會議禮儀培訓(xùn)

1、會議禮儀會議禮儀培訓(xùn)培訓(xùn)v 主講：張志成v 日期：2011.5.15【課程目錄】v v第一講第一講 會議功能會議功能v1. 會議的六大功能v2. 會議進行前的注意要點v3. 決定開會日期應(yīng)注意的事項v4. 開會場所的選擇v5. 道具、視聽器材的準(zhǔn)備v v第二講第二講 跨國會議安排跨國會議安排v1. 會前的準(zhǔn)備v2. 接待外賓的細(xì)節(jié)v v第三講第三講 開會應(yīng)有的禮節(jié)開會應(yīng)有的禮節(jié)v1. 開會應(yīng)有的態(tài)度v2. 出席者應(yīng)遵守的禮節(jié)v v第四講第四講 質(zhì)詢的忌諱質(zhì)詢的忌諱v1. 質(zhì)詢的禮節(jié)v2. 司儀角色扮【內(nèi)容摘要】第一講第一講 會議功能會議功能v會議的六大功能 1傳達(dá)公司經(jīng)營理念并使公司目標(biāo)協(xié)調(diào)一

2、致傳達(dá)公司經(jīng)營理念并使公司目標(biāo)協(xié)調(diào)一致 召開會議最主要是為了傳達(dá)公司的經(jīng)營理念，統(tǒng)一上下員工的步調(diào)，改進公司的缺失，讓公司能夠更好。同時通過會議，集思廣益，把大家的意見統(tǒng)一起來使之成為公司即將遵循的一個方向，這樣才能眾志成城，又快又好的將目標(biāo)變?yōu)楝F(xiàn)實。 2傳達(dá)決策者信念傳達(dá)決策者信念 決策者的信念也要通過會議來傳達(dá)。比如，公司今年開始要派發(fā)一些紅利給所有的員工，而且要根據(jù)每位員工完成各項指標(biāo)的多少而有所不同，這是領(lǐng)導(dǎo)者的一種激勵策略，這樣的信念就需要利用會議來隆重推出，充分吸引員工，激發(fā)員工的工作熱情。 3集思廣益共同解決問題與危機集思廣益共同解決問題與危機 集思廣益、共同解決問題與危機是會議

3、的又一個重要功能。當(dāng)公司突然陷入困境，下面的人沒有對策，領(lǐng)導(dǎo)一時之間也拿不出合理的方案時，就需要大家坐在一起召開會議，貢獻(xiàn)自己的想法，設(shè)法解決公司所面臨的危機。所以，開會可以化危機為轉(zhuǎn)機，這也就是它存在的一個重要原因。 4腦力激蕩，尋求創(chuàng)意，突破經(jīng)營盲點腦力激蕩，尋求創(chuàng)意，突破經(jīng)營盲點 會議功能的第四點是腦力激蕩，開發(fā)富有創(chuàng)意的經(jīng)營理念。一個擁有良好的生產(chǎn)線、人員配備和產(chǎn)品的公司，如果沒有足夠的創(chuàng)新意識，依然不能稱之為是一個好公司。會議就是產(chǎn)生創(chuàng)意的一個良好場所，通過有效的會議，可以進行頭腦風(fēng)暴，不斷激發(fā)出良好的創(chuàng)意。 5檢討、改進缺失檢討、改進缺失 會議功能的第五點是全面檢討和改進公司的缺失

4、。如果你的公司今年的業(yè)績一路下滑，你就要馬上召開會議，大家討論一下所以下滑的可能原因，比如：是不是產(chǎn)品不夠好，還是管銷費用沒有有效控制，或者人員的配備有問題。通過會議，可以將所有可能的原因列舉出來，然后再編列成冊，一一做出分析，通過分析結(jié)果來檢討和改進公司的有關(guān)缺失。 6達(dá)成告知功能達(dá)成告知功能 達(dá)成告知也是會議的一大功能。比如，今年你的公司的業(yè)績目標(biāo)是要達(dá)到一億的營業(yè)額，通過會議，你可以將這個目標(biāo)清晰準(zhǔn)確地傳達(dá)給各個相關(guān)部門，號召大家加快生產(chǎn)腳步，爭取按時完成任務(wù)。這樣傳達(dá)信息要比在布告欄上公布的效果好得多，而且也顯得更為鄭重。 會議進行前的注意要點 v1是否一定要開會是否一定要開會v一般來

5、說，一定要召開的會議至少應(yīng)該符合下列條件中的一個：v需要進行信息交換v若要令部門內(nèi)部和部門之間在工作上配合默契，就需要召開會議來進行信息的交換；有時為了客觀全面的了解情況，得出合乎實際的結(jié)論，也需要讓多個部門或許多人員在一起交換多方面搜集的信息，這時也應(yīng)當(dāng)開會；另外，如果需要激發(fā)出具有創(chuàng)造性和批評性的意見，從而尋找、分析、解決問題和做出決策時，也同樣需要開會。v需要整合不同意見v作為包含著許多個體的團隊，要成為一個整體，就需要整合內(nèi)部不同的意見，如，讓眾人接受一個決定、計劃和構(gòu)想；或者重新整合眾人混亂的觀念，確保所有人都對一個問題有一致的理解，這時，就需要開會。另外，如果需要使某個問題盡快獲得

6、各方的反應(yīng)，或是需要全面推動、加快已經(jīng)被延遲了的工作，往往也需要開會。v v涉及多方面的工作安排v如果決策實施時涉及多個部門、多個人員時，當(dāng)然也需要召開會議。比如說，為了讓大家明確目前所面臨的問題；處理涉及到不同部門的人事問題；處理不知道什么人對此應(yīng)負(fù)責(zé)，或是需要多人、多部門對此負(fù)責(zé)的問題；安排涉及多個部門人員的工作，以上這些情況均需要召開會議以取得最好效果。v2會議議程不可太過冗長會議議程不可太過冗長v安排會議議程v會議的議程如同軌道，可以令會議在預(yù)定的方向上有步驟、有計劃的進行。一般來說，會議的議程是有一定模式的，大多數(shù)的會議議程都需要包括主席的開場白、介紹基本情況、自由發(fā)言、討論問題、整

7、合意見、得出結(jié)論和會議結(jié)束等幾個部分。v以上就是會議議程一般所要包括的內(nèi)容，除此之外，還可以根據(jù)實際需要對會議的議程進行添加或刪減，比如，有的會議結(jié)束時可能需要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言，有的會議的議題情況由主席代為介紹等。這些，都要視當(dāng)時具體的情況而定。v各種會議的長度v議程確定之后，一定要根據(jù)會議的類型把握好會議的長度，一般來說日常的例會需要3090分鐘；臨時性會議中的短期會議長度為30分鐘以內(nèi)、中期會議長度為30120分鐘、長期會議長度為1天以上。v v3開會地點的安排開會地點的安排v開會地點的選擇要切合會議的內(nèi)容以及形式，還要注意會議的預(yù)算、會議的規(guī)模及室溫、燈光、噪聲等各種因素，而且需要確保與會者的舒

8、適度。一個讓與會者感到不適的地方不會給會議帶來良好的效果。v公司內(nèi)部的會議一般都在公司內(nèi)舉行，但不同類型的會議，舉行的地點也有所不同。公司的例會，需要有一個固定的會議場所，最好是一間獨立、寬敞、明亮的房間，里面有必要的布置和設(shè)備；公司的高層在主辦會議時可以使用公司內(nèi)部的場地；公司間的會議根據(jù)會議舉行的目的而選擇不同的地點；大型會議，特別是比較正式的會議，其場所要求比其他會議要高一些，但是仍有不少地點可供選擇，比如會議中心、公共建筑和高校會堂等。v v4確定合適的開會時間確定合適的開會時間v日常的例會最好選擇在周二至周四8：0011：00或14：0016：00舉行；臨時例會則要選擇與會者都感到方

9、便的時間。還有，如果你將會議安排在11：00召開，就要特別注意嚴(yán)格控制好會議時間，這樣才不會影響與會者的正常安排。v另外，緊急會議召開時間的選擇，一般遵守“越快越好”的原則。會議召開時間的安排要根據(jù)與會者的情況來進行，要求一切以與會者為本。v5邀請適合參與會議的對象邀請適合參與會議的對象v適合參與會議的人員應(yīng)該符合如下條件：v有利于議題的討論v與會議的議題有關(guān)，應(yīng)當(dāng)是與會者的首要條件；與會者還包括跟討論題目有直接關(guān)聯(lián)的人、可以提供專業(yè)或獨家信息的人、能使討論更有效率的人。v有利于會議的順利進行v與會者還包括有利于會議順利進行的人，比如，對會議的協(xié)調(diào)作用不可或缺的人、代表著某個團體或群體利益的人

10、等。v有利于召集者的意愿v召集者的意愿是會議召開的一個決定性因素，于是，那些有利于召集者意愿的人當(dāng)然也是與會者的理想人選。v以上三個標(biāo)準(zhǔn)是確定與會者名單的一般標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)然，有時在一些特別場合下還有其他的標(biāo)準(zhǔn)，但是這三個標(biāo)準(zhǔn)是基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)在確定名單時首先被執(zhí)行。v v6輔助器材的搭配輔助器材的搭配v公司的會議室由于需要長期使用，所以應(yīng)配有常用的輔助器材，它們主要是一些電子設(shè)備：v首先是照明設(shè)備，無論采光效果如何，電燈的照明度都不應(yīng)低于辦公室的照明度；其次是擴音設(shè)備，一般有三四個即可，均勻分布在會議室內(nèi)，擴音器的功率要和會議室的大小相適應(yīng)，擴音設(shè)備不但可以提高發(fā)言者傳遞信息的效率，也同樣可以幫助主

11、席或發(fā)言者在場面混亂的時候控制局勢；再者是投影設(shè)備，一般包括電腦、投影器、投影幕以及相關(guān)的傳導(dǎo)線等，投影器多為可移動型，可在投影幕前24米處安裝；還包括視聽設(shè)備，雖然現(xiàn)在投影設(shè)備一般都可以替代視聽設(shè)備，但如果條件允許，還是應(yīng)當(dāng)有一套視聽設(shè)備，包括電視機、影碟機、功放機、音箱等。v決定開會日期應(yīng)注意的事項v v已經(jīng)確定要召開會議之后，接下來要做的就是確定召開會議的準(zhǔn)確時間。確定會議時間要考察好一些事項，如表11所示，怎樣才能讓所有需要參加會議的人都準(zhǔn)時出現(xiàn)在會場，才能讓會議順利進行。v v決定開會日期時應(yīng)注意的事項決定開會日期時應(yīng)注意的事項v開會時間有無碰上外賓來訪，或公司出貨期、假日等特殊開會

12、時間有無碰上外賓來訪，或公司出貨期、假日等特殊時期時期 應(yīng)考慮出席者的工作狀況，可有代理人應(yīng)考慮出席者的工作狀況，可有代理人 輔助器材的來源輔助器材的來源 由誰負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)由誰負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò) 主席、會議記錄人員等相關(guān)人員的編派主席、會議記錄人員等相關(guān)人員的編派 會議進會議進行時間預(yù)計要多久。行時間預(yù)計要多久。 v下面以上幾個要點進行說明：v 1確定惟一的聯(lián)絡(luò)人確定惟一的聯(lián)絡(luò)人v要確定惟一的聯(lián)絡(luò)人員，而且要自始至終由這個人來聯(lián)系，千萬不要今天這個人負(fù)責(zé)聯(lián)系，明天又換另外一個，這樣會讓接到通知的人搞不清到底是哪一個部門通知開會。v 2確定主席確定主席v要從會議召集者、參與會議的最高領(lǐng)導(dǎo)、與議題關(guān)系最為緊密的

13、人、現(xiàn)場控制能力較強的人和各方面代表均能接受的人中選定合適的會議主席。v 3確定會議記錄者確定會議記錄者v好的會議記錄者，除了具備傾聽、互動、發(fā)表意見的能力，而且還要具有良好的組織、綜合、比較能力。在會議過程中，會議記錄者有義務(wù)適時幫助與會者有系統(tǒng)地陳述意見及遵照議程進行討論。v開會場所的選擇v 一個好的會議場所要有利于營造會議的氣氛，為會議進程的順利進行提供種種方便，不合適的會議場所容易導(dǎo)致與會者的分心，不利于會議任務(wù)的順利完成。v在開會前做好有關(guān)會議場所的一切準(zhǔn)備工作，才能讓會議的成功有所保證。這些準(zhǔn)備包括確定一個在會議期間可以自由使用的場所，不能出現(xiàn)會議進行了一半，忽然被通知不能繼續(xù)使用

14、的情況；一個好的會議場所一定要具備較好的隔音設(shè)施，否則就會如同身處鬧市區(qū)，根本無法集中精神來開會；舒適寬敞、采光通風(fēng)良好的會場，有利于讓與會者放松心情、集中注意力，有利于激發(fā)與會者的創(chuàng)意。v開會場所的選擇開會場所的選擇v開會場所的選擇1在會議時間內(nèi)可自由使用的場所2隔音效果良好3會場須舒適寬敞4采光通風(fēng)良好5沒有其他干擾源6最好有窗簾，在放投影資料時才能看清楚7安靜不嘈雜，空調(diào)良好8插座電源及白板、麥克風(fēng)等要齊全。 v總而言之，開會場所一定要選在安靜合適的場所，必須要具備足夠的自由空間，必須要配備好必需的輔助器材，這樣才能為會議的成功保駕護航。v道具、視聽器材的準(zhǔn)備v v在開會日期以及開會場所

15、確定好之后，接下來要做的就是對道具、視聽器材的準(zhǔn)備工作。具體準(zhǔn)備的物品如表13所示，只有當(dāng)這些物品都準(zhǔn)備齊全之后，才能保證會議的順利進行。v v道具、視聽器材的準(zhǔn)備道具、視聽器材的準(zhǔn)備v道具、視聽器材的準(zhǔn)備1桌、椅、名牌、免洗杯、飲料2黑白板、萬能筆、粉筆、板擦v3簽到簿、名冊、原子筆4投影機、幻燈機、電池、錄音帶、鐳射指示器或指示棒5白紙、目錄、議程、會議資料、產(chǎn)品。v下面就以上幾個要點進行說明：v v1簽到簿、名冊、原子筆簽到簿、名冊、原子筆v準(zhǔn)備簽到簿是舉行會議時必不可少的一項工作，除名冊以外還應(yīng)準(zhǔn)備原子筆，因為有的與會者來參加會議的時候，會忘記帶筆，等到要做記錄的時候就會產(chǎn)生不必要的麻

16、煩，所以不僅要事先準(zhǔn)備好原子筆，還要保證充足供應(yīng)。v舉行會議之前，必須準(zhǔn)備好開會人員的名冊簿。當(dāng)需要有人發(fā)表意見時，主席可以依名冊點將，被點到的與會者就不得不公開發(fā)表自己的意見或建議，可以充分體現(xiàn)會議的公開性，所以在開會時最好要有一個名冊。v v2會議議程的相關(guān)資料會議議程的相關(guān)資料v會議議程確定之后，一定要準(zhǔn)備好與議程相關(guān)的輔助資料，例如，討論財務(wù)問題時會涉及到收支結(jié)算表，這就需要在會前將此表影印出來，并給與會者人手一份，等到討論有關(guān)收支結(jié)算表時，大家就可以通過此表來適時查看有關(guān)數(shù)據(jù)的對錯，這樣才能保證議程的準(zhǔn)確性，才能讓會議達(dá)到預(yù)期的效果。 v【自檢】v請幫助這些會議的組織者選擇合適的會議長度：v會議：v30分鐘以內(nèi)3090分鐘30120分鐘v一天一天以上v會議：v30分鐘以內(nèi)3090分鐘30120分鐘v一天一天以上v會議：v30分鐘以內(nèi)3090分鐘30120分