食品飲料公司檔案管理制度

1、規(guī)章制度示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-823編號：_食品飲料公司檔案管理制度審核：_時(shí)間：_單位：_食品飲料公司檔案管理制度用戶指南：該規(guī)章制度資料適用于管理中，通過編訂企業(yè)的章程、議事規(guī)則、生產(chǎn)經(jīng)營運(yùn)作、監(jiān)督、員工的行為規(guī)范，再在運(yùn)作中實(shí)踐得到不斷的完善，使經(jīng)營管理中議事有法可依?？赏ㄟ^修改使用，也可以直接沿用本模板進(jìn)行快速編輯。食品飲料公司檔案管理制度1、檔案管理必須規(guī)范、整潔、完整，確保查找資料便捷，內(nèi)容一目了然。2、檔案管理實(shí)行專人負(fù)責(zé)制。3、檔案按公司規(guī)定分為：收文記錄、發(fā)文記錄及記錄三大類。4、檔案文件材料按照批復(fù)在前、請示在后;

2、正件在前、附件在后;印件在前、定稿在后順序歸檔。5、檔案文件材料要按時(shí)間順序排列。6、檔案封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確地反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。7、檔案首頁為“檔案文件目錄清單”，檔案文件沒有題名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬寫標(biāo)題。8、檔案文件禁止使用鉛筆、復(fù)寫紙書寫，破損的文件要進(jìn)行裱糊。篇2：萬科房地產(chǎn)檔案管理制度萬科房地產(chǎn)檔案管理制度第一章 總則第1條 目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制定。第2條 管理部門行政管理部是企業(yè)文書檔案的管理部門，其主要職責(zé)如下。(1)制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。(2)對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。(3)做好企業(yè)檔案的收集、整理、保

3、管和利用工作。(4)做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。(5)提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。第二章 企業(yè)檔案管理體制第3條 歸檔范圍(1)法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。(2)企業(yè)股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料。(3)本企業(yè)的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、批示等。(4)本企業(yè)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。(5)證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。(6)財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料

4、。(7)勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料。(8)儀器、設(shè)備方面的文件材料。(9)基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料。(10)科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料。(11)聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。(12)本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來往的批復(fù)。第4條 管理部門(1)企業(yè)檔案工作要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政管理部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。(2)企業(yè)設(shè)立四個(gè)檔案管理點(diǎn)，分管各類文件、資料檔案。工程技術(shù)部負(fù)責(zé)工程建設(shè)過程所

5、需各類文件、資料及制度的建檔與管理;人力資源部負(fù)責(zé)企業(yè)所有人員及制度的建檔與管理;財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)所有財(cái)務(wù)文件、資料及制度的建檔與管理;行政管理部負(fù)責(zé)其他文件、資料及制度的建檔與管理，同時(shí)負(fù)責(zé)其他部門移交檔案的管理。(3)各檔案點(diǎn)管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置，由行政管理部定期歸檔統(tǒng)一處理。第三章 平時(shí)歸卷第5條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。第6條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的案卷類目。案卷類目的條 款必須簡明確切，并編上條 款號。第7條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文

6、件材料收集齊全，并加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。第8條 專(兼)職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照案卷類目條 款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。第四章 立卷第9條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。第10條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。第11條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應(yīng)合一立卷。絕密文電應(yīng)單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可

7、隨同絕密文件立卷。第12條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，應(yīng)放在復(fù)文立卷;沒有復(fù)文的，放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第13條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。第14條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。第15條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。第16條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)

8、按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第五章 檔案借閱、利用工作第17條 企業(yè)內(nèi)檔案利用的方式(1)提供檔案原件。(2)提供檔案復(fù)印件。(3)提供文獻(xiàn)索引資料。第18條 借閱管理(1)凡需使用檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。(2)案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。(3)借閱期限不得超過_天，到期歸還;如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。(4)借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。(5)外單位借閱檔案時(shí)，

9、應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。第六章 檔案銷毀管理第19條 對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。第20條 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。第21條 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。第七章 附則第22條 本制度由行政管理部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施篇3：山浦集團(tuán)檔案管理制度山浦集團(tuán)檔案管理制度為了加強(qiáng)公司檔案管理，理順工作流程，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，確保檔案的完善和齊全

10、,充分發(fā)揮檔案的作用，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定此制度，以加強(qiáng)對檔案管理工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。1.檔案管理職責(zé):1.1檔案管理室是負(fù)責(zé)公司檔案的歸檔管理、檔案管理制度的貫徹與執(zhí)行，加強(qiáng)對檔案工作的實(shí)務(wù)指導(dǎo)。1.2檔案管理員是公司設(shè)立專職管理檔案的人員，在行政部的領(lǐng)導(dǎo)下，其管理的主要職責(zé)為：1.2.1制定或參與制定關(guān)于檔案管理制度方面的規(guī)章 制度。1.2.2協(xié)助行政經(jīng)理對各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。1.2.3檔案管理員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的新文件資料立即歸檔。1.2.4確認(rèn)歸檔的文件資料完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。1.2.5檔案管理員立檔時(shí)應(yīng)

11、根據(jù)文件名稱以及文件內(nèi)容簡潔地?cái)M寫好歸檔標(biāo)題及編號把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，然后封存保管。1.2.6文件組成檔案后,如有后續(xù)需立檔的文件資料，按立檔原則進(jìn)行插檔，按相關(guān)規(guī)律進(jìn)行排列，方便檔案文件管理，做到查找方便。1.2.7檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。1.2.8檔案管理員對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，給復(fù)制件加蓋公章 ，以示復(fù)制件不會(huì)有誤編號入檔。1.2.9檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分或經(jīng)濟(jì)處罰。1.2.10總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改善工作方法，提高檔案管

12、理制度技能和工作效率，使公司檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。2.歸檔資料的內(nèi)容及類別：2.1計(jì)劃性文件資料包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。2.2批示性文件材料包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、人事任命調(diào)動(dòng)記錄等。2.3法規(guī)性文件上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部檔案管理制度的各類法律性規(guī)章 制度。2.4公司的重大決議包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。2.5總結(jié)性文件包括公司經(jīng)營活動(dòng)中年度

13、、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。2.6憑證性材料包括公司各職能部門在經(jīng)營活動(dòng)中形成的各類產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。2.7匯報(bào)性材料包括公司各職能部門向總部匯報(bào)的材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表;公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等2.8調(diào)研性資料包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。2.9聲像制品資料包括經(jīng)營活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。2.10證件性文書資料包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類

14、榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料房屋租賃合同資料、車輛的相關(guān)資料證明與證照等。2.11檔案秘密級別檔案管理員歸納檔案秘密級別后，經(jīng)行政部經(jīng)理最后審核，確定秘密級別方可存檔。3.檔案借閱流程及規(guī)定：3.1各部門工作人員查閱本部門工作范圍內(nèi)檔案資料需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、經(jīng)行政部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，即可查閱無密級檔案。3.1.2各部門工作人員如需查閱非本部門的重要文件或有密級檔案，須經(jīng)部門經(jīng)理批示、行政部經(jīng)理、董事長助理批準(zhǔn)，方可借閱。3.1.3重要檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。如有工作需要復(fù)制時(shí)需經(jīng)公司行政部經(jīng)理或董事長助理批準(zhǔn)。3.1.4借閱文件者要保證檔案的完整和完好，不得私自影印、復(fù)印、翻印，不得擅自拆散

15、、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。3.1.5檔案一般不得借出檔案管理辦公室。如有特殊情況，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)?？勺龆唐谕饨枳疃酁槿欤缪娱L借閱時(shí)間，須補(bǔ)辦續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還并給予經(jīng)濟(jì)處罰。3.1.6借閱檔案者須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。3.1.7企業(yè)在職員工調(diào)離公司時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。3.2檔案借閱流程：3.2.1查閱非本部門的檔案，由本部門經(jīng)理申請，行政部經(jīng)理審批方可借閱。3.2.3查閱本公司重要檔案，由本部

16、門經(jīng)理申請;董事長助理簽字審批;轉(zhuǎn)行政經(jīng)理簽字，在檔案處登記方可查閱。3.3查閱文件應(yīng)注意以下方面：3.3.1查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定查閱文件，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。3.3.2查閱檔案時(shí)，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可抄錄，抄錄的材料應(yīng)盡快送回檔案室處理。3.3.3借閱的各類檔案須在三個(gè)工作日前歸還，若繼續(xù)使用的請?jiān)俎k理相關(guān)續(xù)借手續(xù)。對丟失檔案的將按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.檔案保密要求：4.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強(qiáng)公司文件保密意識，共同做好保密工作。4.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為

17、(絕密、機(jī)密、秘密)三級。4.3密級重要檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。復(fù)制時(shí)需經(jīng)公司行政部經(jīng)理或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.4密級重要檔案只限歸檔人使用，其他人員借用需經(jīng)董事長助理以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.5檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由行政部經(jīng)理監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。5.超期檔案的銷毀審批流程以及文件類別保存期限確定：5.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊(一式兩份)，一份作為檔案室留存，方便日后查閱。5.1.2對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊經(jīng)部門經(jīng)理鑒定，報(bào)董事長助理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。5.1.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。

18、5.1.4經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后辦公室到指定地點(diǎn)銷毀，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人(兩人以上監(jiān)督)應(yīng)在銷毀注冊上簽字。5.1.5銷毀清冊要作為資料長期保存，防止丟失，以備查考。5.2銷毀流程圖表5.3文件類別保存期限5.3.1計(jì)劃性文件資料包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。根據(jù)計(jì)劃的時(shí)間為保存期的時(shí)間，一般分為：一季度，半年，一年或更長時(shí)間。銷毀時(shí)由行政部經(jīng)理審批并監(jiān)督銷毀。5.5.2批示性文件材料包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、人事任命調(diào)動(dòng)記錄等。是公司各項(xiàng)經(jīng)營的運(yùn)營標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)為長期保存，一般保存期分為:一年，三年，五年或更長時(shí)間(人事任命書保存期為長期保存，銷毀期應(yīng)為此人離任或離職)經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)方可銷毀。5.5.3法規(guī)性文件上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部檔案管理制度的各類法規(guī)性文件規(guī)章 制度。根據(jù)文件內(nèi)法律效應(yīng)時(shí)間年限為保存期的時(shí)間，保存期滿后銷毀時(shí)由法務(wù)部高級顧問，董事會(huì)審批方可銷毀。5.5.4公司的重大決議包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要事項(xiàng)時(shí)間及年限進(jìn)行保存，以