將它們推向高效的新境界。我希望能 夠激勵(lì)你把它們納入一個(gè)令你為之振奮的全新的行為模式中。在本書(shū)中，我自始至終地提及針對(duì)這些

11、資料所開(kāi)展的培訓(xùn)工作和研討會(huì)。在過(guò)去的20多年中，我作為一名“管理學(xué)顧問(wèn)”獨(dú)立地工作著，并與別人進(jìn)行 了小范圍的合作。我的工作主要是圍繞本書(shū)中介紹的方法，針對(duì)個(gè)人進(jìn)行提升效 率的培訓(xùn)，以及舉辦各種講座。我（和我的同事們）已經(jīng)指導(dǎo)了一千多人，訓(xùn) 練了幾十萬(wàn)名專業(yè)人士，舉辦了幾百次公開(kāi)研討會(huì)。這就是我提取經(jīng)驗(yàn)和總結(jié) 實(shí)例的背景情況。我的一位客戶曾經(jīng)生動(dòng)形象地描述了我所作出的承諾：“當(dāng)我習(xí)以為常 地采納著本書(shū)中的各項(xiàng)原則時(shí)，它拯救了我的生命；當(dāng)我一絲不茍地運(yùn)用它 們時(shí)，它改變了我的一生。這是一種疫苗，可以預(yù)防日常生活中的救火現(xiàn)象（在某個(gè)工作日中，出現(xiàn)的所謂的緊急事件和危機(jī)）；同時(shí)也是一種 解毒劑，能

12、有效舒緩人們施加在自己身上不平衡的壓力?！钡谝徊糠滞ㄏ驈娜葜赖?章新情況，新做法可能有這樣一種情況：一個(gè)人整日事務(wù)纏身，卻仍然能夠頭腦清醒， 輕松自如地控制這一切。極高的效率，卓著的效果，這是生活和工作的一種美 妙的境界。同時(shí)，這也是那些經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)人士要獲取成功所必備的一種 關(guān)鍵性的運(yùn)作模式，你已經(jīng)知 如何做才能達(dá)到這種高效率的境界，然而， 如果你本人同其他大多數(shù)人一樣，那么，你必須快速地、完整地、系統(tǒng)地運(yùn) 用這些技巧，才能夠真正地把握住它，而不會(huì)有一種被深埋其中的感覺(jué)。盡管 本書(shū)中所描寫(xiě)的方法和技巧具有極強(qiáng)的實(shí)用價(jià)值，并且源于生活常理，但是， 大多數(shù)人都已經(jīng)養(yǎng)成了自成體系的工作習(xí)慣，他

13、們只有對(duì)自身這些工作習(xí)慣 加以調(diào)整之后，才有可能實(shí)施本系統(tǒng)。不要小看這些微小的調(diào)整，它們能夠給你日常生活中處理重要工作的技巧帶來(lái)清新的變化。我有很多客戶把這種方法稱之為范例改變 (paradigm shift )。焦慮是由于缺乏控制力，組織管理、準(zhǔn)備和行動(dòng)不足所造成的。戴維凱克奇 (David Kekich )我在這里所介紹的方法主要基于兩個(gè)目的：(1)抓住所有一切需要處理 的事情(現(xiàn)在的、以后的、將來(lái)某時(shí)的；大的、小的、或者不大不小的)把它們統(tǒng) 統(tǒng)置入一個(gè)脫離大腦的邏輯系統(tǒng)中。(2 )訓(xùn)練自己在接受一切“輸入信息”的前期作出決定。這樣一來(lái)， 在任何時(shí)候， 你都把下一步行動(dòng)計(jì)劃掌握在手，可以實(shí)

14、施或者進(jìn)行再議。本書(shū) 提供了一種經(jīng)過(guò)實(shí)踐驗(yàn)證的、高效的工作流程管理方法。為推動(dòng)這一方法的實(shí)施, 還列舉了一些實(shí)用的手段、技巧及竅門。你將發(fā)現(xiàn)，這些原理和方法無(wú)論是在你的個(gè)人生活中，還是在你的職業(yè)生 涯里都可以立即派上用場(chǎng)。(我是從最普遍的意義出發(fā)來(lái)考慮“工作”的。它 可以是指你希望或者需要改變?nèi)魏我环N有別于當(dāng)前狀況的事情。許多人把“工作”和“個(gè)人生活”嚴(yán)格區(qū)分開(kāi)來(lái)，但我不是這樣：對(duì)于我來(lái)說(shuō)，清除 花園中的雜草或者更新我的遺囑都不亞于撰寫(xiě)本書(shū)或者培訓(xùn)一名客戶的工作。 本書(shū)中所涉及到的各種方法和技巧都可以廣泛地融入生活及工作的各個(gè)領(lǐng)域中 去。)正如在你之前的很多人已經(jīng)體驗(yàn)到的那樣，你可以把我所描述

15、的這種頗 具活力的模式融入你的工作以及你的世界中去?；蛘?，你也可以仿效其他一些人 的做法，當(dāng)你感覺(jué)必要時(shí)，把它僅僅選定為一個(gè)向?qū)?，以獲得更佳的控制狀態(tài)。問(wèn)題：新的要求， 匱乏的資源這些日子以來(lái)，幾乎我遇到的每個(gè)人都感嘆自己要處理的事情過(guò)于繁多， 而且總是缺乏足夠的時(shí)間來(lái)一一搞定。在僅僅一周的時(shí)間里，我與一位在一家 較大的全球投資公司任職的合伙人交換了意見(jiàn)。他承擔(dān)著公司的管理工作，但 他擔(dān)心沉重的工作負(fù)荷將會(huì)影響到他的家庭生活；另一位中層的人力資源經(jīng) 理打算在一年的時(shí)間內(nèi)，把公司在該地區(qū)辦事處的人員從1 100人擴(kuò)增到2000人。由于受到這一目標(biāo)的驅(qū)使，她每天都要拼命地處理15 0 多封電子郵

16、件。她忘我地工作著，為的是保住自己在周末能享受到正常的社交生活。新千 年伊始，就出現(xiàn)了這樣一個(gè)自相矛盾的現(xiàn)象：人們的生活質(zhì)量得到了顯著提 高，但是同時(shí)又承擔(dān)著自己力所不能及的工作，結(jié)果導(dǎo)致他們承受了越來(lái)越大的壓力。這似乎是眼高手低造成的，而且絕大多數(shù)人都對(duì)怎樣改善這種局 面感到茫然。工作不再有清楚的界線我們感到身上的壓力與日俱增，一個(gè)主要的原因在于：工作的性質(zhì)發(fā)生 了快速而巨大的變化，這種變化是我們自身的能力以及我們?yōu)榇怂邮艿拿?目繁多的培訓(xùn)都追趕不上的。僅僅在20世紀(jì)的后50年中，在這個(gè)工業(yè)化 的世界里，工作的性質(zhì)已經(jīng)由流水線裝配、制造，以及搬運(yùn)一類的活動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)?彼得德魯克(P e t e

17、 r D r u c k e r)所恰如其分地描述的那種“知識(shí)工作” (k n o w l e d g e work )。我試圖一次處理一天的事情，但是有時(shí)，幾天的問(wèn)題一起洪水猛獸般地向 我襲來(lái)。阿什利布里連特(Ashley Brilliant )以前，工作是一件不言而喻的事情。人們耕田種地，用機(jī)器加工工具， 裝箱搬運(yùn)，擠牛奶，擺弄精密的工具。你知道哪些工作必須完成，哪些工作已 經(jīng)大功告成，哪些問(wèn)題還懸而未決，一切都明明白白?，F(xiàn)在，大多數(shù)人接手 的大部分工作都不具備明確的邊界。我所認(rèn)識(shí)的大多數(shù)人，他們手頭上都至 少堆積著半打子的事情要處理。即使他們搭上自己的下半輩子去苦苦地努力， 也不可能把一切都做到盡善盡美，恐怕你也深有同感。這次會(huì)議有多大的潛 力可以挖掘？這個(gè)培訓(xùn)計(jì)劃是否有效？或者主管人員的解聘賠償結(jié)構(gòu)是否合 理？你正在起草的文章是否能夠鼓舞人心？即將召開(kāi)的員工會(huì)議能否令人為 之振奮不已？公司的重組計(jì)