魯星集團(tuán)公司辦公室工作流程

1、魯星集團(tuán)公司辦公室工作流程1、財(cái)產(chǎn)物資管理工作流程負(fù)責(zé)公車、辦公用品、單身宿舍生活用品、禮品、勞保福利用品等非生產(chǎn)用 財(cái)產(chǎn)物資的采購(gòu)、入庫(kù)、統(tǒng)計(jì)記帳、分發(fā)領(lǐng)用等物資管理工作。5、負(fù)責(zé)辦公用品、接待用品采購(gòu)與發(fā)放工作。（ 1）建立魯星集團(tuán)公司辦公物品統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳 ，將物品準(zhǔn)確登記在帳，如發(fā)現(xiàn)某 些物品不足，及時(shí)上報(bào)辦公室主任，經(jīng)批準(zhǔn)后及時(shí)、適量購(gòu)入。（2）各單位、部門需要提取辦公物品時(shí)，持魯星集團(tuán)公司小額辦公用品申請(qǐng) 單，登記后發(fā)放。6、負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)用品保管。（1）建立魯星集團(tuán)公司倉(cāng)庫(kù)物品統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳 ，對(duì)進(jìn)、出庫(kù)物品及時(shí)、 準(zhǔn)確登記。（2）建立魯星集團(tuán)公司庫(kù)存物品月報(bào)表 ，每月 3 號(hào)前將上月魯星集團(tuán)公司

2、 庫(kù)存物品月報(bào)表一式三份分別上報(bào)辦公室主任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理。（3）負(fù)責(zé)庫(kù)房衛(wèi)生、防潮、防鼠工作，每月對(duì)庫(kù)房衛(wèi)生至少?gòu)氐浊鍜邇纱危?時(shí)發(fā)現(xiàn)漏雨、食品腐化等情況，上報(bào)辦公室主任。2、物業(yè)管理工作流程負(fù)責(zé)辦公樓、辦公大院、職工宿舍的物業(yè)管理，包括水電管理、網(wǎng)絡(luò)通訊、 衛(wèi)生保潔、安全保衛(wèi)、維修、綠化、單身宿舍管理等。負(fù)責(zé)對(duì)外租賃房屋的招租、續(xù)租和租賃費(fèi)的收取。（1）每周一、周五巡視辦公樓、辦公院、內(nèi)招、宿舍的公共水電設(shè)備和物業(yè)設(shè) 施的現(xiàn)狀， 及時(shí)統(tǒng)計(jì)損壞的部位和物品， 上報(bào)辦公室主任后進(jìn)行維修： 自己能維 修的電源時(shí)解決； 需要請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行更換或維修的， 報(bào)辦公室主任批準(zhǔn)后進(jìn)行 維修。（2）公

3、司所有物業(yè)維修工作，均應(yīng)準(zhǔn)確登記在魯星集團(tuán)公司物業(yè)維護(hù)、維修、 更換登記表上，以備查用。（3）公司電線、電話線、網(wǎng)絡(luò)線路出現(xiàn)故障時(shí)，及時(shí)組織修理，確保正常使用。1、 負(fù)責(zé)公司內(nèi)招衛(wèi)生、辦公樓衛(wèi)生和物品的日檢查工作。（1）清楚內(nèi)招工作人員衛(wèi)生責(zé)任區(qū)及衛(wèi)生保潔標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)內(nèi)招餐廳所有衛(wèi)生區(qū)進(jìn) 行日檢查。（2）清楚公司對(duì)保潔員工作的保潔標(biāo)準(zhǔn)要求，熟知其工作流程。（3）對(duì)辦公樓衛(wèi)生每日進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并妥善解決。（4）對(duì)于辦公樓走廊內(nèi)的門窗、燈、開關(guān)每天檢查一次，發(fā)現(xiàn)有損壞之處，及 時(shí)報(bào)給朱志明。（ 5）建立魯星集團(tuán)公司衛(wèi)生日查記錄表 ，將每日辦公樓、宿舍、內(nèi)招衛(wèi)生檢 查情況詳細(xì)登記， 對(duì)衛(wèi)生清理較

4、差的責(zé)任人給予提醒， 對(duì)履次不改者， 報(bào)辦公室 主任處理。（1）負(fù)責(zé)對(duì)公司院內(nèi)、辦公樓監(jiān)控、防盜系統(tǒng)進(jìn)行檢查，確保正常使用。（2）對(duì)夜間值班的部位每周至少檢查一次，每次將查崗情況登記在魯星集團(tuán) 公司夜間值班情況檢查記錄表上，每次檢查完畢后將情況向辦公室主任匯報(bào)。（ 1）建立魯星集團(tuán)公司商品房管理登記表 。（2）負(fù)責(zé)將前院、沿街樓物業(yè)、租賃情況登記在冊(cè)。（3）負(fù)責(zé)對(duì)空閑房屋及時(shí)對(duì)外發(fā)布招租信息。（4）負(fù)責(zé)對(duì)租賃到期的房屋， 提前 30 天匯報(bào)給辦公室主任， 請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下一 步的租賃細(xì)節(jié)（租賃戶、租金）進(jìn)行指示。（5）負(fù)責(zé)對(duì)需要續(xù)簽的租戶提前 30 天下發(fā)通知，通知按期來(lái)公司辦理租賃合同 續(xù)簽和

5、交費(fèi)。（6）負(fù)責(zé)將魯星集團(tuán)公司房屋租賃合同交檔案管理員歸檔。3、負(fù)責(zé)公司辦公樓、商品房、內(nèi)招的水電統(tǒng)計(jì)工作。（ 1） 熟悉各水表、電表位置；（2） 每月 1 號(hào)統(tǒng)計(jì)好上月份水電耗用量及費(fèi)用，上報(bào)財(cái)務(wù)部。（3）做好節(jié)水節(jié)電的檢查工作。嚴(yán)禁走廊、辦公室、內(nèi)招餐廳、宿舍有長(zhǎng)明燈、 長(zhǎng)流水現(xiàn)象，辦公室內(nèi)電腦、 空調(diào)等辦公電器不得長(zhǎng)期開啟， 做到人走關(guān)閉電源。 對(duì)院內(nèi)廁所的水箱做到下班時(shí)關(guān)閉檢查。3、食堂和內(nèi)招管理工作流程負(fù)責(zé)食堂和內(nèi)招的菜品及輔料的采購(gòu)、 登記、消耗統(tǒng)計(jì)和成本匯總、 員工就 餐、內(nèi)招派餐、衛(wèi)生管理、安排重要接待等。（1）根據(jù)辦公室主任要求安排內(nèi)招備餐，負(fù)責(zé)落實(shí)飯菜準(zhǔn)備情況，有責(zé)任提出

6、菜品增添、調(diào)整意見。按辦公室主任要求到外部及時(shí)完成臨時(shí)安排的菜品采購(gòu)任 務(wù)。（2）負(fù)責(zé)餐洗凈、餐巾紙、酒類的采購(gòu)。對(duì)每日購(gòu)進(jìn)的蔬菜、肉食、副食品、 成品進(jìn)行稱量、點(diǎn)數(shù)，并將購(gòu)物單據(jù)保存完整，協(xié)助辦公室主任結(jié)算。（3）協(xié)助范曉陽(yáng)對(duì)內(nèi)招衛(wèi)生進(jìn)行檢查并督促整改。（4）月底與財(cái)務(wù)部、審計(jì)部對(duì)內(nèi)招食品、接待用品進(jìn)行盤點(diǎn)。（ 5）對(duì)內(nèi)招接待所產(chǎn)生的派餐單 、點(diǎn)菜單每日進(jìn)行收集。每月統(tǒng)計(jì)職工 就餐、招待用餐數(shù)量，整理完整后上報(bào)財(cái)務(wù)部，每月30 號(hào)前完成。4、車輛管理工作流程負(fù)責(zé)公務(wù)車車輛調(diào)配、 管理和日常維修工作。 負(fù)責(zé)車改車輛油料使用、 結(jié)算、 油耗統(tǒng)計(jì)與公布，監(jiān)督車改制度的落實(shí)。（1）各部門人員需公務(wù)用

7、車時(shí)，確認(rèn)魯星集團(tuán)公司派車單已由用車部門經(jīng) 理簽字后，方可派車，并將魯星集團(tuán)公司派車單交由司機(jī)，車輛返回公司， 司機(jī)將魯星集團(tuán)公司派車單填寫完整后，收回并存檔。每月計(jì)算公務(wù)用車費(fèi) 用，統(tǒng)計(jì)在魯星集團(tuán)公司公務(wù)用車月統(tǒng)計(jì)表并于每月 30 號(hào)前將當(dāng)月費(fèi)用張 貼公布。（2）檢查相關(guān)車輛的衛(wèi)生情況，及時(shí)督促清理，每日核對(duì)相關(guān)單據(jù)。（3）掌握公務(wù)車輛的維修、保養(yǎng)及年檢期限，及時(shí)提醒、督促車輛按期保養(yǎng)、 年檢，統(tǒng)計(jì)清楚每輛車的各種情況，做好登記。（4）每天檢查放置在門衛(wèi)處的魯星集團(tuán)公司車輛日出勤記錄表是否按要求 填寫，掌握每輛公務(wù)車的出、返動(dòng)態(tài)。每月 30 號(hào)將當(dāng)月魯星集團(tuán)公司車輛日 出勤記錄表報(bào)辦公室主任

8、，入檔。5、會(huì)議保障工作流程負(fù)責(zé)各種會(huì)議籌備、通知、保障工作及錄相、照相安排。（2）內(nèi)部會(huì)議：對(duì)在公司辦公樓組織的各項(xiàng)會(huì)議，負(fù)責(zé)組織會(huì)場(chǎng)布置，提前做 到物品準(zhǔn)備充分、 室內(nèi)通風(fēng)通氣或開、 關(guān)空調(diào)等事務(wù)， 會(huì)議結(jié)束后將所用物品歸 整到位。會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作須在會(huì)議召開前 10 分鐘完成，及時(shí)保障與會(huì)人員飲水供 應(yīng)。1）確保公司自有錄照相設(shè)備運(yùn)行正常，可隨時(shí)使用2）接到會(huì)議 / 活動(dòng)通知，事先將錄照相設(shè)備充電 （3）提前 20分鐘到達(dá)會(huì)方或活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)將設(shè)備安置到位。 有大型活動(dòng)時(shí)， 可按辦 公室主任要求聯(lián)系外部專業(yè)錄照相人員進(jìn)行錄相、照相，并做好歸檔。（4）建立魯星集團(tuán)公司會(huì)議 /活動(dòng)影像資料庫(kù)存登記表

9、，將所有影像資料歸 整，做到立卷分檔，隨時(shí)可查用。6、費(fèi)用報(bào)銷管理工作流程負(fù)責(zé)非生產(chǎn)性費(fèi)用報(bào)銷的分類，開具料單。7、活動(dòng)保障工作流程負(fù)責(zé)上級(jí)視察接待。參與重大慶典、集體活動(dòng)的組織，做好后勤保障。8、差旅與接待工作流程負(fù)責(zé)差旅訂票訂房、接送。負(fù)責(zé)外部招待訂餐、訂房。9、考勤管理工作流程安排和調(diào)整作息時(shí)間， 負(fù)責(zé)員工考勤， 不定期查崗， 監(jiān)督落實(shí)請(qǐng)銷假制度和 上班紀(jì)律，安排夜間值班和假期值班。（1）每月 1 號(hào)將上月辦公樓指紋機(jī)中的考勤信息導(dǎo)出，依據(jù)魯星集團(tuán)公司職 工考勤漏打單、請(qǐng)假條等相關(guān)依據(jù)真實(shí)填寫魯星集團(tuán)公司考勤表 ，3 號(hào) 前上報(bào)給辦公室主任、企劃部經(jīng)理核準(zhǔn)簽字后交財(cái)務(wù)部。（2）督促房開公

10、司、供應(yīng)部、建筑項(xiàng)目部將上月的魯星集團(tuán)公司考勤表每 月 3 號(hào)前上報(bào)，負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確后報(bào)辦公室主任、 企劃部經(jīng)理核準(zhǔn)簽字后交財(cái)務(wù)部。（3）對(duì)所有夜間值班點(diǎn)的值班人員考勤進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，同魯星集團(tuán)公司考勤表 一起上報(bào)辦公室主任、企劃部經(jīng)理核準(zhǔn)后交財(cái)務(wù)部。10、文印工作流程負(fù)責(zé)各類材料的文印工作，做好紙張管理、分部門統(tǒng)計(jì)和報(bào)賬。負(fù)責(zé)公司復(fù)印、打印、紙張管理、統(tǒng)計(jì)工作 在魯星集團(tuán)公司復(fù)印、打印登記表上做好復(fù)印、打印、紙張供應(yīng)記錄，隨時(shí) 統(tǒng)計(jì)復(fù)印、打印紙張的使用情況。每月 29 號(hào)進(jìn)行月底統(tǒng)計(jì)，列出各部門、各項(xiàng) 目的復(fù)印、打印費(fèi)用，上報(bào)財(cái)務(wù)部。11、接知與通知工作流程負(fù)責(zé)各類接文、接知與通知，作好記錄和上傳下

11、達(dá)。（1）建立魯星集團(tuán)公司外來(lái)文件 / 通知收發(fā)登記表，將具體信息填寫完整后， 首報(bào)辦公室主任批示，按批示交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（2）建立魯星集團(tuán)公司內(nèi)部文件 / 通知收發(fā)登記表，將具體信息填寫完整后， 按要求發(fā)放給相關(guān)公司、部門或人員。（1） 外部會(huì)議： 參加非專業(yè)性會(huì)議或無(wú)指派人員參加的一般綜合性會(huì)議， 提前 10 分鐘到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，將會(huì)議內(nèi)容記錄詳實(shí)，會(huì)后立即將會(huì)議內(nèi)容首先 向辦公室主任傳達(dá)， 并按辦公室主任要求將會(huì)議文件、 上報(bào)表格等材料轉(zhuǎn) 交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門。12、群團(tuán)計(jì)生工作工作流程負(fù)責(zé)群團(tuán)、計(jì)生、街道等部門文件報(bào)表的處理。13、報(bào)刊收發(fā)工作流程負(fù)責(zé)報(bào)刊訂閱、收發(fā)。14、其它工作工作流程干

12、好公司領(lǐng)導(dǎo)安排的其它工作。2010年 10 月相關(guān)文件：1 魯星發(fā)（ 2010） 6 號(hào)行政費(fèi)用支出管理及財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)定有關(guān)公車、辦 公用品、生活用品、禮品、福利用品采購(gòu)的規(guī)定。（沒采用的：）崗位職責(zé)一：行政管理職責(zé)1、據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示和有關(guān)會(huì)議決定，組織草擬和發(fā)布通知，負(fù)責(zé)公司公文、函電、報(bào)表的初批、擬辦和催辦工作2、負(fù)責(zé)公司的對(duì)外公務(wù)接待管理工作和日常公共關(guān)系維護(hù)。3、負(fù)責(zé)公司員工上下班、加班、值班的考勤管理；對(duì)因公出差、旅游、學(xué)習(xí)等 活動(dòng)產(chǎn)生的費(fèi)用進(jìn)行管理、統(tǒng)計(jì)。4、貫徹總經(jīng)理關(guān)于行政管理、辦公紀(jì)律等的指示、命令、決定等，及時(shí)將行政 管理、辦公紀(jì)律中發(fā)現(xiàn)和存在的問(wèn)題及整改情況向上級(jí)匯報(bào)。5、

13、負(fù)責(zé)公司安全保衛(wèi)工作。崗位職責(zé)二：后勤保障職責(zé)1、負(fù)責(zé)組織公司會(huì)務(wù)工作，負(fù)責(zé)公司各類大型活動(dòng)的后勤保障工作。2、負(fù)責(zé)日常行政費(fèi)用審核把關(guān)工作，根據(jù)公司安排開具相應(yīng)單據(jù)。3、負(fù)責(zé)公司后勤生活用品、辦公用具、福利品及禮品等的考察、采購(gòu)、發(fā)放、 結(jié)算等工作。4、統(tǒng)一管理車輛調(diào)配、油料供給、保養(yǎng)維修、違章及事故處理工作。5、負(fù)責(zé)辦公場(chǎng)所、食堂內(nèi)招、宿舍等區(qū)域的日常管理、保衛(wèi)、物業(yè)維修和環(huán)境 衛(wèi)生工作。6、堅(jiān)決貫徹、執(zhí)行公司領(lǐng)導(dǎo)安排的其它工作事務(wù)。6、協(xié)助企劃部做星光文字整理及編輯工作。（1）注意日常收集、積累編輯所需素材，保證星光每月出刊一次。（2）每月 25 號(hào)前將初步編輯的星光草稿上報(bào)企劃部經(jīng)理，經(jīng)批準(zhǔn)后，到指 定地點(diǎn)進(jìn)行印刷出刊。1、 負(fù)責(zé)參加外部一般性會(huì)議工作，協(xié)助