公司會(huì)議管理辦法(試行)

1、公司會(huì)議管理辦法（試行）第一章總則第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)我公司會(huì)務(wù)工作管理，規(guī)范會(huì)議組織 服務(wù)程序，嚴(yán)肅會(huì)議紀(jì)律，提高會(huì)議質(zhì)量，增強(qiáng)會(huì)議效果，降低 會(huì)議成本，不斷提高會(huì)務(wù)管理服務(wù)水平，結(jié)合公司實(shí)際，特制訂 本管理辦法。第二條 會(huì)議召開應(yīng)遵循如下原則：（一）高效原則。會(huì)議召開應(yīng)確有必要，注重實(shí)效，主題 鮮明，準(zhǔn)備充分，嚴(yán)禁召開沒有明確目的、缺乏實(shí)際內(nèi)容的研討 會(huì)、座談會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等。（二）精簡原則。大力精簡會(huì)議，盡量縮短會(huì)期和控制會(huì) 議規(guī)模，減少與會(huì)人員。盡量控制大型會(huì)議召開；能合并召開的 會(huì)議統(tǒng)籌合并召開；對(duì)可開可不開的會(huì)議堅(jiān)決不開；對(duì)能會(huì)下協(xié) 調(diào)解決或用其他方式解決問題的盡量不開會(huì)議。（三）節(jié)

2、約原則。會(huì)議要厲行勤儉節(jié)約，嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)。第三條本辦法適用于公司各類會(huì)議組織管理。第二章會(huì)議的組織管理及分類第四條 辦公室為各類會(huì)議工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo) 和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司各類會(huì)議工作，制定和修訂會(huì)議管理有關(guān)規(guī)章制 度并監(jiān)督執(zhí)行。第五條會(huì)議提擬人或主辦部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，并有權(quán)對(duì)違反本制度的行為提出處罰第六條各項(xiàng)會(huì)議依據(jù)公司召開會(huì)議的性質(zhì)由主辦部門和協(xié) 辦部門共同完成。主辦部門會(huì)議工作的主要負(fù)責(zé)部門，統(tǒng)籌完成 會(huì)議各項(xiàng)工作；協(xié)辦部門需在主辦部門的指導(dǎo)下協(xié)助完成會(huì)議有 關(guān)工作。第七條 公司召開的會(huì)議主要分為以下幾類：（一）省公司、集團(tuán)公司到公司內(nèi)視察、調(diào)研、檢查、指 導(dǎo)、接洽等召開的會(huì)議

3、，由辦公室負(fù)責(zé)召開；（二）省公司本部各部門、外省公司、兄弟地（市）公司 在我公司召開的與公司經(jīng)營業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)議，由相關(guān)部門主要負(fù) 責(zé)，辦公室給予配合；（三）省公司、集團(tuán)公司在我公司舉辦或由我公司承辦的 大型會(huì)議及交流研討會(huì)，由相關(guān)部門主要負(fù)責(zé)，辦公室給予配合；（四）公司組織召開的各類工作會(huì)、表彰會(huì)，由辦公室負(fù) 責(zé)召開；（五）專業(yè)研討會(huì)、部門日常工作等內(nèi)部各類會(huì)議，由各 相關(guān)部門主要負(fù)責(zé)；（六）其它需要公司承辦的各類會(huì)議，辦公室具體負(fù)責(zé)， 相關(guān)部門給予配合。第三章會(huì)議提擬與審批第八條為充分有效利用公司會(huì)議資源，公司各類會(huì)議的召開必須由主辦部門提前提擬，履行審批程序，經(jīng)批準(zhǔn)后方可組織實(shí)施。（會(huì)議的

4、提擬和審批詳見會(huì)議室、酒店管理辦法 ）第四章 會(huì)議的計(jì)劃與統(tǒng)籌第九條 會(huì)議計(jì)劃一經(jīng)公司審批同意，如無特殊情況應(yīng)如期 召開。第十條 凡已列入計(jì)劃的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需 安排新的臨時(shí)行政會(huì)議時(shí)，會(huì)議召集部門應(yīng)提前一天報(bào)請(qǐng)辦公室 調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。未經(jīng)辦公室同意，任何人不得隨意打亂正常會(huì)議 計(jì)劃。第十一條 會(huì)議安排的原則為：小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整 體，臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗纠龝?huì)、公 司臨時(shí)行政會(huì)議、部門會(huì)議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議 不受此限。第五章 會(huì)議準(zhǔn)備及總結(jié)工作第十二條 會(huì)議通知遵照以下規(guī)定：（一）已列入月度會(huì)議計(jì)劃表的會(huì)議，月中無需調(diào)整的， 不再另行通知

5、，由部門按月度會(huì)議計(jì)劃表直接通知與會(huì)人；（二）屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則 進(jìn)行會(huì)議通知：1. 未列入月度會(huì)議計(jì)劃而臨時(shí)提擬的會(huì)議；2. 雖然已列入月度會(huì)議計(jì)劃，但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì) 議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說明；3. 其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。（三）會(huì)議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對(duì)象為與會(huì) 人、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門；（四）會(huì)議通知形式一般為電話通知。但需對(duì)會(huì)議議題、 需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說明的會(huì)議，應(yīng)以會(huì)議通 知單進(jìn)行書面通知；涉及多個(gè)部門和參加人數(shù)眾多的大型會(huì)議， 主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃通知相關(guān)部門。第十三條 會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定

6、：（一）會(huì)議提擬部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料（如會(huì)議議程議 題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交 資料等）準(zhǔn)備的組織工作；（二）會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，如落 實(shí)會(huì)場，布置會(huì)場，備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需 的各種設(shè)施、用品等。第六章 會(huì)議組織第十四條 會(huì)議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。第十五條 主持人須遵守以下規(guī)定：（一）主持人應(yīng)不遲于會(huì)前 10 分鐘到達(dá)會(huì)場， 檢查會(huì)務(wù)落 實(shí)情況，做好會(huì)前準(zhǔn)備；（二）主持人一般應(yīng)于會(huì)議開始后， 將會(huì)議的議題、 議程、 須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要 的說明；（三）會(huì)議進(jìn)行中， 主持人應(yīng)根據(jù)

7、會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議 題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率；（四）屬討論、決策性議題的會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作 出結(jié)論。對(duì)須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提交與會(huì) 人表明意見；對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安 排統(tǒng)一意見；（五）主持人應(yīng)將會(huì)議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人（部門）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會(huì)后跟進(jìn)安排向與會(huì)人明確。第十六條 與會(huì)人須遵守以下規(guī)定：（一）應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在會(huì)議簽到表上簽到；（二）會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題；（三）遵循會(huì)議主持人對(duì)議程控制的要求；（四）屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討

8、論 性發(fā)言；（五）遵守會(huì)議紀(jì)律；（六）做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。第十七條 主持人為會(huì)議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會(huì)議記 錄員負(fù)責(zé)。第十八條 會(huì)議記錄（一）公司各類會(huì)議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會(huì)議記錄。（二）公司各類會(huì)議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會(huì)議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定:1. 各部門應(yīng)常設(shè)一名會(huì)議記錄員 （一般為本部門的內(nèi)務(wù)文員， 名單報(bào)公司辦公室備案） ，負(fù)責(zé)本部門會(huì)議及本部門負(fù)責(zé)組織的會(huì) 議的記錄工作。2. 會(huì)議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主 持人可根據(jù)本原則及考慮會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時(shí)指定 會(huì)議記錄員。3. 公司總經(jīng)理主持的公司例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議原則上由總經(jīng) 理秘書負(fù)責(zé)會(huì)

9、議記錄工作；公司總經(jīng)理另有指定的，從集團(tuán)總經(jīng) 理指定。（三）會(huì)議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定：1. 以專用會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤記錄， 根據(jù)需要整理會(huì)議紀(jì)要。2. 會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。3. 對(duì)會(huì)議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明“議決”字 樣。4. 會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日、會(huì)議紀(jì)要最遲不遲于次日呈 報(bào)會(huì)議主持人審核簽名。5. 做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時(shí)將經(jīng)主持 人核準(zhǔn)的會(huì)議簽到表的考勤記錄報(bào)考勤人員。第十九條 會(huì)議紀(jì)要（一） 下列情況下，應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要：1. 公司各類臨時(shí)行政會(huì)議；2. 須會(huì)后對(duì)會(huì)議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議；3. 其它主持

10、人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議。（二） 會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。第二十條 會(huì)議原始記錄的備檔按以下規(guī)定：（一） 本部門負(fù)責(zé)組織的公司各類行政會(huì)議的會(huì)議記錄， 由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，但用完后的記錄 本應(yīng)作為機(jī)要檔案及時(shí)轉(zhuǎn)辦公室統(tǒng)一歸檔備查。（二） 本部門會(huì)議記錄由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員統(tǒng)一歸檔 備查。（三）會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外 泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí) 行。第七章 會(huì)議跟進(jìn)第二十一條 會(huì)議決議、決策事項(xiàng)須會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)的，遵照 “誰組織，誰跟進(jìn)”的原則；會(huì)議主持人另有指定的，從主持人 指定。第二十二條 公司總經(jīng)理主持

11、的會(huì)議的會(huì)后跟進(jìn)工作原則上 由辦公室負(fù)責(zé)落實(shí)，總經(jīng)理另有指定的，從集總經(jīng)理指定。第二十三條 會(huì)議跟進(jìn)的依據(jù)以會(huì)議原始記錄及會(huì)議紀(jì)要為 準(zhǔn)。第八章 會(huì)議紀(jì)律及獎(jiǎng)懲第二十四條 參會(huì)人員要嚴(yán)格按照會(huì)議通知要求，準(zhǔn)時(shí)參加 會(huì)議，不得遲到、早退，不能參加會(huì)議要及時(shí)向主管部門履行請(qǐng) 假手續(xù)。參會(huì)時(shí)需按規(guī)定著裝并按指定位置就座。第二十五條 參會(huì)人員應(yīng)提前進(jìn)入會(huì)場，原則上提前十分鐘， 不準(zhǔn)遲到、早退和中途退場（如有緊急事務(wù)處理，須經(jīng)主持人批 準(zhǔn)后方可離場） 。對(duì)遲到早退者處以 50 元/ 人次的罰款。無故缺席 者處 100 元 / 人次的罰款第二十六條 參會(huì)人員需帶好筆記本，做好會(huì)議記錄，積極 發(fā)言，踴躍提出各種合理化的意見和建議，同時(shí)注意保持會(huì)場衛(wèi) 生，維持會(huì)場秩序，不得在會(huì)場內(nèi)交頭接耳，閑談。第二十七條 會(huì)議期間，一律關(guān)閉通訊工具或調(diào)為靜音，不 得頻繁出入會(huì)場，不得大聲喧嘩、交頭接耳。發(fā)言要有順序，主 動(dòng)服從主持人安排，如有不同意見或建議，應(yīng)以禮待人、協(xié)商解 決或會(huì)