房地產(chǎn)合同管理制度

1、合同管理辦法日期日期日期編制審核批準會簽部門總經(jīng)辦行政管理部成本控制部設計部采購部會簽人員會簽部門營銷策劃部財務部物業(yè)部/會簽人員/修訂記錄日期修訂版本修訂內(nèi)容修訂人審核人批準人1目的為規(guī)范公司集團合同管理，防范市場風險與法律風險，提高公司集團經(jīng)濟效益，維護公司集團合法權益，根據(jù)中華人民共和國合同法與東莞市 *房地產(chǎn)開發(fā)有 限公司章程制定本制度。2適用范圍2.1本制度適用于集團公司及各子公司對外簽訂、履行的建立民事權利義務關系的各類 合同、協(xié)議等。2.2公司對外與法人、其他經(jīng)濟組織和自然人簽訂的合同， 除應當遵守國家有關法律法 規(guī)外，還應遵照本制度；2.3公司集團內(nèi)部成員之間簽訂合同遵照本制度

2、。3定義3. 1本制度所稱的 合同”是指以明確合同簽訂方之間民事權利義務關系為內(nèi)容的法律 文件，包括但不限于設計合同、項目工程施工合同、工程材料采購合同、營銷采購類 合同（戶外廣告合同、活動策劃合同、物料制作合同等）、代理合同、合作（合資）合 同、借貸合同、擔保合同、委托代理合同等合同性文件、各類協(xié)議、合約、契約、訂 單、確認書等，但不包括勞動合同。3.2合同性文件”指與合同的簽訂、履行、變更和解除、糾紛處理相關的法律性文件， 包括簽約方主體資格證明、付款憑證、收貨憑證，保證金收據(jù)、裁判文書、授權委托 書、通知函等。3.3本制度 格式合同”是指需求部門組織包括業(yè)務部門、財務部門、法務人員評審，

3、 公司總經(jīng)理核準頒布的，公司集團可以長期、多次使用的、合同的格式及內(nèi)容固定化、 標準化，只需簽約雙方同意并簽字蓋章即可成立的合同。與格式合同相對的是非格式 合同。3.4本制度“機密合同”，是指公司集團發(fā)展方向變動的，或者重要投資方變更的，或 者涉及金額特別巨大（例如500萬人民幣以上）的，根據(jù)公司集團投資方規(guī)定或者公 司高級管理人員規(guī)定需要限制知悉者范圍的合同。4文件執(zhí)行者4.1業(yè)務部門對本部門業(yè)務合同的簽訂、履行及合同的終止負責跟進及執(zhí)行；4.2財務部對集團的業(yè)務合同原件進行保管，并對合同的履行進行監(jiān)督；4.3總經(jīng)辦法務人員對集團的業(yè)務合同簽訂、履行及合同的終止提供咨詢并提供法律意 見。5正

4、文5.1合同的談判、審查、簽定批準合同談判公司集團成員需要交易的，必須根據(jù)公司事項審批程序依次報批，公司總經(jīng)理 核準事項審批后。交易需求部門憑事項審批表通知采購部門與交易對象談判。但是， 公司有規(guī)定或者按照公司集團已經(jīng)形成的慣例無需按照事項審批程序報批的，由采購 部門直接與交易對象談判。專業(yè)性比較強的交易及法律關系復雜的交易，采購部門應該邀請專業(yè)技術人員 或者公司法務人員組成談判小組談判。合同內(nèi)容的審查合同具體承辦部門的主要職責：（1）負責合同相對方資信情況、履約能力等情況的調查，并提供相應資料；（2） 具體負責所承辦合同的招標、談判和文本的起草（可咨詢律師）；（3）嚴格按照規(guī)定的合同審批程序

5、完成合同的審批手續(xù)；（4 ）負責合同的履行，及時解決履行中出現(xiàn)的問題。遇有合同變更、解除等重大事項，須按合同審批流程報相關部門審核同意。5.122合同承辦部門在簽訂合同前，應預先審查對方以下情況：(1) 對方當事人主體資格審查，包括：企業(yè)名稱、性質、地址、營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、注冊資金以及依法應當辦理的行政許可證；(2) 對方當事人資信情況及履約能力審查，包括：資產(chǎn)負債、技術設備、產(chǎn)品質量、商業(yè)信譽等；(3) 對方合同承辦人員資格審查，包括簽約代理人的身份證明、授權委托證明。訂立合同，除即時交付的簡單小額經(jīng)濟事務外，應當采用書面形式，因情況緊 急或條件限制當時不能采取書面形式的，事后應及時補充書

6、面合同；“書面形式”是指合同書、補充協(xié)議、公文信件等原件；當事人的名稱、住所、合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況 載明的當事人的名稱、住所應保持一致；合同標的應具有準確性，買賣合同應詳細約定規(guī)格、型號、商標、產(chǎn)地、等級 等內(nèi)容；服務合同應約定詳細的服務內(nèi)容及要求；對合同標的無法以文字描述的 應將圖紙作為合同的附件；對于質量有國家標準，部門行業(yè)標準或企業(yè)標準的，應約定所采用標準的代號;憑樣品支付的應約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點；價款或者報酬應在合同中明確，采用折扣形式的應約定合同的實際價款；價款的支付方式如轉帳支票、匯票(電匯、票匯)、信用證、現(xiàn)金等應予以明確；價款或報酬的支付

7、期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付；履行期限應具體明確，無法約定具體時間的，應在合同中約定履行期間的方式；合同履行地點應力爭作對本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉 庫或本公司的住所地；買賣合同在合同中一般應約定交付的手續(xù)， 即合同履行的標志, 如運單、倉庫保管員簽單等。5.129合同中對方當事人要求提供擔?；虮痉揭髮Ψ疆斒氯颂峁５?，應結合具 體情況根據(jù)擔保法的要求辦理相關手續(xù)；合同簽批流程5.131合同承辦、審查會簽部門的審查事項及責任：（1 ）合同承辦部門應對合同的業(yè)務、技術條款進行審查，并對之負責；（2 ）財務部對合同項目是否與國家、上級主管部門、

8、本單位的計劃抵觸以及合同價款是否合理、合同支付條款是否恰當進行審查，并對之負責；（3）總經(jīng)辦法務人員對合同的合法性，主要條款是否完備，文字用語是否準確、規(guī)范 進行審查，并對之負責。合同審核必須由交易需求部門填寫合同審批表，經(jīng)辦人應先到合同保管人處領 取合同編號，之后交需求部門負責人簽署意見后，由交易需求部門依次提交法務人員、 成本控制部、財務部門、公司副總經(jīng)理審查出具意見后由總經(jīng)理核準。成本控制部、財務部門、法務人員在審核合同草案時，若要求交易需求部門提供與合同有關的補充證明材料，交易需求部門應予配合。審查意見應明確、具體，審查人應該簽署同意、退回補充材料或修正、不同意 三種意見，使用 原則同

9、意” 基本可行” “同意某某意見”、“按照某某意見辦理”等 模糊性語言的，視為未出具合同審查意見。無簽約主體資格證明材料的合同或者未填寫完整的合同，任何人不得出具審查 意見。但是，公司總經(jīng)理書面豁免除外。合同審查人員必須接到合同草案之時起算 24小時之內(nèi)出具審查意見，在受理 后因公出差或者受理后參加超過4小時以上公司集團會議者除外。合同簽訂 5.141合同經(jīng)總經(jīng)理核準后憑合同審批文件在合同上簽字用印。5.142*集團公司對外簽訂合同，由公司法定代表人在合同上簽字，公司法定代表人 認為必要時可以書面授權人員代為簽字。5.143有權簽字人員簽署合同時，應該查對合同審批文件，禁止無合同審批文件簽字

10、用印。5.2合同履行合同簽訂后，交易需求部門應該按照合同約定嚴格履行。合同履行涉及公司集團 多個成員的，有協(xié)助業(yè)務的部門應該積極協(xié)助履行。簽訂合同后，公司集團確實不能履行合同或不能完全履行，交易需求部門應當按 照事項審批程序依次報告，公司集團法務人員應該依據(jù)事項審批表出具專業(yè)法律意見， 提示不履行或者不完全履行的法律后果。交易需求部門應該每月將簽約合同履行情況通報公司集團總經(jīng)辦，公司總經(jīng)辦可以隨時查詢簽約合同履行情況。合同交易需求部門發(fā)現(xiàn)合同對方不履行或不完全履行合同時，應申請公司集團向對方提出履行異議。公司集團收到合同對方提出的履行異議，收到人必須在收到之日起24小時之內(nèi)提交公司集團法務人員

11、處理。向合同對方提出異議的文件和答復對方異議的文件由公司集團法務人員擬定，經(jīng)總經(jīng)理同意后發(fā)出，并書面通報合同管理部門。在履行合同過程中，合同具體承辦部門若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當事人有下列情況之一的，應立即中止履行，并及時書面上報各部門負責人及總經(jīng)理處理：(1) 經(jīng)營狀況嚴重惡化；(2 )轉移財產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務;(3 )喪失商業(yè)信譽；(4) 有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形。528在對方當事人發(fā)生兼(合)并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或對方 當事人的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動時，合同具體承辦部門應及時對帳，確認合同效 力及雙方債權債務。5.3合同的變更、解除變更或解除合同的

12、，應當采用書面形式；變更或解除合同的協(xié)議應按照合同簽訂審批程序報原審批人員批準。5.4合同糾紛的調解、仲裁和訴訟合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時，應首先按照實事求是的原則，平等協(xié)商解決；合同雙方在一定期限(一般為一個月)內(nèi)無法就糾紛的處理達成一致意思或對方當事人無意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應及時書面報告中心負責人或各子公司負責 人，并擬定處理意見，必要時由法律事務部出具法律意見書，并報集團董事長決 疋；公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當事人起訴的，相關部門 應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關證據(jù)報 法律事務部并配合法律事務部的各項工作。5.5合同管理公

13、司合同由財務部指定人員統(tǒng)一保管。公司總經(jīng)理認定為機密合同的，可以由公司總經(jīng)理指定相關人員管理機密合同， 但是，相關人員必須將簽約時間、合同名稱、簽約對方等信息通知合同保管人員登記 造冊，并且在合同保管人員處簽名確認接收到機密合同。行政管理部應根據(jù)合同的性質進行編號，編號原則 公司合同的檔號由一級（公司編號）、二級類目（項目名稱編號）、三級合同性質類別、 四級合同流水號組成。例：編號格式和示例*中央花園需要簽訂一份*中央花園的施工設計合同租賃合同，該合同是*地產(chǎn)簽訂的 設計類第18份合同；DGMJ - MJZYHY - SJ -NO.0181、一級編碼根據(jù)公司編號進行編制，編碼為公司簡稱的第一個

14、字母大寫;公司名稱編碼公司東莞東 莞惠州*物名*日嘉*業(yè)稱編號DJMJ DJRJHZMJMJWY2、二級合同編碼，編碼為項目名稱以項目名稱第一字母大寫項目名稱編碼合同*中央研發(fā)中*大廈*豪門類別花園心MJZY編號MJDSYFZXMJHMHY3、三級合同編碼為合同性質，編碼為性質的第一個字母大寫合同性質類別編碼合同類別施工設計營銷行政編號SGSJYXXZ合同簽訂后，交易需求部門留存合同復印件后，合同原件連同“合同簽署審批表” 一塊交由交由財務部指定人員負責存檔。各項目部需要合同文本的，可以提供合同復印件給子公司作為工作用途。合同外借、復印合同原件外借需簽署“合同原件使用申請表”，并經(jīng)相關人員審批

15、，保管人方可 外借合同原件；所有外借合同外借及歸還，均需在“合同原件外借登記表及跟蹤表” 上登記。無法及時書面核準的，可由核準權人口頭同意借閱后 24小時之內(nèi)補辦核準手 續(xù)。合同復印亦須填寫“合同復印申請表”，并經(jīng)相關人員審批，保管人方可復印。保管人應把“合同原件使用申請表”、“合同原件外借登記表及跟蹤表”、“合同復 印申請表”，按日期先后順序裝訂成冊，以備查驗。5.6考核與責任公司全體職員應當嚴格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實維護公司的整 體利益?？偨?jīng)辦法務人員負責本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核；合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員 追償損失：(1)未經(jīng)授權批準或超越職權簽訂合同;（2）為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權委托書；（3）應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。563合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關人員追償損失：（1 ）因工作過失致使公司被詐騙；（2 ）公司履行合同未經(jīng)對方當事人確認；（3 ）遺失重要證據(jù)；（4）發(fā)生糾紛后隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕，從而貽誤時機的；（5）其他違反公司相關制度的：公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構成犯罪的，將依法移交司法機關處