公司測繪成果及資料檔案管理制度

1、公司測繪成果及資料檔案管理 制度測繪成果及資料檔案管理制度一、目的、依據(jù)為規(guī)范測繪成果及資料檔案的管理，確保測 繪成果、資料檔案的安全，促進測繪成果的廣泛 應(yīng)用和檔案信息化建設(shè)，根據(jù)中華人民共和國 檔案法、中華人民共和國測繪成果管理條例 制定本制度。二、適用范圍對測繪成果及資料檔案的管理適用于本管理 制度。三、職責測繪成果檔案資料的管理，實行公司領(lǐng)導分 級負責制，由單位分管領(lǐng)導負責，測繪成果檔案 資料管公司測繪成果及資料檔案管理制度理的部門（檔案館、檔案室、檔案部、辦 公室等）具體負責實施，并指定專人負責檔案管 理工作。四、基本規(guī)定（一）業(yè)務(wù)規(guī)定1 1、測繪成果及資料檔案必須按要求歸檔；歸 檔

2、的資料應(yīng)當齊全、完整，分類整理立卷，案卷 標題簡明確切，案卷質(zhì)量符合國家有關(guān)規(guī)范、標 準。2 2、測繪成果及資料檔案應(yīng)當根據(jù)國家要求， 制定歸檔范圍及保管限期表。3 3、不得擅自改變檔案分類、組卷、編號方法。4 4、永久、長期保存的資料檔案禁止使用紅墨 水、純蘭墨水、圓珠筆、復寫紙書寫，只能用蘭 黑墨水、碳素墨水書寫，以利長期保存。5 5、測繪成果及資料檔案的接收、移交，必須 附有清單，嚴格清點和履行簽字手續(xù)。6 6、數(shù)據(jù)載體每年輪流抽取不少于 5 5 嗾取檢 查，發(fā)現(xiàn)問題及時更換載體或恢復搶救。7 7、接收的檔案必須及時整理、組卷、歸檔、入庫。當年接收的檔案必須當年完成歸檔工作。8 8 所有

3、檔案必須登記，詳細到文件級，盡量 用數(shù)據(jù)庫或電子表格進行登記。9 9、做好保密、防蟲、防霉、防盜工作，定期 檢查檔案保管狀況，對破損、變質(zhì)檔案資料及時 上報領(lǐng)導并提出處理意見。（二）檔案借閱規(guī)定1 1、建立測繪成果及資料檔案借閱利用登記制 度，借閱者均須填寫借閱登記表。2 2、對各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用,查閱人員要如實說明查檔的目的和內(nèi)容， 符 合查閱條件的辦理手續(xù)后，方可查閱，且只能在 檔案閱覽室查閱。 特殊情況需借出閱覽者， 須經(jīng) 主管領(lǐng)導批準。3 3、本單位工作人員借閱本人職能范圍內(nèi)的檔 案，辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱；借閱本人職 能范圍外的檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導或檔案管理部門 負責

4、人批準，方可借閱。4 4、如摘抄、拍照、復制所查檔案內(nèi)容，需經(jīng) 檔案管理人員同意，其中涉密內(nèi)容需抄錄、復制, 要經(jīng)主管領(lǐng)導批準，且只能在檔案閱覽室內(nèi)進行，利用者對涉密內(nèi)容要負責保密。5 5、借閱機密、絕密檔案材料，需經(jīng)保密責任 人簽署意見，單位主管領(lǐng)導批準。6 6、測繪成果及資料檔案利用者，對所借檔案 要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆散或損毀檔案， 不準拆卷、抽頁，不得在檔案原件上劃線、加注、 勾抹、涂改、圈劃、污損等，未經(jīng)許可，不得摘 抄或復制檔案，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。7 7、借閱國家密級測繪成果，不得擅自復制。 確因工作需要復制的，須經(jīng)國家密級測繪成果提 供部門批準，并按原密級進行管

5、理。8 8 借閱人員退還檔案時， 檔案管理人員要認 真清點檔案數(shù)量，檢查案卷有無損壞，文件是否 齊全等。9 9、利用人員應(yīng)將利用效果及時向檔案提供部 門反饋，為總結(jié)規(guī)律、擴大檔案宣傳積累素材， 以更好地提供利用。（三）庫房管理規(guī)定1 1、庫房是檔案資料保護和貯存的重要基地， 是提供利用測繪成果和檔案資料的重要場所，除 經(jīng)單位領(lǐng)導批準外，非檔案管理部門的工作人員 不得入內(nèi)。2 2、保管檔案必須有專用庫房， 并設(shè)專人負責 管理。庫房內(nèi)應(yīng)米取有效的防護措施，保證檔案 安全。3 3、檔案進出庫房，要建立嚴格的登記制度， 包括檔案收進入庫，庫存檔案調(diào)出室外及日常的 調(diào)閱、歸還。4 4、檔案庫房應(yīng)設(shè)有防盜

6、、防火、防潮、防塵、 防蟲、防鼠、防高溫、防強光等“八防”的設(shè)備 和措施。光盤或磁介質(zhì)檔案應(yīng)用防磁檔案柜存 放。5 5、對新接收入庫檔案要嚴格檢查，對有蟲蛀、 發(fā)霉及其它問題的檔案須經(jīng)科學處理后方可入 庫。6 6、檔案庫房內(nèi)應(yīng)當安置溫濕度計。環(huán)境的溫 濕度應(yīng)相對穩(wěn)定，庫房的溫度應(yīng)控制在 14-2414-24 C C 之間，相對濕度應(yīng)控制在 40-6040-60 %之間。7 7、庫房內(nèi)應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，不得堆放與檔 案無關(guān)的物品。8 8 嚴禁在庫房區(qū)范圍內(nèi)吸煙。9 9、每天下班前，應(yīng)關(guān)閉庫房門窗，切斷水、電源，確保檔案安全1010、定期打掃庫房衛(wèi)生，保持庫房與檔案的 清潔。（四）庫房防火規(guī)定1

7、1、宣傳貫徹上級有關(guān)安全防火的規(guī)章制度， 樹立防火意識。2 2、要經(jīng)常檢查庫房有無火災(zāi)隱患，發(fā)現(xiàn)問題 及時向領(lǐng)導報告，以便采取有效措施，防患于未 然。3 3、庫房周圍及內(nèi)部要杜絕火源跡象，嚴禁吸 煙。4 4、庫房內(nèi)必須依法配備消防器材和滅火裝 置，不準堆放易燃易爆物品。5 5、不準擅自安裝電器開關(guān)和其他電器設(shè)備， 嚴禁亂接、亂搭臨時線。6 6、定期檢查消防器材并定點放置，管理人員 要了解其性能并能熟練使用。7 7、每天下班前，管理人員要做一次責任片區(qū) 的安全檢查，切斷電源。（五）檔案工作人員要求1 1、 認真學習、貫徹檔案法，嚴格執(zhí)行檔案工作的規(guī)章制度，了解檔案工作方針，掌握 檔案管理工作的基

8、本技能。2 2、忠于職守，負責完成測繪成果及資料檔案 的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等各項具體工 作。3 3、積極開發(fā)檔案信息，編制各類檔案檢索工 具及參考資料，為生產(chǎn)、科研等各項工作服務(wù)。4 4、負責檔案借閱登記和利用效果收集工作。5 5、負責檔案庫房的管理，做好“八防”工作, 確保檔案的完整與安全。6 6、熟悉館藏，做好檔案利用工作，積極主動 熱情為用戶提供服務(wù)。7 7、積極參加各種檔案管理培訓活動，不斷提 高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和崗位工作質(zhì)量。8 8 加強團結(jié)協(xié)作，遵守工作紀律，嚴格執(zhí)行 各項工作制度。（六）檔案鑒定、銷毀工作規(guī)定1 1、建立健全檔案鑒定、 銷毀工作的組織機構(gòu)，由單位分管領(lǐng)導主持

9、，成立檔案鑒定工作小組， 其成員由有關(guān)部門人員組成。2 2、鑒定工作要根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定工作的 原則和標準，用全面、歷史、發(fā)展的觀點考查分 析檔案價值，確定保管期限，切忌隨意性。3 3、對鑒定結(jié)果要寫書面報告。需延長保管期 限的案卷，要在有關(guān)目錄及案卷備考表中注明。 對應(yīng)銷毀的檔案，要編制銷毀清冊一式兩份，報 分管領(lǐng)導批準后予以銷毀。4 4、對保管期滿但屬國家重大工程項目的測繪 檔案，要根據(jù)需要適當延長保管期限。5 5、應(yīng)銷毀的檔案不得改作它用或以廢紙出 售。6 6、銷毀國家密級圖紙或測繪成果，必須經(jīng)省 測繪行政管理部門批準。7 7、銷毀檔案要派兩人以上監(jiān)銷，并在指定地 點銷毀，防止檔案遺失和泄密。銷毀人、監(jiān)銷人、 批準人、 鑒定小組人員均應(yīng)在銷毀清冊上簽字，以示負責。& &鑒定報告、銷毀清冊及審批文件，應(yīng)存檔 保存。（七）檔案統(tǒng)計工作規(guī)定1 1、檔案統(tǒng)計包括檔案數(shù)量、 保管狀況、鑒定 情況、利用情況及檔案部門基本情況的統(tǒng)計，檔案部門要建立上述各種情 況的登記簿，定期進行統(tǒng)計分析。2 2、各類檔案的統(tǒng)計由分管的檔案人員負責統(tǒng) 計，檔案統(tǒng)計工作的匯總表，由單位分管領(lǐng)導指 定專人負責填報。3 3、要保證統(tǒng)