物資系統(tǒng)管理辦法3

1、中國煙草總公司重慶市公司煙葉分公司文件渝煙葉20145號中國煙草總公司重慶市公司煙葉分公司關于印發(fā)煙用物資系統(tǒng)運行管理規(guī)范（試行）的通知煙葉產(chǎn)地區(qū)縣各單位：現(xiàn)將煙用物資系統(tǒng)運行管理規(guī)范（試行）印發(fā)給你們，請認真組織學習，并遵照執(zhí)行。中國煙草總公司重慶市公司煙葉分公司 2014年1月7日煙用物資系統(tǒng)運行管理規(guī)范（試行）1.目的1.1強化煙用物資過程管理以信息化手段規(guī)范全市煙用物資的采購、調運、供應、庫存等主要業(yè)務過程，實現(xiàn)煙用物資全過程的信息化應用，為煙用物資的計劃編制提供決策依據(jù)，促進煙葉生產(chǎn)穩(wěn)定、健康發(fā)展。1.2促進煙用物資標準化體系的建立以標準化煙用物資代碼為核心，以固化業(yè)務流程單據(jù)為基礎

2、，促進煙用物資的全過程標準化體系的建立，為煙葉生產(chǎn)提供有力支撐。1.3加強數(shù)據(jù)質量管理實現(xiàn)煙用物資各類數(shù)據(jù)的有效集成，充分保障信息數(shù)據(jù)的唯一性、準確性、及時性，并結合系統(tǒng)查詢分析工具，更加有效地服務決策和業(yè)務管理。2.適用范圍2.1應用范圍本規(guī)范適用于煙用物資系統(tǒng)（以下簡稱：物資系統(tǒng)）所涵蓋的基礎信息維護、合同管理、采購入庫業(yè)務、移庫出（入）庫業(yè)務、供應業(yè)務、倉儲管理等。2.2管理范圍本規(guī)范適用于煙葉分公司、煙葉產(chǎn)地分公司（以下簡稱：產(chǎn)地公司）、煙站（點）和各級煙用物資倉庫。3.崗位職責3.1 煙葉分公司相關人員崗位職責3.1.1業(yè)務部門物資管理員負責全市煙用物資分類、名稱、規(guī)格、計量單位、條

3、形碼等基礎數(shù)據(jù)的制定；負責煙用物資采購合同的錄入、分解、下發(fā)；負責業(yè)務數(shù)據(jù)收集、匯總、分析；負責全市物資系統(tǒng)應用情況的檢查及考核等工作。3.1.2信息管理部系統(tǒng)管理員負責物資系統(tǒng)業(yè)務需求調研、系統(tǒng)優(yōu)化調整、系統(tǒng)操作指導和系統(tǒng)運行維護等工作。3.2 產(chǎn)地公司相關人員崗位職責3.2.1公司煙用物資管理員負責公司煙用物資采購合同的錄入、分解、下發(fā)和增補合同的錄入、上報；負責公司煙用物資倉庫的相關設置；負責公司煙用物資供應價格的錄入和發(fā)布；負責公司煙用物資條形碼打??；負責公司煙用物資數(shù)據(jù)收集、匯總、分析、對帳；負責公司物資系統(tǒng)應用工作檢查及考核等工作。3.2.2 公司煙用物資中心倉庫及煙站（點）煙用物

4、資管理員負責本級煙用物資入庫、調運、供應；負責本級煙用物資數(shù)據(jù)收集、匯總、分析、對帳等工作。3.2.3信息科系統(tǒng)管理員負責對公司各級物資管理員的系統(tǒng)操作應用培訓、指導及技術支撐和系統(tǒng)日常運維管理等工作。4.物資系統(tǒng)業(yè)務流程4.1編制煙用物資代碼煙葉分公司根據(jù)全市煙葉生產(chǎn)經(jīng)營和管理工作需要，統(tǒng)一編制全市煙用物資代碼，包括煙用物資分類、名稱、規(guī)格、計量單位等基礎信息。產(chǎn)地公司對現(xiàn)有煙用物資代碼有修改或新增需求的，應向煙葉分公司業(yè)務部門提出申請，經(jīng)批準后由煙葉分公司業(yè)務部門在系統(tǒng)中做出相應調整。4.2 系統(tǒng)權限及基礎信息設置4.2.1 權限設置運行和使用物資系統(tǒng)前，產(chǎn)地公司煙用物資管理員應根據(jù)各級物

5、資管理人員的工作權限，建立使用人員的賬號和權限。4.2.2 基礎信息設置4.2.2.1 物資倉庫設置運行和使用物資系統(tǒng)前，產(chǎn)地公司煙用物資管理員應根據(jù)實際情況在系統(tǒng)中對本單位各級煙用物資倉庫進行設置。4.2.2.2 人員信息設置運行和使用物資系統(tǒng)前，產(chǎn)地公司各級煙用物資管理員應根據(jù)實際情況在系統(tǒng)中對本單位的煙農(nóng)基本信息及煙技員基本信息進行設置。4.2.2.3 物資供應方式、價格設置運行和使用物資系統(tǒng)供應業(yè)務前，產(chǎn)地公司煙用物資管理員應根據(jù)行業(yè)及本單位關于煙用物資的供應政策，在系統(tǒng)中對物資供應方式、供應價格進行設置。4.2.2.4 物資條形碼打印系統(tǒng)完成合同分配后，產(chǎn)地公司煙用物資管理員應打印本

6、年度需要使用的煙用物資條形碼，并分類裝訂成冊后發(fā)放給中心倉庫和煙站(點)使用。4.3 合同管理4.3.1合同錄入煙葉分公司物資管理員或產(chǎn)地公司煙用物資管理員,將已通過相關審批程序并完成簽訂的正式合同在系統(tǒng)中進行錄入。4.3.1.1 合同錄入的基本內容合同錄入包括編號、名稱、供應商、貨款支付比例、合同類型、煙用物資數(shù)量、煙用物資單價、業(yè)務年度等基本信息，其中合同類型分為：集中采購、自主采購、其他采購三種。貨款支付比例分為：預付款比例、貨到付款比例、尾款、履約保證金四種。4.3.1.2 合同錄入的注意事項4.3.1.2.1若正式合同中存在多個物資且付款方式不一致的，在系統(tǒng)中應拆分為多個合同單據(jù)來錄

7、入，并在合同編號末尾添加大寫英文字母（A、B、C.）以區(qū)分，其余合同內容不變。4.3.1.2.2在合同錄入時應上傳正式合同掃描件等必要的資料作為附件。4.3.1.2.3合同的業(yè)務年度應與合同中所約定的煙用物資采購執(zhí)行年度保持一致。4.3.1.2.4 貨款支付比例應嚴格按照正式合同中所約定的內容錄入。4.3.2 合同分配系統(tǒng)中完成合同錄入以后，需按照分配對象（即采購入庫倉庫）對所采購的煙用物資數(shù)量進行分配。為加強物資采購的集中管理，分配的對象只能是各產(chǎn)地公司的煙用物資中心倉庫。4.3.3合同增補產(chǎn)地公司若需對原合同所采購的煙用物資數(shù)量進行增補的，應由產(chǎn)地公司煙用物資管理員在系統(tǒng)中選擇原始合同并錄

8、入增補申請單。上級單位審批后，系統(tǒng)自動生成增補合同。合同增補模塊同時具有管理附件功能，產(chǎn)地公司煙用物資管理員可將紙質申請單的掃描件作為附件，在錄入增補申請單時一并提交。4.3.4 貨款支付產(chǎn)地公司煙用物資管理員在系統(tǒng)合同中錄入了貨款支付比例后，可通過此功能打印貨款支付申請單，并將此紙質單據(jù)提交財務部門向供應商支付貨款。其中，“貨到付款”的申請單，必須在系統(tǒng)中已經(jīng)完成了物資驗收入庫以后才能執(zhí)行和打印。4.4 物資入庫業(yè)務物資入庫業(yè)務包括：購進入庫、歸還入庫、移庫入庫、入庫驗收四種類型。其中，購進入庫是指通過采購行為而發(fā)生的入庫操作；歸還入庫是指將已經(jīng)領用的物資歸還倉庫而發(fā)生的入庫操作；移庫入庫是

9、指從其它倉庫調運至本倉庫而發(fā)生的入庫操作；入庫驗收是指在系統(tǒng)中對已錄入購進入庫單據(jù)的物資進行數(shù)量驗收。4.4.1購進入庫4.4.1.1 屬于按合同采購入庫的，在完成合同錄入及分配以后，被分配的目標單位可通過選擇供貨合同,進行物資購進入庫操作。4.4.1.2屬于非合同采購入庫的，如：工業(yè)企業(yè)贈送、供貨商合同外贈送及其他未簽定采購合同的采購入庫行為，可以通過選擇非合同采購直接入庫。4.4.1.3屬于按合同采購入庫的，物資購進入庫數(shù)量不得超過原合同數(shù)量。4.4.1.4根據(jù)集中管理要求，購進入庫操作只能在產(chǎn)地公司煙用物資中心倉庫由該倉庫物資管理員完成。煙用物資實物若是通過供應商直調煙站(點)倉庫的,應

10、由中心倉庫物資管理員完成購進入庫操作后開具移庫出庫單據(jù)，完成該物資從中心倉庫到煙站(點)倉庫的虛擬移庫操作。4.4.1.5產(chǎn)地公司煙用物資管理員在錄入購進入庫單據(jù)時應如實反映實物到貨的真實情況，如到貨批次、每批到貨數(shù)量等。4.4.2 歸還入庫記錄煙農(nóng)、煙技員、專業(yè)服務隊或其他人員將在此物資倉庫領用的物資歸還給倉庫的信息。歸還入庫物資的總數(shù)量，不超過領用出庫物資的總數(shù)量。4.4.3移庫入庫4.4.3.1 基本操作要求產(chǎn)地公司各級煙用物資管理員在錄入本倉庫移庫入庫數(shù)據(jù)時，不需要使用條形碼設備來掃碼入庫，可直接通過選擇關聯(lián)的出庫單據(jù)來完成物資移庫入庫工作。系統(tǒng)中物資入庫的實收數(shù)量與出庫單據(jù)上的發(fā)出數(shù)

11、量默認一致；也可以進行調整，調整后的入庫數(shù)量不能超過出庫數(shù)量。4.4.3.2 注意事項和要求為加強業(yè)務數(shù)據(jù)管理，一張關聯(lián)的出庫單據(jù)只能開具一張正式有效的移庫入庫單據(jù)。產(chǎn)地公司各級煙用物資管理員開具移庫入庫單據(jù)時應認真審核單據(jù)中的實收數(shù)量是否與實際業(yè)務發(fā)生一致。若移庫入庫單據(jù)在完成系統(tǒng)審核后需要調整的，僅限系統(tǒng)沖紅方式進行處理。4.4.3.3 實物數(shù)據(jù)差異處理若物資發(fā)出數(shù)量與實收數(shù)量不一致的，在系統(tǒng)中可按以下方式處理：1、如果實收數(shù)量大于發(fā)出數(shù)量，入庫單位應聯(lián)系出庫單位按照差額再開具一張出庫單；2、如果實收數(shù)量小于出庫數(shù)量，在確保數(shù)量差異不是由出庫單位少發(fā)、漏發(fā)的情況下，應按照實物到貨情況如實修

12、改入庫單上的實收數(shù)量，完成移庫入庫操作。4.4.4采購驗收4.4.4.1 基本情況物資采購到貨后須對物資數(shù)量進行驗收并審核。產(chǎn)地公司煙用物資管理員通過系統(tǒng)提供的采購驗收功能，選擇供貨合同中已經(jīng)完成購進入庫的物資單據(jù)，對單一物資的總采購入庫量進行驗收，并通過系統(tǒng)打印物資驗收單供各級管理者審批，作為財務入賬的憑證。4.4.4.2 注意事項產(chǎn)地公司煙用物資管理員在生成物資驗收單時應注意以下事項：1、每次生成的驗收單，只能針對需要驗收的供貨合同中的一個物資進行操作；2、系統(tǒng)默認累加當前所選物資中已完成購進入庫的數(shù)量作為本次驗收數(shù)量，該數(shù)量由系統(tǒng)自動計算不可修改；3、系統(tǒng)中錄入的物資驗收單在未進行系統(tǒng)審

13、核前可以刪除，一旦系統(tǒng)審核后只能作廢；4、系統(tǒng)中針對一個物資已經(jīng)驗收的數(shù)量不能二次驗收，確需重新驗收的必須將原驗收單作廢；5、驗收單中關于物資的基本情況和數(shù)據(jù)由系統(tǒng)生成，驗收結論由操作員填錄，意見簽署部分由各級管理者手工簽署；6、物資進行驗收后，才能在合同管理模塊進行“貨到付款”的錄入。4.5 物資出庫業(yè)務物資出庫業(yè)務包括：移庫出庫、領用出庫、退貨出庫三種類型。其中，移庫出庫是指將本倉庫的煙用物資通過運輸工具調運到其他倉庫而發(fā)生的出庫行為；領用出庫是指通過領用的方式將物資帶出本倉庫而發(fā)生的出庫行為；退貨出庫是指將采購的物資退還給供應商而發(fā)生的出庫行為。4.5.1 移庫出庫4.5.1.1 基本操

14、作開具單據(jù)時，應首先選擇目標倉庫（即“收貨倉庫”），再通過條形碼掃描方式將出庫物資數(shù)量錄入系統(tǒng)，同時可以在系統(tǒng)中錄入本次物資調運的承運人和車船號。錄入完畢后應打印此單據(jù)存檔。移庫出庫單原則上應“一車一單”。4.5.1.2 注意事項移庫出庫單據(jù)應按照煙用物資的實際調運情況如實開具，不能將多批次的物資實物調運在系統(tǒng)中整合成一張移庫出庫單。物資移庫承運人應嚴格履行運輸前的物資清點工作，保證實際承運物資及數(shù)量與移庫出庫單一致。4.5.2 領用出庫領用出庫主要適用于兩方面：一是收購期間包裝物資（如麻片）出庫；二是煙技員或服務隊在生產(chǎn)試驗等階段發(fā)生的物資領用出庫。煙用物資管理員選擇出庫倉庫、物資數(shù)量、領用

15、人類型、領用人姓名后，開具領用出庫單。4.5.3 退貨出庫煙用物資管理員選擇出庫倉庫、物資數(shù)量和供貨合同后，開具退貨出庫單。4.6 物資供應業(yè)務物資供應是指在煙葉生產(chǎn)階段將煙用物資供應給煙農(nóng)使用。4.6.1供應方式和價格的設置錄入供應單據(jù)前，產(chǎn)地公司煙用物資管理員必須對物資供應方式和價格進行設置。物資供應方式分為：全價供應、特價供應和無償供應三種。其中，特價供應的物資即表示該物資對煙農(nóng)有政策補貼，錄入的價格應是“全價供應價格-補貼價格”；無償供應的物資即表示該物資無償投入給煙農(nóng)使用。系統(tǒng)中每一種供應方式只能對應一種價格。4.6.2 基本操作進行物資供應操作時，產(chǎn)地公司煙站（點）煙用物資管理員應

16、首先選擇供應對象類型、供應對象、支付方式、用途，然后通過條形碼設備錄入需供應的各種物資，手工錄入物資的數(shù)量、供應方式后完成物資供應操作。物資的供應單價由系統(tǒng)根據(jù)已經(jīng)設置完畢的供應方式及其對應的價格自動生成。4.6.3 差異化補貼存在差異化政策補貼標準的，在供應方式中根據(jù)最低補貼標準計算的價格作為基礎的特價供應價格；物資供應時，根據(jù)制定的補貼標準，在選擇特價供應方式的基礎上，錄入差異化的補貼單價。4.7 倉儲管理4.7.1 基本情況 倉儲管理主要包括倉庫初始盤點、倉庫日常盤點、倉庫物資損溢及倉庫年度結轉。初始盤點是在倉庫建立初期進行的首次物資庫存初始盤點；倉庫日常盤點是對倉庫庫存物資進行實物盤點

17、后與系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)的校對；物資損溢是在倉庫實物數(shù)量與系統(tǒng)庫存數(shù)量存在差異時作出損溢處理；倉庫年度結轉是指各個倉庫在每年業(yè)務全部結束后對倉庫進行年度數(shù)據(jù)歸檔，將本年的期末庫存結轉成下一年的期初庫存。4.7.2 基本操作新增物資日常盤點表,選擇目標倉庫,系統(tǒng)將該倉庫發(fā)生過業(yè)務操作的所有物資及“賬面數(shù)量”自動列出, 產(chǎn)地公司各級煙用物資管理員將盤點結果錄入“實盤數(shù)量”，系統(tǒng)自動生成“差異數(shù)量”。新增物資損溢單，選擇目標倉庫，產(chǎn)地公司各級煙用物資管理員通過掃描條形碼錄入該倉庫下需要執(zhí)行物資損溢操作的物資及損溢數(shù)量后生成物資損溢單，修改該倉庫被損溢物資的庫存數(shù)據(jù)。各產(chǎn)地公司中心倉庫和煙站(點)倉庫煙用物資

18、管理員對本級倉庫進行年度結轉歸檔,完成后由煙葉分公司執(zhí)行全市煙用物資年度結轉業(yè)務。4.7.3 注意事項4.7.3.1 日常盤點及損溢錄入物資日常盤點后必須執(zhí)行“盤點確認”和“生成損溢單”才能對系統(tǒng)物資庫存數(shù)量進行調整;其中，物資損溢單可以通過“日常盤點”由系統(tǒng)自動生成，也可以手動生成。4.7.3.2 倉庫年度結轉在全市煙用物資年度結轉期間，對已完成年度結轉操作的倉庫不允許再發(fā)生任何影響庫存的業(yè)務，各產(chǎn)地公司中心倉庫及煙站(點)本級倉庫的結轉操作必須在本年度全部業(yè)務完成之后進行;煙葉分公司在全市所有的物資倉庫全部完成年度結轉后方能對全市煙用物資進行業(yè)務年度結轉。5.系統(tǒng)報表查詢系統(tǒng)報表主要包括：

19、單據(jù)分類查詢報表、物資業(yè)務對帳報表、庫存表、物資移庫情況明細表、年度期末庫存查詢等。5.1 單據(jù)分類查詢報表在開展業(yè)務數(shù)據(jù)檢查、日常系統(tǒng)數(shù)據(jù)排錯時，通過“單據(jù)分類查詢”報表來對某一類或某幾類業(yè)務類型，按照組織單位進行精確查詢。如：選擇“組織單位某某分公司”、“物資種類-肥料類物資”、“業(yè)務類型-購進入庫”、“開始時間-從某年某月某日開始”，即可以查詢出該公司從選擇開始的日期起至當前關于肥料類物資采購入庫的總數(shù)量。在系統(tǒng)反饋的報表數(shù)據(jù)中，還可以點擊每一張單據(jù)的“單據(jù)號”，來查詢該張單據(jù)的明細數(shù)據(jù)，包括：開單時間、開單人、物資等。5.2 物資業(yè)務對帳報表物資業(yè)務對帳報表是按照組織單位、物資名稱、業(yè)

20、務年度等將系統(tǒng)中產(chǎn)生的期初、采購、移庫、供應、物資損溢、內部移庫在途、內部移庫損耗等各業(yè)務環(huán)節(jié)的單據(jù)進行分類匯總，并將匯總后的數(shù)據(jù)直觀的進行展示。該報表的主要作用是以單一物資為主體進行業(yè)務對帳和數(shù)據(jù)統(tǒng)計處理。 5.2.1 報表中的“組織單位”選擇產(chǎn)地公司即表示該公司下轄所有倉庫的統(tǒng)計；選擇煙站即表示該煙站下所轄所有倉庫的統(tǒng)計；選擇具體的目標倉庫，即表示只統(tǒng)計該倉庫下所發(fā)生的所有業(yè)務。5.2.2 報表中的“期初庫存”是通過計算該倉庫完成上年度物資年度結存后的庫存數(shù)據(jù)與截至“開始日期”前該倉庫已發(fā)生的影響物資庫存的數(shù)據(jù)計算出的結果。5.2.3 報表中的“物資結存”，是通過系統(tǒng)各業(yè)務單據(jù)計算的結存數(shù)

21、；“當前庫存”是系統(tǒng)中物資庫存表的數(shù)據(jù)。若“物資結存”數(shù)據(jù)出現(xiàn)負數(shù)或者與“當前庫存”數(shù)據(jù)不一致，多由系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯誤或者移庫入庫的業(yè)務單據(jù)未及時進行系統(tǒng)錄入造成。5.3 庫存表顯示當前物資倉庫各種物資的系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)。5.4 物資移庫情況明細表記錄各級物資倉庫間存在的物資調運出入庫行為。一張出庫單對應目標倉庫的一張入庫單，若不及時在系統(tǒng)中對“出庫單”進行“入庫”處理，則報表上的“內部移庫在途”則會反映出此部分物資數(shù)據(jù)，即出庫倉庫已經(jīng)將物資庫存數(shù)減少而目標倉庫中此物資庫存數(shù)沒有增加。通過物資移庫情況明細表可以快速定位沒有完成接收“入庫”的“出庫單”。5.5 年度期末庫存查詢對已完成物資倉庫結轉后的期末

22、庫存數(shù)據(jù)進行查詢。5.6 內部移庫損耗通過“物資業(yè)務對賬報表”、“移庫明細報表”查詢和監(jiān)控物資調運過程中發(fā)生的物資損耗情況。6.數(shù)據(jù)質量管理及系統(tǒng)操作規(guī)范通過加強規(guī)范意識與責任意識、提高業(yè)務運行效能來強化系統(tǒng)的管理和應用能力，確保各類業(yè)務數(shù)據(jù)的真實性、準確性、及時性和安全性。6.1 數(shù)據(jù)質量管理系統(tǒng)以業(yè)務單據(jù)為載體準確反映煙用物資數(shù)據(jù)在各業(yè)務流程環(huán)節(jié)中的數(shù)據(jù)流轉情況。業(yè)務管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)要及時進行系統(tǒng)錄入，以真實反映物資業(yè)務實際發(fā)生情況。6.1.1 物資采購合同正式簽訂并生效后，應在實物到貨前完成系統(tǒng)合同數(shù)據(jù)錄入與分配。6.1.2各級倉庫物資管理員在完成物資入庫清點后，應立即根據(jù)實際發(fā)生的入庫業(yè)務錄入相關入庫單據(jù)，并將此單據(jù)打印存檔作為入庫的憑證；在實施物資出庫前，應根據(jù)實際要發(fā)生的業(yè)務類型錄入相關出庫單據(jù)，打印存檔作為憑證后方可進行實物出庫。各類入庫、出庫、供應單據(jù)在打印后，應按照業(yè)務管理要求提交相關人員簽字確認。 6.1.3各級物資管理員應定期對物資系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行檢查，發(fā)現(xiàn)錯誤數(shù)據(jù)