行政工作實行方案

1、行政工作實行方案為加強公司行政事務管理，理順公司內(nèi)部關系，使各項管理標準 化、制度化，提高辦事效率，特制定本方案。行政部工作主要包括檔 案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、 車輛管理，公司設備管理，訂餐訂房訂票管理報刊及郵發(fā)管理等。根據(jù)企業(yè)行政部的基本職責和公司的基本現(xiàn)狀我建議實行以下公司行政管理制度：一、辦公用品管理1、公司各部門所須的辦公用品由辦公室統(tǒng)一購買，各部門按實際需要領用。2、辦公用品的申購主要集中在每月的 25日 27日，辦公用品的 領取主要集中在每月的1日和16日兩次，其余時間如須領取辦公用 品須部門經(jīng)理或總監(jiān)簽字確認。3、辦公用品的領取必須填寫辦公用

2、品領取一覽表。4、員工離職時，應認真清點辦公用品，到行政部填寫交接清單并簽字確認。二、打印，復印管理1、公司所要復印的文檔都應在行政部存檔，未經(jīng)行政部同意各部門 不得私自打印和復印大量文件。2、各部門所須復印或打印的文件，應由各部門主管進行統(tǒng)計申報行 政部并作好登記，統(tǒng)一打印或復印應避免零星打印或復印。3、如行政部發(fā)現(xiàn)需要打印或復印的部門未填寫所須打印或復印的數(shù)量或數(shù)量不符，除責成其重新填寫外將限制該部門使用打印機， 直至 落實責任及相關處罰。4、任何人不得利用公司利用公司機器復印或打印與工作無關的文件， 行政部一經(jīng)發(fā)現(xiàn)有權根據(jù)公司相關規(guī)章制度并通知人事部進行處罰。三、印章管理1、印章應由行政

3、統(tǒng)一管理。2、各部門印章由各部門指定專人負責保管，印章使用及保管應有行 政部記錄，不能委托他人代管。3、用印人填寫用印登記簿，注明用印事由、數(shù)量、申請人、批準人、 用印日期。4、任何印章的使用必須經(jīng)總經(jīng)理批準后才可使用。5、公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統(tǒng)一編號登記，以備查詢，存檔。6、公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊 情況確需開具時，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出， 持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途， 未使用的必須交回。7、蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。四傳真收發(fā)1、公司與外界聯(lián)系需對方發(fā)送傳真時，盡量要求對方注明

4、本公司具體收件人，以便行政部及時分發(fā)。2、行政部收到傳真后，在傳真接收臺帳上登記，并負責通知收件人及時領取及簽字確認。五信件收發(fā)1、公司所有收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負責。 收發(fā)業(yè)務范圍包括:文件、郵件、報刊、掛號、電報的發(fā)送、登記，以及特殊文件資料的遞送。2、收發(fā)人員須根據(jù)相關文件資料填寫收件登記簿、發(fā)文登記。3、收到信件資料由行政部負責通知收件人及時領取。4、對貴重物品、匯款、郵包，要進行專門登記，并及時通知個人簽字領取。5、對投遞錯誤的郵件，應及時退回或設法轉移。6、業(yè)務部給客戶發(fā)送信件或快遞時應統(tǒng)一統(tǒng)計，然后上報行政部所 要發(fā)送信件的內(nèi)容及數(shù)量。六公司設備申請 公司設備指的是凡價值超過

5、30元人民幣以上的物品1、講究計劃性和成本效益，以物質(zhì)資源供給的有序性，保證公司職 能的按計劃完成：1.1.配發(fā)過程中，是否供應，供應多少，要以客觀需要為依據(jù)，而不是單純的級別；1 . 2.要考慮實際可能的收益（對工作的推動），而不是不計工本， 不問效果，一定要保證重點，分清緩急，把有限的資金用在“刀刃”上；1. 3.要使庫存保持合理的限度（基本上無閑置的資產(chǎn)），注意提高 資金的有效利用率。2、具體流程：2. 1各部門根據(jù)各自工作的實際情況和預算計劃，提出切實可行的申請要求（內(nèi)容具體翔實、理由充分），填寫辦公設備申請表經(jīng)部門主管簽字同意后，抄送給行政部。3. 2行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設備資產(chǎn)情

6、況對申請進行核實，并對 各部門要求從真正的客觀需求出發(fā)， 遵循設備申請原則，提出解決建 議和意見（調(diào)撥或購買）2. 3如果采取“調(diào)撥”程序，行政部將調(diào)撥計劃上報行政部主管副 總簽字確認后實施；2. 4如果采取“購買”程序，行政部問清所申請設備的性能和價錢，填寫采購清單，然后由申請人找總經(jīng)理簽字后方可購買。2. 5采購由行政部統(tǒng)一申請費用、組織購買、費用攤銷，過程遵循“價廉物美” “貨比三家”的原則，在滿足各部門需求的基礎上，注意設備的性能價格比，多壓價比價、厲行節(jié)約。設備采購結束后統(tǒng)一 由行政部和市場部組織驗收核查；固定資產(chǎn)登記后，由各部門登記領 用，責任到人。6.所有資產(chǎn)在使用者離開公司或調(diào)

7、離本部門時應收歸行政部倉庫， 并在部門設備管理員處登記。七.訂餐，訂房，訂票為方便公司全體員工，體現(xiàn)行政部的服務性?，F(xiàn)將有關訂餐、訂票、訂房的申請流程匯總如下：1、各部門根據(jù)各部門的實際需要，提出訂餐、訂票、訂房申請，并 填寫相應的申請表（內(nèi)容具體詳實），申報行政部上報總經(jīng)理。2、各部門在訂餐、訂票、訂房之前，先行申請好費用，交予行政部 代辦，在行政部辦好后立即將現(xiàn)金或支票交與行政部結款3、各部門承擔在訂餐、訂票、訂房時過程中由于自身失誤帶來的風 險，例如承擔退票費、退房費等。4、訂餐、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前23天知會行政部，訂餐、訂房一般提前 12天）。5、各部門申請不得

8、提高出實際需要的要求。如經(jīng)發(fā)現(xiàn)行政部有權根據(jù)公司的的相關制度通知人事部進行相關處罰。八宣傳品的管理1、公司宣傳品包括宣傳彩頁、公司簡介和產(chǎn)品說明書等。2、領用宣傳品在5份以下的，由領用人在行政部宣傳用品領用物品 一覽表登記。3、領用宣傳品在5份以上的，須由申領負責人進行統(tǒng)計，由部門主管簽字確認后，在宣傳用品領用一覽表登記后領用。4、如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫或領用數(shù)目超過填寫數(shù)目，行政部除責成其重新填寫外，并向其部門主管投訴及進行相關處罰。5、宣傳用品的領用要厲行節(jié)約，嚴禁浪費。九會議管理1、公司行政部統(tǒng)一管理會議制度，所有會議均須及時通知行政部，便于安排和登記備案。如有必要由行政部發(fā)出會議通知確認

9、。2、會議承辦人需提交會議時間、會議地點、所需準備等，便于行政 部配合工作。會前由行政部派人做好會場布置。3、公司任何部門主辦的會議資料各自存檔外還要由行政部整理、立卷、存檔。4.、會議結束后由行政部派人清理會場，查收設備。十車輛管理公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動及主要業(yè)務活動使用，公司人員如要用車，應提前通知行政部做好車輛安排及調(diào)度。公司以后有了自己的車輛還應設立以下制度和使用規(guī)則：1、公司車輛由行政部門負責管理，分別按車號設冊登記管理。2、公司車輛的使用實行“派車單”制度。員工應認真填寫“派車單”，交由所在部門一級部門經(jīng)理簽字。若有預計用車需要，應提前2-3天向行政部門提交“派車單”申請。

10、3、“派車單”經(jīng)行政部匯總后，由行政部經(jīng)理負責車輛統(tǒng)一調(diào)度。4、車輛使用完畢，使用人員、駕駛人員須填寫“車輛使用實際情況記錄單”，交行政部備案。5、行政部門每月將耗油量及行駛旅程記錄簽報總經(jīng)理查核一次，以 防浪費，如超過耗油標準時（指不正常）應及時查出原因6、如公司須私人用車需在不防礙公司用車的同時還要自理其他費用（如汽油費，過路過橋費，停車費，保養(yǎng)費等）。十一設備維修管理1、報修人員先將報修信息反饋給行政部；2、行政部會根據(jù)購買憑據(jù)聯(lián)系廠商，組織及時維修；3、通過暫借、調(diào)撥等方式，將暫時不用的設備給報修者使用；4、機器設備維修完畢，行政部登記備案，發(fā)還給報修者使用；十二電話管理1、電話為辦公

11、設備，使用。私事打市內(nèi)電話不得防礙公務，并嚴重禁 止長時間占用公司電話打私人電話。2、禁止員工為私事打長途電話，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)違者除補交長途電話費外并由人事部給予人事處罰。確有急事者，應先請示部門主管。十三電腦管理1、電腦為辦公設備，上班時間禁止查看私人網(wǎng)頁，聊天，游戲等。2、禁止瀏覽非法網(wǎng)頁。3、分配電腦負責人要愛護電腦，并做好電腦維護。十四員工宿舍管理員工宿舍是公司給員工的福利，要嚴格按照“豪門員工宿舍管理規(guī)章 制度”和“豪門員工宿舍七不準”實行。十五擋案管理 1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術、財務審計、勞動 工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、 合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。在行政部 都要有備案存檔。2、擋案要堅決保密。3、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、借閱非密級檔案可通過行政部直接提檔。4、公司其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準，再通過行政部并辦理借閱手續(xù)。5、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴 禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確