商務(wù)接待〈細(xì)則〉

1、務(wù)接待手冊(cè)X x x 辦公室2014 年 2 月 26 日1、 總 則1、 為規(guī) 范公司商 務(wù)接待活 動(dòng) ，在保 證 商 務(wù)接待效 果 的 前提下，加 強(qiáng)商務(wù)接待 費(fèi)用控制，特制 訂本手冊(cè)。2、 商 務(wù) 接待工作 是 公 司重要的 對(duì) 外窗口之一，參加 接 待的工作人員 要遵守 紀(jì) 律 ， 有禮有 節(jié) 、 熱 情大 方 ， 樹(shù) 立公司的良好形象。3、本手冊(cè) 規(guī) 定 了公 司商 務(wù) 接待的管理職 能、管理 內(nèi) 容 與要求、 檢 查 與考核，適用于公司的全部商 務(wù) 接待活 動(dòng) 的管理。2、 管 理 職 能公關(guān)部是公司 接 待 工作的管理部 門 ，公司商 務(wù) 接 待 以及宴 請(qǐng)用餐等均由公關(guān) 部 統(tǒng)

2、 一安排。3、 商 務(wù) 接 待 工作原 則1、 對(duì) 等接待、各負(fù) 其 責(zé) 、相互配 合的 原 則 。商 務(wù) 接待 工作 涉及面廣，必 須堅(jiān) 持重點(diǎn)、兼顧 一般 ， 按 照 對(duì) 等接待、各負(fù) 其 責(zé) 、相互配合的原 則 ，上下一致， 齊 心 協(xié) 力 ， 共 同做好接待工作。2、 規(guī) 范高效、安全節(jié)儉 、服 務(wù) 一 流的 原 則 。商 務(wù) 接待 工作 應(yīng)規(guī) 范服務(wù)，提高 辦事效率、 熱情周 到 ， 視客情適度接待，提倡 節(jié)儉 ，反 對(duì) 浪費(fèi) ，注重思想情感交流，不推諉扯皮，不 應(yīng)付拖 拉。3、 統(tǒng) 一 標(biāo) 準(zhǔn)、 預(yù) 算管理、 嚴(yán) 格控 制的 原 則 。按照公司 商 務(wù) 接待 標(biāo) 準(zhǔn)， 對(duì) 各 項(xiàng)

3、商 務(wù) 接待 費(fèi) 用 實(shí) 行 預(yù) 算管理，由 公 關(guān) 部 負(fù)責(zé) 人根據(jù)核定 的預(yù)算嚴(yán)格控 制使用，商 務(wù)接待 費(fèi)用原 則上不 得超過(guò)限額，如需追 加預(yù)算，由管理中心另行審批。四、接待職責(zé)分工1、接待工作是公 司窗口式工作，對(duì)于塑造企 業(yè)良好形象、實(shí)現(xiàn)公 司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，具有十分重要的意 義。各相關(guān)部門及人員必須高度重 視且規(guī)范行為。2、接待內(nèi)容包括：迎客引入、詢問(wèn)讓座、接待洽談、參觀介紹及招 待服務(wù)等。分工如下：公關(guān)部：提供一般接待良好 環(huán)境的保障及 備品準(zhǔn)備，負(fù)責(zé)接 待服務(wù)并陪同洽談及參觀介紹。前臺(tái)秘書或總裁秘書：負(fù)責(zé)來(lái)客引入及會(huì)議室的環(huán)境保持。商務(wù)接待秘書：提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來(lái)客 記

4、錄， 安排來(lái)賓行程、食宿等。商務(wù)接口部門：負(fù)責(zé)接待洽談并陪同始終3、公關(guān)部主任對(duì)接待工作負(fù)有全面責(zé)任。五、商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)來(lái)訪者的人員級(jí)別及訪問(wèn)目的不同， 適用不同 標(biāo)準(zhǔn)。主要?jiǎng)澐譃?個(gè)級(jí)別：普通接待、中級(jí)接待、高級(jí) 接待、特殊接待。1普通接待項(xiàng)目名稱說(shuō) 明適合人群普通商務(wù)類考察人員、技術(shù)人員、設(shè)計(jì)師、供應(yīng)商 中層管理者以下人員等；交通標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求協(xié)助訂購(gòu)，公司不負(fù)擔(dān)費(fèi)用；住宿標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求，公司不負(fù)擔(dān)住宿費(fèi)用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)餐消費(fèi)控制在20元/人以下、宴請(qǐng)消費(fèi)控制在 50元/人以下;接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管；接待車輛商務(wù)車或由租車；其他接待1、公司會(huì)議室布置

5、投影機(jī)、白板、飲品 飲用水、茶、咖啡）；2、必要時(shí)于來(lái)賓臨行時(shí)贈(zèng)送紀(jì)念品，消費(fèi)控制在 50元/人以下。備注2、中級(jí)接待項(xiàng)目名稱說(shuō) 明適合人員企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、地方廣電人員、地方廣電部門經(jīng)理等；交通標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求協(xié)助訂購(gòu)，公司不負(fù)擔(dān)費(fèi)用；住宿標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求，公司不負(fù)擔(dān)費(fèi)用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)餐消費(fèi)控制在50元/人以下，宴請(qǐng)消費(fèi)控制在100元/人以下；接待陪同 人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管、主管副總；接待車輛公司轎車、商務(wù)車或由租車；其他接待1、必要時(shí)制作來(lái)賓接待手冊(cè)；2、公司會(huì)議室布置公司介紹PPT、宣傳資料、文 件袋（信箋紙、筆）、飲品飲用水、茶、咖啡）、香煙、煙具；3、可安排來(lái)賓到本地主要景點(diǎn)游玩或

6、娛樂(lè)；4、必要時(shí)于來(lái)賓臨行時(shí)贈(zèng)送紀(jì)念品，消費(fèi)控制在500元/人以下。備注3、局級(jí)接待項(xiàng)目名稱說(shuō) 明適合人員合作地區(qū)廣電領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、公司特邀人員等；交通標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求訂購(gòu)，公司不負(fù)擔(dān)費(fèi)用；住宿標(biāo)準(zhǔn)住宿標(biāo)準(zhǔn)三星級(jí)以上酒店，公司負(fù)擔(dān)費(fèi)用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)餐便消費(fèi)控制在100元/人以下,宴請(qǐng)消費(fèi)控制 在200元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管、主管副總、總裁； 必要時(shí)安排董事長(zhǎng)、股東；接待車輛公司轎車或租用專車；其他接待1、制作來(lái)賓接待手冊(cè)，必要時(shí)安排酒店房間內(nèi)布置迎賓卡、鮮花、水果；2、公司顯著位置布置迎賓條幅等；3、公司會(huì)議室布置公司介紹PPT、宣傳資料、文 件袋（筆記本、筆

7、）、飲品（瓶裝飲用水、茶、咖啡）、 鮮花、水果、香煙、煙具等；4、安排公司領(lǐng)導(dǎo)與來(lái)賓合影并制作相框；必要 時(shí) 安排會(huì)談?dòng)涗?、錄音、攝影、攝像；5、安排來(lái)賓到本地主要景點(diǎn)游玩或 娛樂(lè)；6、必要時(shí)于來(lái)賓臨行時(shí)贈(zèng)送紀(jì)念品，消費(fèi)控制在 500元/人以下。備注4、特殊接待項(xiàng)目名稱說(shuō) 明適合人員主要行業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)、地方行政領(lǐng)導(dǎo)、公司特邀領(lǐng) 導(dǎo)、其他特殊人員等；交通標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求訂購(gòu)，公司可負(fù)擔(dān)費(fèi)用；住宿標(biāo)準(zhǔn)住宿標(biāo)準(zhǔn)四星級(jí)以上酒店，公司負(fù)擔(dān)費(fèi)用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)不設(shè)定具體標(biāo)準(zhǔn)；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)部門主管、公司副總、總裁、董事長(zhǎng)必要時(shí)安排董事長(zhǎng)、股東；接待車輛公司高級(jí)轎車或租用高級(jí)專車；其他接待1、制作來(lái)賓接待手

8、冊(cè)，酒店房間內(nèi)布置迎賓卡、 鮮花、水果；2、公司顯著位置布置迎賓條幅等；3、公司會(huì)議室布置公司介紹PPT、宣傳資料、文 件袋（筆記本、筆）、飲品（根據(jù)來(lái)賓喜好安排）、鮮 花、水果、香煙、煙具等；4、安排公司領(lǐng)導(dǎo)與來(lái)賓合影并制作相框，全程安 排會(huì)談?dòng)涗?、錄音、攝影、攝像；5、公司安排來(lái)賓到本地主要景點(diǎn)游玩或娛樂(lè)；6、于來(lái)賓臨行時(shí)贈(zèng)送紀(jì)念品，不設(shè)定具體標(biāo)準(zhǔn)。備注六、商務(wù)接待流程1、商務(wù)接待的申請(qǐng)與審批各部門實(shí)施商務(wù)接待前，應(yīng)填寫商務(wù)接待申請(qǐng)表，經(jīng)部門 主管審核，主管副總裁審批后，報(bào)管理中心 商務(wù)接待秘書申請(qǐng)安排 接待；申請(qǐng)部門在商務(wù)接待申請(qǐng)表內(nèi)應(yīng)明確來(lái)賓人數(shù)、級(jí)別、接 待時(shí)間、接待事由、接待負(fù)責(zé)人

9、等信息及相關(guān)接待要求建 議； 公司高層領(lǐng)導(dǎo)的商務(wù)接待活動(dòng)，由其助理、秘書填寫商務(wù)接待中 請(qǐng)，并他接待負(fù)責(zé)人；商務(wù)接待秘書接到商務(wù)接待申請(qǐng)表后,應(yīng)根據(jù)公司商 務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行商務(wù)接待行程設(shè)計(jì)并核定接待 預(yù)算后，填寫接待行程 安排表，反饋至接待申請(qǐng)部門確認(rèn)；經(jīng)申請(qǐng)部門確認(rèn)后的接待行程安排表，按接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審 批，審批層級(jí)如下：接待標(biāo)準(zhǔn)管理中 心主任審核分管副 總 審批執(zhí)行副 總裁 審批總裁審批普通接待V中級(jí)接待VVV高級(jí)接待VVV特殊接待VVVV如接待申請(qǐng)部門要求部分或全面超 標(biāo)準(zhǔn)接待，循行程安排 表應(yīng)按照相應(yīng)接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批;商務(wù)接待秘書將獲批后的接待行程安排表報(bào)公司財(cái)務(wù)部, 作為預(yù)支、報(bào)銷接待費(fèi)

10、用的預(yù)算憑證。2、商務(wù)接待的實(shí)施商務(wù)接待秘書依據(jù)獲批的接待行程安排表，落實(shí)各項(xiàng)接待 安排的責(zé)任人及物品置辦; 商 務(wù) 接待秘 書 將 接待行程安排表 副本 發(fā) 至申 請(qǐng) 部 門 接待 負(fù)責(zé) 人，以及接待活動(dòng) 相關(guān) 領(lǐng)導(dǎo) ，以便合理安 排 時(shí) 間 ； 商 務(wù) 接待秘 書 依 據(jù) 接待行程安排， 協(xié)調(diào) 接待負(fù) 責(zé) 人 和公司車輛 或租用 車輛 的 時(shí) 間 安排； 商 務(wù) 接待秘 書 依 據(jù) 接待行程安排，制作來(lái)賓 接待手冊(cè)，交由接待 負(fù)責(zé) 人 ， 送至來(lái) 賓 ； 接待 負(fù)責(zé) 人或 公 司 ， 應(yīng) 根據(jù)接待行程安排，前往車 站、機(jī) 場(chǎng) 接送來(lái) 賓 ，并陪同來(lái) 賓辦 理入住、 結(jié) 算手 續(xù) ； 如接待

11、 負(fù)責(zé) 人 無(wú) 法 陪同，可由商務(wù) 接待秘 書 或 司 機(jī) 代 為 行使接待 負(fù)責(zé)人 職 責(zé) ； 接待負(fù)責(zé)人 應(yīng) 嚴(yán) 格 執(zhí) 行接待行程安排，保證 各 項(xiàng) 接 待活動(dòng) 的有序 銜 接； 公司 領(lǐng)導(dǎo) 與來(lái) 賓 合 影后，由商 務(wù) 接待秘 書 將照 片 制 成相框，交由接待 負(fù)責(zé) 人 送 達(dá)來(lái) 賓 ，留作 紀(jì) 念； 來(lái) 賓 送行后，接待 負(fù)責(zé) 人 應(yīng) 適 時(shí) 致 電 來(lái) 賓 ， 在 致 以 問(wèn) 候的同 時(shí) 了解來(lái) 賓對(duì) 公 司 各方面的意見(jiàn) ，以及 對(duì) 公司 接 待 安排的 滿 意度，并及 時(shí) 填寫商 務(wù) 接待 總結(jié)報(bào) 告，以便公司 進(jìn) 行改 進(jìn) 。3、商 務(wù) 接待行 程的 變 更 商 務(wù) 接待

12、過(guò) 程 ， 如 來(lái) 賓 要求 對(duì) 行程安排 進(jìn) 行 調(diào) 整， 現(xiàn)場(chǎng) 陪同 人員 （接待 負(fù)責(zé) 人、司機(jī)及其他陪同人 員 ）應(yīng)及時(shí)將調(diào)整意 見(jiàn)通知商務(wù)接待秘 書 ； 商 務(wù) 接待秘 書 收 到 行程 調(diào) 整意 見(jiàn) 后， 應(yīng) 立即 對(duì) 接待行程安排表 進(jìn) 行 調(diào) 整； 如行程 調(diào) 整 僅 限 時(shí) 間 安排 調(diào) 整，商 務(wù) 接待秘 書 應(yīng) 將 調(diào) 整后的接待行程安排表 報(bào) 管理中心主任 審 批后 執(zhí) 行，并將接待行程安排表副本 發(fā) 至相關(guān)人 員 ； 如行程 調(diào) 整 導(dǎo) 致 預(yù) 算增加，商務(wù) 接待秘 書應(yīng) 將 調(diào) 整 后的接待行程安排表按審 批流程重新進(jìn) 行 審 批后 方可 執(zhí) 行，并替 換 原接待行

13、程安排表正、副本； 商 務(wù) 接待秘 書 應(yīng) 根 據(jù) 調(diào) 整后的行程安排，重新制 作 來(lái) 賓 接待手冊(cè)，并送至來(lái) 賓 。7、 費(fèi) 用 報(bào) 銷1、商 務(wù) 接待 結(jié) 束后 ，參與接待人員 應(yīng) 在 5 天內(nèi)將相關(guān)票據(jù)全部交至商務(wù) 接待秘書 ， 統(tǒng) 一 辦 理 報(bào)銷 手 續(xù) ，無(wú)故超 過(guò) 30 天未提供票據(jù)的，不再予以 報(bào)銷 ，由 財(cái)務(wù) 部 由 責(zé)任人的工 資 中扣回 預(yù) 支 費(fèi) 用； 2 、 實(shí)際發(fā) 生 費(fèi) 用在 已 獲 批 預(yù) 算 額 度內(nèi)的，由商務(wù) 接 待 秘 書 持 發(fā) 票 至財(cái)務(wù) 部 報(bào)銷 ；3、 實(shí)際發(fā) 生 費(fèi) 用超 出 獲 批 預(yù) 算 額 度的，由 責(zé) 任人 填 寫 費(fèi) 用超 額 審 批表

14、 說(shuō) 明超 額 原因，按照商 務(wù) 接待 審 批 權(quán) 限 進(jìn) 行 審 批， 獲 批 后方可 報(bào)銷 ；8、 商 務(wù) 接 待 過(guò) 程 要 求1、 接待人 員須嚴(yán) 格遵守公司相關(guān) 規(guī) 定，不準(zhǔn)有任 何 越格行 為發(fā) 生；2、 商 務(wù) 接待秘 書 于 接 待 進(jìn) 行 時(shí) ， 須 密切注 視 接待動(dòng) 態(tài) ，做好控制指揮工作，保 證規(guī) 范進(jìn)行。3、 接待 過(guò) 程中遇 有 來(lái) 賓 提出 辦 理限制事宜， 須 婉 言 解 釋4、接待環(huán) 境 標(biāo) 準(zhǔn) 物品 擺 放整 齊 ， 且 表面無(wú)灰 塵 ； 地面干 凈 無(wú) 臟 物 ， 空氣流通清新； 室溫適度，燈光合適， 電視調(diào) 好 ； 備品齊全。5、公司參觀規(guī) 定 安排來(lái)

15、賓 參 觀 公 司 ， 須報(bào) 公關(guān)部主任批準(zhǔn)；參觀介紹以商 務(wù)接待秘 書為 主，接待部 門配合； 參 觀過(guò) 程中，原 則 上介 紹 者在來(lái) 賓 前，接待 負(fù) 責(zé) 人在來(lái) 賓 后； 參觀所到之 處，作 業(yè)人員須 集中 精力做事，不得 東張 西望，更不 許 與參 觀 人 員 交 談 ，如有必要可禮貌示意。6、接待禮儀 要 求 參與商務(wù) 接待 人 員 應(yīng) 著正裝，舉 止禮貌； 接待人員 到 車 站 、 機(jī) 場(chǎng) 迎接來(lái)賓 ， 應(yīng) 提前1020 分 鐘 到達(dá)，恭候來(lái) 賓 到達(dá)， 對(duì) 不熟悉的來(lái)賓應(yīng) 事先準(zhǔn) 備 迎接牌，注明 單 位名稱和來(lái)賓稱謂； 接到來(lái) 賓 后，接待人 員應(yīng) 主 動(dòng) 向來(lái) 賓 致以 問(wèn)

16、 候，并主 動(dòng) 幫助 來(lái)賓提取行李； 到達(dá)住宿地點(diǎn) 后 ， 接待人 員應(yīng) 主 動(dòng)協(xié) 助來(lái) 賓辦 理 入 住手 續(xù) ，并提行李送至房 間 ； 接待人 員 到 車 站 、 機(jī) 場(chǎng) 送行， 應(yīng) 根 據(jù) 航班、列 車時(shí) 刻合 理提前 到達(dá)，主 動(dòng) 幫助來(lái) 賓 拿取、托 運(yùn)行 李， 辦 理相關(guān)手 續(xù) ；九、附 則1、 本手冊(cè) 為 公司 商務(wù)接待的 規(guī) 范性文件，各部 門 應(yīng)嚴(yán)格參照 執(zhí) 行；2、 各子公司 應(yīng) 參 照 本 手冊(cè)開(kāi)展商務(wù) 接待活 動(dòng) ；3、 本手冊(cè)由公關(guān)部 依 據(jù) 實(shí)際 情況 變 化，不定期進(jìn) 行 修 訂 ；4、 本手冊(cè)由公關(guān)部 附 則 最 終 解 釋 ；5、 本手冊(cè)于 2010 年 2

17、月 25 日起 執(zhí) 行。十、 備 注除有特殊 說(shuō) 明 外 ， 本制度適用范 圍為 集 團(tuán) 各部 門 ， 子公司可參照 執(zhí) 行。子公司與集團(tuán) 公司 發(fā) 生 業(yè)務(wù) 關(guān)系 時(shí) ，以尊重集團(tuán) 公司制度 為執(zhí) 行原 則 。x年x月19商務(wù)接待申請(qǐng)表負(fù)責(zé)人：客人信息:姓名單 位職務(wù)電 話2、接待時(shí)間： 年 月日 至 年 月 日共 日3、接待事由：4、洽談參加人員：5、陪同人員：6、招待項(xiàng)目：匚交通 匚住宿 版請(qǐng) 匚娛樂(lè) 超覽M它：7、其它要求：部門主管簽字：日期：分管副總 裁簽字：日期：接待行程安排表接待部門：接待負(fù)責(zé)人:制表人：日期/時(shí) 問(wèn)接待事項(xiàng)主講/陪同其它參加部門地點(diǎn)第一天（月 日）第二天（月 日

18、）第三天（月 日）配合內(nèi)容清單:配合項(xiàng)目時(shí)間配合內(nèi)容責(zé)任人部門招待費(fèi)用預(yù)算:太通：二宿：鼻請(qǐng):出樂(lè)等：合計(jì)：接待部門確認(rèn)簽字：日期：公關(guān)部主任簽字：日期：主管副總 裁簽字：日期：執(zhí)行副總裁簽字：日期：公司總裁簽字：日期：商務(wù)招待費(fèi)用超額審批表申請(qǐng)部門:f負(fù)責(zé)人：招待對(duì)象:姓名單位職務(wù)2、招待時(shí)間：年_月_日至 年_月_日3、招待事由： 4、獲批招待費(fèi)用預(yù)算: 生通：二宿：鼻請(qǐng):出樂(lè)等：合計(jì)： 5、實(shí)際招待費(fèi)用情況:太通：二宿：鼻請(qǐng):出樂(lè)等：合計(jì)：超額原超額:因說(shuō)明:接待部門簽字：日期：公關(guān)部主任簽字：日期：主管副總 裁簽字：日期：執(zhí)行副總裁簽字：日期：公司總裁簽字：日期：來(lái)訪接待總結(jié)報(bào)告接待項(xiàng)目:一來(lái)訪目的：04型 途觀 舉合同 口合作 口嗔訪 匚游玩 匚瞑它( )二、接待總結(jié)