書信簽名格式

1、竭誠為您提供優(yōu)質(zhì)文檔 /雙擊可除第1頁共 11 頁書信簽名格式篇一：商務(wù)信函的格式和范文商務(wù)信函的格式和范文商務(wù)信函屬于商務(wù)禮儀文書范疇，是指企業(yè)與企業(yè)之間， 在各種商務(wù)場(chǎng)合或商務(wù)往來過程中所使用的簡便書信。其主 要作用是在商務(wù)活動(dòng)中用來建立經(jīng)貿(mào)關(guān)系、傳遞商務(wù)信息、 聯(lián)系商務(wù)事宜、溝通和洽商產(chǎn)銷；詢問和答復(fù)問題、處理具 體交易事項(xiàng)。其種類包括聯(lián)系函、 推銷函、訂購函、確認(rèn)函、 索賠函等多種。文種特性一）語氣口語性每一封商務(wù)信函的往來都是不同的企業(yè)之間或者企業(yè) 領(lǐng)導(dǎo)者彼此之間的一種情感交流。人都是感性的，所以商務(wù) 信函更多地體現(xiàn)了感性的一面。而不是人們想象的商務(wù)信函 應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，

2、信函讀起來使人感到非常熱 情、友好，就像朋友之間的談話那樣簡單、自然、人性化。 無論是歉意的道歉函，還是善意的勸說函，或者購買函，完全可以通過信函中的語氣、語調(diào)來表現(xiàn)。（二） 內(nèi)容直接性企業(yè)每天都要閱讀大量信函文件。商務(wù)信函不需要用華 麗的詞句。所以，商務(wù)信函要寫得簡明扼要，短小精悍，切 中要點(diǎn)。用簡潔樸實(shí)的語言來寫信函，使信函讀起來簡單、 清楚、容易理解。當(dāng)涉及數(shù)據(jù)或者具體的信息時(shí)，如時(shí)間、地點(diǎn)、價(jià)格、貨號(hào)，等等，要用語精確，使交流的內(nèi)容更加 清楚，這更有助于加快商務(wù)活動(dòng)的進(jìn)程。（三） 態(tài)度真誠性商務(wù)信函要能夠充分體現(xiàn)真誠、禮貌。不管說什么，都 要帶著誠意去說。把寫好的商務(wù)信函拿起來讀一遍，

3、確保如 果此時(shí)對(duì)方正在電話中與你通話，他一定能夠感受到你的自 然、真誠和禮貌。這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌 用語，而是體現(xiàn)了一種為他人考慮，多體諒對(duì)方心情和處境 的態(tài)度。（四） 主旨單一性商務(wù)信函具有純粹的業(yè)務(wù)性，一般要求專文專事，內(nèi)容 集中單一，圍繞公務(wù)，突出主旨。（五） 格式規(guī)范性商務(wù)信函結(jié)構(gòu)類似于一般的書信，有稱呼、有正文、有 署名。外貿(mào)商務(wù)函、電的寫作則必須依照國際慣例，用英語第 2 頁共 11 頁第3頁共 11 頁或?qū)Ψ絿宜褂玫恼Z言書寫，在文法和書寫格式上也要符 合對(duì)方的語言規(guī)范和習(xí)慣。（六） 地位平等性商務(wù)信函是兩個(gè)平等法人之間的往來文書，反映雙方平 等、互惠互利的關(guān)系

4、。商務(wù)信函的寫作應(yīng)相互尊重，以禮相 待。（七） 要求時(shí)限性商務(wù)信函是在商務(wù)活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)中形成的，每封信函 都是一定時(shí)限內(nèi)的雙方意愿的明確表達(dá)。因此，接收對(duì)方的 信函后必須及時(shí)回復(fù)。目前，信函的傳遞越來越多地使用圖 文傳真、電子郵件等快速傳遞形式， 以適應(yīng)這一特點(diǎn)的需要。商務(wù)信函一般由三部分組成：信頭、正文、信尾。（一）信頭信頭即信函的開頭，由發(fā)信人名稱及地址、標(biāo)題、函號(hào)、 稱謂、收信人地址和單位等組成。1 1 發(fā)信人名稱及地址發(fā)信人名稱及地址一般寫明發(fā)信人企業(yè)單位名稱及詳 細(xì)地址。還包括電話號(hào)碼、電報(bào)掛號(hào)、專用電碼、電傳、傳 真、網(wǎng)址等商務(wù)聯(lián)系信息。2 2 .標(biāo)題作為商務(wù)信函，它與一般的普通

5、信件不同，只要不是企 業(yè)單位個(gè)人與個(gè)人之間的交流，商務(wù)信函一般可以有標(biāo)題。 標(biāo)題位置在信文首頁卜方，居中書寫，其內(nèi)容是標(biāo)明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通過標(biāo)題就對(duì)信文 的主要內(nèi)容有大致第4頁共 11 頁的了解。常見的商務(wù)信函標(biāo)題有以下兩種 形式：(1)(1)由事由加文種名稱“函”構(gòu)成，如“關(guān)于要求承付 打印機(jī)貨款的函”、“推銷函”、“訂購函”、“索賠函”等。(2(2 )先寫“事由”二字，加冒號(hào)提示，然后直接標(biāo)寫該 信函的內(nèi)容，如“事由：機(jī)動(dòng)車索賠”。3 3 函號(hào)函號(hào)即編號(hào)，分為對(duì)方編號(hào)和己方編號(hào)。在外貿(mào)業(yè)務(wù)信 函的信頭上注明編號(hào)，可保證信函便于管理和查閱。函號(hào)位置一般出現(xiàn)在標(biāo)

6、題右下方或信頭的左上方。常見 的有兩種形式：一是仿效行政公文發(fā)文字號(hào)的格式，采用“ x x函XXXXXXXXx x 號(hào)”或(XXXX)XXXX)“函第 x x 號(hào)”的形式；二是采用 直接編號(hào)的形式，如“第 X X 號(hào)”。4 4 稱謂稱謂是對(duì)收信人或收信單位的稱呼，一般寫受文者的尊 稱，這是商務(wù)信函必須的一項(xiàng)。其位置一般在標(biāo)題或函號(hào)的 左下方，單獨(dú)占行，頂格書寫，后面用冒號(hào)。書寫時(shí)有以下 兩種稱謂：(1)(1)泛指尊稱?！白鹁吹摹焙蠹臃Q謂并加冒號(hào)，如“尊敬 的先生”、“尊敬的女士”等。尊稱中可以使用職務(wù)，如“尊 敬的辦公室主任”、“尊敬的財(cái)務(wù)部部長”、“尊敬的銷售部經(jīng)理”等(2)(2)具體稱謂。

7、即具體指名道姓的尊稱。在姓名后面加 稱謂語。這類稱謂一般用于寫信人與收信人彼此認(rèn)識(shí)或者非 常熟悉的情況。因?yàn)檫@種稱謂能夠體現(xiàn)寫信人與收信人之間 的情感與密切關(guān)系。稱謂可用泛稱中的“先生”、“女第5頁共 11 頁士”等， 也可以使用職務(wù)，如“尊敬的辦公室石主任” 、“尊敬的財(cái)務(wù)部張部長”、“尊敬的銷售部王經(jīng)理”等。5 5.收信人地址、單位收信人地址、單位要寫明收信人企業(yè)單位名稱及詳細(xì)地址。(二)正文正文是商務(wù)信函的主體，敘述商務(wù)往來聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問題。正文寫作要求內(nèi)容單純，一文一事，文字簡明，事實(shí)有據(jù)， 行文禮貌。1 1 問候語問候語也即應(yīng)酬語或客氣語。開頭的問候語是商務(wù)信函 必不可少的，即發(fā)信人對(duì)

8、收信人打招呼的禮貌問候語。一般 用一兩句尊敬的客氣話表示， 如“您好”，“近來生意可好， 效益頗高”等。如果是初次聯(lián)系，可使用“久仰大名，未親 雅教”等詞語。如果是回函，可使用“惠書敬悉，不勝感激” 等詞語表示感謝來函。2 2 主體主體是商務(wù)信函正文的核心內(nèi)容，是發(fā)信人要說明的事 項(xiàng)。不同的商務(wù)信函的內(nèi)容是不同的。一般包括以下兩個(gè)內(nèi) 容：(I(I 說明發(fā)函緣由。直截了當(dāng)、簡明扼要地說明發(fā)函的目 的、根據(jù)、原因等內(nèi)容；復(fù)函則要引敘對(duì)方來函要點(diǎn)，以示 復(fù)函的針對(duì)性。(2)(2)說明發(fā)函事項(xiàng)。主體表達(dá)信函的中心內(nèi)容，一般是 根據(jù)發(fā)函緣由詳細(xì)地陳述具體事項(xiàng)，或是針對(duì)所要商洽的問 題或聯(lián)系事項(xiàng)，闡明自己的意見。要求語氣要平和，問題要 明確，事實(shí)要清楚，表達(dá)要明白。如商洽函的正文主體包第6頁共 11 頁括 商洽緣由、商洽內(nèi)容、意愿要求三部分；詢問函的正文主體 包括詢問緣由、詢問事項(xiàng)兩部分；答復(fù)函的正文主體包括答 復(fù)緣由、答復(fù)內(nèi)容兩部分；商品報(bào)價(jià)函的正文主體包括產(chǎn)品 的價(jià)格、結(jié)算方式、發(fā)貨期、產(chǎn)品規(guī)格、可供數(shù)量、產(chǎn)品包 裝、運(yùn)輸方式等。如果正文主體內(nèi)容簡單，邏輯上可采用篇、段合一式結(jié)