易商通寶V5分銷ERP初始化流程介紹

1、易商通寶V5分銷ERP初始化流程目錄初始化步驟示意圖在分銷ERP管理系統(tǒng)開賬之前我們需要做些什么？請(qǐng)按照以下步驟進(jìn)行開賬準(zhǔn)備.系統(tǒng)初始化流程基本信息錄入“基本信息建立”工作在分析調(diào)研完成之后，是一項(xiàng)非常關(guān)鍵的工作。一般基本信息從建立到完善是一個(gè)不斷摸索的過程，在該過程中需要不斷進(jìn)行調(diào)整。模塊所在位置：頂部菜單欄基本信息模塊?！净拘畔ⅰ渴菍?duì)企業(yè)基本經(jīng)營情況的靜態(tài)描述，比如一個(gè)企業(yè)經(jīng)營哪些商品，擁有哪些客戶、哪些供貨商、哪些職員、哪些倉庫等信息。建立基本信息的工作包括對(duì)于基本信息的分級(jí)管理結(jié)構(gòu)的確立、基本信息的錄入。 例：這里對(duì)【庫存商品】基本信息進(jìn)行應(yīng)用講解：一般設(shè)置原則：條碼原則編號(hào)。（指按

2、商品的條碼做為商品的編號(hào)。）實(shí)際原則編號(hào)。（指按照公司的實(shí)際情況進(jìn)行分類）、按照商品品種或供貨商分類。如：圖書類、課件類。、主商品名稱按型號(hào)細(xì)分,可分二級(jí)類、三級(jí)類；    常用原則編號(hào)。商品編號(hào)也可以續(xù)用在使用分銷系統(tǒng)之前的一套較為熟悉的商品編號(hào)。此種編號(hào)原則的優(yōu)點(diǎn)在于錄入商品時(shí)熟悉程度高，錄單快速；其缺點(diǎn)在于如果沒有相對(duì)統(tǒng)一的規(guī)范會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)商品分類不規(guī)范。    權(quán)限原則。（指按照公司產(chǎn)品的管轄權(quán)限分類）圖例：（主商品名稱按品牌/型號(hào)細(xì)分,可分二級(jí)類、三級(jí)類）：圖例說明：“機(jī)箱類”我們用“機(jī)箱”的拼音簡寫為（JX）；然后在“機(jī)箱類

3、”下面又劃分了兩種品牌“金河田”、“水晶王”，故編號(hào)為（JX001）和(JX002)；“金河田”（JX001）下分為不同的型號(hào)，故在（JX001）下面分為了(JX001001)、(JX001002)，依此類推。提醒：系統(tǒng)中的基本信息至關(guān)重要，它將直接影響到后面的操作員權(quán)限的劃分。 圖例講解客戶檔案：（權(quán)限原則）例如：全國的渠道分為華東、華南、華中三個(gè)大區(qū)且每個(gè)大區(qū)有不同的銷售客戶，在建基本信息的時(shí)候，我們必須先建一個(gè)全國客戶再分別建三個(gè)大區(qū)，在三個(gè)大區(qū)下分別建各大區(qū)的客戶。如上圖的分類就便于權(quán)限劃分，華東大區(qū)的銷售人員將只擁有華東大區(qū)客戶檔案，總公司將擁有三個(gè)大區(qū)的全國客戶檔案。（注意：系統(tǒng)中

4、操作員權(quán)限范圍是不允許交叉權(quán)限；也就是說，在上圖分類中，選擇華南大區(qū)節(jié)點(diǎn)后是不允許選擇其它大區(qū)節(jié)點(diǎn)的。） 系統(tǒng)配置第一部分：全局配置模塊所在位置：頂部菜單欄系統(tǒng)管理系統(tǒng)配置請(qǐng)?zhí)貏e注意：1.       開賬后禁止修改的選項(xiàng)。允許系統(tǒng)產(chǎn)生負(fù)庫存；統(tǒng)一客戶供貨商；錄單日期必須與當(dāng)前日期一致成本算法的四種選擇系統(tǒng)采用序列號(hào)嚴(yán)密管理模式（【電腦、通訊行業(yè)版專用】）系統(tǒng)采用序列號(hào)借欠出入庫校驗(yàn)?zāi)Ｊ?.       注意一些關(guān)聯(lián)選項(xiàng)。允許系統(tǒng)產(chǎn)生負(fù)庫存只能在“移動(dòng)加權(quán)成本”算法

5、下勾選。 第二部分：操作員權(quán)限設(shè)置模塊所在位置：頂部菜單欄系統(tǒng)管理操作員權(quán)限修改操作員權(quán)限操作員權(quán)限設(shè)置方法（請(qǐng)參見后面的“功能字典”的系統(tǒng)管理操作員權(quán)限設(shè)置）這里介紹一些設(shè)置注意事項(xiàng)：一、菜單權(quán)限劃分注意事項(xiàng)：1.     各種單據(jù)的“過賬權(quán)限”。由于分銷ERP管理系統(tǒng)中，擁有審核過賬權(quán)限的操作員，只要進(jìn)行審核過賬的業(yè)務(wù)處理，將直接影響到系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)流、財(cái)務(wù)流，所以此項(xiàng)權(quán)限請(qǐng)慎重劃分。2.     系統(tǒng)管理修改操作員權(quán)限單據(jù)管理類“允許過賬”權(quán)限，是所有類型單據(jù)中審核過賬權(quán)限的總開關(guān)，換句話說，如要賦予

6、一個(gè)操作員銷售出庫單審核過賬的權(quán)限，請(qǐng)先在這里勾選“允許過賬”這個(gè)總開關(guān)，當(dāng)然，系統(tǒng)也會(huì)在配置中進(jìn)行相應(yīng)“系統(tǒng)提示”。3.     銷售類操作員：銷售類操作員配置時(shí)應(yīng)該注意商品成本權(quán)限的控制。如果不希望銷售類操作人員查看商品成本價(jià)格請(qǐng)注意不要勾選：系統(tǒng)管理修改操作員權(quán)限銷售管理類“允許查看成本”選項(xiàng)。4.     請(qǐng)謹(jǐn)慎配置“系統(tǒng)管理修改操作員權(quán)限單據(jù)管理類允許紅沖的權(quán)限”。紅沖權(quán)限相當(dāng)于財(cái)務(wù)中的紅字反沖功能。5.     解釋：系統(tǒng)管理修改操作員權(quán)限單據(jù)管理類“修改過賬的單

7、據(jù)”權(quán)限。該權(quán)限是指對(duì)過賬后單據(jù)表頭信息的修改?？梢越鉀Q事后補(bǔ)錄單的特殊業(yè)務(wù)，鑒于這樣操作很不規(guī)范，請(qǐng)?jiān)谂渲貌僮鲉T權(quán)限的時(shí)注意。6.       系統(tǒng)管理修改操作員權(quán)限系統(tǒng)管理類的權(quán)限考慮到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，建議此類的權(quán)限（如：月結(jié)存、年結(jié)存、系統(tǒng)重建、操作員權(quán)限、操作員登陸率、操作日志、系統(tǒng)開賬、系統(tǒng)配置、設(shè)置IP、清除IP、刪除月結(jié)、單據(jù)編號(hào)自定義），請(qǐng)仔細(xì)配置給一般操作人員。建議系統(tǒng)管理員擁有即可。 二、操作員權(quán)限范圍設(shè)置的注意事項(xiàng)：模塊所在位置：頂部菜單欄系統(tǒng)管理操作員權(quán)限設(shè)置多級(jí)權(quán)限范圍1.注意在合理的基本信息分類之

8、上進(jìn)行有效的權(quán)限范圍設(shè)置。系統(tǒng)不允許交叉權(quán)限設(shè)置。什么是交叉權(quán)限？如上圖分類中，如華南大區(qū)銷售人員權(quán)限范圍選擇了“華南大區(qū)客戶”這個(gè)節(jié)點(diǎn)后，是不能再選擇華東大區(qū)客戶、華北大區(qū)客戶、華中大區(qū)客戶的任意節(jié)點(diǎn)權(quán)限范圍的。如銷售人員想擁有四個(gè)大區(qū)客戶資源權(quán)限就只能選擇“全部客戶”這個(gè)節(jié)點(diǎn)來劃分權(quán)限范圍。2.部分交叉權(quán)限處理辦法：1）在系統(tǒng)配置單據(jù)配置不勾選“調(diào)撥單中，倉庫權(quán)限有效”可以解決調(diào)撥管理中倉庫交叉權(quán)限問題。如果不勾選此項(xiàng)，請(qǐng)注意與調(diào)拔單據(jù)的審核結(jié)合使用。2）在系統(tǒng)配置單據(jù)配置不勾選“轉(zhuǎn)款單中，銀行賬戶權(quán)限有效”可以解決轉(zhuǎn)款業(yè)務(wù)中銀行賬戶交叉權(quán)限問題3）在修改操作員權(quán)限單據(jù)管理勾選“單據(jù)審核中

9、倉庫權(quán)限無效”可以解決審核業(yè)務(wù)中倉庫權(quán)限交叉問題。4）在修改操作員權(quán)限輔助業(yè)務(wù)不勾選“序列號(hào)處理中往來單位權(quán)限無效”可以解決序列號(hào)處理中往來單位交叉權(quán)限問題。5）在修改操作員權(quán)限倉儲(chǔ)管理不勾選“庫存分布表倉庫權(quán)限有效”可以解決分布表中倉庫交叉權(quán)限問題。 第三部分：審核設(shè)置     模塊所在位置：頂部菜單欄系統(tǒng)管理單據(jù)審核設(shè)置審核設(shè)置的詳細(xì)解決方案請(qǐng)見“專題介紹多級(jí)審核”。這里提示一下設(shè)置的注意事項(xiàng)：1.       特審權(quán)限的賦予。例如：在日常業(yè)務(wù)進(jìn)行過程中，一張【銷售出庫單】需要3級(jí)

10、審核，急件發(fā)貨時(shí)有發(fā)生，需要主管人員直接批示方可審核通過，此時(shí)可以賦予主管人員或總經(jīng)理特審權(quán)限，以處理一些特殊情況。特審相當(dāng)于超級(jí)用戶admin的一種審核權(quán)限，它能夠?qū)徟ㄟ^處于審核任何階段的業(yè)務(wù)單據(jù)。這個(gè)特審人員的設(shè)置建議為公司財(cái)務(wù)主管、倉儲(chǔ)主管、銷售主管、采購主管、總經(jīng)理等主管人員。2.       對(duì)于總公司（總部）分公司（辦事處）等公司結(jié)構(gòu)而言，可能出現(xiàn)以下審核情況的差異：總公司（總部）需要4級(jí)審核，分公司（辦事處）條件限制，只需要2級(jí)審核，此時(shí)，處理辦法如下： 上圖中不難看出，總公司（總部）審核人員為劉宏、洪愷、張

11、騫、王丹共四級(jí)審核。分公司（辦事處）審核人員為李健、張林共二級(jí)審核?？偨Y(jié)：處理審核差異的方法是通過審核人員的相同審核人錄入實(shí)現(xiàn)的。 期初信息錄入系統(tǒng)設(shè)有以下基本信息錄入：庫存商品期初應(yīng)收期初應(yīng)付期初現(xiàn)金銀行期初固定資產(chǎn)期初待攤費(fèi)用期初受托庫存期初（屬入庫性質(zhì)，開賬后記入【庫存數(shù)量】）委托庫存期初（屬出庫性質(zhì)，與【庫存數(shù)量】無關(guān)）借欠期初（借欠走賬外，開賬后不會(huì)記入【庫存數(shù)量】）提醒：在錄入期初信息時(shí)，請(qǐng)用戶仔細(xì)進(jìn)行各項(xiàng)要素的盤點(diǎn)處理，錄入較為準(zhǔn)確的期初數(shù)據(jù)，盡量避免給開賬后期工作帶來不便。期初錄入完畢，開賬后常見問題處理辦法：例如：高橋公司期初錄入完畢后并系統(tǒng)開賬后，發(fā)現(xiàn)某些商品的庫

12、存數(shù)量出現(xiàn)差異： 問題類型解決辦法A開賬后出現(xiàn)期初庫存數(shù)量少錄情況1.      首先，判斷少錄入的商品是否與現(xiàn)有庫存成本一致？如果一致請(qǐng)直接做【報(bào)溢單】調(diào)整庫存數(shù)量；如果不一致，請(qǐng)繼續(xù)參見第2步。2.      請(qǐng)判斷系統(tǒng)配置為什么成本算法？3.      情況一：使用“移動(dòng)加權(quán)平均”成本算法，請(qǐng)先做一張【報(bào)溢單】，再做一張【成本調(diào)價(jià)單】（調(diào)整少錄商品的數(shù)量、成本價(jià)）；情況二：使用“先進(jìn)先出”、“后進(jìn)先出”或“手工指定”成本算法，請(qǐng)先做一張【采購入庫單】(目的是跟蹤最近進(jìn)價(jià)為【報(bào)溢單】的核算價(jià)格做依據(jù))，然后紅字反沖【采購入庫單】，再做一張【報(bào)溢單】。B.開賬后出現(xiàn)期初庫存數(shù)量多錄情況1.      首先，判斷少錄入的商品是否與現(xiàn)有庫存成本一致？如果一致請(qǐng)直接做【報(bào)損單】調(diào)整庫存數(shù)量；如果不一致，請(qǐng)繼續(xù)參見第2步。2.      情況一、采用“先進(jìn)先出”成本算法，請(qǐng)做【報(bào)損單】（減少庫存商品數(shù)量）然后做【成本調(diào)價(jià)單】。3.