WHL會(huì)議管理規(guī)定

1、目錄1目的 22 適用范圍 23 規(guī)范性引用文件 24 會(huì)議程序： 25 會(huì)議組織 36 會(huì)議室管理 77 會(huì)議分類 7附件 2 會(huì)議（例會(huì)）議題清單 1.1附件 3 ： XXXX 會(huì)前檢查表 1.2附件 4： 會(huì) 議 簽 到 表 1.3附件 5 ： 會(huì)議紀(jì)要 1.4附件 6 ： 會(huì)議有效性評(píng)估表 1.5附件 7: 會(huì)議決議表 1.61 / 16會(huì)議管理制度1目的為規(guī)范企業(yè)會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，降低會(huì)議成本，特制定本制度。2適用范圍本制度適用公司內(nèi)各類會(huì)議3規(guī)范性引用文件會(huì)議計(jì)劃：各部門以周為單位將非例行性會(huì)議報(bào)行政審核（計(jì)劃的 內(nèi)容要包括召集時(shí)間、 地點(diǎn)、要解決何問題， 制作會(huì)議計(jì)劃填報(bào)表

2、） 4會(huì)議程序：4.1 會(huì)議提案準(zhǔn)備：4.1.1 會(huì)前由行政部門下發(fā)會(huì)議通知，相關(guān)部門提交議題。 主辦部門在會(huì)議固定時(shí)間的前一天將會(huì)議議題下發(fā)。4.1.2 會(huì)議議題文件。（詳見附件 2 ）4.2 會(huì)議控制督導(dǎo)4.2.1 主辦部門會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議場地、儀器、會(huì)議資料等，并在會(huì) 前檢查。（詳見附件 3 ）4.2.2 會(huì)前主辦部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人員簽到工作。 （詳見附件 4）4.2.3 會(huì)中由指定人員編寫會(huì)議紀(jì)要。 （詳見附件 5 ）4.2.4 主持人擔(dān)負(fù)會(huì)中控制及突發(fā)事件的處理。4.3 會(huì)議工作的評(píng)估與檢查4.3.1 會(huì)議主辦方對(duì)會(huì)議主持人進(jìn)行效果評(píng)估。2 / 164.3.2 會(huì)議主辦方對(duì)會(huì)議管理進(jìn)行效果

3、評(píng)估。 （詳見附件 6）4.3.3 會(huì)議主辦方對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行檢查評(píng)估。4.4 會(huì)議的追蹤反饋4.4.1 會(huì)議主辦方對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行追蹤。 （詳見附件 7）4.4.2 會(huì)議主辦方對(duì)會(huì)議決議進(jìn)程反饋至相關(guān)部門。 5會(huì)議組織5.1 會(huì)議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。5.2 會(huì)議的準(zhǔn)備5.2.1 除例會(huì)、緊急會(huì)議外， 其它會(huì)議至少提前二個(gè)工作日由會(huì) 務(wù)人員將相關(guān)資料及開會(huì)通知發(fā)至各與會(huì)人員， 以便會(huì)前 做好思考與信息收集。5.2.2 通知內(nèi)容：應(yīng)將會(huì)議名稱、主持人、具體時(shí)間 （開始與結(jié) 束）、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議主題與議程等詳細(xì)告知與會(huì) 人員。5.2.3 會(huì)務(wù)人員應(yīng)于開會(huì)前 10 分鐘準(zhǔn)備好會(huì)場布置

4、（會(huì)標(biāo)、提 示牌、話筒、音響、投影、計(jì)算機(jī)等）及開會(huì)時(shí)的演示資 料（包括會(huì)議議程、提案、匯報(bào)總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工 作計(jì)劃草案、決議決定草案、落實(shí)會(huì)場、備好座位等） ； 各參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)議室前應(yīng)準(zhǔn)備好相關(guān)資料 （并攜帶， 避 免中途準(zhǔn)備資料而干擾會(huì)議） 。5.3 會(huì)議紀(jì)律要求：5.3.1 遲到、早退、缺席。3 / 165.3.1.1 遲到。所有參加會(huì)議的人員在會(huì)議規(guī)定召開時(shí)間后 1 分鐘內(nèi)（以會(huì)議室懸掛計(jì)時(shí)器為準(zhǔn)）未到的，計(jì) 為遲到。5.3.1.2 早退。凡參加會(huì)議人員，如未經(jīng)主持人同意在 會(huì)議召開結(jié)束前 5 分鐘提前離會(huì)的，計(jì)為早退。5.3.1.3 缺席。 凡必須參加會(huì)議人員未經(jīng)請(qǐng)假許可擅自

5、 缺席會(huì)議，計(jì)為缺席。5.3.2 獎(jiǎng)懲與處罰。5.3.2.1 獎(jiǎng)勵(lì)。按獎(jiǎng)懲管理制度執(zhí)行。5.3.2.2 無正當(dāng)理由遲到每次處時(shí)間 5 分鐘的罰站。5.3.2.3 無正當(dāng)理由缺席，按公司獎(jiǎng)懲管理制度計(jì)曠 工一次處罰。5.3.2.4 凡因通知原因造成應(yīng)參加會(huì)議人員遲到或缺席的， 以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。5.3.3 會(huì)議中。5.3.3.1 與會(huì)人員手機(jī)應(yīng)調(diào)至震動(dòng)，不得因手機(jī)鈴音干 擾會(huì)議。5.3.3.2 嚴(yán)禁大聲喧嘩， 統(tǒng)一聽從會(huì)議主持人安排發(fā)言5.3.4 會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)務(wù)人員負(fù)責(zé)會(huì)議場所的整理（與會(huì)人 員應(yīng)積極參與和協(xié)助） ，并且關(guān)閉設(shè)施與空調(diào)、照明等。5.3.5 會(huì)議相關(guān)人員（主持人、組織者、與

6、會(huì)人員、記錄人員、 會(huì)議中落實(shí)的工作事務(wù)負(fù)責(zé)人） 應(yīng)按本規(guī)定履行職責(zé)，4 / 16 則視為工作失職， 代理人失職責(zé)任由授權(quán)人承擔(dān)； 未傳答 造成的失職責(zé)任由傳答人承擔(dān)。5.3.6 會(huì)議主持人、核查人員、部門負(fù)責(zé)人對(duì)違紀(jì)人員可在此 規(guī)定范圍內(nèi)行使處罰權(quán)提報(bào)權(quán)，經(jīng)行政管理中心復(fù)核后作 通報(bào)，并開具處罰單。5.4 會(huì)議記錄5.4.1 公司各類會(huì)議均應(yīng)以專用記錄方式進(jìn)行會(huì)議記錄。5.4.2 公司各類會(huì)議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會(huì)議記錄員的 確定應(yīng)遵守以下規(guī)定：5.4.2.1 各部門應(yīng)常設(shè)一名會(huì)議記錄員 （一般為本部門的內(nèi)務(wù) 文員，名單報(bào)總經(jīng)辦備案） ，負(fù)責(zé)本部門會(huì)議及本部門 負(fù)責(zé)組織的會(huì)議的記錄工作

7、。5.4.2.2 會(huì)議記錄遵照“誰組織， 誰記錄”的原則， 如有必要， 主持人可根據(jù)本原則及考慮會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需 要，臨時(shí)指定會(huì)議記錄員。5.4.2.3 公司總經(jīng)理主持的公司例會(huì)、 臨時(shí)行政會(huì)議原則上由 公司總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作，公司總經(jīng)理另有 指定的，從公司總經(jīng)理指定。5.4.3 會(huì)議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定：5.4.3.1 以專用會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤 記錄，根據(jù)需要整理會(huì)議紀(jì)要。5.4.3.2 會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性5 / 165.4.3.3 對(duì)會(huì)議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明“議 決”字樣。5.4.3.4 會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日、會(huì)

8、議紀(jì)要最遲不遲于次 日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名。5.4.3.5 做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時(shí)將經(jīng) 主持人核準(zhǔn)會(huì)議簽到表的考勤記錄報(bào)考勤人員。5.4.4 下列情況下，應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要：5.4.4.1 公司各類臨時(shí)行政會(huì)議；5.4.4.2 須會(huì)后對(duì)會(huì)議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議；5.4.4.3 其它主持人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議。5.4.5 會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時(shí) 行政會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要須報(bào)總經(jīng)辦一份存檔備查。5.4.6 會(huì)議原始記錄的備檔按以下規(guī)定：5.4.6.1 本部門負(fù)責(zé)組織的公司各類行政會(huì)議的會(huì)議記錄， 由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，但用 完后的

9、記錄本應(yīng)作為機(jī)要檔案及時(shí)轉(zhuǎn)總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔 備查。5.4.6.2 本部門會(huì)議記錄由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員統(tǒng)一歸檔 備查。5.4.7 會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其 調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)6 / 165.5 會(huì)議跟進(jìn)與落實(shí)5.5.1 會(huì)議決議、決策事項(xiàng)須會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)的，遵照“誰組織， 誰跟進(jìn)”的原則；會(huì)議主持人另有指定的，從主持人指定。5.5.2 公司總經(jīng)理主持的會(huì)議的會(huì)后跟進(jìn)工作原則上由總經(jīng)辦負(fù) 責(zé)落實(shí)，公司總經(jīng)理另有指定的，從公司總經(jīng)理指定。5.5.3 會(huì)議跟進(jìn)的依據(jù)以會(huì)議原始記錄及會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)。6 會(huì)議室管理6.1.1 會(huì)議室由行政管理中心指定專

10、人（前臺(tái)文員）負(fù)責(zé)管理，各 部門如因會(huì)議需要使用會(huì)議室， 須事先向行政管理中心申請(qǐng)， 由 行政管理中心統(tǒng)籌安排。6.1.2 會(huì)議室電子設(shè)備的管理、 使用和維護(hù)由與會(huì)專人負(fù)責(zé)， 其他 人不得隨意操作，否則造成設(shè)備損壞應(yīng)按價(jià)予以賠償。6.1.3 會(huì)議室由行政管理中心指定專人 （前臺(tái)文員） 負(fù)責(zé)管理每日 清理。7會(huì)議分類會(huì)議按層級(jí)與范圍分公司、部門兩級(jí)。兩級(jí)會(huì)議按性質(zhì)再細(xì)分為 例會(huì)、專題會(huì)、緊急會(huì)議。7.1 例會(huì)：有固定的固定時(shí)間、 固定匯報(bào)程序， 內(nèi)容涉及公司經(jīng)營、 管理、服務(wù)領(lǐng)域。（含經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、門店班組例會(huì)等）7.1.1 經(jīng)理辦公會(huì)。7.1.1.1 總經(jīng)理辦公會(huì)是由總經(jīng)理本人或委托人

11、定期召開的 工作例會(huì)。7 / 167.1.1.2 主辦為行政管理中心， 每周一上午 X：30 準(zhǔn)時(shí)開始，公司總監(jiān)級(jí)以上人員參加。7.1.1.3 與會(huì)人員會(huì)前提交會(huì)議議題至總經(jīng)辦，會(huì)上討論決 議，會(huì)后落實(shí)追蹤。7.1.1.4 會(huì)議紀(jì)要由總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)整理，并于周 X 呈總經(jīng) 理審閱后發(fā)放至各有關(guān)部門。7.1.2 部門例會(huì)。7.1.2.1 部門例會(huì)是由各部門負(fù)責(zé)人定期召開的工作例會(huì)。7.1.2.2 例會(huì)時(shí)間由各部門根據(jù)部門工作特點(diǎn)合理安排， 以 不影響日常工作的正常進(jìn)行為原則。7.1.2.3 主辦為各部門負(fù)責(zé)人，部門各成員參加。7.2 專題會(huì)： 凡因解決公司經(jīng)營、 管理、服務(wù)等領(lǐng)域的重要問題或 事

12、務(wù)，需涉及二個(gè)以上部門（不含二個(gè)）間溝通與協(xié)調(diào)，可由提案人 向行政管理中心申請(qǐng)，由行政管理中心確認(rèn)后統(tǒng)一安排與組織。7.2.1 店務(wù)會(huì)。7.2.1.1 店務(wù)會(huì)是由運(yùn)營管理中心定期召開的工作會(huì)議。7.2.1.2 參加人員為運(yùn)營總監(jiān)、區(qū)域總廚、店長、廚師長、 質(zhì)量管理中心與研發(fā)生產(chǎn)及相關(guān)部門人員。7.2.1.3 主辦中心為運(yùn)營管理中心，每周三 11 ：00 準(zhǔn)時(shí)開 始。7.2.1.4 會(huì)議紀(jì)要由運(yùn)營管理中心文員負(fù)責(zé)整理。7.2.2 產(chǎn)品會(huì)8 / 167.2.2.1 產(chǎn)品會(huì)是由生產(chǎn)研發(fā)中心定期召開的工作會(huì)議。7.2.2.2 參加人員為運(yùn)營總監(jiān)、區(qū)域總廚、廚師長、質(zhì)量管 理中心與研發(fā)生產(chǎn)及相關(guān)部門人員

13、。7.2.2.3 主辦中心為生產(chǎn)研發(fā)中心，每周 X16 ：00 準(zhǔn)時(shí)開 始。7.2.2.4 會(huì)議紀(jì)要由生產(chǎn)研發(fā)中心文員負(fù)責(zé)整理。7.2.3 管理組月會(huì)。7.2.3.1 管理組月會(huì)是由總經(jīng)理指示行政管理中心定期召 開的工作會(huì)議。7.2.3.2 參加人員為運(yùn)營部門與職能部門各管理層人員參 加。7.2.3.3 主辦中心為行政管理中心，每月最后一周召開。7.2.3.4 會(huì)議紀(jì)要由行政文員、總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)整理。7.3 緊急會(huì)議：凡因解決公司經(jīng)營、 管理、服務(wù)等領(lǐng)域的問題或事務(wù)， 需涉及二個(gè)以上部門（含二個(gè)）間溝通與協(xié)調(diào)，由召集部門負(fù)責(zé) 協(xié)調(diào)相關(guān)部門人員進(jìn)行臨時(shí)會(huì)議。7.4 研討會(huì)議7.4.1 部門聯(lián)席會(huì)

14、議是由總經(jīng)理或各職能部門總監(jiān)發(fā)起召開的 跨部門協(xié)調(diào)、協(xié)作研討會(huì)議。7.4.2 會(huì)議由會(huì)議發(fā)起部門發(fā)布通知，并安排時(shí)間、地點(diǎn)。會(huì) 議紀(jì)要由發(fā)起部門負(fù)責(zé)整理， 并于次日呈總經(jīng)理審閱后發(fā) 放至各有關(guān)部門。9 / 167.5 大型會(huì)議7.5.1 公司財(cái)年會(huì)議7.5.2 供貨商大會(huì)10 / 16附件2 會(huì)議（例會(huì)）議題清單召開時(shí)間：召開地點(diǎn)：召集部門:填寫人： 一、上周延續(xù)性議題: 二、上周情況匯報(bào): 三、月度工作總結(jié)匯報(bào) 四、本周議題:部門: 部門:11 / 16附件3 : XXXX會(huì)前檢查表檢杳人：檢杳時(shí)間：事項(xiàng)準(zhǔn)備就緒變動(dòng)說明會(huì)議通知會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議時(shí)間會(huì)議資料場地?cái)[設(shè)視聽器材室內(nèi)溫度燈光照明12 / 16附件4 : 會(huì)議簽到表開會(huì) 時(shí)間會(huì)議 名稱開會(huì)地址序號(hào)姓名簽到簽到/時(shí)間 Z7備注序號(hào)姓名簽到簽到/時(shí)間 厶注1192203214225236247258269271028112912301331143213 / 16附件5 :會(huì)議紀(jì)要會(huì)議時(shí)間：會(huì)議地點(diǎn)：主持人：會(huì)議時(shí)長：與會(huì)人員： （共10人）請(qǐng)假人員：會(huì)議記錄人：頁數(shù)：共頁會(huì)議內(nèi)容、三、四、14 / 16附件6 :會(huì)議有效性評(píng)估表會(huì)議的管理：對(duì)從會(huì)議上收到的信息給出您的答案