發(fā)送電子郵件的注意事項

1、關(guān)于主題主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主 題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩 急，分別處理。1一定不要空白標題，這是最失禮的。2標題要簡短，不宜冗長，不要讓 outlook 用, 才能顯示完你的標題。3.最好寫上來自 * 公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以 不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。4. 標題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”。也不要用胡亂無實際內(nèi)容的主題，例如：嘿！ ”或是“收著！ ”5一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日 后整理

2、6可適當用使用大寫字母或特殊字符（如 “ *!等”）來突出標題，引起收件 人注意，但應適度，特別是不要隨便就用 “緊急 ”之類的字眼。7.回復對方郵件時，應當根據(jù)回復內(nèi)容需要更改標題，不要RE大串。8、最最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢 查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又 慎。關(guān)于稱呼與問候1恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件 是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、 ALL。如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“經(jīng)理”；如果不清楚職務，則應按通常的“

3、先生”、“X、姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“ Dearxxx”顯得很熟絡(luò)。關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。2. Email開頭結(jié)尾最好要有問候語最簡單的開頭寫一個“HI”中文的寫個”你好”或者 您好”開頭問候語是稱 呼換行空兩格寫。結(jié)尾常見的寫個BestRegards中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了， 若是尊長應使用 “此致敬禮 ”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格 式， “?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而 “順利”和“敬禮”為再 換行頂格寫。俗話說得好， “

4、禮多人不怪 ”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方 不妥，對方也能平靜的看待正文1.Email 正文要簡明扼要，行文 xx不可沒頭有些聯(lián)系若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企 業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵 件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。 沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多， 方式之類與正文無關(guān)的信息應在簽名檔中表明。正文應只作Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多, 摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，

5、準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人 晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐 僧。2.注意 Email 的論述語氣根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。 件門”就是深刻的教訓！3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復雜，最好1 、 2、3、4 的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長， 沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。4.一次郵件交待完整信息最好在一次郵件

6、中把相關(guān)信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么 “補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文Email,注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否 有錯誤。6. 合理提示重要信息不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些 信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對于很多帶有技術(shù)介紹

7、或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。8.不要動不動使用 :）之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻BusinessEmail不是你的情書，所以：）之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合， 比如現(xiàn)在 ：）附件1. 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件2. 附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人 下載后管理3.正文中應對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時4. 附件數(shù)目不宜超過 4 個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式

8、，以免影響使用6. 如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發(fā)送,語言的選擇和漢字編碼1. 只在必要的時候才使用英文郵件英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件 人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華 人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū) 可能顯示成為亂碼天書。2. 尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。3. 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文 表達水平或

9、收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的 解決。4.選擇便于閱度的字號和字體中文老實點用宋體或新宋體，英文就用 Verdana或Arial字型，字號用五號 或 10 號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。不要為突出內(nèi)容而將字號設(shè)置過大，拉滾動條是很麻煩的事情；也不要過 小，費神又傷眼睛。結(jié)尾簽名每封郵件在結(jié)尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。1. 簽名信息不宜過多電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公

10、司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4 行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司 的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。2. 不要只用一個簽名檔對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在 OUTLOOK設(shè)置多個簽名檔, 靈活調(diào)用。3. 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂 碼。字號一般應選擇比正文字體小一些?；貜图记?.及時回復 Email收到他人的重要電子郵件后，即

11、刻回復對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復時間是 2 小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵 件。對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過 24 小時。如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說 ”收到了， 我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復，云云 ”。不要讓對方苦苦等待，記 住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。如果你正在出差或休假，應該設(shè)定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響 工作。2.進行針對性回復當回件答復問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。 不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進

12、行必要的闡述，讓對方一次性理解，避 免再反復交流，浪費資源。3.回復不得少于 10 個字對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復 “是的”、“對”、“謝謝”、“已知道 ”等 字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠 10 個字，顯示出你的尊重。4. 不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過 3 次，這只能說明交流不暢，說 不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時 并不是最好的交流方式。對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越RE越高,這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結(jié)果進 行小結(jié),刪減瘦身,突出有

13、用信息。5.要區(qū)分Reply和ReplyAII （區(qū)分單獨回復和回復全體）如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應，應該replayall,讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情。如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單 獨溝通，不要當著所有人的面，不停的 RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論 好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。點擊“回復全部 ”前，要三思而行！6.主動控制郵件的來往為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在 文末添上以下語句：“全部辦妥 ”、 “無需行動 ”、“僅供參考,無需回復 ”。正確使用發(fā)送,抄送, 密送要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）1. To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響 應。2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應, 當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。3. 而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了 BCC的人了的。這個可能用 在非常規(guī)場合。4. TO, CC中的各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列