辦公室管理集訓資料(尚德)記住

1、辦公室工作與管理注意：本次資料全部采用 RFID 文檔加密技術，任 何網(wǎng)絡傳播（郵件、云盤、群共享）均會有痕跡 記錄，任何一次非允許傳播，將會被繼續(xù)全部學 習資格，處 1000 元/ 次獎勵，并不追究相關法律責 任。本資料嚴禁攜帶進考場，嚴肅考風考紀，請各位考生誠信考試。9能源管理?？?辦公室管理我們就像深海里的魚族，若不自燃，便只有漆黑一片。 1人、生辦匆公匆?guī)祝菏茨贽k，理不公為共理事想為物哪，般具？體致指敬辦此理刻為日夢常想程執(zhí)序著性的工你作，致、敬管每理一人個員城和市信奮斗息者等。工 作。2、辦公室的含義： （1）廣義上，辦公室泛指一切辦公場所，與教學用的教室、 生產(chǎn)用的車間等有顯著的

2、區(qū)別。（ 2）狹義上，辦公室指某一類職業(yè)人員或某一級 職務人員的辦公場所。3、辦公室是黨政機關、社會團體和企事業(yè)單位內(nèi)辦理行政性事務的綜合部門， 直接協(xié)助上司綜合辦理行政事務和輔助管理日常事務。4、組成辦公室的必備條件： （ 1）辦公目的：根據(jù)組織的發(fā)展目標制定總的辦公 目的和具體的工作目的。（ 2）辦公人員：根據(jù)辦公目的，選配適宜辦公的人員。 （3）辦公地點：辦公的地理位置，主要指專用場地、房間。（4）文職工作：每一個辦公室都有大量文字記錄、書寫、文件收發(fā)、復印、傳遞、計算統(tǒng)計、管理 等文職工作。5、按辦公室具體承擔的業(yè)務分類： （1）數(shù)據(jù)處理和文字處理辦公室。（ 2）傳遞 功能辦公室。（

3、3）實時管理辦公室。（ 4）判斷決策辦公室。6、樞紐作用：在一個組織中，辦公室是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方、保證 機關工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐。7、中心作用：辦公室是指揮、協(xié)調(diào)整個組織工作的中心部門，代表上司處理全 局性的問題，起一定的領導作用。辦公室又是一個組織的信息網(wǎng)絡中心。8、 辦公室的職能：（1）服務協(xié)調(diào)：服務職能協(xié)調(diào)職能（2）管理指導：管 理職能，指運用經(jīng)濟的、法律的、行政的和其他手段來管理組織部門事務。指 導職能主要體現(xiàn)在傳達、制定有關方針、政策，指導下屬機構(gòu)的工作上。9、 參謀咨詢： （1 ）收集信息。辦公室獲取信息和處理信息的方法是：實際調(diào)查、 理論研究、信息加工。（ 2）輔助決策

4、。確定合理目標、幫助制訂實施方案、做好 信息反饋。10、監(jiān)督職能：辦公室的監(jiān)督職能，就是協(xié)助上司督促有關部門或人員辦理支付 的工作。11、 辦公室工作的基本內(nèi)容：（1）辦理事務。（ 2）公文處理。（ 3）立卷歸檔。（ 4） 會議辦理。（ 5）公務接待。（ 6）信訪工作。（ 7）機要保密。（ 8）信息處理。（ 9） 調(diào)查研究。（ 10）協(xié)調(diào)工作。（ 11）印信工作。（ 12）其他工作。12、辦公室工作的一般特點：政策性；服務性；綜合性；繁雜性；保密性；嚴謹 性?，F(xiàn)代辦公室工作的特點：（ 1）信息化。（ 2）效率化。（ 3）多功能化。13、辦公室工作程序是指辦公室內(nèi)按照有效模式制定的完成各項辦公工

5、作的進程 順序，表現(xiàn)為多種方式，或書寫、計劃、討論、收集、整理等一連串相關聯(lián)的有 計劃的工作處理方法，或是完成某一項工作的日程計劃。14、辦公室工作程序包括確定事務的性質(zhì)、數(shù)量，以及辦理事務的步驟順序。15、辦公室管理是在一定的指導和管理下，使用資金來建造環(huán)境，配置設備，按 比例編制人員，以實現(xiàn)最大效率的辦公目的的協(xié)同勞動。16、辦公環(huán)境是直接影響辦公室工作效率的基本要素之一，辦公環(huán)境包括物質(zhì)和 抽象環(huán)境、內(nèi)部和外部環(huán)境。17、辦公用品主要指辦公室管理活動中所使用的各種設備、工具和用品，它是從 事辦公室管理活動的必要條件。辦公用品一般分為三部分：傳統(tǒng)的辦公室用品、 現(xiàn)代化辦公設備、辦公家具。1

6、8、辦公信息處理可以劃分為四個方面：信息生成、信息傳輸、信息加工、信息 管理。19、 辦公室崗位職責內(nèi)容：（1）工作項目名稱的規(guī)范化。 （ 2）明確規(guī)定工作內(nèi)容 和范圍。（ 3）不同崗位人員的專業(yè)化要求，指完成該項工作必須具備的知識、技 能條件。（ 4）工作基本程序。（ 5）標準化要求。（ 6）政策依據(jù)。（ 7）明確協(xié)作關 系。（ 8）接受監(jiān)督。20、辦公機構(gòu)是辦公室中的基本職能單位，是辦公活動的組織形式，是發(fā)揮辦公 室管理職能的必要條件。21、辦公室機構(gòu)設置原則：效率原則 、精簡原則、目標一致原則 、層次管理原 則 、職、責、權一致原則。22、辦公室機構(gòu)的管理： （ 1）領導關系。辦公室機構(gòu)

7、是為本組織管理服務而設置 的，組織責任人直接領導該單位辦公室，這使辦公室具有一定的“封閉性”。（2）指導關系。上級辦公室機構(gòu)指導下級辦公室機構(gòu)的工作。上級辦公室機構(gòu)有義務 對下級辦公室機構(gòu)進行業(yè)務上的指導。23、辦公室管理的程序化，就是辦公室常規(guī)工作的步驟性，即把事情辦理的先后 次序分解成一個個步驟，固定下來，以后辦事就按規(guī)定的步驟去做。24、辦公環(huán)境：從廣義上說，是指一定組織機構(gòu)的所有成員所處的大環(huán)境；從狹 義上說，是指一定的組織機構(gòu)的秘書部門工作所處的環(huán)境，它包括人文環(huán)境和自 然環(huán)境。25、辦公環(huán)境布局的形式： （1）封閉式布局是一種較為傳統(tǒng)的辦公室布局形式。（2）開放式布局就是將一個大的

8、辦公空間劃分為多個相對獨立的辦公區(qū)間。（3）混合式布局是指在開放式布局的大辦公室內(nèi)，把組織內(nèi)部的各職能部門用組合式 辦公用具或其他材料分隔開來，組成若干個工作區(qū)域。26、時間管理是為提高時間的利用率和有效性而對時間進行的有效計劃和控制。27、時間管理理論及其歷史演進： （ 1）第一時間管理理論基本是備忘錄型管理。 該理論下的時間管理，一方面順其自然，另一方面也會追蹤時間的安排。（2）第二代時間管理理論強調(diào)的是“計劃與準備”。特色是記事簿。這種管理模式的 優(yōu)點是追蹤約會以及應該做的事情。通過制定目標和規(guī)劃，完成事情的達成率比 較高。缺點是容易產(chǎn)生凡事都要安排的習慣，找不到思考的空間。（3）第三代

9、時間管理理論的主旨是“計劃、排序、控制”。這一理論強調(diào)的是價值。優(yōu)點是 比較強調(diào)價值觀，是以價值為依據(jù)。不足是忽略了自然法則，缺乏遠見。（4）第四代時間管理理論強調(diào)了一切以自然法則為中心的羅盤理論。28、時間成本效益，是指某項工作取得的效果與完成該項工作耗用的時間之比。29、時間的系統(tǒng)管理能力：時間的系統(tǒng)管理，主要表現(xiàn)在采取計劃手段定量支出 自己的時間上。30、時間的合理運籌能力： 辦公室人員時間的有限性與面臨的大量工作始終是一 個矛盾，這就要求辦公室人員能夠把自己所控制的時間全部用到關鍵的地方。31、辦公室的時間運籌主要分為三個階段：第一階段：先確定自己想做的工作的 重要性和必要性。第二階段

10、：運用 ABCD 工作法來確定工作優(yōu)先順序，即根據(jù) 事情的重要性和緊急程度兩個維度，將事情劃分為 ABCD 四個類型，然后針對 不同的類型分別采取不同的工作態(tài)度和方法。第三階段：對現(xiàn)在應該做的重要且 緊急的事情排定優(yōu)先順序。第四階段：明確實現(xiàn)每項要執(zhí)行的工作任務。32、時間表管理法：時間表是有效地管理時間的一種手段，它是將某一時間段中 已經(jīng)明確的工作任務清晰地記載和標明的表格，它可以提醒使用人和相關人員按 照時間表的進程行動，從而按計劃完成工作任務。時間表可以分為年度時間安排 表、季度時間安排表。33、目標時間管理法是用預定的目標來限制時間的使用，以達到節(jié)約時間，提高 效率的目的。目標時間管理

11、法的前提是目標必須選準。34、SMART原則：目標要具體（S）、目標必須是可衡量的（M）、目標是可 能實現(xiàn)的（A）、目標是切合實際的（R）、目標的完成應有時限性，一定要設定 時間表（ time） 。35、 實施目標時間管理法的步驟：擬定目標清單、制定時間標準 、填寫目標管 理卡。36、辦公室工作時間運用的基本方法：（ 1）明確目標，制訂計劃。（ 2）輕重緩 急，主次分明。（ 3）合理安排，減少耗費。（ 4）定期評估，定量管理。37、預算方案編制原則：（ 1）真實性原則。（ 2）重點性原則。（ 3）目標相關 性原則。（ 4）經(jīng)濟合理性原則。38、傳統(tǒng)預算法是指承襲上年度的經(jīng)費，再加上一定比例的變

12、動。這種預算法核 算比較簡單，核算成本也較低，國內(nèi)的很多組織都采用這一方法。39、編制預算方案的注意事項：（ 1）進行調(diào)查研究。（ 2）不要一味追求高檔。（ 3）購置必需品。（ 4）考慮存放位置。（ 5）選擇供應商。（ 6）征求各方意見。40、辦公用品的管理是辦公自動化管理的一個重要內(nèi)容，許多公司開發(fā)的辦公自 動化管理系統(tǒng)都具有辦公用品管理的功能，也有一些軟件公司開發(fā)了獨立的辦公 用品調(diào)配管理軟件。41、安裝掃描儀：掃描儀的安裝一般分硬件連接、安裝掃描儀驅(qū)動程序、安裝掃 描軟件三個步驟。42、 掃描文字：在辦公室中，掃描儀最有用的功能是掃描文字，即文字識別OCR 功能，把紙介質(zhì)上的文章通過掃描

13、，轉(zhuǎn)換成可以編輯的文本，這樣能大大提高文 字錄入效率。43、掃描注意事項：（ 1）不要帶電接插掃描儀。（ 2）不要使用太高的分辨率。 （ 3）不要忘記鎖定掃描儀。（ 4）不要在震動中使用掃描儀。（ 5）不要頻繁開 關掃描儀。（ 6）注意掃描儀的清潔。（ 7）及時更新掃描儀驅(qū)動程序。44、打印機操作方法：（ 1）安裝打印機。 （ 2）設置打印機屬性。（ 3）在應用程序中執(zhí)行“打印”命令。注意事項：（ 1）保持打印機和環(huán)境的清潔，以利于 熱量散發(fā)。（ 2）打印機的安放要合適，周圍空間要充足。（3）使用針式打印機5）時，為了防止對打印頭的損害，沒有紙或色帶時，不要打開打印機，正在打印時， 不要用手摸

14、打印頭。（ 4）激光打印機的感光鼓在整個激光打印過程中起著重要 作用，價錢也較高，要注意保養(yǎng)。墨粉將用完時必須立即加粉或更換感光鼓。（ 較長時間不用打印機時，應把電源線拔下來。45、網(wǎng)絡打印機的使用技巧 :（1）快速安裝網(wǎng)絡打印機。 （2）快速更改網(wǎng)絡打印機。（ 3）讓打印機通知你打印完畢。46、復印機的使用與保養(yǎng) :?？s（1）操作方法：預熱。檢查原稿。放置原稿。選擇復印紙尺寸 小與放大。調(diào)節(jié)復印濃度 。設定復印份數(shù)。開始復印。（2） 注意事項：復印機工作環(huán)境，用穩(wěn)定的交流電，電壓為220V,在安裝時 與其他電器設備不要同時使用一條電源線路，并使用接有地線的三相電源插座。 復印紙的檢查。復印常

15、見問題與處理。添加碳粉。其他需注意的問題。（ 3）保養(yǎng)方法：維護保養(yǎng)是提高復印質(zhì)量、保證復印機正常運轉(zhuǎn)和延長設備使 用壽命的重要前提。良好的工作環(huán)境。電源要求。接地。使用中的保養(yǎng)。定期保養(yǎng)。清潔保養(yǎng)。47、信息是人們對客觀事物的基本特征及其運動狀態(tài)、發(fā)展規(guī)律的表述和傳遞， 是一切能被人的感覺器官和大腦所接收的關于外界事務及其變化的消息，是人們 所能接收的一切指令?？陀^性。（ 2）時效性。（ 3）傳遞性。（ 4）共享性。（ 5） 7）可塑性。（ 8）可偽性。按信息的表現(xiàn)形態(tài)：文字形態(tài)信息。聲像形態(tài)信息。按信息所涉及的社會領域：信息可分為政治信息、經(jīng)濟3）按信息48、 信息的特征： （1） 開發(fā)性

16、。（ 6）依附性。49、 信息的分類：（1） 記憶形態(tài)信息。（2）（4） 按信息加工處理的程度：信息可5）按信息傳遞的范圍：信息可分為信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息等。（ 來源的性質(zhì)：信息可分為自然和社會信息。分為一次信息、二次信息、三次信息等。（ 公開信息、內(nèi)部信息和機密信息。50、辦公室人員的日常事務工作一般包括：值班、接打電話、接待工作、安排活 動等。在處理這些日常工作中，必須按照特定工作內(nèi)容的需要，做好信息工作。51、操辦會務中的信息工作：會議是信息溝通、信息處理的重要手段。52、文書處理中的信息工作：辦公室人員每天要花時間處理各種文件、文書處理 中的信息工作包

17、括信息交流、信息處理和信息輸入輸出等內(nèi)容。密不可分，形成完整有序的信息工作流程。 服務性（主要特點）、廣泛性、綜合性、時效性、53、辦公室人員進行信息工作的程序包括收集、整理、傳遞、存儲、利用和反饋 等環(huán)境。各個環(huán)節(jié)相互連接，54、辦公室信息工作的特點： 準確性。真實性原則、準確性原則。55、辦公室信息工作的原則：56、信息收集的范圍：（ 1 ）上級信息是指上級下達信息，包括上級組織下發(fā)的各種文件、資料、簡報、內(nèi)部通訊和刊物，包括黨和國家的有關、政策和法令、 法規(guī)等。（ 2）內(nèi)部信息是組織管轄范圍內(nèi)各部門的信息，包括對上級政策貫徹 執(zhí)行的情況，本組織工作落實的情況，所屬部門對工作的重要安排等。

18、（3）平衡信息。有助于取長補短、共同提高。（4）社會信息。（ 5）國際信息。57、信息收集的方法：收存、復印、記錄、錄音、錄像、剪貼、網(wǎng)絡查找。58、收集信息的注意事項：（1）收集各種形態(tài)的信息：文字形態(tài)的信息：指以 書面文字為載體的信息資料。聲像形態(tài)的信息：指以直接記錄聲音和圖像為載體的信息資料。記憶形態(tài)的信息：指在人際交往中形成的存儲在人腦中的信息。 （2）建立通信聯(lián)系索引卡。（ 3）信息收集要有超前性。59、信息分類的步驟：（ 1）辨類即對信息進行類別的分辨。辨類實際上是對信息進行主題分析，分辨其所屬類別的過程。（2）信息經(jīng)過辨類后要進行歸類。歸類是從主題分析轉(zhuǎn)換成分類存放，即依據(jù)辨類的

19、結(jié)果，使信息資料在分類體系 中各就各位。60、時間分類法是按信息形成的時間先后順序分類的方法，要以年、月、 然順序分類、排列。61、信息篩選的步驟：（ 1）看來源。（ 2）看標題 。（ 3）看正文 取舍。62、信息篩選的方法：（ 1）查重法。（ 2）時序法。 （ 3）類比法。 估法。（ 5）老化規(guī)律法。日的自。（ 4 ）決定4）專家評63、信息篩選注意事項：（ 1）要分析信息的需要。（ 2）注意選擇帶有傾向性、 動向性或突發(fā)性的重要信息。（ 3）注意選擇與本組織活動相關信息。（ 4）注意 判定信息真?zhèn)魏蛢r值大小。64、信息校核即對經(jīng)過初步甄別的信息作進一步的校驗核實，分析信息的真實性 與可靠性

20、，對信息的準確性進行認定。65、信息校核的方法： （1）溯源法。（ 2）比較法。 （ 3）核對法。（ 4）邏輯性。 （5）調(diào)查法。 （ 6）數(shù)理統(tǒng)計法。66、信息傳遞，就是以信息提供者為起點，通過傳播媒介或載體把信息傳遞給信 息接受者。信息傳遞的要素：（ 1）信源：信息提供者。（ 2）信道：信息傳遞的 通道。（ 3）信宿：信息傳遞的終點。67、信息傳遞的形式主要有信件、備忘錄、報告、通知、指示、新聞稿、組織內(nèi) 部刊物、傳閱單、新聞發(fā)布會、聲明、直接郵件等。信息傳遞的方法通常分為語 言傳遞、書面?zhèn)鬟f、電信傳遞、可視化輔助物傳遞等方法。辦公室人員應根據(jù)信 息的形式、類型、使用目的及信息接受者的要求

21、，68、信息傳遞的要求：（ 1）全面審核。（ 2） 存儲的步驟：登記 、編碼 、排列 、保管。69、信息開發(fā)的主要形式： 簡訊。（ 6）調(diào)查報告。70、信息開發(fā)的方法： （1） （5）濃縮法。 （ 6）轉(zhuǎn)換法。71、信息文稿的編寫步驟：（ 合。72、信息文稿編寫的類型：（ 信息。（ 4）問題型信息。（73、信息反饋是指施控系統(tǒng)將信息輸出，輸出的信息對受控系統(tǒng)作用的結(jié)果又返 送回施控系統(tǒng)，對施控系統(tǒng)的信息再輸出發(fā)生影響，起到控制和調(diào)節(jié)的作用，從 而使系統(tǒng)保持穩(wěn)定或達到預定目的的過程。信息反饋的程序包括四個步驟：確立 目標、搜集反饋信息、加工分析、利用信息。74、信息反饋的方式：（ 1）口頭反饋。

22、（ 2）書面反饋。（ 3）通信反饋。（ 4） 網(wǎng)絡反饋。75、信息反饋的形式：（ 1）從反饋對決策中心和決策執(zhí)行的影響來看，反饋信息可分為正反饋與負反饋。（ 2）從反饋作用的時間關系上來看，反饋信息可分 為前饋和后饋。（ 3）從反饋信息的流向上可分為縱向反饋和橫向反饋。（4）按照反饋的能動性，可將其分為主動反饋和被動反饋。76、電話機的基本類型和基本功能：（ 1）普通電子按鍵電話機，這是使用最廣 泛的電話機。（ 2）無繩電話機。（ 3）錄音電話機。（ 4）免提式電話機。（ 5） 移動電話機。（ 6） VOIP 網(wǎng)絡電話機。77、接聽電話的程序與技巧：（ 1）做好記錄準備。（ 2）禮貌摘機應答。

23、（ 3） 主動自報家門。（ 4）辨明對方身份。（ 5）禮貌代接電話。（ 6）認真傾聽記錄。 （7）仔細復核信息。 （ 8）禮貌結(jié)束通話。（ 9）整理電話記錄。78、撥打電話的程序與技巧：（ 1）做好通話準備。（ 2）正確撥出電話。（ 3） 確認受話對象。（ 4）主動自我介紹。（ 5）清楚陳述內(nèi)容（ 6）撥錯電話致歉。 （7）禮貌結(jié)束通話。 （ 8）整理電話記錄。79、發(fā)送傳真的準備工作：（ 1）調(diào)整傳真機的工作狀態(tài)。（ 2）檢查原稿。 （3） 放置文件。選擇有效的方法。限時傳遞。（ 3）安全保障。信息1）剪報。（ 2）索引。（ 3）目錄。（ 4）文摘。（ 5）匯集法。（ 2）歸納法。（ 3）縱

24、深法。（ 4）連橫法。 （ 7 ）圖表法。1）確定主題。 （ 2）分析材料。（ 3）進行材料組1）動態(tài)型信息。（ 2）建議型信息。（ 3）經(jīng)驗型5）預測型信息。（ 6）綜合型信息。80、發(fā)送傳真方首先要撥通對方傳真機的號碼，發(fā)送端傳真機通過檢測回音信號 來建立傳真通信線路。81、文書工作的任務和內(nèi)容：（ 1）對所形成的文書加以必要的規(guī)范。（ 2）對文 書的行移運轉(zhuǎn)制定必要的制度。（ 3）對文書內(nèi)容的辦理規(guī)定統(tǒng)一的要求。（4）對文件的管理采取妥善的措施。82、文書工作的原則和要求：準確、及時、安全、簡便、黨政分開、統(tǒng)一。83、審核、簽發(fā)：審核即公文起草成形送交領導人審批簽發(fā)之前，對公文的觀點、

25、文字、內(nèi)容、體式等所做的全面審核工作。簽發(fā)，是指機關領導人對已審核的文 稿進行審批，簽署表示核準發(fā)出的意見。84、印制、校對：對印制工作的要求是內(nèi)容準確，格式規(guī)范，頁面整潔，字跡清 楚，美觀大方，便于閱讀和保管。校對工作非常重要，是保證文書質(zhì)量的重要環(huán) 節(jié)，要求校對人員必須嚴肅認真、一絲不茍。校對主要有 3 種方法：對校法、折 效法和讀校法。85、登記：登記即對準備發(fā)出的公文做統(tǒng)一記載，以便于日后對公文進行清點、 控制、查找和回收。86、封發(fā)、傳遞：封發(fā)即裝封發(fā)出。傳遞文件有3 條基本要求：迅速及時、安全保密和手續(xù)完備。87、收文、閱文：（ 1）收文包括簽收、分類、登記3 個流程。（ 2）閱文

26、：是辦文的先決條件。閱文的基本要求是“四看清”。閱文有“三法”泛讀法、跳 讀法、精讀法。88、篩選、傳閱：（ 1）經(jīng)過篩選，將文件分為三類：必閱件、批辦件、參閱件。 （2）傳閱：在文件只有一份或很少幾份，而需要閱知的人很多的情況下，由文 書人員組織閱文者傳遞、閱知。89、擬辦、批辦：（ 1）擬辦是指辦公室秘書對來文如何處理提出初步意見，供 領導人或有關負責人定奪。（ 2）批辦意見的內(nèi)容有：該文由何單位、何人負責 辦理；如何辦理、辦到何種程度；對下級請示予以答復的原則性意見；對重要文 件和急件提出辦理時限；需兩個以上單位或人員辦理使，應批明主辦單位或主辦 人。90、承辦、催辦： （1）承辦包括對

27、上級指示的貫徹執(zhí)行，本級機關公文的下達， 下級機關請示、報告的處理。（ 2）催辦是指辦公室人員對有關單位和部門公文 承辦情況進行檢查和督促，使公文及時得到辦理的活動。6）8）91、制訂會議方案：（ 1）確定會議的主題。（ 2）確定會議的名稱。（ 3）確定 會議的議程。（ 4）確定會議的時間和地點。（ 5）確定會議所需設備和工具。（ 確定與會議代表的組成。（ 7）確定會議文件，做好文件的印制和發(fā)放工作。（ 確定會議經(jīng)費預算。（ 9）確定會議住宿和餐飲安排。（ 10）確定會議的籌備機 構(gòu)。92、確定開會時間考慮的因素：（ 1）大型會議一般應考慮季節(jié)性因素。（ 2） 小型會議主要應根據(jù)會議議題的緊急

28、程度、會議的準備時間、赴會條件、有關領 導人的日程安排等來確定開會時間。93、確定會議地點考慮因素：（ 1）地點適中。（ 2）空間足夠。（ 3）環(huán)境安靜。 （ 4）設施完善。（ 5）成本適中。94、會議日程是為完成議題而做出的順序計劃及會議所要討論問題的程序安排。95、會議文件的準備：（1）會議文件的類型：主旨文書指會議的主要文件，包括大會報告等。議案文書。信息文書。議決文書。事務文書。（2）準備會議文書的部門和人員。96、做好會議的記錄工作：（ 1）為會議記錄做好準備工作。（ 2）會議記錄的內(nèi)容：會議描述、會議議題、會議具體發(fā)言內(nèi)容與決議、會議上的臨時動議。（3）會議記錄的方法：會議記錄的重

29、點應為主要討論的觀點、決議、決定、修正案 等內(nèi)容。當時漏記，做出記號，對照錄音修改。記下任何有意見或建議的人名。97、做好會議的后勤保障服務工作：（ 1）食宿服務。（ 2）車輛服務。（ 3）娛 樂服務。（ 4）醫(yī)療衛(wèi)生服務。（ 5）照相服務。98、介紹信的保管：介紹信是用來介紹被派遣人員的姓名、年齡、身份和接洽事 宜等情況的專用書信。正式介紹信通常為專門印制并有編號，如聯(lián)系一般事務， 有時也可以單位信箋代替。99、值班是指一個組織有相關的專門人員（即值班員）或由有關人員輪流交替堅 守崗位，負責處理組織一些臨時性的綜合事務或?qū)ｍ椥缘奶囟ㄊ聞铡?00、值班工作的任務與要求：（ 1）堅守值班崗位。（

30、 2）認真處理事務。（ 3） 做好值班記錄。（ 4）熱情接待來人。（ 5）加強安全保衛(wèi)。（ 6）應付突發(fā)事件。101、上司臨時交辦事項的范圍包括在辦文、辦會、辦事、信息、調(diào)研等工作中 的臨時性事項。上司臨時交辦事項的特點：廣泛性、臨時性、事務性、緊迫性。1）認真積極，耐心細致。（ 2）堅持原則，102、辦理上司臨時交辦事項的原則 : 靈活變。（ 3） 節(jié)約時間，確?？冃?。1）臨時性的會議通知。（ 2）臨時受托4）臨時受托辦理上級考察事宜。（ 5）向103、上司臨時交辦事項的主要內(nèi)容：（ 催辦。（ 3）受委托做好接待工作。（ 有關單位人員轉(zhuǎn)告領導的指示等。、旅行內(nèi)容、104、旅行計劃需考慮的幾個

31、方面：地點、時間、交通工具、住宿 資料、物品攜帶 、工作時間表、制作總表、備注。105、在上司旅行期間，辦公室人員在工作中要注意以下事項：（1）做到上司在與不在一個樣，注意不能疏忽大意。（ 2）把上司的電話及來訪者的確切情況記 錄下來，上司回來后及時傳達。（ 3）預約的情況，等上司回來落實后，再與對 方聯(lián)系、確定。（ 4）上司旅行期間，要服從代理上司的安排指示。（5）在上司旅行期間，若發(fā)生緊急事情，應馬上與上司聯(lián)系。106、零用現(xiàn)金的管理要求： 辦公室人員應該嚴格遵守辦公程序和財務制度，（1）不應自己或協(xié)助他人建立辦公室的“小金庫”。（2）辦公室人員應按照組織要求保持一定金額的零用現(xiàn)金，金額不

32、得隨意增減。（3）零用現(xiàn)金借支應符合國家有關財務政策，并按照組織規(guī)定的程序進行相關手續(xù)的辦理。（4）辦公室人員保管備用金應符合組織規(guī)定的作業(yè)程序，詳細記錄辦公室開支的明細賬，以備 查驗和賬目管理。107、零用現(xiàn)金管理一般程序：（ 1）建立零用現(xiàn)金賬簿。（ 2）領取人填寫 “零 用現(xiàn)金憑單”。（ 3）核對憑單，有授權人簽字方可。（ 4）核對領取人提交的發(fā) 票與憑單是否一致。（ 5）支出須在賬簿上記錄。（ 6）支出達到一定數(shù)額或發(fā)放 周期，到財務部門報銷并將現(xiàn)金返回零用現(xiàn)金箱周轉(zhuǎn)。108、秘密有兩層含義：第一層是指 “有所隱蔽，不為人知 ”。第二層是指 “隱 蔽不為人知的事情或事物”。書中的“秘密

33、”一詞是第一層含義。109、保密指人們對不應讓外界知悉的秘密加以保守或保護，使其在一定的時間 和范圍內(nèi)不外泄的行為?！氨Ｊ亍?，是讓所保守的秘密不泄不丟；“保護”是讓 所保護的秘密不受侵害。110、保密工作，是指從國家和社會集團以及個人的安全和利益出發(fā)，將秘密控 制在一定的范圍和時間內(nèi)，防止泄露或被非法竊取利用而采取的一切必要的防范 措施與手段。111、秘密的類型：（ 1）按層次劃分：國家秘密、組織秘密、個人秘密。（2）按內(nèi)容劃分：政治秘密、軍事秘密、涉外秘密、經(jīng)濟秘密、科技秘密、其他秘密。（3）按表現(xiàn)形式劃分：有形秘密、無形秘密。112、國家秘密的密級劃分、保密期限和秘密標志；（1）國家秘密的

34、等級，簡稱密級。密級的劃分，是依據(jù)國家秘密事物一旦泄露后，對國家的安全和利益損害 的程度來確定的。（ 2）國家秘密的保密期限。（ 3）國家秘密的標志。（ 4）國 家秘密的密級和保密期限的變更。113、保密范圍：（ 1）國家秘密范圍 :國家事務的重大決策中的秘密事項、國防 建設和武裝力量活動中的秘密事項等。 組織秘密范圍 : 商業(yè)秘密、（ 2）科技秘密、 公文秘密、會議秘密、信訪秘密、通信秘密、領導秘密等。114、保密的特點：封閉性、利益性、相對性。115、保密的意義：（ 1）保密工作關系到國家命運。（ 2）保密工作關系到國家 聲譽。（ 3）保密工作關系到社會的安定。（ 4）保密工作關系到經(jīng)濟發(fā)展。（ 5） 保密工作關系到領導者的安全。116、保密工作的原則：預防為主、突出重點、內(nèi)外有別。117、收文保密：簽收 “密件 ”要嚴格履行簽收手續(xù)。按 “密件”的不同密級和 緩急程度在“密件”上標明“發(fā)授范圍”和“閱讀級限”。118、閱文保密：（ 1）秘密文件應由機要人員或制定的人員統(tǒng)一掌握。（2）確定秘密文件的閱知范圍。（ 3）規(guī)定秘密文件的借閱地點。119、傳遞保密：（ 1）文件的傳遞應履行登記手續(xù)。（ 2）傳遞秘密文件，應由 秘書科機要部門人員遞送。（ 3）機要通信人員外出遞送