單證管理doc資料

1、單證管理單證管理職責(zé)一、要求建立完整的單證臺(tái)賬即電子臺(tái)賬（電子臺(tái)賬詳見附表1），詳細(xì)登記領(lǐng)用與發(fā)出記錄。二、負(fù)責(zé)對(duì)所領(lǐng)有價(jià)單證規(guī)范使用、妥善保管。確?？瞻讍巫C不遺失，如有遺失 及時(shí)上報(bào)； 作廢的單證確保單證聯(lián)次齊全， 嚴(yán)格按照核銷制度銷號(hào)， 并按規(guī) 定裝訂存放。三、負(fù)責(zé)按省公司有價(jià)單證管理制度要求向財(cái)務(wù)部門有價(jià)單證管理員及時(shí)回銷已 使用有價(jià)單證。四、負(fù)責(zé)定期盤點(diǎn)有價(jià)單證庫(kù)存量，保證有價(jià)單證賬實(shí)一致。五、編制單證領(lǐng)用計(jì)劃 ：要求各機(jī)構(gòu)單證崗根據(jù)近期本機(jī)構(gòu)的單證使用率、回 銷率等情況，提前三到五天向省公司單證崗匯報(bào)單證領(lǐng)用計(jì)劃。六、領(lǐng)取單證： 省公司單證崗根據(jù)申領(lǐng)單證的機(jī)構(gòu)的單證回銷情況、 業(yè)務(wù)量

2、情況 等決定本次單證下發(fā)數(shù)量。 各機(jī)構(gòu)必須根據(jù)業(yè)務(wù)情況申領(lǐng)， 不得多領(lǐng)！ 各機(jī) 構(gòu)領(lǐng)取單證時(shí)仔細(xì)核對(duì)單證流水號(hào)是否與清單登記一致， 核對(duì)無誤后簽字確 認(rèn)留存?。?1.柜面領(lǐng)?。侯I(lǐng)取單證的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或者正式入司內(nèi)勤在單證領(lǐng) 取清單上簽字及領(lǐng)取日期，作為領(lǐng)取憑據(jù)。 2郵寄：省公司單證崗將單證 及清單一同寄出， 接收方收到后第一時(shí)間打開進(jìn)行核對(duì)， 核對(duì)無誤后在清單 上簽字照片回傳省公司單證崗。）單證的入庫(kù)、保管一、各機(jī)構(gòu)必須有專門的單證管理崗。二、各機(jī)構(gòu)領(lǐng)回單證后，務(wù)必當(dāng)日登記單證臺(tái)帳。三、按保險(xiǎn)公司和單證類別分類保管。 不準(zhǔn)把各種有價(jià)單證隨意散放或相互混放； 還應(yīng)設(shè)有專用的單證保管設(shè)施，符合防火、

3、防盜、防潮、防蛀的安全保管要 求，時(shí)刻保證單證的清潔和安全。單證使用規(guī)范一、各機(jī)構(gòu)使用單證時(shí)， 需按照先用流水號(hào)小后用流水號(hào)大、 先用舊批次再用新 批次的順序， 不得跳號(hào)、空號(hào)。正常使用的交強(qiáng)險(xiǎn)標(biāo)志或商業(yè)保險(xiǎn)卡的流水 號(hào)要寫在對(duì)應(yīng)的交強(qiáng)險(xiǎn)保單或商業(yè)險(xiǎn)保單的右上角， 在登記電子臺(tái)賬的時(shí)候 一并填寫上去。二、在使用中由于打印不正等造成單證作廢的， 須將保單、發(fā)票所有聯(lián)完整核銷； 使用過程中要細(xì)心細(xì)致，不得出現(xiàn)各個(gè)保險(xiǎn)公司的單證混用現(xiàn)象。單證的回銷一、單證的回銷即系統(tǒng)自動(dòng)回銷和手工回銷。 對(duì)所有重要單證要求手工與系統(tǒng)同 步進(jìn)行回銷。二、系統(tǒng)回銷是指單證在系統(tǒng)中的打印銷號(hào)， 正常情況下，在單證被打印的

4、同時(shí)， 系統(tǒng)自動(dòng)完成。若因各種原因造成系統(tǒng)沒有自動(dòng)核銷或系統(tǒng)狀態(tài)與實(shí)物單證 狀態(tài)不一致時(shí)，需要查明原因，進(jìn)行手工調(diào)整，使系統(tǒng)狀態(tài)與單證實(shí)物狀態(tài) 保持一致。三、手工回銷是指單證使用完畢后， 單證領(lǐng)用和使用人員完整填制 單證回銷明 細(xì)表，連同單證實(shí)物一起交單證管理員，由其核對(duì)實(shí)物、單證流水號(hào)的一 致性及單證實(shí)物使用的規(guī)范性。單證回銷明細(xì)表中必須真實(shí)反映每一份 單證的實(shí)物狀態(tài)（已用、作廢、注銷、遺失等）。對(duì)非已使用狀態(tài)的單證進(jìn) 行核查，并注明原因。四、各機(jī)構(gòu)已使用的有價(jià)單證， 每月至少辦理一次回銷， 最晚在保費(fèi)結(jié)算期內(nèi)必 須全部收回 （每月 5號(hào)以前必須回銷上月已使用單證， 最遲不得超過 8 號(hào)）

5、對(duì)超期未回銷單證的機(jī)構(gòu)停止單證發(fā)放及保費(fèi)結(jié)算，至單證回銷日止。單證的核銷一、每家保險(xiǎn)公司的單證都是有核銷期限的， 所以要及時(shí)進(jìn)行已使用單證的核銷， 單證的回銷需按照相應(yīng)保險(xiǎn)公司的單證管理制度進(jìn)行整理。二、單證回銷時(shí)必須有投保單、投保提示、投保條款、浮動(dòng)告知單等，這些投保 資料需要客戶簽字或蓋章，除此之外，還必須附有行駛證和身份證復(fù)印件資 料。三、各家保險(xiǎn)公司對(duì)單證的回銷都要求“三回一” （即第三次領(lǐng)用單證時(shí)，必須 將第一次領(lǐng)用的單證全部回銷）。四、各機(jī)構(gòu)單證崗對(duì)其回銷的單證實(shí)物與清單進(jìn)行核對(duì)， 同時(shí)及時(shí)在電子臺(tái)帳上 登記，更新臺(tái)帳。五、已經(jīng)使用的保單按順序整理好回銷給省公司單證崗， 需要附相應(yīng)

6、的 單證回 銷明細(xì)表（詳見附表 2）（一式兩份）。省公司單證崗確認(rèn)無誤后在回銷 清單上簽字確認(rèn)，機(jī)構(gòu)單證崗留存一份作為回銷憑證。遺失、作廢單證的處理一、丟失申報(bào)制度 機(jī)構(gòu)領(lǐng)取的單證如有丟失或其它特殊情況，應(yīng)及時(shí)上報(bào)省公司，省公司根據(jù) 具體情況作出相應(yīng)的處理，如有瞞報(bào)、不報(bào)等情況發(fā)生，所有責(zé)任要求各機(jī) 構(gòu)自行負(fù)責(zé)。二、丟失單證的處罰 單證領(lǐng)用人遵循“誰領(lǐng)用，誰負(fù)責(zé)”的原則，對(duì)所領(lǐng)用單證認(rèn)真進(jìn)行保管。 如發(fā)生單證遺失等現(xiàn)象，應(yīng)第一時(shí)間通知省公司單證崗，并在發(fā)現(xiàn)之日起十 日內(nèi)在省級(jí)以上報(bào)刊上刊登遺失啟事，相關(guān)登報(bào)費(fèi)用自理。具體處罰措施詳 見圣源祥單證管理責(zé)任書。如某一機(jī)構(gòu)在一個(gè)年度內(nèi)多次出現(xiàn)丟失遺失

7、情況，省公司將停止其領(lǐng)用有價(jià) 單證。單證移交規(guī)定各級(jí)財(cái)務(wù)部門單證管理員 （含兼職） 應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定， 發(fā)生變動(dòng)應(yīng)逐級(jí)報(bào)告上級(jí) 計(jì)劃財(cái)務(wù)部。、單證管理員工作調(diào)動(dòng)或離職，必須辦理交接手續(xù)后方可離職。1. 移交人須將已領(lǐng)用未回銷的有價(jià)單證全部回銷后方可進(jìn)行工作移交；2. 所有關(guān)于有價(jià)單證的資料，包括對(duì)已歸類的以前年度有價(jià)單證電子賬簿、電子明細(xì)表、憑證、有價(jià)單證培訓(xùn)資料、有價(jià)單證管理制度等必須進(jìn)行交接；3. 單證業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)所有空白庫(kù)存有價(jià)單證數(shù)據(jù)清理回收給接任的有價(jià)單證管理 員；4. 必須進(jìn)行有價(jià)單證實(shí)物盤庫(kù)移交；5. 移交人、接任人進(jìn)行核對(duì)確認(rèn)， 辦理交接手續(xù)， 由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)交， 并把移交情況表上報(bào)給上一級(jí)有價(jià)單證管理員備案。二、各機(jī)構(gòu)必須明確指定單證管理責(zé)任人， 與計(jì)劃財(cái)務(wù)部對(duì)接辦理單證領(lǐng)用、 回 銷、對(duì)賬等事宜，并對(duì)所領(lǐng)用單證負(fù)有保管責(zé)任。三、有價(jià)單證領(lǐng)用人和使用人異動(dòng)， 須對(duì)所領(lǐng)用或保管的有價(jià)單證進(jìn)行清理， 分 別整理已使用單證和空白單證，并在財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)管理部門聯(lián)合核實(shí)其領(lǐng) 用數(shù)量與已使用數(shù)量和空白數(shù)量之和一致后，方能辦理交接手續(xù)。附表 1：?jiǎn)巫C電子臺(tái)賬模板I I罵乾蘇飆他肺人r st 魅號(hào)飪滋;臨駆關(guān)斂人間好或我測(cè)車滋事駱職綠臨茲罰聲雜護(hù)：浬蘭金討汀.Ml弐吒匕工二訴¥二孑匸1.前嘆鮭獲邛蚯j透杜翌齢紳揖萌fi鯉沛刪札戈