倉儲物資的資料管理

1、倉儲物資的資料管理1 倉儲管理基礎(chǔ)資料的主要內(nèi)容 憑證、單據(jù)類基礎(chǔ)資料 :收料單、發(fā)料單、退料單、退料通知單、調(diào)整單、報廢單、損 溢單、盤虧（事故損失）單、盤盈單。記錄類基礎(chǔ)資料：驗收記錄、送檢記錄、班組工作日記（含巡回檢查記錄） 、保管保養(yǎng) 記錄、電話記錄、倉儲管理工作自檢記錄及整改記錄等。賬冊類基礎(chǔ)資料：物資明細賬（包括實物臺賬） 、報廢物資明細賬。 報表類基礎(chǔ)資料：收發(fā)存匯總表 （核對表）、倉庫基本工作量匯總表、余額匯總表、庫存 物資盤點報表及其他倉儲管理報表。2 倉儲管理基礎(chǔ)資料填寫一般要求 字跡工整清晰，手工填寫 （或系統(tǒng)錄入 ）內(nèi)容齊全 ,數(shù)字真實準(zhǔn)確 ,相關(guān)數(shù)據(jù)對應(yīng)相符，印 章、

2、簽字齊全 ; 文字說明等記述清楚、簡潔；單據(jù)、記錄按規(guī)定方法順序編號，不空號和重 號；除物資沖銷單、物資退料單的數(shù)量、金額用紅色簽字筆或鋼筆填制外，其他單據(jù)、憑證 類基礎(chǔ)資料應(yīng)用藍（黑）色簽字筆或鋼筆填制;各類基礎(chǔ)資料填寫錯誤時，不允許用刮、擦、貼、補、 涂改液等非正規(guī)方式進行更改， 正確的方式是在記錯的數(shù)字及寫錯的文字上用紅色 簽字筆或鋼筆劃一道橫線，由填寫人蓋章，再用藍 （黑）色簽字筆或鋼筆在錯處上方寫上正 確的數(shù)字或文字 ;各類基礎(chǔ)資料應(yīng)保持其原始性與完整性，不得隨意損壞、更改和更換 .3 倉儲管理基礎(chǔ)資料裝訂3。 1 倉儲管理基礎(chǔ)資料裝訂的一般要求 單據(jù)、憑證類基礎(chǔ)資料按月分物資大類裝

3、訂成冊;賬冊類基礎(chǔ)資料按年分物資大類裝訂成冊， 每冊前有匯總賬頁； 記錄類基礎(chǔ)資料按規(guī)范表格印制成冊； 報表類基礎(chǔ)資料按規(guī)定填 報時間（月、季、半年、全年 ） 裝訂成冊；工程項目物資管理的保管基礎(chǔ)資料一般按工程項 目及物資大類進行裝訂。3.2 賬冊裝訂 賬冊按物資類別分類裝訂 , 順序為：裝訂順序由上到下 : 封面 - 賬前頁賬頁 -堆垛 記錄 （裝訂在相應(yīng)的賬頁后） ；每本賬封皮應(yīng)標(biāo)明大類號及賬本號。3。 3 單據(jù)裝訂及印制 裝訂順序：物資憑證封面 -物資收發(fā)存匯總表 （核對表 ） 收發(fā)存余額匯總表倉 庫基本工作量匯總表入庫單 - 入庫單附件（貨票、運單、供貨商送貨清單等）移 庫單（移收）調(diào)

4、整單盤盈單出庫單或發(fā)料單發(fā)料單附件 （ 運料單、調(diào)撥通 知單等 ） 移庫單 （移發(fā)） 報廢單盤虧 （事故損失） 單儲存損耗單 （損溢單）。 各類型退料單分別裝訂在相應(yīng)類型的收、發(fā)料單之后。 送貨清單可裝訂在入庫單后，也可單獨集中管理。單獨集中管理時，應(yīng)順序編號（如001、 002 等），按月或季定期裝訂成冊 .收料完畢后 ,應(yīng)在送貨清單上注明收料單號，以便查 對。送貨清單作為代儲料、 代管料登賬憑證時， 應(yīng)分類按順序進行編號， 編號規(guī)則為“大類 號+年月+月流水號”，例 48 201103 122。同時 ,還應(yīng)在送貨清單上備注物資毛重、車號等必填項，其管理要求與入庫單相同。單據(jù)按物資類別分月裝

5、訂，編號從上到下，從小到大排列：一個類別物資的單據(jù)分幾冊 裝訂時，憑證封面類別處除反映大類號外，并在其后加括號，括號內(nèi)反映該大類物資裝訂總 冊數(shù)和順序號，如 47（ 53）; 個庫管理多個大類，且收發(fā)動態(tài)不大的，單據(jù)可分月按大 類順序裝訂一冊。一個大類的收發(fā)單據(jù)裝訂在一起，各大類收發(fā)單據(jù)間用A4紙分隔，隔頁紙上寫明大類、單據(jù)類型和份數(shù) ,例如：5大類 收料單10份 發(fā)料單6份 調(diào)整單1份。單據(jù)的制印尺寸為 A4紙大小，每頁單據(jù)行項目（填物料明細）數(shù)為 5行。4倉儲管理基礎(chǔ)資料保管要求各種資料應(yīng)按月裝訂成冊；當(dāng)年的資料可在本庫（組）保管，跨年資料應(yīng)移送檔案室統(tǒng)一管理，以便隨時查閱；各種入檔資料應(yīng)

6、按其資料的性質(zhì)，分別建立檔案號，如物資明細賬、收料單、發(fā)料單等；入檔的資料應(yīng)按時間順序進行管理；建立健全檔案管理制度，手續(xù)完備。入檔有記錄，借閱有登記；單據(jù)、憑證、賬冊類資料的保存期限10年；記錄、報表類基礎(chǔ)資料保存期限5年。超過期限的資料可統(tǒng)一進行銷毀 ，銷毀時應(yīng)有銷毀記錄，銷毀記錄包括 銷毀資料名稱、數(shù)量、檔案號、銷毀時間、地點、銷毀人及批準(zhǔn)人等5物資明細賬的記賬與填寫5.1物資明細賬記賬的一般要求記賬應(yīng)日清月結(jié)。正常記賬以正式憑證為依據(jù)，應(yīng)用藍（黑）色簽字筆或鋼筆填寫，要求賬面整潔，字跡清楚端正，不得非正規(guī)涂改。上年結(jié)轉(zhuǎn)時間為1月1日，結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)量、金額準(zhǔn)確，并加蓋上年結(jié)轉(zhuǎn)章和稽核章。各月份

7、在當(dāng)月扎賬日，在本月所記最后一筆賬的下格作為月計欄，將當(dāng)月的收、發(fā)、存數(shù)量、金額記入月計欄內(nèi)，在收發(fā)字號及對象欄加蓋“月計”章 ，同時沿月計欄的下線從收發(fā) 字號及對象欄到結(jié)存欄用紅色簽字筆或鋼筆劃一道紅線，叫做月結(jié)線.有收發(fā)動態(tài)的當(dāng)月蓋稽核章和打月結(jié)，無收發(fā)動態(tài)的當(dāng)月不蓋稽核章和不打月結(jié)。當(dāng)賬頁用完后，應(yīng)續(xù)接新賬頁，并進行結(jié)轉(zhuǎn)。結(jié)轉(zhuǎn)時應(yīng)在前賬頁的最后一欄和新賬頁的 第一欄的“收發(fā)字號及對象”分別加蓋“過次頁”和“承前頁”章，并將本月初至結(jié)轉(zhuǎn)時的收、發(fā)、存數(shù)量和金額及資料份數(shù)記入過次頁和承前頁欄內(nèi)賬冊前必須有匯總每本賬每月物資的收、發(fā)、存情況的賬前頁 5。2物資明細賬的賬前頁儲備定額最咼最低賬前

8、頁。2.1物資明細賬的賬前頁填寫舉例2011 年收入發(fā)出結(jié)存稽核項件噸金額項件噸金額項件噸金額月日合計料款運雜 費合計料款運雜 費合計料款運雜 費上年結(jié)轉(zhuǎn)110.25500.00500.00稽核120110。25500.00500.00稽核03大類1本220110.25500。00500。00稽核320203001014000.120002000.02130110。0251450C12500.2000.稽核00。000.0000004201010037400.07000。400.112017。0257100。5500.01600?；?000000000520812045000。005000。

9、003813.0252100。00500.001600.00稽核62012150815000.1500010105212000：1200051269。0255100.3500.01600?；?0.0000。000000072051269。0255100。3500.01600.稽核00000820152501119800.180001800。2037620.0252490021500.3400.稽核00。0000.0000009201735012。2260020000260032682300。1500。800?；?25。00。00。00000000102018180216000.160001

10、2200810600.10000600.9627700.7500。200.0稽核00.0000。00000000011209627700。7500。200.0000。000.000.00稽核00000012310000.000.000.00稽核總計658803164800.6100038006688129。65300.61500380000。000250000。002.4。5。2。2物資明細賬的賬前頁填寫說明用于匯總每本賬每月物資的收、發(fā)、存情況。收入、發(fā)出、結(jié)存欄下的項，統(tǒng)計時一律按“項次”計算。收入、發(fā)出、結(jié)存欄下的數(shù)量計量單位只列了件、噸兩種實際工作中相近的計量單位還有只、支、套、組等，

11、統(tǒng)計時一律折算成件；其他計量單位如 m、m2、m3等，統(tǒng)計時在件后加斜杠，斜杠前登記件數(shù)，斜杠后記載m、m2、m3數(shù)，如100件/1500m.稽核，每月不能少于一次。稽核員印章蓋在稽核欄內(nèi)。表中右上角的“儲備定額”：一個大類設(shè)一本賬的，記本冊物資核定的儲備定額；配件一個機型設(shè)一本賬且儲備定額按機型核定的，記本機型物資儲備定額；一個大類設(shè)多本賬且儲備定額按類別核定的，在第一本賬上反映大類物資儲備定額5.3物資明細賬的賬頁2。4。5.3。1物資明細賬的賬頁填寫舉例a）單價確定時的賬頁填寫舉例過次頁的賬頁舉例物資明細賬標(biāo)準(zhǔn)代碼SY5403-2009四號 定位主1庫 （場）架2（區(qū)）層4（排）5位副庫

12、 （場）架 （區(qū)）層（排）位物資編碼：物資名稱：重晶石粉圖號:單重（噸）：0。0252011 年收發(fā)字號 及對象入庫 日期出廠 日期生產(chǎn) 廠名收入發(fā)出結(jié)存資料稽 核備注月日數(shù)量料款運費數(shù)量料款運費數(shù)量件數(shù)料款運費質(zhì) 證 書合 格 證說 明 書11上年結(jié)轉(zhuǎn)2010.12。232010.12.01四川恒 化有限 公司52003500 。00500。00200稽 核41212201104012四川恒化 有限公司2011.04.122011.03.12四川恒 化有限 公司2014000。002000 。0025100017500。002500001000420月計2014000。002000.0025

13、100017500 .00250000稽 核51012201105032西鉆5隊2010.12.232010.12。01四川恒 化有限 公司428004002184014700 .00210000840515過次頁428004002184014700.002100。00840型號及規(guī)格：一級計量單 位：噸 單價:700.00費率費額:100 。 00說明：從月計到結(jié)存的“運費”字段的粗線為紅筆劃的月結(jié)線，假定每月20日為倉庫結(jié)賬日承前頁的賬頁舉例標(biāo)準(zhǔn)代號：SY5403-2009物資明細賬主1庫（場）架2（區(qū)）層4（排）5位副（場）架（區(qū)）層（排）位圖號:四號 定位單重（噸）：0。025物資編碼

14、：物資名稱：重晶石粉 計量單位：噸單價：700。00費率 費額:100。00 型號及規(guī)格：一級2011 年收發(fā)字號 及對象入庫 日期出廠 日期生產(chǎn) 廠名收入發(fā)出結(jié)存資料稽 核備注月日數(shù)量料款運費數(shù)量料款運費數(shù)量件數(shù)料款運費質(zhì) 證 書合 格 證說 明 書515承前頁42800。00400.002184014700 .002100。0084051512201105035西鉆2隊2010.12.232010.12.01四川恒 化有限 公司1700。00100。002080014000。002000.0080051512201105035西鉆2隊2011。04.122011.03.12四川恒 化有限

15、公司53500。00500.001560010500。001500。00600520月計107000.001000.001560010500。001500。00稽 核過次頁說明： 從 計 結(jié) 的 費” 段 粗 為 筆 的月到存“運字的 線 紅 劃 月結(jié)線， 定 月 日 倉 結(jié)假 每20為 庫賬日。b）單價不確定或單價多變化時的代儲料、代管料賬頁填寫舉例物資明細賬四號 定位主1庫（場）架2（區(qū)）層4 （排）5位副庫（場）架（區(qū)）層（排）位標(biāo)準(zhǔn)代號：SY5403-2009單重（噸）:0.025物資編碼： 圖號： 物資名稱：重晶石粉 計量單位：噸 單 價：700。00 費率費額:100。00 型號及

16、規(guī)格：一級2011 年收發(fā)字號入庫出廠生產(chǎn)收入發(fā)出結(jié)存資料稽備注月日及對象日期日期廠名數(shù)量料款運費數(shù)量料款運費數(shù)量件數(shù)料款運費質(zhì)證書合 格 證說 明 書核515承前頁421840840化學(xué) 試驗 報告4 份20112010四川恒化學(xué)12201105035化有限試驗515西鉆2隊。01 o2014040報告202.23公司15份1220110502220112011四川恒化學(xué) 試驗 報告3 份518四川恒化 有限公司。05。18。03。12化有限 公司1011440440月計7000.100016802400.77001100稽5201000。00240。000011440。00。00核過次頁說

17、明： 從月計 到結(jié)存 的“運 費”字 段的粗 線為紅 筆劃的 月結(jié) 線，假 定每月 20日 為倉庫 結(jié)賬 日.2 。2物資明細賬的賬頁填寫說明 用于除報廢物資外的物資記賬使用A類物資儲備定額下到具體品種規(guī)格的，儲備定額欄必須填列；A、B類物資儲備定額下到組距的，儲備定額填在該品種的第一張賬頁上，同時注明組距上下限。凡規(guī)定需質(zhì)檢的物資，標(biāo)準(zhǔn)代號必須登錄并填寫完整。不能只寫GB、SY等不能反映具體標(biāo)準(zhǔn)的符號.單重：指物資毛重。四號定位：用鉛筆填寫，其他字段用藍（黑）色簽字筆或鋼筆書寫收發(fā)字號及對象：填收發(fā)料單據(jù)及其他單據(jù)的編號和產(chǎn)品的供貨單位（收料時）或使用單位（發(fā)料時）名稱。入庫日期、出廠日期：

18、填“年月日”，例：;不同入庫日期和出廠日期應(yīng)分批收發(fā)和記賬，按先進先出發(fā)貨。生產(chǎn)廠名稱：可縮寫，但不能寫成地名，無法核實生產(chǎn)廠家的，填“不清”或填供貨商名 稱.件數(shù)：計件的成套物資（如單臺設(shè)備配套有多個零件、部件和工具時）和檢斤、量尺同 時可點數(shù)的物資，此項必須填寫，其余物資本欄不反映。質(zhì)證書、合格證、說明書下面一律填寫該項資料的份數(shù)（進口物資除外）。收發(fā)料后庫存物資的資料發(fā)生增減時，物資明細賬中資料結(jié)存數(shù)也相應(yīng)變化，與實際結(jié)存的資料份數(shù)相 符。隨物存放的技術(shù)資料除質(zhì)證書、合格證、說明書外還有試壓報告、安裝圖紙等，應(yīng)在備注欄說明。稽核：每月不能少于一次?；藛T印章蓋在稽核欄內(nèi)。單價：與用戶按裸價料款金額結(jié)算料款的，填不含運費的裸價單價.與用戶按含運費的綜合金額