TS16949文件管理程序文件

1、文件管理程序1. 目的 對公司與質量、環(huán)境管理體系有關的文件進行控制，確保相關部門或崗位及時得到使 用有 有效版本的文件，防止誤用失效或作廢文件。2. 圍 適用于與質量、環(huán)境管理體系有關的文件的控制（包括外來文件） 。3. 職責3.1 總經(jīng)理負責質量、環(huán)境手冊的批準、發(fā)布。3.2 管理者代表負責文件發(fā)放圍及程序文件的批準。3.3 文控中心負責文件的歸口管理及組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審。3.4 各部門負責相關文件的編制、修改、使用和保管。4. 定義4.1 受控文件：在質量、環(huán)境管理體系運行過程中起溝通意圖、統(tǒng)一行動重要作用的信 息及其承載媒體， 對其編制、評審、批準、編號、發(fā)放、使用、更改、更

2、改狀態(tài)標識、 回收、作廢、處置等應進行控制。4.2 非受控文件： 指只具有參考性功能的， 作為資料性質的文件， 對其只進行發(fā)放登記， 不作更改等其他跟蹤控制。5. 工作程序5.1 文件的分類5.1.1 按文件的性質分類a）手冊（包括形成文件的方針和目標的聲明） ；b）ISO/TS16949 技術規(guī)與 ISO14001 要求形成文件的程序及公司為了確保其質 量、環(huán)境管理體系過程的有效策劃、運行和控制所形成的程序文件（包括質 量計劃）；c）公司為確保其過程有效策劃、運行和控制所形成的文件，包括作業(yè)指導書、 操作規(guī)程、圖樣、樣板、技術文件等 , 亦即公司的三階文件；d）實施質量、環(huán)境管理體系所形成的

3、文件要求的記錄的空白表單；即四階文件。e）外來文件（包括法律法規(guī)、標準及顧客提供的圖樣和技術文件、樣板等） 。5.1.2按文件載體分類a）紙性文件；b）非紙性文件。5.2 文件的編號/記錄的空白表單表碼5.2.1手冊和程序文件的編號（環(huán)境文件編號時不用部門代碼）XX - XX XX11k流水號*制定部門代碼«類別代碼5.2.2三階文件的編號（環(huán)境三階文件編號時不用部門代碼）XX - XX - XX*流水號制定部門代碼類別代碼5.2.3文件編號的說明a）類別代號的意義質量手冊類別代號為QM環(huán)境手冊類別代號為EM質量程序文件類別代號為QP環(huán)境程序文件類別代號為 EP質量三階文件類別代號為

4、 QI ;環(huán)境三階文件類別代號為 EI;質量記錄的空白表單的類別代號為 QE.;環(huán)境記錄的空白表單的類別代號為 EEo注：ROH管理手冊是對ROHS勺一個總要求，是環(huán)境管理體系的一部分，其編號為EI-b）流水號的意義質量手冊為01環(huán)境手冊為001程序文件的編號按程序文件所描述的要求在ISO/TS16949技術規(guī)、環(huán)境管理規(guī)中出現(xiàn)的先后順序流水，為0199;c）部門代碼三階文件按著使用部門及文件類別予以分類（1）部門代碼規(guī)定如下：總經(jīng)理室 GM業(yè)務部 SD PMC部 PMC 生產(chǎn)部 PD采購部 BD品管部一一QC工程部一一RD人事行政部一一HR文控中心一一DC項目部一一PM 財務部一一FD五金部

5、一一WJIT部IT(2) 三階文件編號應按制定部門及其在用文件發(fā)布的先后順序流水編號；(3) 記錄的空白表單表碼編排形單同三階文件編號類似。(d)版本/修改次數(shù)(1) 文件版本變更依AO,BO,CO,XO,YO,ZO執(zhí)行；但文件只是局部修改時，只對所 修改頁改變修改次數(shù)，如:AO改變?yōu)锳1.A2，若對文件進行大規(guī)模修改或修訂 多次則應換版，如有A/5變換B/O。(2) 記錄的空白表單有變動,則由A版直接變更為B版依次類推C版.X,Y,Z. 5.2.4相關CAR的編號原則(1) 客戶投訴/退貨處理CARS號原則為XXX-XXXX-XXI>當月此客戶客訴產(chǎn)生的流水號許客訴發(fā)生的年份及月份 H

6、客戶代碼(2) 供應商8D報告/糾正預防通知單編號原則XXX-XXXX-XX當月此供應商產(chǎn)生的投訴流水號 許投訴發(fā)生的年份及月份供應商代碼(3) 部質量體系糾正預防報告編碼原則 CAR-XX-XXU'審核發(fā)生的不符合項流水號不符合項職責部門代碼(4) 工程變更處理單編號原則 ECN-XXX-XXI> 變更日期+當日變更流水號客戶代碼（5）生產(chǎn)異常處理單/材料異常反應處理/物料報廢單等異常處理類報告編碼原則XX-XXX-XXXU1 生異常之流水號異常發(fā)生的年份及月份k發(fā)現(xiàn)/提岀異常部門代碼5.2.5技術文件和圖樣的編號由顧客要求轉化而來的圖樣及技術文件，編號按三階文件 編號規(guī)定執(zhí)行

7、。526外來文件的編號規(guī)定外來文件若有編號，則采用其原編號， 若無編號，則按三階文件的形式編號，但應 將QI改為QO5.3文件的編寫與審批5.3.1管理手冊由文控中心組織編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準。5.3.2程序文件由相關部門編寫，部門主管審核，管理者代表批準5.3.3其他文件分別由相關部門編寫，部門主管審批，重大項目由主管領導批準。5.3.4應確保文件的正確、清晰、協(xié)調、易于檢索和識別。注：具體的文件格單見三階文件文件編寫規(guī)5.4 文件的發(fā)放與使用5.4.1文件發(fā)放時應辦理登記手續(xù)，在“文件發(fā)放 /回收記錄表”上簽字領用，進行管 理。5.4.2公司發(fā)放的質量、環(huán)境管理體系文件為“受控文

8、件”，在文件的封面或適當?shù)奈?置蓋“受控文件”印章（技術文件、圖紙蓋專用受控章，具體見5.5章節(jié)），注明分發(fā)號。a ）向顧客提供的文件為非受控文件，蓋“僅供參考”章；5部門分發(fā)號備注部門分發(fā)號備注文控中心01原版文件及電腦文 件財務部13總經(jīng)理室02電腦文件分享計劃組09-1管理者代 表03電腦文件分享外發(fā)組09-2人事行政 部04材料倉09-3采購部05成品倉09-4品管部06CNC車間10-1工程部07精細彈簧10-2 :國業(yè)務部08-1加工車間10-3海外業(yè)務 部08-2重型彈簧10-4PMC部0926T車間10-51生產(chǎn)部10包裝組10-6項目部11TS車間10-7IT部12PE組10

9、-8五金部1471環(huán)境手質注：某部門不止領用一份文件，則其分發(fā)號為部門分發(fā)號后畫一短線， 其后按分發(fā)的份數(shù)用1, 2, 3表明所領取的文件份數(shù)及受控序列號543當因文件和資料被丟失、嚴重破損或其他情況(如提供給顧客、供應商、認證機 構等)而需申請領用時，由申請者填寫“文件和資料領用申請單”，經(jīng)其部門主管審 核及管理者代表批準后方可領用。因破損而重新領用的新文件和資料，分發(fā)號不變， 并收回相應舊文件和資料；丟失補發(fā)的文件應給予新的分發(fā)號，并注明己丟失的文件 和資料的分發(fā)號失效；文控中心作好相應發(fā)放簽收記錄。544提供給認證機構和供方的文件公司依部受控文件管理5.4.5對于需要在相關部門傳閱的文件

10、，文控中心在分發(fā)時就要附“文件已閱簽”發(fā)至 部門，要求部門將文件給相關人員進行傳閱，并簽名，“文件已閱簽”需在一個星期給回文控中心。5.4.6嚴禁私自復印受控文件，蓋有紅色“受控文件“章的文件為有效文件，影印本為 無效文件，一旦在使用區(qū)域發(fā)現(xiàn)無效文件，由文件管理部門收回銷毀5.4.7嚴禁私自將公司文件以任何形單帶出公司，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)則做出相應的責任追究。5.5文件的級別區(qū)分5.5.1文件等級區(qū)分詳細說明(1)三級文件是指一般性的公司已公開的技術性文件，例如：一般性彈簧尺寸圖紙、彈簧、五金生產(chǎn)制作標準等冊及程序文件的更改，由文控中心進行，填寫“文件發(fā)行 / 變更申請單”， 經(jīng)總經(jīng)理或管理 者代表批準

11、后實施。5.7.2 其他文件更改時，由相應主管填寫“文件發(fā)行 / 變更申請單”經(jīng)原審批人員審核 批準；若由其他人員審批，需得到審批所需的有關背景資料。5.7.3 文件更改時，應按規(guī)定做好記錄，更改后的原稿及相應的“文件發(fā)行/ 變更申請單”應交至文控中心保存，由文控中心按原發(fā)放清單進行發(fā)放，適用時收回 相應作廢文件，在“文件發(fā)放回收記錄表”上作相應記錄。5.7.4 文件更改的方式，如換版、換頁、局部修改等，在“文件發(fā)行/ 變更申請單”上注明。5.8 文件的保存及銷毀5.8.1 與管理體系有關的文件應分類存放在干燥、通風、安全的地方。5.8.2 各部門應指定專人負責文件的標識保存，以便存取和查閱。

12、5.8.3 文控中心負責編制并及時更新“文件最新狀況一覽表” ，以反應版本最新狀況。5.8.4 作廢文件由文件管理部門收集后，按規(guī)定統(tǒng)一銷毀，其原稿加蓋“逾期文件”章 并注明該文件的作廢時間，與有效受控文件隔離保存。5.8.5 若因特殊原因保存過時的文件，應辦理保留手續(xù)，在文件上加蓋“逾期文件”章 并注明該文件的作廢時間，單獨存放；不需保留的作廢文件，由該文件管理部門收集后統(tǒng)一銷毀。5.8.6 作廢文件的保存期限嚴格按照 ISO9001/TS16949/ISO14001 體系要求及相關法律 法規(guī)要求對不同類型的文件進行分類處置管理。5.9 外來文件的控制5.9.1 外來文件主要包括：與產(chǎn)品有關

13、的法律法規(guī)、與產(chǎn)品和過程有關的標準和規(guī)、來顧客或供方的標準、圖樣、驗收規(guī)則等。5.9.2 外來技術文件的控制a) 顧客提供的技術文件的控制 業(yè)務部收到顧客提供的關于樣板制作的技術文件后，應盡快將其傳遞至工程 部評審技術及工藝要求的可行性， 若可行，在相應的技術文件的適當位置加蓋紅 色“審核合格章”。技術文件返回業(yè)務部供其向顧客報價 .(1) 若顧客接受報價，業(yè)務部將相應的技術文件及“樣品制作申請表”傳遞至 PMC 安排樣板制作 , 樣板制作結束后，生產(chǎn)部門應將樣板及技術文件交品管部保 存。工程部應根據(jù)顧客承認的技術文件編制相應的作業(yè)指導書 , 生產(chǎn)部依據(jù)作 業(yè)指導書進行生產(chǎn)管控 。(2) 相關

14、部門應策劃并建立工作流程圖和工作時間節(jié)點， 以確保接到顧客的工程標 準/ 規(guī)或其變更通知后，能按顧客要求，自進行評審到發(fā)放和付諸實施位置的 時間不超過兩個工作周； 對于顧客要求的每一項更改的實施， 工程部應對相關 的技術文件進行更新，記錄并保持更改在生產(chǎn)中的實施日期。b) 對于供方提供的文件，采購部應及時將其傳遞至相應部門登記，作為參考資料， 不進行受控管理。5.9.3 對于其他外來文件的控制a) 文控中心應負責自有關政府部門、網(wǎng)上收集法律法規(guī)、標準并將其及時傳遞至相 關 部門識別其適用性版本的有效性， 若適用且版本有效可作為工作指導文件， 經(jīng)管理者代表批準后，文控中心歸檔、在“文件最新狀況一

15、覽表”中登記、編號、 復印并加“受控文件”印章后按發(fā)放圍發(fā)放至使用部門；b) 文控中心應及時收集外來文件的最新版本或修改信息，并每年評審外來文件，以 便及 時對外來文件進更新、補充，對于換版的外來文件應及時進行作廢處理， 并及時更新關于外來文件的“文件最新狀況一覽表” 。c) 工程部負責收集國際、國家和行業(yè)標準的最新版本，并適時宣貫。5.10 文件管理5.10.1 應確保文件清潔和清晰， 任何人不得在受控文件上涂畫、 更改，嚴禁拆頁使用文 件。5.10.2 管理規(guī)定： 根據(jù)文件對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響程度， 按員工手冊中的相關規(guī)定 由人事行政部對文件設定級別實施加密管理。5.10.3 若因工作需要

16、增加新的文件，需求部門應填寫“文件發(fā)行 / 變更申請單”，在更 改欄中注明需增加新文件的必要性，經(jīng)批準后至文控中心獲得文件編號，方可按 本程序文件規(guī)定的要求實施。5.11 記錄控制按記錄管理程序執(zhí)行5.12 非紙類文件的控制5.12.1 公司非紙類文件為電子文件(即文件貯存在磁盤、光盤或電腦硬盤上) 。 5.12.2 要 求a) 電子文件一般應打印成紙性文件后簽署；b) 電腦中共享的電子文件應以不能更改的PDF文件形單存在；c) 電子文件應有備份，并應將其保存在防潮、防塵、防陽光直射、防壓、防消磁等 環(huán)境中。d) 電子文件的更改由相應文件管理部門執(zhí)行，更改審核無誤后存入軟盤歸檔。5.13 印章管理a) 與文件管理有關的印章， 由文控中心統(tǒng)一保管、 控制，印章如有遺失重新刻制時， 應有與原印章相區(qū)別的特征