常用公文寫作技巧

1、發(fā)布時(shí)間：2008-8-28 16:02:40點(diǎn)擊次數(shù)：25張茂葉省政府辦公廳秘書一處一、請示的寫作要求（一）概念與分類請示 “適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)”。請示正文一般分為三個(gè)部分:請示的理由。這部分十分重要,它是請示的依據(jù)和出發(fā)點(diǎn) ,是能否得到滿意批復(fù)的關(guān)鍵,一定要充分說明理由。請示的具體事項(xiàng)及要求。這部分有什么就寫什么,要明確、具體。結(jié)語。一般用“妥否 ,請批示 ”等語。（二）寫作要求1、請示的理由要充分有力, 請示的事項(xiàng)和要求要明確。對請示事項(xiàng)的理由要實(shí)事求是 ,具有說服力,不能虛報(bào)。注意行文語言,選用詞語要謙敬、分寸得當(dāng) ,一般不用請馬上、請立即等詞語。2、 請示要一文一事

2、。切忌在一篇請示中同時(shí)請示若干個(gè)不同性質(zhì)、不同類別的問題,如在一個(gè)請示件中羅列了很多不相關(guān)的請示內(nèi)容,請示的事項(xiàng)無法分清主次緩急,上級機(jī)關(guān)無從審批或因請示中某一件事不能解決,使得整個(gè)請示擱置下來,影響請示事項(xiàng)的及時(shí)批復(fù)。3、切忌多頭主送。請示要根據(jù)機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系向上級主管機(jī)關(guān)或主管部門行文,一般只報(bào)一個(gè)主送機(jī)關(guān)。如多頭主送,容易造成責(zé)任不明,互相推誘 ,或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的批復(fù)不一致。如縣（市）婦聯(lián)向省婦聯(lián)寫請示,同時(shí)也讓設(shè)區(qū)市婦聯(lián)知悉,則可用抄報(bào)的形式。請示不能送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人,不抄送下級機(jī)關(guān)。4、請示和報(bào)告的內(nèi)容不能混淆。請示與報(bào)告是兩個(gè)不同的文種,請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn);報(bào)告適用于向上級機(jī)關(guān)

3、匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。（三）請示與報(bào)告的區(qū)別請示與報(bào)告的相同之處在于它們都是上行文。其區(qū)別是:（1）行文目的不同。請示需要上級對下級有明確的批復(fù);報(bào)告則是下情上達(dá),上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)只作為閱知件,不作答復(fù)。（2）行文時(shí)間不同。請示必須事前行文,不允許先斬后奏;報(bào)告可根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)行文。(3)行文內(nèi)容不同。請示主要寫帶有迫切需要上級批示的事項(xiàng);報(bào)告只是匯報(bào)事項(xiàng)。請示中可以有報(bào)告事項(xiàng),但報(bào)告中不可夾帶有請示事項(xiàng)。在行文過程中請示與 報(bào)告這兩個(gè)文種混用和不分的情況經(jīng)常發(fā)生。有的該用請示用了報(bào)告, 有的報(bào)告中夾帶請示事項(xiàng),有的請示件標(biāo)題用“關(guān)于 xxx 的請示報(bào)告”, 這都是極不規(guī)范的。

4、二、報(bào)告的寫作要求(一)概念與分類報(bào)告 “適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。 ”報(bào)告一般分為三部分:一是報(bào)告的原由,即為什么寫報(bào)告;二是報(bào)告的事項(xiàng),用 “現(xiàn)將 報(bào)告如下：”之類的轉(zhuǎn)接語引出報(bào)告的事實(shí)和問題,這部分要突出重點(diǎn),做到點(diǎn)面結(jié)合;三是結(jié)束語,可根據(jù)報(bào)告內(nèi)容的不同寫明"特此報(bào)告"、 "專此報(bào)告 "等。報(bào)告分為綜合報(bào)告、專題報(bào)告(情況報(bào)告)、隨文報(bào)告、答復(fù)報(bào)告和建議報(bào)告。(1)綜合報(bào)告。是下級機(jī)關(guān)為了使上級機(jī)關(guān)全面了解下級機(jī)關(guān)各方面情況,便于上級機(jī)關(guān)掌握全局,指導(dǎo)工作而寫的公文。綜合報(bào)告的主要特點(diǎn)是:匯報(bào)的情況和反映的問題比較全

5、面,一般和工作總結(jié)結(jié)合起來。綜合報(bào)告的正文,一般包括報(bào)告起因和報(bào)告內(nèi)容兩部分。報(bào)告起因即說明為什么要寫報(bào)告,報(bào)告起因一定要集中、概括、簡要直陳。有時(shí)就是幾句話,報(bào)告起因與報(bào)告內(nèi)容之間的承上啟下用語,往往用 “現(xiàn)將 情況報(bào)告如下”。 報(bào)告內(nèi)容,是報(bào)告正文的主體,一般要寫明完成任務(wù)、進(jìn)行工作、處理事情的依據(jù)、過程、措施以及結(jié)果、成效與存在的問題,今后的打算與安排。報(bào)告正文的結(jié)尾用語一般用“特此報(bào)告 ”表述。(2)專題報(bào)告(情況報(bào)告)。是為了向上級著重匯報(bào)某項(xiàng)工作和某個(gè)問題,以使上級了解情況,做出指示而寫的公文。專題報(bào)告的顯著特點(diǎn)是,報(bào)告的內(nèi)容專一。專題報(bào)告可分為:反映某項(xiàng)工作及其存在問題,并提出解

6、決問題意見的專題報(bào)告;為總結(jié)某項(xiàng)工作而形成的經(jīng)驗(yàn)性的專題報(bào)告;為研究和解決某一問題或工作而召開會議所形成的會議專題報(bào)告;工 作中有了錯(cuò)誤, 需要向上級機(jī)關(guān)檢討所形成的檢討性專題報(bào)告; 對某一事情或某種情況進(jìn)行周密的調(diào)查,在分析研究基礎(chǔ)上形成的調(diào)查,專題報(bào)告。各種專題報(bào)告的格式大體一致。正文內(nèi)容,由于專題報(bào)告種類不同,在寫法上有所差異。一般說來,專題報(bào)告的正文大體包括三部分:一是工作開展情況,二是存在問題及其原因,三是解決問題的意見和辦法。正文開頭一般先詳細(xì)敘述新情況產(chǎn)生的緣由、情況和問題等作為“依據(jù) ”, 然后用 “為了 ” 等句式點(diǎn)名主題,再用“現(xiàn) 如下 ”句作為過渡語,轉(zhuǎn)入分旨部分,提出解

7、決問題的具體措施。(3)隨文報(bào)告。是指報(bào)送文件或物件時(shí)隨件附文。它的范圍比較明確,寫法也較簡單,一般只對報(bào)送的文件、物件作簡要說明。(4)答復(fù)報(bào)告。是被動(dòng)回答上級詢問的一種隨機(jī)性呈報(bào),正文開頭一般先引用上級來文(或領(lǐng)導(dǎo)批示要求、函電)作為“依據(jù) ”, 然后用 “現(xiàn)將 報(bào)告如下?！币痪潼c(diǎn)明“意圖主旨 ”兼作過渡語,轉(zhuǎn)入分旨部分的詳細(xì)敘述。答復(fù)報(bào)告結(jié)尾處常用“以上報(bào)告如有不妥,請指示”做結(jié)語。(5)建議報(bào)告。是主動(dòng)向上級提出建議要求批轉(zhuǎn)的一種祈使性上行文,一旦被批轉(zhuǎn)后,便可作為下行文下發(fā)。正文開頭應(yīng)先逐一說明本建議的“事實(shí)依據(jù) ”、 “理 論依據(jù) ”、 “目的主旨 ”和 “意圖主旨”等 ,然后用

8、“具體建議如下”一句過渡語轉(zhuǎn)入用“一、二、三 ”序號列項(xiàng) ,或用小標(biāo)題分列的分旨要素。建議報(bào)告的結(jié)束語常用 “以上報(bào)告(建議)如無不妥,請批轉(zhuǎn)各地各部門執(zhí)行”。（二）寫作要求1、重點(diǎn)突出,中心明確,詳略得當(dāng),即使是綜合報(bào)告,也要重點(diǎn)突出幾個(gè)問題,對其他問題簡略帶過。2、要有分析,不能只羅列現(xiàn)象,要著力揭示問題的實(shí)質(zhì),分析發(fā)展趨勢。3、要注意反映新情況、新問題即報(bào)告的內(nèi)容要有新意,要注意時(shí)效性。4、 內(nèi)容要真實(shí)可靠,實(shí)事求是,要一分為二,報(bào)喜也要報(bào)憂,講成績也要找出差距和不足。5、注意一文一事,不要夾帶請示事項(xiàng),簡明扼要,文字精煉。三、通知的寫作要求通知 “適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)

9、和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員?！蓖ㄖ磧?nèi)容性質(zhì)和寫作方法不同可分為:用于頒布行政法規(guī)的公布性通知,用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)來文的批轉(zhuǎn)性通知,用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī) 關(guān)來文的轉(zhuǎn)發(fā)性通知,用于對下級機(jī)關(guān)發(fā)布指示的批示性通知告知一般事項(xiàng)的一般性通知,會議通知。其內(nèi)容構(gòu)成一般由“原由 ”和 “具體事項(xiàng) ”組成?！霸?由 ”要講清目的；“具體事項(xiàng) ”的內(nèi)容要直截了當(dāng)明確具體,有的很簡短,另起一段寫明所要求的事項(xiàng)即可。通知的適用范圍廣泛使用頻率高靈活及時(shí)不受單位級別限制,無論機(jī)關(guān)、學(xué)校、企業(yè)、部隊(duì)、群眾團(tuán)體都可以使用。同時(shí),它行文簡便、寫法靈活

10、、種類多樣,寫作方式可以不拘一格,長篇、短篇、大事、小事都可以根據(jù)需要制發(fā)通知。四、總結(jié)的寫作要求總結(jié)是對前一階段社會實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行全面回顧、檢查、分析、評判,從理論認(rèn)識的高度概括經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),并從中歸納出某些規(guī)律性的東西,以明確努力方向,促進(jìn)和指導(dǎo)今后工作的一種公文。（一）分類和作用1、總結(jié)的分類。依據(jù)不同的劃分標(biāo)準(zhǔn),總結(jié)可以分為若干類。（1）按內(nèi)容可分為綜合性總結(jié)（全面總結(jié)）和專題性總結(jié)（經(jīng)驗(yàn)總結(jié)）。（2）按性質(zhì)可分為工作總結(jié)、教學(xué)總結(jié)、學(xué)習(xí)總結(jié)等。（3）按時(shí)間可分為月份總結(jié)、季度總結(jié)、年度總結(jié)等。2、總結(jié)的作用?？偨Y(jié)是工作中常用的一種公文,其作用具體如下 :1、總結(jié)是推動(dòng)工作前進(jìn)的重要環(huán)節(jié)。任

11、何一項(xiàng)工作,不論是個(gè)人或群體去進(jìn)行,都需要多次反復(fù)操作、辛勤勞動(dòng)才能完成。每一次具體實(shí)踐,都有成績與失誤、經(jīng) 驗(yàn)與教訓(xùn)。及時(shí)總結(jié),就會及時(shí)取得經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),提高認(rèn)識和工作技能。不斷總結(jié) ,那么人們對客觀事物的認(rèn)識也就越來越深刻,知識越來越廣,智慧越來越高,所進(jìn)行的事業(yè)通過總結(jié)才會不斷發(fā)展、前進(jìn)。2、總結(jié)是尋找工作規(guī)律的重要手段。任何一種事物,都存在著內(nèi)在聯(lián)系、外部制約 ,都有它自身的發(fā)展、運(yùn)動(dòng)規(guī)律。遵循這些規(guī)律辦事就能順利達(dá)到預(yù)期的目的,否則就會受到違背規(guī)律的懲罰而招致失敗。而要找尋、發(fā)現(xiàn)客觀規(guī)律,就需要總結(jié)。3、 總結(jié)是培養(yǎng)、提高工作能力的重要途徑。一個(gè)人的工作能力是指這個(gè)人能否承擔(dān)某項(xiàng)工作氣執(zhí)

12、行某項(xiàng)任務(wù)的能力。具體表現(xiàn)有兩個(gè)方面: 一是專業(yè)知識水平,二 是解決、處理實(shí)際工作中所遇問題的能力。在實(shí)踐中, 二者常常是揉合在一起的 ,相得益彰。運(yùn)用所學(xué)到的知識,處理實(shí)際工作中的問題,并不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的過程,就是工作能力不斷提高的過程。因此,總結(jié)是提高工作能力的重要手段。4、總結(jié)是團(tuán)結(jié)群眾,爭取領(lǐng)導(dǎo)支持的好渠道。一項(xiàng)工作任務(wù)完成之后,必須進(jìn)行總結(jié)。 總結(jié)能全面深入地回顧、檢查 ,對成績與不足、成功與失敗、經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn), 實(shí)事求是地做出正確評價(jià),使大家認(rèn)識統(tǒng)一。這樣的總結(jié)群眾心服口服,把群眾最大限度地團(tuán)結(jié)起來。同時(shí),通過總結(jié)把成績、經(jīng)驗(yàn)、 問題和今后的努力方向等向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),能引起領(lǐng)導(dǎo)重視,爭取領(lǐng)

13、導(dǎo)的更大的支持和指導(dǎo)。(二 )格式與內(nèi)容總結(jié)包括標(biāo)題、導(dǎo)語、正文和落款四部分。1、標(biāo)題。標(biāo)題寫法有兩種:一種是類似公文式的標(biāo)題,由 “機(jī)關(guān)名稱+時(shí)間+事由 +文種 ”構(gòu)成,例如(xx 市婦聯(lián)2007年度巾帽英雄創(chuàng)建工作總結(jié));或由“時(shí)間十事由+文種 ”構(gòu)成,例如(2007年度春蕾行動(dòng)計(jì)劃情況工作總結(jié));由 “事由十文種”構(gòu)成等。另一種是新聞式標(biāo)題,這種標(biāo)題側(cè)重在經(jīng)驗(yàn)總結(jié)上,由引題、正題和副題構(gòu)成,它要求切實(shí)有力地反映出總結(jié)的內(nèi)容和特點(diǎn)。2、導(dǎo)語。導(dǎo)語是總結(jié)的開頭部分。一般是概述基本情況,包括交代總結(jié)所涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、機(jī)關(guān)和背景;概述基本經(jīng)驗(yàn)、點(diǎn)明中心思想、引用數(shù)據(jù)、主要成就或問題等。導(dǎo)語要求

14、緊扣中心,簡潔精練,有吸引力。3、正文。正文是總結(jié)的主要內(nèi)容,這一部分一般要寫明以下幾個(gè)問題:(1)工作情況。即進(jìn)行了哪些工作采取了哪些措施、方法和步驟,有哪些效果,取得了什么成績。(2)經(jīng)驗(yàn)和體會。即工作中哪些做法是成功的,取得成績的主客觀因素是什么。這部分是總結(jié)的重點(diǎn),在全文中占主導(dǎo)地位,寫時(shí)要注意主次和詳略,注意把感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識的高度。(3)問題和教訓(xùn)。即工作中遇到哪些問題,給工作帶來哪些損失和影響。這部分著重分析問題、教訓(xùn)的存在以及產(chǎn)生的主客觀原因。如果是著重反映問題的總結(jié),則應(yīng)把問題和教訓(xùn)當(dāng)作重點(diǎn)來寫。(4)今后的打算和努力方向。即針對工作中存在的問題,提出切實(shí)有效的改進(jìn)措施

15、 ,提出一些新的奮斗目標(biāo),以表示決心,展望前景,鼓舞斗志。4、落款?？偨Y(jié)的落款包括署名和日期。機(jī)關(guān)總結(jié)的署名,一般不放在落款處,而寫在標(biāo)題中或標(biāo)題下。有的總結(jié)隨文發(fā)送,所以總結(jié)上不署名。個(gè)人總結(jié)署名,一般寫于正文后的右下方。(三 )寫作要求1、提高認(rèn)識,端正態(tài)度。要認(rèn)識總結(jié)的重要性,要堅(jiān)持以黨的路線、方針、政策為指導(dǎo) ,認(rèn)真做好總結(jié)工作。2、找出規(guī)律,揭示本質(zhì)?？偨Y(jié)的目的,是面向未來,避免今后工作的盲目性。為此就必須總結(jié)出規(guī)律性的東西,這樣的總結(jié)才具有指導(dǎo)今后工作的實(shí)際意義。3、主次分明,重點(diǎn)突出。進(jìn)行總結(jié)時(shí),對主要工作或有體會的工作要有所側(cè)重,不能平鋪直敘、面面俱到、不分主次、羅列現(xiàn)象、堆砌

16、材料、玩文字游戲。4、有理有據(jù),實(shí)事求是?？偨Y(jié)要求內(nèi)容真實(shí)。事實(shí)準(zhǔn),不走樣 ;數(shù)字準(zhǔn),不籠統(tǒng);論斷準(zhǔn),無漏洞;文風(fēng)正,不浮夸。不能憑想當(dāng)然進(jìn)行總結(jié);不能以偏概全,夸大其辭;不能先入為主,主觀臆斷;不能張冠李戴,拼湊編造 ;也不能隨意拔高,借題發(fā)揮。5、寫出特色,寫出新意。要總結(jié)新經(jīng)驗(yàn),突出特色。不能搞通用化、老一套、觀點(diǎn)材料缺少新意的總結(jié)。6、 條理分明,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。綜合性總結(jié),內(nèi)容多,篇幅長。因此,安排結(jié)構(gòu)一定要嚴(yán)謹(jǐn),層次一定要分明,通篇一定要連貫。另外還要注意語言準(zhǔn)確,修辭方法運(yùn)用恰當(dāng)。五、調(diào)查報(bào)告的寫作要求調(diào)查報(bào)告是對某一問題或某一事件調(diào)查研究后,將所得的材料和結(jié)論加以整理而寫成的書面報(bào)告

17、形式的公文。調(diào)查研究是調(diào)查報(bào)告的寫作基礎(chǔ),調(diào)查報(bào)告則是調(diào)查結(jié)果的書面形式。調(diào)查報(bào)告的使用范圍很廣,凡制定方針政策,解決實(shí)際問題,弄清事情真相,扶植新生事物,推廣典型經(jīng)驗(yàn),都離不開調(diào)查報(bào)告。(一 )分類和作用1、調(diào)查報(bào)告的種類。常見的調(diào)查報(bào)告主要有以下四種:新生事物的調(diào)查報(bào)告,典型經(jīng)驗(yàn)的調(diào)查報(bào)告,社會問題的調(diào)查報(bào)告,抨擊時(shí)弊的調(diào)查報(bào)告。2、調(diào)查報(bào)告的作用(1)為上級機(jī)關(guān)全面了解情況提供真實(shí)材料。調(diào)查報(bào)告不是一般的了解情況,而是經(jīng)過周密系統(tǒng)的調(diào)查之后,對客觀事物深刻感受獲得的真實(shí)情況。(2)為制定出切實(shí)可行的科學(xué)政策提供依據(jù)。調(diào)查報(bào)告不是對真實(shí)情況不加選擇的反映,而是對調(diào)查來的情況進(jìn)行科學(xué)地分析,

18、從中找出它們之間內(nèi)在的合乎規(guī)律的聯(lián)系,從而達(dá)到對客觀事物的深刻認(rèn)識。(3)是介紹先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的手段。在調(diào)查報(bào)告中,不僅有真實(shí)情況的反映和認(rèn)識而且有包合作者對情況的判斷、評價(jià)以及由此得出的相應(yīng)結(jié)論,從而形成比較有實(shí)際意義的結(jié)果,有利于互通有無、相互學(xué)習(xí)。(二 )格式與內(nèi)容調(diào)查報(bào)告由標(biāo)題和正文兩部分構(gòu)成。1、標(biāo)題。調(diào)查報(bào)告的標(biāo)題有多種形式:(1)單行標(biāo)題。由調(diào)查對象、事由和文種構(gòu)成。例如: 600名女大學(xué)生公德狀況的調(diào)查研究。(2)多行標(biāo)題。用簡明、醒目的短語概括調(diào)查報(bào)告的主題(主要內(nèi)容、基本觀點(diǎn)、主要結(jié)論)。例1:揚(yáng)長避短、發(fā)揮優(yōu)勢。例2:發(fā)展深度加工提高產(chǎn)品附加值xx 市婦女經(jīng)濟(jì)合作組織小商品出口大有潛力可挖。(3)提問式標(biāo)題。是單行標(biāo)題的特殊形式,將調(diào)查報(bào)告的主要內(nèi)容或調(diào)查后的結(jié)論概括成一個(gè)問題。例如: XX 村婦女是如何走向富裕的。2、正文。正文包括前言、主體和結(jié)尾三部分。(1)前言前言的表現(xiàn)形式。前言,即調(diào)查報(bào)告的開頭,一般有四種寫法:第一種:對調(diào)查的時(shí)間、地點(diǎn)、對象、范圍作必要的介紹,點(diǎn)明調(diào)查報(bào)告的主題。第二種:概述調(diào)查報(bào)告的主要內(nèi)容,總領(lǐng)全文。第三種:用議論開頭,點(diǎn)明所要調(diào)查的問題的重要性。第四種:開頭提出一