會計電算化-會計軟件的初始化設置

1、第二章第二章 會計軟件的初始化設置會計軟件的初始化設置 通過本章的學習，使學生理解會計軟件初始化的涵義與任務，熟練掌握初始化設置中各項工作的操作。 基本內(nèi)容框架基本內(nèi)容框架1賬套管理 新建賬套、修改賬套、刪除賬套、年度賬管理 2賬套數(shù)據(jù)備份及恢復賬套數(shù)據(jù)備份、賬套數(shù)據(jù)恢復3操作員管理用戶與角色、財務分工4基礎設置部門檔案設置、職員檔案設置、往來單位設置、會計科目設置、項目檔案設置、憑證類別設置、收付結(jié)算設置 由于商品化會計軟件具有通用性的特點，使得各單位在開始使用軟件時，首先要針對本單位的業(yè)務性質(zhì)及會計核算與財務管理的具體要求對它進行具體設置，這種工作稱為系統(tǒng)初始化。初始化包括兩個部分：系統(tǒng)管

2、理和基礎設置。 初始化的業(yè)務流程：初始化的業(yè)務流程：新建賬套 以系統(tǒng)管理員Admin身份登錄 增加用戶、角色 啟用各相關系統(tǒng) 啟動系統(tǒng)管理設置角色、用戶權限 新用戶操作流程 初始化的業(yè)務流程：初始化的業(yè)務流程：建立下一年度賬 以賬套主管注冊登錄 結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù) 進行新年度操作 啟動系統(tǒng)管理啟用各相關系統(tǒng) 老用戶操作流程 第一節(jié)第一節(jié) 賬套管理賬套管理 v一、新建賬套v建立賬套，即采用財務軟件為本企業(yè)建立一套賬簿文件。首次使用總賬系統(tǒng)時，應根據(jù)企業(yè)的具體情況進行賬套參數(shù)設置。v主要包括：核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時間、編碼規(guī)則等基礎參數(shù)。賬套參數(shù)決定了系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的內(nèi)容和形式。v(

3、一)設置賬套信息v設置賬套信息包括錄入賬套號、賬套名稱、賬套路徑及啟用會計期。以系統(tǒng)管理員注冊，單擊“賬套”菜單中“建立”即可新建賬套。v（二）輸入單位信息v輸入單位信息包括輸入單位名稱、單位簡稱、單位地址及法人代表等相關信息。v（三）確定核算類型v確定核算類型包括本幣代碼、本幣名稱、本幣類型、行業(yè)性質(zhì)及賬套主管。v（四）確定分類信息v如果用戶的存貨、客戶、供應商相對較多，可以對它們進行分類核算。v（五）確定編碼方案v確定編碼方案是指設置編碼的級次和各級的長度。v（六）確定數(shù)據(jù)精度v數(shù)據(jù)精度是指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。由于各單位對數(shù)量、單價的核算精度要求不一致，為了適應不同的需求，系統(tǒng)提供了自定義

4、數(shù)據(jù)精度的功能。v二、修改賬套v經(jīng)過一段時間運行，如果發(fā)現(xiàn)賬套的某些信息需要修改或補充，可以通過修改賬套功能來完成。此功能還可以幫助用戶查看某個賬套的信息。v（一）注冊v若當前操作員不是要修改賬套的主管，則應在“系統(tǒng)管理” 中更換操作員。v（二）修改賬套v以要修改賬套的賬套主管的身份注冊后，單擊“賬套”菜單中的“修改”選項，進入“修改賬套”對話框。修改完成后，如果確認已修改的內(nèi)容，應單擊“完成”按鈕，否則單擊“放棄”按鈕，放棄已經(jīng)進行的修改操作。以賬套主管注冊“系統(tǒng)管理”，在“賬套”菜單中單擊“修改”即可修改或查看賬套信息。v三、刪除賬套v在賬套輸出時，選擇刪除賬套，在“刪除當前輸出賬套”前的

5、方框單擊打勾。只有系統(tǒng)管理員才有權進行賬套輸出。v四、年度賬管理v每個賬套中一般存放不同年度的會計數(shù)據(jù)，為方便管理，不同年度的數(shù)據(jù)存放在不同的數(shù)據(jù)表中，稱為年度賬。年度賬套的管理是由賬套主管來完成的。v對不同核算單位、不同時期的數(shù)據(jù)需要設置相應的系統(tǒng)路徑。年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)。v【提示】賬套和年度賬的區(qū)別v賬套是年度賬的上一級，賬套是由年度賬組成。首先有賬套然后才有年度賬，一個賬套可以擁有多個年度的年度賬。對于擁有多個核算單位的客戶，可以擁有多個賬套(最多可以擁有999個賬套)。 第二節(jié)第二節(jié) 賬套數(shù)據(jù)備份及恢復賬套數(shù)據(jù)備份及恢復v一、賬套數(shù)據(jù)備份v會計數(shù)

6、據(jù)備份即賬套輸出，是將財務軟件所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)備份到硬盤、軟盤或光盤中保存起來。其目的是長期保存，防備意外事故造成的硬盤數(shù)據(jù)丟失、非法篡改和破壞。還可以實現(xiàn)刪除當前輸出賬套的功能。v二、賬套數(shù)據(jù)恢復v會計數(shù)據(jù)恢復即賬套引入，是指把軟盤上或硬盤上的備份數(shù)據(jù)恢復到硬盤上指定目錄下。系統(tǒng)還允許將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中，從而有利于集團公司的操作。第三節(jié)第三節(jié) 操作員管理操作員管理v一、用戶與角色v（一）角色管理v角色是指在企業(yè)管理中擁有某一類職能的組織，這個角色組織可以是實際的部門，可以是由擁有同一類職能的人構成的虛擬組織。如：實際工作中最常見的會計和出納兩個角色。角色管理包括賬套中角色的增加、刪除

7、、修改等維護工作。v（二）用戶管理v主要完成本賬套用戶的增加、刪除、修改等維護工作。v思考：用戶和角色有何區(qū)別？v（1）用戶和角色設置不分先后順序，用戶可以根據(jù)自己的需要先后設置。但對于自動傳遞權限來說，應該首先設定角色，然后分配權限，最后進行用戶的設置。這樣在設置用戶的時候，如果選擇其歸屬那一個角色，則其自動具有該角色的權限。v（2）一個角色可以擁有多個用戶，一個用戶也可以分屬于多個不同的角色。v（3）若角色已經(jīng)在用戶設置中被選擇過，系統(tǒng)則會將這些用戶名稱自動顯示在角色設置中的所屬用戶名稱的列表中。v（4）只有系統(tǒng)管理員有權限進行本功能的設置。v二、財務分工v財務分工在財務軟件中主要體現(xiàn)在兩

8、個功能上：系統(tǒng)管理中的操作員權限設置和總賬模塊中的明細權限設置。v操作員權限設置功能是用于對已設置的操作員進行賦權。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權進行權限設置。v明細權限設置功能是用于對總賬模塊中各操作員的憑證審核、科目制單及明細賬查詢打印權限進行設定。 v（一）增加操作員權限v由于操作員權限是指某一操作員擁有某一賬套的某些功能的操作權限，因此，在設置操作員和建立該核算賬套之后，可以在操作員權限設置功能中對非賬套主管的操作員進行操作員權限的設置。v（二）修改操作員權限v修改操作員權限包括設置或取消賬套主管及刪除操作員權限。v1、設定或取消賬套主管v賬套主管的設立首先在建立賬套時指定，修改時由

9、系統(tǒng)管理員進行賬套主管的設定與放棄的操作，首先在“操作員權限”左邊窗口中選擇欲設定或放棄賬套主管資格的操作員，然后在界面右上角選擇賬套，最后選中旁邊的“賬套主管”復選框。v2、刪除操作員權限v系統(tǒng)管理員或賬套主管可以對非賬套主管的操作員已擁有的權限進行刪除。第四節(jié)第四節(jié) 基礎設置基礎設置v一、部門檔案設置v部門檔案是設置會計科目中要進行部門核算的部門名稱，以及要進行個人核算的往來個人所屬的部門。部門檔案需按照已定義好的部門編碼級次原則輸入，包括部門編碼、名稱、負責人、部門屬性等信息。v二、職員檔案設置v職員檔案主要用于設置要進行個人核算的往來個人的名稱以及其它模塊所涉及的職員名稱，即記錄本單位

10、使用系統(tǒng)的職員列表，包括職員編號、名稱、所屬部門及職員屬性。 v三、往來單位設置v（一）客戶檔案v企業(yè)如果需要進行往來管理，那么必須進行將企業(yè)中客戶的詳細信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在銷售管理等業(yè)務中需要處理的客戶的檔案資料，應先行在本功能中設定，平時如有變動應及時在此進行調(diào)整?？蛻魴n案卡片包括“基本”、“聯(lián)系”、“信用”、“其他”四張選項卡。v注意：v（1）客戶檔案必須在最末級客戶分類下增加。v（2）客戶分類編碼必須唯一。v（3）客戶分類編碼必須與所設定的編碼級次結(jié)構相符。v（4）客戶編碼、名稱和簡稱必須輸入，其余可以忽略?！奥?lián)系”選項卡

11、內(nèi)容可以為空。 v（5）銷售管理系統(tǒng)或應收賬款核算系統(tǒng)啟用后，“信用”選項卡中的應收余額由系統(tǒng)自動維護。v（6）輸入各項內(nèi)容后，必須單擊“保存”按鈕，否則表示放棄。v（二）供應商檔案v企業(yè)如果需要進行往來管理，那么必須將企業(yè)中供應商的詳細信息錄入供應商檔案中。建立供應商檔案直接關系到對供應商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在采購管理等業(yè)務中需要處理的供應商戶的檔案資料，應先行在本功能中設定，平時如有變動應及時在此進行調(diào)整。 v注意：v（1）供應商檔案必須在最末級供應商分類下增加。v（2）若無供應商分類，則將供應商歸入無供應商分類。v（3）關于設置供應商檔案的詳細內(nèi)容請參照設置客戶檔案的操作步

12、驟。v四、會計科目設置v設置會計科目就是將會計科目逐一地按系統(tǒng)要求描述給系統(tǒng)。您可根據(jù)系統(tǒng)特點，充分利用計算機處理的優(yōu)勢，對原有手工科目進行優(yōu)化組合。軟件事先給您預設了一級會計科目，只需要進一步設定其他低級科目即可。v財務軟件中所采用的一級會計科目，必須符合國家會計制度的規(guī)定；而明細科目，各使用單位則可根據(jù)實際情況，在滿足核算和管理要求以及報表數(shù)據(jù)來源的基礎上，自行設定。具體設置原則如下：v第一：會計科目的設置必須滿足會計報表編制的要求，凡是報表所用數(shù)據(jù)，需要從總系統(tǒng)中取數(shù)的，必須設立相應的科目。v第二：會計科目的設置必須保持科目與科目間的協(xié)調(diào)性和體系完整性。不能只有下級科目，而沒有上級科目；

13、既要設置總賬科目又要設置明細科目，用來提供總括和詳細的會計核算資料。v第三：會計科目要保持相對穩(wěn)定，會計年中不能刪除；如使用不能增設下一級明細科目。會計科目名稱的設置，一級會計科目名稱按國家會計制度的規(guī)定，明細科目的名稱要通俗易懂，具有普遍的適用性。v第四：設置會計科目要考慮到與子系統(tǒng)的銜接。在總賬系統(tǒng)中，只有末級會計科目才允許有發(fā)生額，才能接收各個子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)，因此，要將各個子系統(tǒng)中的核算科目設置為末級科目。v（一）增加會計科目v（二）修改會計科目v（三）刪除會計科目v如果某些科目目前暫時不用或不適合企業(yè)科目體系的特點，可以將其刪除。v【提示】如果科目已制單或已錄入期初余額，則不能刪除。

14、v被指定為現(xiàn)金銀行科目的會計科目不能刪除；如果想刪除必須先取消指定。v（四）指定會計科目v指定會計科目是指定出納的專管科目。將庫存現(xiàn)金科目設為現(xiàn)金總賬科目，將銀行存款設為銀行總賬科目，只有設置成指定科目，才能執(zhí)行出納簽字功能，才能查看庫存現(xiàn)金和銀行存款日記賬。v【提示】一般情況下，庫存現(xiàn)金科目要設為日記賬；銀行存款科目要設為銀行賬和日記賬。v（五）設置輔助核算標記：v一個科目設置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務將會登記在總賬和輔助明細賬上?？梢赃M行輔助核算的內(nèi)容主要有：部門核算、個人往來、客戶往來、供應商往來及項目核算等。v注意：v（1）管理費用應設成部門核算。v（2）生產(chǎn)成本設成項目核算。

15、v（3）應收賬款設成客戶往來核算。v（4）應付賬款設成供應商往來核算。 v（5）其他應收款設成個人往來核算。v（6）輔助賬類必須設在末級科目上，但為了查詢或出賬方便，可以其上級和末級科目上同時設置輔助賬類。v五、項目檔案設置v為了滿足企業(yè)的實際需要，在計算機賬務系統(tǒng)中，借助于計算機處理數(shù)據(jù)的特點，設計了項目核算與管理功能模塊，為企業(yè)定義了多個種類的項目核算，將具有相同特性的一類項目定義成一個項目大類。一個項目大類可以核算多個項目，為了便于管理，企業(yè)還可以對這些項目進行分級管理。通過該功能模塊，不僅可方便地實現(xiàn)對部分成本費用和收入的按項目核算，而且為這些成本費用及收人情況的管理提供了快速方便地輔

16、助手段。因此，系統(tǒng)要求在建立會計科目時，先設置相關的項目核算科目，然后再定義項目目錄。v（一）定義項目大類v項目大類即項目核算的分類類別。如：主營業(yè)務收入按產(chǎn)品項目核算，其項目大類可定義為產(chǎn)品核算。v（二）指定核算科目v指定核算科目就是具體指定需按此類項目。v（三）定義項目目錄v定義項目目錄是將各個項目大類中的具體項目輸入系統(tǒng)。具體輸入的內(nèi)容又取決于項目欄目中所定義的欄目名稱或數(shù)據(jù)。v注意：v（1）必須將需進行項目核算的科目設置為項目賬類后，才能定義項目和目錄。v（2）如果使用存貨核算系統(tǒng)，可以在此選擇“使用存貨目錄定義項目”，即使用存貨系統(tǒng)中已定義好的存貨目錄作為項目目錄。v（3）項目大類的

17、名稱是該類項目的總稱，而不是會計科目名稱。如：在建工程按具體工程項目核算，其項目大類名稱應為工程項目而不是在建工程。 v（4）一個項目大類可以指定多個會計科目，一個會計科目只能指定一個項目大類。 v（5）不能隔級錄入分類編碼。v（6）若某項目分類下已定義項目，則不能刪除，也不能定義下級分類，必須先刪除項目，再刪除該項目分類或定義下級分類。v（7）不能刪除非末級項目分類。v（8）標識結(jié)算后的項目將不能再使用。 v六、憑證類別設置v在電算化方式下同手工方式下一樣，可根據(jù)企業(yè)管理和核算要求，將會計憑證進行分類編制，系統(tǒng)提供了設置憑證類型的功能，便于管理、記賬和匯總。但是，無論如何分類，都不會影響記賬結(jié)果。第一次使用總賬系統(tǒng)首先應正確選擇憑證類別的分類方式。v(一）選擇憑證類別v在開始用計算機錄入憑證之前，應在系統(tǒng)中設置憑證類別，如憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證。憑證類別可根據(jù)需要進行設置。系統(tǒng)提供了常用的分類方式，可供選中。v（二）確定限制條件v選擇“分類方式”后，如果所使用的憑證類別有限制，可以相應地設置該種憑證的限制條件，以便提高憑證處理的準確性。v【說明】憑證類別的限制條件是指限制該憑證類別的使用范圍。v七、收付結(jié)算設置v該功能用來建立和管理在經(jīng)營活動中所涉及到的貨幣結(jié)算方式。它與財務結(jié)算方式一