任務一采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制和控制測試匯總

1、審計實務 -項目二財務報表審計子項目二采購與付款循環(huán)審計任務一 采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制和控制測試任務描述采購與付款是企業(yè)經(jīng)營活動的重要環(huán)節(jié)。被審計單位應設計健全有效的內(nèi)部控制制度，強化采購與付款循環(huán)的管理與控制，確保企業(yè)各項經(jīng)營活動的正常運行。被審計單位采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制設計的是否合理，并得到有效運行，將直接影響審計人員實施實質(zhì)性程序的性質(zhì)、時間和范圍。在審計實施過程中，注冊會計師應在了解被審計單位及其環(huán)境的基礎(chǔ)上， 對采購與循環(huán)內(nèi)部控制是否得到一貫執(zhí)行進行測試，以便于確定實質(zhì)性程序的性質(zhì)、時間和范圍。其具體任務有：了解采購與付款循環(huán)特點；掌握銷售與收款循環(huán)控制測試程序以及控制測試的描述方

2、法。任務分析通過對被審計單位重要交易類別和交易流程的了解、檢查被審計單位相關(guān)控制手冊和其他書面材料，詢問各部門的相關(guān)人員，觀察業(yè)務操作流程，確認被審計單位應在哪些環(huán)節(jié)設置控制以及可能發(fā)生的錯報環(huán)節(jié)，并以文字表述、調(diào)查表或流程圖的方式進行描述、測試和評價其內(nèi)部控制是否存在或可信賴，如存在并可以信賴就進行控制測試，否則只執(zhí)行實質(zhì)性程序。任務實施子任務一采購與收款循環(huán)內(nèi)部控制任務引例長虹會計師事務所接受委托，對中興公司2011 年度的財務報表進行審計，注冊會計師張信負責該循環(huán)審計。張信在獲取的中興公司內(nèi)部控制手冊中，審閱了材料采購與付款循環(huán)相關(guān)的內(nèi)部控制制度，表述如下：1、首先由倉庫根據(jù)庫存和生產(chǎn)需

3、要提出材料采購業(yè)務申請，填寫請購單，請購單交供銷科批復。2、供銷科根據(jù)前制定的采購計劃，對請購單進行審批。如符合計劃，便組織采購；否則請示公司總經(jīng)理批準。3、決定采購的材料，由供銷科填寫一式二聯(lián)的訂購單，其中一聯(lián)供銷科留存；另一聯(lián)由采購交供銷單位。采購員憑訂購單與供貨單位簽訂供貨合同。4、 供貨合同的正本留供銷科并與訂購單核對；供貨合同的副本分別轉(zhuǎn)交倉庫和財務科，以備查。5、采購來的材料運抵倉庫，由倉庫保管員驗收入庫。驗收時，將運抵的材料與采購合同副本，供貨單位發(fā)來的發(fā)運單相互核對。然后填寫一式三份的驗收單，一聯(lián)倉庫留存，作為登記材料明細帳的依據(jù)；一聯(lián)送供銷科；一聯(lián)送財務科。6、供銷科收到驗收

4、單后，將驗收單與采購合同的副本、供貨單位發(fā)來的發(fā)票，與結(jié)算憑證核對，以確定此采購業(yè)務的完成情況。7、財務科接到驗收單后，有主管材料核算的會計，將驗收單與采購合同副本、供貨單位發(fā)來的發(fā)票和結(jié)算憑證核對，作為是否支付貨款的依據(jù)。8、應支付的款項，由會計開出付款憑證，交出納人員辦理付款手續(xù)。9、出納人員付款后，在進貨發(fā)票蓋章“付訖”章，再轉(zhuǎn)交會計記帳。10、財務科的材料明細帳，定期與倉庫的材料明細帳核對。請問：注冊會計師張信應如何評價中興公司的內(nèi)部控制制度？一、知識認知（一）采購與付款循環(huán)的特點1、采購與付款循環(huán)的主要業(yè)務活動采購與付款循環(huán)是指企業(yè)從外部采購貨物并支付款項的過程，其主要業(yè)務活動見圖4

5、-1。圖 4-1 采購與付款循環(huán)業(yè)務活動流程（ 1）請購企業(yè)采購貨物，先提出請購申請，并填寫請購單，送交采購部門。一般存貨的請購單由倉庫填寫，未列入存貨清單的貨物則由其他部門填寫，并直接交給采購部門。請購單必須由申請購部門的負責人審批。對固定資產(chǎn)等資本支出和其他超常規(guī)購買，需要特殊授權(quán)，由指定人員提出請購。（ 2）采購采購部門收到請購單，根據(jù)批準的請購單編制訂購單。每次訂貨，應選擇最佳的供貨源。訂購單應連續(xù)編號，并經(jīng)授權(quán)的采購人員簽字。訂購單編制完畢后，有獨立的人員檢查后分送給請購部門、驗收部門、倉儲部門和付款憑單編制部門。訂購單的傳遞程序見圖4-2。圖 4-2 訂購單傳遞流程（ 3）驗收驗收

6、部門收到采購的貨物后，應核對所驗收的商品與訂購單上是否相符，在核對相符的基礎(chǔ)上驗收。驗收后應根據(jù)已收貨的訂購單制一式多聯(lián)、預先編號的驗收單，作為驗收和檢驗貨物的依據(jù)。貨物驗收后，要獨立檢查驗收單的正確性。驗收完畢后，需做兩項工作，一是把貨物移交給倉儲部門或其他請購部門二是把驗收單送至付款憑單編制部門。（ 4）倉儲倉儲部門在對收到貨物進行檢查后簽收，以明確其管理責任，限制未經(jīng)授權(quán)的人接近，并確保存貨的安全完整。（ 5）付款憑單在記錄采購交易前，應付憑單部門應編制付款憑單。付款憑單應事先編號，其填列的內(nèi)容（品名、數(shù)量、單價、廠商、到貨時間）應于請購單、訂購單、驗收單一致。付款憑單經(jīng)授權(quán)的人簽字后作

7、為記錄采購交易的依據(jù)。應獨立檢查付款憑單計算的正確性。6）確認與記錄負債正確確認已驗收商品的債務，準確及時地記錄負債。在手工系統(tǒng)下，負責獨立檢查的人員應核查收到的資產(chǎn)，并在收到賣方發(fā)票時與請購單、訂購單、驗收單核對，核對無誤后，將批準的未付款憑單送會計部門，據(jù)以編制記賬憑證，記錄應付賬款等明細賬。（ 7）付款與記錄賬簿通常是由應付憑單部門負責確定未付憑單在到期日付款。授權(quán)審批后方可付款。付款時付款后會計人員及時編制付款憑應核對有關(guān)憑單，并根據(jù)付款條件，向供貨單位支付貨款。證，登記銀行存款等相關(guān)的賬戶。2、采購與付款循環(huán)涉及的主要憑證和會計記錄，見表4-1。表 4-1采購與付款循環(huán)涉及的主要憑證

8、和會計記錄主要業(yè)務活動涉及的憑證及記錄相關(guān)的主要部門1. 請購商品（或勞務）請購單倉庫、資產(chǎn)使用部門2. 編制訂購單訂購單、已經(jīng)批準的請購單采購部門3. 驗收商品驗收單、訂購單驗收部門4. 儲存已驗收的存貨驗收單倉庫5. 編制付款憑單付款憑單、請購單、訂購單、驗收單和賣方發(fā)票應付憑單部門6. 確認與記錄負債賣方發(fā)票及相關(guān)憑證、應付憑單登記簿、轉(zhuǎn)賬憑 證、付款憑證、應付賬款明細賬會計部門7. 付款付款憑單登記簿、支票、賣方月末對賬單會計部門8. 記錄現(xiàn)金、銀行存款支出付款憑證、庫存現(xiàn)金和銀行存款日記賬、應付賬 款明細賬會計部門1、采購與付款循環(huán)的關(guān)鍵控制（ 1 ）職責分工企業(yè)應當建立采購與付款業(yè)

9、務的崗位責任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責和權(quán)限，確保該循環(huán)業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。企業(yè)不得由同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務的全過程。企業(yè)采購與付款業(yè)務的不相容崗位至少包括：請購與審批詢價與確定供應商采購合同的簽訂與審核采購與驗收采購、驗收與相關(guān)會計記錄付款的申請、審批與執(zhí)行（ 2）授權(quán)審批企業(yè)應當建立采購與付款業(yè)務的授權(quán)制度和審核制度明確審批人對采購與付款業(yè)務的授權(quán)批準權(quán)限、程序、責任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人員的職責權(quán)限和工作要求。授權(quán)批準的控制至少包括：所有的購貨都是根據(jù)經(jīng)批準的請購單進行。購貨按正確的級別批準。購貨價格要經(jīng)過批準。付款應經(jīng)過有關(guān)部門授權(quán)批準。（ 3）會計系

10、統(tǒng)控制企業(yè)應按照相關(guān)財經(jīng)法規(guī)辦理采購與付款業(yè)務。會計系統(tǒng)控制至少包括：采購業(yè)務應具備請購單、訂購單、驗收單和購貨發(fā)票，并作為付款憑單的附件，訂購單、驗收單、付款憑單等憑證應事先順序編號，由經(jīng)辦人員簽章；及時填制、審核和傳遞原始憑證。企業(yè)應建立預付賬款和定金授權(quán)制度，加強對預算資金的管理和控制。加強應付賬款和應付票據(jù)的管理，有專人負責購貨折扣的的管理。健全的存貨、應付賬款等賬簿記錄。定期將應付賬款等賬戶的明細賬和總賬進行核對。應建立退貨管理制度，及時收回退貨貨款。如果應用會計系統(tǒng)信息技術(shù)，應檢查數(shù)據(jù)計算的準確性，審核賬戶和試算平衡表，設置輸入和數(shù)字序號的自動檢查，以及對例外報告進行人工干預等。（

11、 4）獨立檢查企業(yè)應建立對采購與付款內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查人員的職責權(quán)限，定期或不定期的檢查。檢查控制至少包括：獨立檢查在采購與付款業(yè)務中是否存在不相容職務混崗現(xiàn)象。獨立檢查授權(quán)批準制度的執(zhí)行情況，檢查大宗貨物采購與付款業(yè)務的授權(quán)批準手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批的情況。獨立檢查未付款憑單與請購單、訂貨單、驗收單、購貨發(fā)票中的購貨品名、數(shù)量、單價、金額及供貨單位等是否相符。獨立檢查憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全，在使用、保管過程有無漏洞。獨立檢查應付賬款和預付賬款支付的正確性、時效性和合法性。獨立檢查已授權(quán)簽發(fā)的結(jié)算憑證總額與所處理的付款憑單總額是否一致。獨立檢查

12、日記賬與應付賬款日記賬的金額是否一致定期與供應商核對有關(guān)記錄。2、采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制描述注冊會計師在了解采購與付款內(nèi)部控制設計和運行時，可采用恰當?shù)姆椒ㄟM行描述。下面采用調(diào)查表法和流程圖法描述內(nèi)部控制，見表4-2，圖4-3。表 4-2采購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制調(diào)查表調(diào)查結(jié)果調(diào)查問題是否不適用備注較輕較重一、控制環(huán)境1是否有采購與付款的內(nèi)部控制手冊？2是否存在不相容崗位混崗現(xiàn)象？3貨物的采購、訂購、驗收、儲存、付款、未付憑單編制等部門是否獨立于會計部門？4 驗收報告是否傳遞到請購部門、倉儲部門、付款等部門？二、真實性目標1請購單、訂購單、驗收單和購貨發(fā)票是否一應俱全，并附在付款憑單后？2在記錄

13、業(yè)務之前是否把付款憑單與請購單、訂購單、驗收單、購貨發(fā)票核對？三、完整性目標1所有的訂購單是否連續(xù)編號？2所有的驗收單是否連續(xù)編號？3所有的購貨發(fā)票是否連續(xù)編號？4所有的付款憑單是否連續(xù)編號？四、授權(quán)目標1所有的采購業(yè)務是否都經(jīng)過批準？2采購審批是否符合授權(quán)級別？3采購價格是否經(jīng)過批準？4付款是否經(jīng)過批準？五、正確性目標1采購質(zhì)量和數(shù)量是否由驗收部門的獨立人員核對？ 2付款部門是否把購貨發(fā)票與訂購單、驗收報告中的數(shù)量、 價格和條件相核對？3是否定期核對總賬和明細賬？ 4是否定期與客戶對賬？ 六、分類目標 采購與付款業(yè)務的記錄是否采用恰當?shù)臅嬁颇?？七、及時性1采購與付款憑單是否及時傳遞？2采購

14、與付款業(yè)務是否及時入賬？ 八、過賬與匯總目標1采購業(yè)務是否正確地計入日記賬或明細賬和總賬？ 2日記賬、明細賬與總賬是否按規(guī)定核對？結(jié)論： 1. 經(jīng)內(nèi)控問卷和簡易測試后，認為采購與付款內(nèi)控可信賴程度為：高（）中（）低（ ）2. 該循環(huán)是否需進一步作符合性測試：是（）否（）二、 職業(yè)判斷與實務操作針對上述任務引例“注冊會計師張信是否有必要實施材料采購業(yè)務的控制測試？”分析如下：1、案例中，中興公司的供銷科負責制定采購計劃、審批請購單、組織采購，不符合內(nèi)控要求。采購計劃的制定、授權(quán)審批及執(zhí)行屬于不相容的崗位，應由不同的部門辦理。2、案例中，中興公司對編制的訂購單和驗收單等憑單未事先編號。3、在材料采

15、購時，雖要求按計劃執(zhí)行，但缺乏相應的監(jiān)督檢查。4、對采購中發(fā)生的未付款項如何管理和控制未作明確的規(guī)定。5、本例中，采購員直接與供貨單位簽訂合同不符合控制要求。審計結(jié)論：中興公司在采購計劃制定、授權(quán)審批和執(zhí)行控制制度設計中存在一定的缺陷，該公司在材料訂購、審批及執(zhí)行中存在混崗現(xiàn)象；缺乏對未付憑單和應付賬款的控制管理措施；缺乏對訂購單、驗收單等憑單事先編號的要求；未明確獨立檢查控制要求。審計建議：1、采購業(yè)務的審批，應由生產(chǎn)計劃科負責，供銷科只負責材料的采購業(yè)務。2、“請購單”的處理程序：（1）倉庫填寫“請購單”后，交生產(chǎn)計劃科審批。（2）生產(chǎn)計劃科審批后，一聯(lián)留存，一聯(lián)退回倉庫備查，一聯(lián)交供銷科

16、辦理定貨和采購手續(xù)。（3）如審批的“請購單”的內(nèi)容與原定采購計劃不一致，須經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導特別授權(quán)審查批準。3、可增加一份采購合同副本轉(zhuǎn)給生產(chǎn)計劃科，以便與批準的“請購單”相核對。4、所有訂購單、驗收單、未付憑單應事先編號，對取得的購貨發(fā)票也應順序編號。4、設置未付憑單管理部門，加強對未付款項及應付賬款的管理。5、建立應付賬款與賣方對賬制度和獨立檢查制度。6、采購與合同簽訂和議價應有不同人員擔任，即職責分離。子任務二采購與付款循環(huán)控制測試任務引例鑒于中興公司現(xiàn)有內(nèi)部控制制度，為了解其執(zhí)行情況，注冊會計師張信應執(zhí)行哪些控制測試程序，以便確定實質(zhì)性程序的性質(zhì)、時間和范圍？一、知識認知（一）初步評價和

17、風險評估1、注冊會計師首先對被審計單位采購與付款重要交易活動和交易流程進行了解，確定被審計單位在那些環(huán)節(jié)設計了控制，評價其設計的合理性。2、通過穿行測試，評價容易發(fā)生錯報的環(huán)節(jié)是否得到了有效控制，且內(nèi)部控制制度得到一貫執(zhí)行，從而判斷內(nèi)部控制的可信賴程度，再結(jié)合對被審計單位其他情況的了解，初步評估重大錯報風險。3、如果了解被審計單位內(nèi)部控制不存在或不值得信賴，注冊會計師可考慮不進行控制測試，只實施實質(zhì)性程序。（二）控制測試在初步評估風險控制的基礎(chǔ)上，對擬信賴的內(nèi)部控制實施控制測試，證實采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制運行是否有效，并得到一貫執(zhí)行，從而評價采購與付款內(nèi)部控制的強弱。1、采購與付款循環(huán)的控制測

18、試（ 1 ）抽取購貨合同與付款憑單進行核對，檢查付款憑單后是否附有請購單、訂購單、 驗收單、入庫單、購貨發(fā)票等憑單，核對所記載的貨物名稱、規(guī)格、型號、請購量、單價、金額是否相符；（ 2）抽取請購單、應付憑單等憑單，檢查是否有授權(quán)批準和注銷憑單的標記。（ 3）抽取訂購單、驗收單和購貨發(fā)票，檢查是否連續(xù)編號。（ 4）抽取請購單、應付憑單等，檢查是否標有授權(quán)批準采購數(shù)量、采購價格和折扣的標記。（ 5）抽取應付憑單，檢查應付憑單是否經(jīng)主管人員授權(quán)。（ 6）抽取與購貨合同有關(guān)的發(fā)票、驗收報告、入庫單、付款結(jié)算憑證、記賬憑證，并追查至相關(guān)的明細賬和總賬。檢查是否依據(jù)款項支付憑證及時入賬，金額是否正確，貨款

19、支出與記賬的職責是否分離。（ 8）檢查是否實行費用預算控制，是否明確款項支付權(quán)限；（ 9）抽取各種憑單檢查是否標有獨立檢查的標記。2、固定資產(chǎn)和在建工程內(nèi)部控制的控制測試：（ 1）檢查固定資產(chǎn)的預算控制制度是否經(jīng)過授權(quán)。如固定資產(chǎn)增減均能處于良好的經(jīng)批準的預算控制中，注冊會計師可適當減少針對固定資產(chǎn)增加或減少實施的實質(zhì)性程序的樣本量（ 2）檢查授權(quán)批準制度、賬簿記錄制度、職責分離制度、區(qū)分資本性支出和收益性支出制度、固定資產(chǎn)處置及定期盤點制度是否得到一貫執(zhí)行。（ 2）抽查在建工程中付款是否均具有相應發(fā)票或其他原始憑證；（ 3）抽查已完工在建工程轉(zhuǎn)入的固定資產(chǎn)是否辦理竣工驗收和移交使用手續(xù)；（ 4）抽查固定資產(chǎn)的折舊方法和折舊率是否符合規(guī)定，前后期是否一致；（ 5）抽查固定資產(chǎn)的毀損、報廢、清理是否經(jīng)過技術(shù)鑒定；（三）重新評估錯報風險根據(jù)控制測試結(jié)果，重新評估重大錯報風險水平，并根據(jù)修正后的錯報風險水平，確定進一步實施實質(zhì)性程序的性質(zhì)