行政前臺(tái)的崗位職責(zé)與流程

1、精品文檔前臺(tái)崗位職責(zé)及行為規(guī)范、總則前臺(tái)可以稱為公司的第一門面，前臺(tái)的工作在公司的整個(gè)運(yùn)行鏈中居于重要地位。前臺(tái)的工作表現(xiàn)關(guān)系到公司的整體形象和業(yè)務(wù)開展的質(zhì)量甚至成敗，前臺(tái)的工作是一種對(duì)信息的接收、歸納分解以至處理的過(guò)程。同時(shí)，前臺(tái)接觸信息量很大，也練就了一個(gè)人分析問(wèn)題解決問(wèn)題的能力，短時(shí)間可以讓一個(gè)人獲得快速的成長(zhǎng)。所以前臺(tái)的工作對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō)是一個(gè)鍛煉的機(jī)會(huì)，對(duì)公司來(lái)講前臺(tái)崗位至關(guān)重要，一榮俱榮，一毀俱毀。因此，每個(gè)前臺(tái)都必須嚴(yán) 格要求自己。二、崗位職責(zé)與流程（一）負(fù)責(zé)來(lái)訪客戶的接待工作，基本咨詢和引見，包括為客戶讓座、遞上茶水、咨詢客戶 來(lái)訪意圖，對(duì)客戶來(lái)訪進(jìn)行登記，嚴(yán)格執(zhí)行公司的接待服務(wù)規(guī)

2、范，保持良好的禮節(jié)禮貌。 工作流程：1客戶進(jìn)門起身微笑迎接并詢問(wèn)來(lái)訪事由；2登記客戶來(lái)訪登記薄，弄清來(lái)訪者身份和意圖。若來(lái)訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識(shí)的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；3如有必要，安排來(lái)訪者前往會(huì)客室稍坐片刻；4準(zhǔn)備招待茶水，并對(duì)客戶說(shuō)：請(qǐng)喝水。對(duì)方道謝時(shí)，應(yīng)附以笑容回答：不客氣；5通知相關(guān)工作人員有人來(lái)訪，如果我方負(fù)責(zé)人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說(shuō)明等待理由與等待時(shí)間。；6每隔 1515 分鐘左右添加茶水，來(lái)客告辭時(shí)起身道別；7客人離開后 2 2 分鐘以內(nèi)清理水杯，保持接待處的整潔，并把公司資料放回原處；8若來(lái)訪者要找的人不在，

3、記錄下來(lái)訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在來(lái)訪人員登記簿 上登記，及時(shí)通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來(lái)訪者表示下次再來(lái)則需在來(lái)訪人員登記簿上注明；9如有推銷人員到我公司，應(yīng)及時(shí)制止，可將其資料留下，不得讓其進(jìn)入到辦公區(qū)域； 注意事項(xiàng)：1 1、 接待客戶熱情周到，及時(shí)給客戶添加茶水并在客戶離開后及時(shí)整理會(huì)客區(qū)；2 2、 客戶來(lái)訪登記薄的詳細(xì)記錄；并及時(shí)將使用完的記錄交由行政主管歸檔；3 3、 及時(shí)通知相關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時(shí)轉(zhuǎn)告以確保及時(shí)回復(fù);4 4、 不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。精品文檔（二）負(fù)責(zé)前臺(tái)服務(wù)熱線的接聽和電話轉(zhuǎn)接， 做好來(lái)電咨詢工作，重要事項(xiàng)認(rèn)真記錄并傳達(dá)

4、給相關(guān)人員，不遺漏、延誤。流程：1電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語(yǔ)；2接聽電話時(shí)應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；3聽話時(shí)先問(wèn)候，并自報(bào)公司、部門。標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)如下：您好，聚景投資公司！對(duì)方講訴時(shí)留心聽并記下要點(diǎn)，未聽清時(shí)，及時(shí)告訴對(duì)方。隨后根據(jù)對(duì)方的初次問(wèn)話，迅速判斷出他有何需求，做出標(biāo)準(zhǔn)回答。I咨詢公司產(chǎn)品：先生（小姐），關(guān)于這方面情況（產(chǎn)品咨詢），讓我們工資銷售人員 X X 先 生為您服務(wù)吧，他可以全面、專業(yè)地解釋您做想了解的問(wèn)題，我把電話轉(zhuǎn)過(guò)去，請(qǐng)稍等。n. .聯(lián)系業(yè)務(wù)：與本公司關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門的相關(guān)人員；無(wú)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)，則直接回答：先生（小姐），我們公司沒(méi)有這方面的需要，請(qǐng)您聯(lián)

5、系其他公司吧，謝謝！川. .找人：先生（小姐），您找的 X X 先生（小姐）名字叫什么？您跟他（她）預(yù)約了嗎？請(qǐng)您稍等。（然后接通本公司 X X 先生（小姐）的電話，詢問(wèn)轉(zhuǎn)接與否。）IV .不指明的電話：判斷自己不能處理時(shí)，可坦白告訴對(duì)方，并馬上把電話轉(zhuǎn)給能處理的人，在轉(zhuǎn)接前，應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要地告訴接話人。4結(jié)束時(shí)應(yīng)說(shuō)“再見”，禮貌道別，待對(duì)方切斷電話，再放下聽筒。注意事項(xiàng)：1 1、 通話簡(jiǎn)明扼要，不應(yīng)長(zhǎng)時(shí)間占線；2 2、 態(tài)度誠(chéng)懇，表情自然、大方，語(yǔ)言和氣親切，表達(dá)得體。3 3、 談話中意見不一致時(shí)，要保持冷靜，以豁達(dá)的態(tài)度包容或回避問(wèn)題；（三）每日負(fù)責(zé)接受外來(lái)快遞、信件、資料，并

6、正確轉(zhuǎn)交給相應(yīng)部門。流程：1前臺(tái)向收發(fā)件單位確定所收發(fā)快遞、信件、資料，需轉(zhuǎn)交對(duì)象，如需簽字就代收發(fā)件人簽字； 收快遞:1 1） 所有快遞全部不允許進(jìn)入工作區(qū)域，全部由前臺(tái)簽收。精品文檔2 2） 定時(shí)發(fā)放：可以在下午下班前統(tǒng)一發(fā)放。發(fā)快遞：1 1）所有的快遞統(tǒng)一由前臺(tái)與快遞公司聯(lián)系2 2）需要提供給所需發(fā)快遞員工的資料有，快遞單?？爝f信封。3 3）員工會(huì)把整理好的文件物品包裝好放到前臺(tái)。4 4）聯(lián)系快遞公司過(guò)來(lái)取件。5 5） 如果是個(gè)人物品，請(qǐng)讓員工個(gè)人提供快遞費(fèi)用，如是公司文件由公司會(huì)計(jì)提供費(fèi)用。6 6） 及時(shí)做好收發(fā)快件的登記工作。（四）打印、復(fù)印文件和管理各種表格文件；負(fù)責(zé)整理、分類、保

7、管公司常用表格并依據(jù)實(shí)際使用情況進(jìn)行增補(bǔ)；流程：1每天早上上班時(shí)間準(zhǔn)時(shí)開啟并且檢查打印機(jī)、復(fù)印機(jī)，并及時(shí)補(bǔ)充所需的紙張；2負(fù)責(zé)公司日常的打印、復(fù)印。打印、復(fù)印重要文件或需要發(fā)出的文件使用白紙，公司內(nèi) 部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙；3打印機(jī)、復(fù)印機(jī)或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，及時(shí)聯(lián)絡(luò)辦公設(shè)施維護(hù)人員進(jìn)行檢查維修； 注意事項(xiàng)：1 1、 熟練操作打印、復(fù)印機(jī)，并及時(shí)補(bǔ)充用紙；2 2、 完成公司日常的打印、復(fù)印工作，做到節(jié)約資源；3 3、 打印、復(fù)印機(jī)等設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題不得私自解決，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并聯(lián)系相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行維 修；4 4、 不得私自打印、復(fù)印與工作無(wú)關(guān)的文件、 圖紙，特殊情況下應(yīng)申報(bào)行政主管同意

8、再使用;5 5、 節(jié)約資源，愛惜紙張；6 6、 及時(shí)將用完的相關(guān)記錄表交由行政主管歸檔、核對(duì)。（五）購(gòu)訂員工用水、用餐。流程：訂水：每次訂水一般情況一次性定4 45 5 桶；2及時(shí)聯(lián)系送水，每次接待時(shí)只需要在送水公司的卡片上寫清送水“XXXX”桶，拿走 空桶“XXXX ”個(gè)即可。同時(shí)關(guān)注公司飲水機(jī)是否正常，如有異常及時(shí)通知飲水公司進(jìn)行維修。訂餐：每次訂餐在（上午 10:3010:30 分、下午 15:3015:30 分）前詢問(wèn)業(yè)務(wù)廳各組組長(zhǎng)員工吃飯人數(shù)，精品文檔統(tǒng)計(jì)好人數(shù)后，在（上午 10:3010:30 分、下午 15:3015:30 分）左右打電話訂餐。送餐員來(lái)公司后，協(xié)助送餐員核對(duì)訂餐數(shù)

9、量。注意事項(xiàng)：1 1、 出現(xiàn)少訂餐時(shí)，及時(shí)通知送餐員加訂，并向沒(méi)有員工餐的員工致歉；2 2、 出現(xiàn)多訂餐時(shí)，及時(shí)和送餐員調(diào)解，退訂并致歉；3 3、 每天務(wù)必核對(duì)好訂餐數(shù)量，以減免產(chǎn)生不必要的麻煩。（六）協(xié)助人力資源部通知面試人員時(shí)間、接待面試人員（填表、登記、通知人力資源部）流程：1 1） 通知面試人員時(shí)間1撥通號(hào)碼，先自報(bào)公司、部門。標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)如下：您好，X X 先生（小姐）。我們這里是聚景投資公司！我們?cè)?XXXXXX 網(wǎng)站看到您投了我們公司的簡(jiǎn)歷，經(jīng)過(guò)初步篩選，你很適合我 們公司 XXXXXX 職位，先通知你明天下午 3 3 點(diǎn)半到公司面試，公司地址及詳細(xì)信息會(huì)以郵 件的方式發(fā)送到您的郵箱，

10、請(qǐng)注意查收！2如通知過(guò)程中有問(wèn)題，就根據(jù)情況回答對(duì)方的問(wèn)題。2 2） 接待面試人員1在前臺(tái)填寫來(lái)訪人員登記簿；2詢問(wèn)求職者是否有帶個(gè)人簡(jiǎn)歷，并收收取。如沒(méi)帶，拿出人事資料表讓其到臨時(shí)接待區(qū)填寫；3提供一杯溫水；4將求職者的簡(jiǎn)歷送到相關(guān)部門，等待面試；5等面試官準(zhǔn)備好后，引導(dǎo)面試人員進(jìn)入面試場(chǎng)所，我前他后，敲門示意，面試官同意后,帶其進(jìn)入，進(jìn)去后向求職者介紹面試官的職位和姓氏，然后向面試官介紹求職者姓名；待求職者坐下后，轉(zhuǎn)身出門隨手將門輕輕帶上；6清理臨時(shí)接待區(qū)水杯，保持接待處的整潔；7面試結(jié)束后求職者離開公司，起身道別。（七）負(fù)責(zé)辦公用品的盤點(diǎn)工作，做好登記存檔。并對(duì)辦公用品的領(lǐng)用、發(fā)放、出入庫(kù)最好登記。及時(shí)檢查用品庫(kù)存，及時(shí)做好后勤保障工作。（所有耳麥、椅子、桌子等固定資產(chǎn)都要有編號(hào)，登記清楚使用者，并存檔。）精品文檔領(lǐng)用流程：1填寫辦公用品領(lǐng)用表；2到前臺(tái)文件柜中領(lǐng)取對(duì)應(yīng)要領(lǐng)取的物品，核對(duì)表格的信息。3讓領(lǐng)取人確認(rèn)物品，簽字；4月底及時(shí)匯總，下月一號(hào)匯總完成。注意事項(xiàng)：只有組長(zhǎng)級(jí)別以上才可領(lǐng)用，特殊情況經(jīng)行政主管準(zhǔn)許后可領(lǐng)用。（八）負(fù)責(zé)公司前臺(tái)的衛(wèi)生清理以及桌面擺放，并保持整潔干凈。（九）對(duì)辦公室植物的檢查和監(jiān)督工作：1公司門口的兩盆發(fā)財(cái)樹不用經(jīng)常澆水，平時(shí)用噴壺噴灑葉面即可;2經(jīng)常巡視室內(nèi)植物的葉子，如有爛掉的或者黃掉的及時(shí)清理。（十）對(duì)設(shè)備遙控板、個(gè)人