加油卡管理業(yè)務(wù)流程

1、加油卡治理業(yè)務(wù)流程一、業(yè)務(wù)目標(biāo)1 經(jīng)營目標(biāo) 保證加油卡系統(tǒng)正常運行. 穩(wěn)定和擴大客戶群.提升加油卡充值和消費量. 保證資金結(jié)算流程順暢和資金平安.2 財務(wù)目標(biāo) 核算標(biāo)準(zhǔn),保證銷售收入及預(yù)收賬款的真實、準(zhǔn)確、完 整.保證加油卡系統(tǒng)的各項數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)的一致性.3 合規(guī)目標(biāo) 符合國家稅收、金融及物價政策有關(guān)規(guī)定及股份公司內(nèi) 部規(guī)章制度要求.預(yù)防其他單位利用加油卡為個人套取現(xiàn)金.二、業(yè)務(wù)風(fēng)險1 經(jīng)營風(fēng)險 加油卡系統(tǒng)各類故障引起客戶投訴和糾紛,影響股份公 司聲譽.加油卡客戶群流失. 加油卡系統(tǒng)各類故障導(dǎo)致扣款額與實際付油量不符,以 及清戶、掛失換卡時多退款給客戶,造成資金損失 繳存公司銀行賬戶的現(xiàn)金充

2、值額少于客戶實際支付充 值額,造成資金損失.2 財務(wù)風(fēng)險多記或少記預(yù)收賬款和收入.加油卡系統(tǒng)各類故障以及數(shù)據(jù)上傳得不到保證而導(dǎo)致 卡賬與卡錢包不匹配,造成財務(wù)數(shù)據(jù)不實和資金損 失.3 合規(guī)風(fēng)險違反稅收、金融及物價治理法規(guī)及股份公司內(nèi)部規(guī)章制 度要求,受到處分.利用加油卡為個人套取現(xiàn)金,損害股份公司形象.三、業(yè)務(wù)流程步驟與限制點1 卡片治理油品銷售事業(yè)部設(shè)立制卡中央,由市場信息處、零售管 理處負(fù)責(zé)治理 , 對省市分公司卡片治理工作實施 監(jiān)督.依據(jù)?中國石化加油卡密鑰治理系統(tǒng)章程? 增強對加油卡密鑰系統(tǒng)的平安治理,防范加油卡業(yè) 務(wù)風(fēng)險.各級零售治理部門依據(jù)?中國石化加油卡 卡片治理方法? ,對卡片

3、訂購、制卡、入庫、領(lǐng)用以 及黑卡、壞卡處理等進行記錄.售卡網(wǎng)點按規(guī)定向上級零管部門上報本地區(qū)所需用戶 卡數(shù)量,結(jié)合本網(wǎng)點的實際情況做好用戶卡的領(lǐng)用、 保管和對外銷售工作.加油站對安裝在本站的 PSAM卡的跟蹤治理和本站領(lǐng)用的員工卡、維修卡、驗泵卡的保管、使用,要有相 關(guān)書面記錄.員工卡交接要建立標(biāo)準(zhǔn)的交接手續(xù), 由交接雙方簽字確認(rèn).驗泵卡和維修卡由公司零管 部門指定的治理人員保管,不得隨意挪做它用.對卡片領(lǐng)、發(fā)、存、回收、上繳的臺賬要日清、月結(jié)、 年轉(zhuǎn).日清、月結(jié)、年轉(zhuǎn)時進行卡片實物庫存的盤 點,將實際卡片庫存與系統(tǒng)和手工臺賬進行核對, 如庫存不符及時查明原因.提出處理意見報省市 分公司零售治

4、理部門.2 售卡充值網(wǎng)點的設(shè)立 地市公司零管部門根據(jù)售卡充值網(wǎng)點設(shè)立原那么提出建議, 上報省市分公司零管、信息部門審批.3 售卡充值 發(fā)卡網(wǎng)點營業(yè)員應(yīng)根據(jù)?加油卡章程?審核用戶開戶有效證件及?中國石化加油卡業(yè)務(wù)申請表? ,并在各張 表單上簽名蓋章后辦理收款充值手續(xù).售卡充值網(wǎng)點人員應(yīng)使用本人的員工編號和口令登 錄系統(tǒng),充值時,先收款后充值,不允許空充值. 用戶以支票充值的,售卡充值網(wǎng)點人員應(yīng)先給 用戶開具支票收據(jù),待支票確認(rèn)生效后才能充值.售卡充值網(wǎng)點應(yīng)對當(dāng)天收到的充值款額含工本費 及手續(xù)費與加油卡治理系統(tǒng)中顯示的充值額以及 打印的加油卡預(yù)收款日報表、發(fā)卡網(wǎng)點業(yè)務(wù)日報表 中的相關(guān)數(shù)字進行核對,

5、核對不一致的必須查明原 因,原因不明的必須當(dāng)天逐級上報省市公司相關(guān)部 門予以解決.城區(qū)及有條件的非城區(qū)售卡充值網(wǎng)點應(yīng)及時將充值 營業(yè)款投入保險柜并每日繳存銀行.銀行收款憑據(jù) 隨加油卡預(yù)收款日報表及發(fā)卡網(wǎng)點業(yè)務(wù)日報表由財 務(wù)人員復(fù)核后進行賬務(wù)處理.偏遠的網(wǎng)點必須每三 天將充值營業(yè)款上繳銀行.財務(wù)人員定期抽查售卡 充值網(wǎng)點,監(jiān)控資金上繳情況,核對交款憑證, 保證資金及時足額上繳.加油卡清戶退款.清戶操作時售卡網(wǎng)點營業(yè)員必須收回 該賬戶下持有的所有加油卡,并與系統(tǒng)卡賬核對.自售卡網(wǎng)點受理清戶手續(xù)日起,一個月前方可辦理 賬務(wù)清算手續(xù),個人用戶清戶時需出具身份證件并 留存復(fù)印件,單位用戶清戶退款時只能將

6、款項退還 到單位賬戶上,不付現(xiàn)金.凍結(jié)戶應(yīng)由司法部門出 具解凍通知書；代辦清戶應(yīng)出具有法律效力的證實, 并出示代辦人的身份證件,方可辦理清戶手續(xù).4 加油卡加油 加油站每班營業(yè)終了,當(dāng)值班長應(yīng)負(fù)責(zé)對每個加油 槍的當(dāng)班加油卡付油數(shù)與加油卡管控系統(tǒng)中顯示的 加油卡付油數(shù)核對一致后,由交接雙方當(dāng)值班長簽 字認(rèn)可,記賬人員簽字監(jiān)交.加油站每日編制銷售日報表、付油日報表及打印管控系 統(tǒng)的 IC 卡銷售日報副表, 經(jīng)上級零管部門審核后及 時上報財務(wù)部門復(fù)核進行賬務(wù)處理,參見?成品油 零售業(yè)務(wù)流程?限制點.加油站每日按時上傳加油卡付油記錄數(shù)據(jù), 保證省市 分公司加油卡治理系統(tǒng)中的付油記錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確完 整.發(fā)現(xiàn)

7、數(shù)據(jù)異常,須填寫故障單報送運維部門及 時維護,并填寫加油卡付油差異表及時上報零管部 門.5 財務(wù)核對 售卡充值業(yè)務(wù)核對.財務(wù)部門加油卡核算人員每日 憑經(jīng)加油卡售卡 充值 網(wǎng)點負(fù)責(zé)人核實簽字的 ?加 油卡預(yù)收款日報表?及銀行回單進行售卡充值款審 核并及時入賬,相關(guān)會計憑證須由不相容崗位人員 稽核.加油卡付油業(yè)務(wù)核對.財務(wù)部門加油卡核算人員應(yīng) 每日憑加油站編制的?加油站銷售日報表? 、?加油 站付油日報表?和管控系統(tǒng)打印的 IC 卡銷售日報副 表,與管控系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)進行審核如有差異由零售 治理部門查明原因和賬務(wù)處理.相關(guān)會計憑證須 由不相容崗位人員稽核.加油卡付油交易數(shù)據(jù)錯誤處理.當(dāng)加油卡系統(tǒng)產(chǎn)生錯

8、誤 交易時,信息部門系統(tǒng)運維人員及時分析產(chǎn)生錯誤 的原因,對錯誤交易記錄進行跟蹤處理,建立加油 卡系統(tǒng)交易數(shù)據(jù)錯誤記錄臺賬,及時歸集加油卡錯 誤交易記錄.對確實無法更正處理的錯誤記錄,由 信息、財務(wù)、零售三個部門確認(rèn),經(jīng)經(jīng)理簽字報油 品銷售事業(yè)部批準(zhǔn)后處理.內(nèi)部核對.月度終了,各級財務(wù)部門應(yīng)對財務(wù)賬面加油 卡業(yè)務(wù)充值額及付油額分別與加油卡治理系統(tǒng)數(shù)據(jù) 進行核對,發(fā)現(xiàn)不一致應(yīng)會同零管、信息部門查明 原因,提出處理意見報分管副經(jīng)理和總會計師.6 調(diào)價操作所有 IC 卡加油站,在接到上級分公司調(diào)價通知后,在 規(guī)定時間點對所有加油機做下班、上班操作,手工 抄好加油機累計數(shù),并做一次日常數(shù)據(jù)傳輸.7 異

9、地結(jié)算加油卡異地加油,由油品銷售事業(yè)部統(tǒng)一發(fā)起異地結(jié) 算,每月向各省市分公司下發(fā)上月的結(jié)算報表 和仲裁調(diào)整表作為依據(jù)進行線外財務(wù)結(jié)算.8 監(jiān)督檢查 信息部門及零管部門負(fù)責(zé)通過加油卡系統(tǒng)對售卡 充 值網(wǎng)點和加油卡付油油站的班結(jié)日結(jié)操作進行日常 檢查,信息部門提供各油站班結(jié)日結(jié)情況統(tǒng)計信息給 零管部門, 零管部門具體負(fù)責(zé)治理催促, 并對加油站 數(shù)據(jù)上傳情況進行監(jiān)控. 各級財務(wù)部門對加油站、 發(fā) 卡網(wǎng)點每日的賬款及時上繳情況進行監(jiān)督.信息部門每日對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行監(jiān)控,對未上傳數(shù)據(jù)情 況、數(shù)據(jù)異變情況、卡賬卡錢包匹配情況以及系統(tǒng) 賬與財務(wù)賬的匹配情況做出分析匯總記錄,并交給 零售、財務(wù)部門.零管部門會同信息部門和財務(wù)部門定期分析加油卡系 統(tǒng)、業(yè)務(wù)運行中存在的各種問題,并提出處理意見.9 運行維護 加油站和發(fā)卡網(wǎng)點建立標(biāo)準(zhǔn)的故障上報機制.遇到問題 做到及時上報,對故障維護情況要有記錄,相關(guān)簽 字和手續(xù)要齊全.信息部門每月對系統(tǒng)故障原因進行分析總結(jié),并對常見 的故障制訂相應(yīng)的預(yù)案.省市分公司在與當(dāng)?shù)丶缮毯炇鹕婕凹佑涂ㄏ到y(tǒng)有關(guān)運行維護方面的合同時,需經(jīng)油品銷售事業(yè)部審 批前方可實行.10 系統(tǒng)培訓(xùn)省市分公司根據(jù)?加油卡工程培訓(xùn)大綱