合同管理的概述及作用

1、合同管理:合同管理(Contract Management ),企業(yè)的經(jīng)濟(jì)往來(lái)，主要是通過(guò) 合同形式進(jìn)行的。一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成敗和合同和合同管理有密切關(guān) 系。企業(yè)合同管理是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、 履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以和審查、監(jiān)督、控制等一系列行為 的總稱(chēng)。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi) 容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過(guò)程的、 系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。概述：合同管理全過(guò)程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開(kāi)始，直至合同失效 為止。不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。系統(tǒng)性就 是凡涉和合同條款內(nèi)容的各部門(mén)都要一起來(lái)管理。動(dòng)態(tài)

2、性就是注重履約全過(guò)程的情況變化，特別要掌握對(duì)自己不利的變化，和時(shí)對(duì)合同進(jìn) 行修改、變更、補(bǔ)充或中止和終止。在項(xiàng)目管理中，合同管理是一個(gè)較新的管理職能。在國(guó)外，從二十世 紀(jì)七十年代初開(kāi)始，隨著工程項(xiàng)目管理理論研究和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的積累， 人們?cè)絹?lái)越重視對(duì)合同管理的研究。 在發(fā)達(dá)國(guó)家，八十年代前人們較 多地從法律方面研究合同；在八十年代，人們較多地研究合同事務(wù)管 理(Contract Administration );從八十年代中期以后，人們開(kāi)始更 多地從項(xiàng)目管理的角度研究合同管理問(wèn)題。近十幾年來(lái)，合同管理已成為工程項(xiàng)目管理的一個(gè)重要的分支領(lǐng)域和研究的熱點(diǎn)。它將項(xiàng)目管理的理論研究和實(shí)際應(yīng)用推向新階段。組

3、織設(shè)置合同管理的任務(wù)必須由一定的組織機(jī)構(gòu)和人員來(lái)完成。要提高合同 管理水平，必須使合同管理工作專(zhuān)門(mén)化和專(zhuān)業(yè) 化，在承包企業(yè)和建筑工程項(xiàng)目組織中應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)和人員負(fù)責(zé) 合同管理工作。對(duì)不同的企業(yè)組織和工程項(xiàng)目組織形式，合同管理組織的形式不一 樣，通常有如下幾種情況：1. 工程承包企業(yè)應(yīng)設(shè)置合同管理部門(mén)（科室），專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)企業(yè)所有工 程合同的總體的管理工作。主要包括：參與投標(biāo)報(bào)價(jià)，對(duì)招標(biāo)文件，對(duì)合同條件進(jìn)行審查和分析； 收集市場(chǎng)和工程信息；對(duì)工程合同進(jìn)行總體策劃；參與合同談判與合同的簽訂，為報(bào)價(jià)、合同談判和簽訂提出意見(jiàn)、建 議甚至警告；向工程項(xiàng)目派遣合同管理人員；對(duì)工程項(xiàng)目的合同履行情況進(jìn)行匯總

4、、分析，對(duì)工程項(xiàng)目的進(jìn)度、成 本和質(zhì)量進(jìn)行總體計(jì)劃和控制；協(xié)調(diào)項(xiàng)目各個(gè)合同的實(shí)施；處理與業(yè)主，與其它方面重大的合同關(guān)系； 具體地組織重大的索賠；對(duì)合同實(shí)施進(jìn)行總的指導(dǎo)，分析和診斷。2. 對(duì)于大型的工程項(xiàng)目，設(shè)立項(xiàng)目的合同管理小組，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)與該項(xiàng)目有關(guān)的合同管理工作。在美國(guó)凱撤公司的施工項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu) 中，將合同管理小組納入施工組織系統(tǒng)中，設(shè)立合同經(jīng)理、合同工程 師和合同管理員。3. 對(duì)于一般的項(xiàng)目，較小的工程，可設(shè)合同 管理員。他在項(xiàng)目經(jīng)理 領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行施工現(xiàn)場(chǎng)的合同管理工作。 而對(duì)于處于分包地位，且承擔(dān) 的工作量不大，工程不復(fù)雜的承包商，工地上可不設(shè)專(zhuān)門(mén)的合同管理 人員，而將合同管理的任務(wù)分

5、解下達(dá)給各職能人員， 由項(xiàng)目經(jīng)理作總 體協(xié)調(diào)。4. 對(duì)一些特大型的，合同關(guān)系復(fù)雜、風(fēng)險(xiǎn)大、爭(zhēng)執(zhí)多的項(xiàng)目，在國(guó) 際工程中，有些承包商聘請(qǐng)合同管理專(zhuān)家或?qū)⒄麄€(gè)工程的合同管理工 作(或索賠工作)委托給咨詢(xún)公司或管理公司。這樣會(huì)大大提高工程合 同管理水平和工程經(jīng)濟(jì)效益，但花費(fèi)也比較高。常見(jiàn)問(wèn)題1. 合同內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)合同內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：(1) 合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)。不嚴(yán)謹(jǐn)就是不準(zhǔn)確，容易發(fā)生岐義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭(zhēng)議。依法訂立的有效的合同，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)雙方 的真實(shí)意思。而這種體現(xiàn)只有靠準(zhǔn)確明晰的合同文字?？梢哉f(shuō)，合同 講究咬文嚼字。(2) 只有從合同而沒(méi)主合同。主合同是指能夠獨(dú)立存

6、在的合同。從合 同是指以主合同的存在為前提才能成立的合同。 沒(méi)有主合同的從合同 是沒(méi)有根據(jù)的合同，是 無(wú)源之水”，而無(wú)源之水”是不存在的。(3) 合同條款不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。常見(jiàn)漏掉的往往是 違約責(zé)任。有些合同只講好話，不講丑話，只講正面的，不講反面的， 一旦發(fā)生違約，在合同中看不到違約如何處理的條款。2. 合同簽訂后沒(méi)有進(jìn)行合同交底很多單位在簽訂合同時(shí)，公司總部一級(jí)都很重視，但一旦合同簽訂后， 對(duì)合同分析和合同交底往往不夠重視， 甚至忽視了這項(xiàng)工作，合同簽 訂與合同執(zhí)行脫節(jié)，致使合同往往被鎖在文件柜或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的抽屜 內(nèi)，其它人員只知其相關(guān)工作職責(zé)，而對(duì)合同總體情況知之甚少，甚

7、至完全不了解合同的具體內(nèi)容，給日后 合同糾紛埋下了隱患。3. 合同執(zhí)行過(guò)程中忽視變更管理應(yīng)變更合同的沒(méi)有變更。在履約過(guò)程中合同變更是正常的事情， 問(wèn)題 在于不少負(fù)責(zé)履約的管理人員缺乏這種和時(shí)變更的意識(shí)，結(jié)果導(dǎo)致了 損失。合同變更包括合同內(nèi)容變更和合同主體變更兩種情形。合同變更的目的是通過(guò)對(duì)原合同的修改，保障合同更好履行和一定目的的實(shí) 現(xiàn)。問(wèn)題原因1. 對(duì)市場(chǎng)與合同的關(guān)系缺乏認(rèn)識(shí)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，這是一種相 互依存的關(guān)系。一方面，市場(chǎng)的運(yùn)作需要合同。市場(chǎng)是靠合同動(dòng)作的， 市場(chǎng)主體各方都是靠合同去履行其權(quán)利義務(wù)的。 另一方面，合同的成 立必須以市場(chǎng)為前提。沒(méi)有市場(chǎng)談不上什么合同。合同是市場(chǎng)的產(chǎn)物

8、， 是市場(chǎng)可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。有些業(yè)內(nèi)人士只顧到市場(chǎng)上承攬任務(wù)， 卻不去簽訂合同或者草率簽訂，結(jié)果遇上糾紛就沒(méi)有協(xié)商與調(diào)解的依 據(jù)，或者依據(jù)不足。2. 對(duì)合同與合同管理的關(guān)系缺乏認(rèn)識(shí)。 這也是一種相互依存的關(guān)系。 合同管理是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止或解除 全過(guò)程的管理。合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段。 在這一階段往往受 到高度重視。一旦合同簽訂了，合同就束之高閣了，甚至忘記了合同 履行過(guò)程是實(shí)現(xiàn)權(quán)利義務(wù)的過(guò)程，而僅僅把它看成是生產(chǎn)過(guò)程。因此, 合同管理的問(wèn)題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段。 但這并不是說(shuō)前 期階段就沒(méi)有問(wèn)題。前期階段所出現(xiàn)的問(wèn)題，多數(shù)是由于急于簽成合 同而過(guò)于草

9、率或者對(duì)發(fā)包人的遷就。3. 企業(yè)的從業(yè)人員的合同法律意識(shí)淡薄。最明顯的表現(xiàn)是不認(rèn)識(shí)合同與合同法律的關(guān)系。訂立和履行合同往往離開(kāi)合同法律，缺乏依法 訂立和履行的意識(shí)，以致產(chǎn)生了合同管理上的問(wèn)題，造成不少失誤和 損失。合同法律的作用，從宏觀來(lái)說(shuō)是維護(hù)社會(huì)主義市場(chǎng)秩序，發(fā)展 社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)；從微觀來(lái)說(shuō)是規(guī)范合同各方主體的行為， 維護(hù)他 們的合法權(quán)益。任何離開(kāi)合同法律所簽訂的合同都是無(wú)效合同， 不受 法律保護(hù)。主要對(duì)策企業(yè)合同管理是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)管理的 一項(xiàng)核心內(nèi)容，企業(yè)管理 的方方面面都應(yīng)圍繞著這個(gè)核心而開(kāi)展。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的當(dāng) 今，加強(qiáng)合同管理是爭(zhēng)取企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最佳途徑。 放松工程建設(shè)

10、過(guò) 程中的合同管理，就很難取得工程盈利，甚至造成工程 虧損。1增強(qiáng)合同和索賠意識(shí) 由于中國(guó)長(zhǎng)期受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)影響，國(guó)內(nèi)工程管理中合同管理和索賠尚未 引起業(yè)主和承包商的高度重視。 所以，首先應(yīng)加強(qiáng)對(duì)經(jīng)理部各層次的 管理人員進(jìn)行合同、合同管理和索賠的宣傳、培訓(xùn)和教育。其次還要 研究FIDIC合同條件、研究國(guó)際工程承包商的合同管理方法與程序、 研究國(guó)際工程合同與索賠案例，使項(xiàng)目組成員認(rèn)識(shí)到這個(gè)問(wèn)題的重要 性，重視合同和合同管理。合同意識(shí)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)意識(shí)、法律意識(shí)、工 程管理意識(shí)的綜合體現(xiàn)。2. 嚴(yán)格進(jìn)行合同交底首先應(yīng)該由公司合同管理人員向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目合同管理人員進(jìn) 行合同交底，全面陳述合同背景、合同工

11、作范圍、合同目標(biāo)、合同執(zhí) 行要點(diǎn)和特殊情況處理。其次，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向項(xiàng)目部職能部門(mén)負(fù)責(zé)人 進(jìn)行合同交底，并解答各職能部門(mén)提出的問(wèn)題，形成書(shū)面交底記錄。 然后再由各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人向其所屬執(zhí)行人員進(jìn)行合同交底，陳述合同基本情況、本部門(mén)的合同責(zé)任和執(zhí)行要點(diǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)防范措施等， 并解答所屬人員提出的問(wèn)題。最后，各部門(mén)將交底情況反饋給項(xiàng)目部 合同管理人員，由其對(duì)合同執(zhí)行計(jì)劃、合同管理程序、合同管理措施 和風(fēng)險(xiǎn)防范措施進(jìn)行進(jìn)一步修改完善， 并形成合同管理文件，下發(fā)各 執(zhí)行人員，指導(dǎo)其活動(dòng)。3. 加強(qiáng)合同變更管理合同變更是索賠的重要依據(jù)，因此對(duì)合同變更的處理要迅速、全面、 系統(tǒng)。合同變更指令應(yīng)立即在工程實(shí)施中貫徹并體現(xiàn)出來(lái)。 在合同變 更中，量最大、最頻繁的是工程變更，它在工程索賠中所占的份額也 最大。這些變更最終都是通過(guò)各分包商體現(xiàn)出來(lái)。 對(duì)工程變更的責(zé)任 分析是工程變更起因與工程變更問(wèn)題處理， 是確定索賠與反索賠的重 要的直接的依據(jù)。4. 建立合同實(shí)施的保證體系首先要建立合同管理的工作程序。 在工程實(shí)施過(guò)程中，要協(xié)調(diào)好各方 面關(guān)系，使總承包合同的實(shí)施工作程序化、