悄悄話信箱(意見箱)管理辦法

1、文件名稱悄悄話信箱管理辦法文件編號(hào)制定日期2014/1/15生效日期2014/1/15文件版本1.目的：為完善公司建議管理體系，規(guī)范意見管理工作，以“悄悄話”的形式及時(shí)聆聽 員工心聲，合理緩解員工在工作中產(chǎn)生的情緒壓力，以營造開放式的管理氛圍，及 時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題、給員工以正確的疏導(dǎo)，促進(jìn)生效效率和工作品質(zhì)的提高，增強(qiáng) 企業(yè)凝聚力，特制訂本辦法。2. 名詞解釋悄悄話是指問題反映、員工抱怨或投訴、對(duì)公司或部門存在的問題的看法以及 員工真誠的建議等。3. 意見的反饋渠道公司員工反映問題、抱怨或投訴的渠道是公司悄悄話信箱等公司級(jí)溝通渠道。4. 意見的管理原則4.1悄悄話的受理應(yīng)遵循公正的原則。 依據(jù)

2、規(guī)章制度和政策，根據(jù)客觀實(shí)際分析 問題、合理處理。4.2傾訴心聲時(shí)，應(yīng)真實(shí)地反映事實(shí)。不得利用悄悄話信箱進(jìn)行辱罵、恐嚇、造謠等進(jìn)行人身攻擊的不文明行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予嚴(yán)肅處理。4.3提倡員工傾訴悄悄話時(shí)使用 真實(shí)姓名，以便盡快調(diào)查、解決問題。4.4問題反映、投訴涉及的人員，應(yīng)客觀對(duì)待投訴和反映，有則改之，無則嘉勉。4.5處理員工意見要遵循解決問題與思想疏導(dǎo)、教育相結(jié)合的原則。4.6意見處理遵循分級(jí)負(fù)責(zé)，歸口處理的原則。4.7保密原則：悄悄話處理人員要遵守保密紀(jì)律，不擴(kuò)散員工反映的情況和問題,不將待定的處理情況向投訴者或被反映人泄露。不宜公開的材料，不能隨意泄露、 擴(kuò)散。4.8及時(shí)原則：解決問題和

3、投訴 一般不超過3個(gè)工作日并須及時(shí)給反映、投訴人 員以回復(fù)（含通知形式）。4.9禁止對(duì)意見提報(bào)人有打擊、報(bào)復(fù)、恐嚇、威脅等不良行為，一經(jīng)查實(shí)，嚴(yán)肅處分。5. 意見管理5.1各級(jí)職責(zé)：5.1.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)重要意見或重大投訴（涉及部門級(jí)以上干部或涉及經(jīng)濟(jì)問題數(shù)額較大的）的處理。5.1.2行政部悄悄話信箱的日常維護(hù)管理：包括收集整理意見、留言；將相關(guān)意見反饋給各負(fù)責(zé)部門；督促部門及時(shí)回復(fù)及解決、并將結(jié)果匯報(bào)給總經(jīng)理；每月匯 總總結(jié)、分析意見及解決情況，并存檔備查。5.2悄悄話信箱的設(shè)置5.2.1書面悄悄話信箱：公司行政辦公樓一樓及中控室。522電子郵件悄悄話信箱：-5.2.3電話意見熱線:5.3 一

4、般意見的處理流程:5.3.1悄悄話信箱管理人員負(fù)責(zé)定期（每周）開啟悄悄話信箱，并根據(jù)接收到的意見留言涉及面、重要程度、所屬業(yè)務(wù)范業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)圍等內(nèi)容轉(zhuǎn)給相關(guān)人處理。532對(duì)于涉及具體員工的投訴或意見反映，悄悄話信箱管理人員須將其交由被反映人的上級(jí)處理。533各業(yè)務(wù)相關(guān)負(fù)責(zé)人收到意見后，須及時(shí)調(diào)查情況、并于3個(gè)工作日內(nèi)給問題反映人答復(fù)；回復(fù)形式可以信件、電話、面談、發(fā)郵件等方式反饋，必要時(shí)可全 公司公開回復(fù)。534意見處理人員須按規(guī)定填寫反饋意見；悄悄話信箱管理人員記錄意見處理情況于意見處理登記表并存檔備查。5.3.5對(duì)于沒有署名或回復(fù)式的留言，只做問題反映，根據(jù)具體實(shí)際情況可不給予具體處理。536針對(duì)合理化建議，公司采納后給予獎(jiǎng)勵(lì)，全廠通知、倡議、弘