辦公室日常事務處理及注意事項

1、辦公室日常事務處理及注意事項辦公室是一個單位的綜合管理部門，是領導的參謀助手，綜合承接上級部門指示和各下級各單位的請示、報告，綜合協(xié)調(diào)處理行政事務，督查領導決策和各項政策的貫徹落實以及重要工作的完成；辦公室是一個單位運轉(zhuǎn)的中樞，是領導和各職能部門的中介，在各單位中處于中心地位，既是各職能部門協(xié)調(diào)聯(lián)系的紐帶，又是政策指令和各種信息的交匯點和集散地；辦公室是單位的窗口和總進出口，負責本單位與政府、行業(yè)管理部及其它有關部門和兄弟單位的聯(lián)系應對，接待上級的視察和兄弟單位的參觀訪問，接收處理上級部門和兄弟單位的來文來函，處理各種公務往來，接待群眾來訪等等?？傊k公室溝通上下，協(xié)調(diào)左右，聯(lián)系各方，照應內(nèi)

2、外，其運行狀況直接影響著單位整體工作的水平和效率。辦公室的日常工作很繁雜，只有緊緊圍繞提高工作效率和服務質(zhì)量，才能在現(xiàn)有人力資源和辦公條件下，實現(xiàn)效益的最大化，從而最大限度地實現(xiàn)我們“三服務”的工作宗旨，由于時間關系，我們就辦公室協(xié)調(diào)工作、完成領導交辦任務、接待工作應掌握的一些原則和注意事項及請示審批程序進行講解，以資大家參考。一、協(xié)調(diào)工作（一）協(xié)調(diào)工作的重要性從辦公室工作人員的角度理解，協(xié)調(diào)就是辦公室工作人員協(xié)助領導，在其職責范圍內(nèi)或在領導的授權下，調(diào)整和改善人際之間、部門之間、工作之間的關系，促使各種矛盾縮小或消除，促使各項活動趨向同步化與和諧化，以實現(xiàn)共同目標的過程。辦公室工作人員協(xié)調(diào)工

3、作，在辦公室工作人員工作中占有重要地位，辦公室根據(jù)“三服務”的宗旨，做好綜合協(xié)調(diào)特別是政策性問題的協(xié)調(diào)，是突出發(fā)揮參謀助手作用的必然要求。隨著企業(yè)深化改革，各種新的矛盾突出，如歷史與現(xiàn)實的矛盾，舊的法規(guī)、條例阻礙著新的生產(chǎn)力的發(fā)展；又如人們思想上左與右的矛盾糾纏不清，影響著各項任務的落實；特別是各方面、各局部之間利益的矛盾等等，如不加以協(xié)調(diào)，就會意見分歧，政出多門，嚴重影響領導決策的貫徹，阻礙企業(yè)改革與發(fā)展，辦公室工作為什么這樣重要呢，其原因在于：1、辦公室的位置，通常處于各種利害矛盾和政策矛盾關系的交匯點。在一個單位內(nèi)外之間，如果發(fā)生了需要協(xié)調(diào)的問題，一般都得找這些單位的領導出面解決，那么辦

4、公室就須將有關問題的信息，包括問題產(chǎn)生的原因、背景，解決問題的方針、辦法，進行協(xié)調(diào)的方法、步驟等，收集起來，綜合研究，反映給領導參考采納。2、辦公室的參謀、助手作用和“不管部”性質(zhì)，決定了領導人需要做協(xié)調(diào)工作時，首先會找辦公室或辦公室工作人員人員協(xié)助進行，有時甚至會授權辦公室工作人員出面主持或參與協(xié)調(diào)的大部分過程。由于辦公室一般不管理具體的專業(yè)業(yè)務，而又全面掌握各方面的情況信息，是一個綜合部門，比較超脫，它代表的是領導整體的利益而不是某個局部的利益，也就自然成為最適合協(xié)助領導做好綜合協(xié)調(diào)的部門。3、辦公室本身所作的各項工作中，也包含了大量需要協(xié)調(diào)而后才能完成的事情。諸如辦事、辦文、辦會，都可能

5、遇到各部門認識與步調(diào)的不一致，利害與矛盾的干擾等，尤其在企業(yè)深化改革，積極參與市場競爭的程中，既需要一個安定團結的社會環(huán)境，需要通過大量的協(xié)調(diào)工作去正確處理各種矛盾，又需要認真聽取和采納下級與群眾的意見和建議，才能正確決策，推動企業(yè)的發(fā)展。（二）辦公室工作人員協(xié)調(diào)的基本方法與注意事項1、辦公室工作人員協(xié)調(diào)是經(jīng)領導授權、在辦公室的職責范圍內(nèi)進行的。因此，必須了解研究領導協(xié)調(diào)的全局性、層次性、科學性、權威性、超前性等特點，努力做到一要從全局出發(fā)，盡可能站在領導的全局高度考慮問題；二要按本層次的職權范圍辦事；三要講究協(xié)調(diào)的科學性，認真細致地做好協(xié)調(diào)前期的各項準備工作，如調(diào)查研究，講究方式，選擇最佳時

6、機等；四要在協(xié)調(diào)中注意維護領導的威信，特別是注意依法協(xié)調(diào)、公正協(xié)調(diào)和講究協(xié)調(diào)藝術，完善協(xié)調(diào)事項的貫徹執(zhí)行和督促檢查手段，使協(xié)調(diào)事項得以兌現(xiàn)；五要加強預見性，超前、及時協(xié)調(diào)，減少“馬后炮”，從被動中力爭主動。2、辦公室工作人員協(xié)調(diào)既然是輔助領導協(xié)調(diào)，在大問題上應嚴格按領導所定的目標要求進行，加強請示報告，遵守辦公室工作人員紀律，不擅自作主，不摻雜私心雜念處理問題。在涉及重要的方針政策性問題的協(xié)調(diào)中，應由領導親自出面的，辦公室工作人員要做好信息綜合、溝通聯(lián)系、事務準備和有關文字工作等，并對領導考慮不周的事情及時“參謀提醒”。對于在自己職責范圍內(nèi)的事務協(xié)調(diào)中，則應積極主動，大膽負責，為領導分憂解難，

7、使領導能把精力解放出來去抓大事。3、由于領導工作的全面性，而協(xié)調(diào)又貫穿于一切工作之中，辦公室工作人員要想輔助領導把什么問題都協(xié)調(diào)好，實際上是不可能的。因此，必須明確重點，并充分依靠和調(diào)動其他部門的智慧與力量，共同做好協(xié)調(diào)工作。一些有專門機構負責的問題，諸如生產(chǎn)經(jīng)營的協(xié)調(diào)、組織人事的協(xié)調(diào)、財務預算的協(xié)調(diào)等，則應當主要是協(xié)調(diào)領導，調(diào)動有關部門的積極性，提出方案，適當配合。辦公室的力量有限，不可能事事都管，不要事事包攬。4、辦公室工作人員協(xié)調(diào)要講究方法和藝術。不同的問題、對象、時間、場合，有不同的協(xié)調(diào)方法，不可能一個模式。協(xié)調(diào)藝術；是多學科知識與經(jīng)驗的綜合運用，它同協(xié)調(diào)者的理論、政治、文化修養(yǎng)都有關

8、系，需要通過學習與實踐去培養(yǎng)。二、完成領導臨時交辦的工作（一）完成好領導臨時交辦工作任務的重要意義領導臨時交辦的工作是指單位負責人臨時交待給辦公室的工作任務，需要同具體人員負責處理、及時完成的事項。領導臨時交辦的工作任務是辦公室重要的工作內(nèi)容，完成好領導臨時交辦的工作，對于保證企業(yè)正常運轉(zhuǎn)和政令暢通、提高工作效率有著十分重要的意義。1、提高工作效率和工作質(zhì)量辦公室是單位溝通內(nèi)外、聯(lián)系上下的中樞部門，領導遇到一些需要及時處理的工作和一些臨時發(fā)生的事項時，總要通過辦公室來完成，對這些問題的處理速度和處理質(zhì)量直接反映的辦公室的服務水平和工作質(zhì)量。如果能夠恰當、準確、迅速地完成領導交辦的臨時工作作任務

9、，不僅給領導騰出更多的時間和精力來運籌全局工作和處理日常工作，減輕領導的壓力，更能增強領導處理臨時發(fā)生問題的能力，領導一經(jīng)交辦的事項，馬上得到落實，增強了領導的權威信性，加快的單位的運轉(zhuǎn)速度。2、改進工作作風，反映出本單位的良好風氣當前有些辦事部門還不同程度的存在著官僚主義作風和消極怠工思想，本來比較容易辦的事情，由于互相推諉、扯皮，延誤了辦理時機，又不得不由領導親自過問，把這些事項臨時交待給辦公室，辦公室工作人員作為領導的助手和參謀，要本著對領導和工作認真負責的態(tài)度，及時去處理，如果遇到問題和梗塞，要想方設法去進行疏導，直到做出妥善處理。按照領導的意圖把這些臨時交辦的事項處理好，就能夠促進單

10、位作風的轉(zhuǎn)變，“體現(xiàn)出廉潔、實干、高效”的單位風貌。3、體現(xiàn)辦公室的參謀助手作用領導遇到了一些臨時工作交由辦公室去完成，使領導不必事必躬親，只要交代辦事意圖，檢查落實情況，就可以使一些工作得到圓滿完成。因此，辦公室在辦理領導臨時交辦的工作時，對有些經(jīng)調(diào)查了解后需要及時匯報的。要簡明扼要的反映情況，提出解決問題的合理意見；對于一些簡單的事務性事項，直接去完成，把事情辦妥。這樣不僅給領導處理問題當了參謀，又是領導完成某項臨時性工作的助手，這就可以為領導節(jié)省大量的時間和精力，讓領導去做那些他必須親自去做的事情。（二）完成領導臨時交辦工作的方法和注意事項1、接受工作任務要弄清“三要素”。領導交辦工作任

11、務，大體都有“三要素”：一是內(nèi)容-辦什么事；二是時限-什么時間完成；三是要求-工作質(zhì)量、注意事項等等。辦公室工作人員人員在接受領導交辦任務時，一定要把“三要素”搞清楚，為把事情辦好創(chuàng)造前提條件。2、優(yōu)化辦事成果“三比較”。辦事的目的是為了獲得好的結果，排除或縮小壞的結果，因而辦事的全過程也是趨利避弊、興利抑弊的過程。事物有其兩面性，比較地說，一是利，一是弊。優(yōu)化辦事成果，要進行三個方面的比較，這就是“利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小”。3、把握好辦事“三形式”辦事可能出現(xiàn)三種形式：（1）單一辦事-在同一時間內(nèi)完成一項工作任務；（2）交叉辦事-同時接受領兩項工作任務或者兩位領導分別

12、賦予不同任務，需要在同一時間或交叉時間內(nèi)完成；（3）穿插辦事-三項以上工作任務穿插在同一時間流程中進行。同時辦兩件或兩件以上的事情要注意分清事情的輕重緩急，主次先后，抓住重點和要點。4、檢驗辦事效率“三標準”辦公室工作人員完成領導交辦工作之后，要進行工作效率自我檢驗。一是工作質(zhì)量是不是達到了領導要求的限制條件，有沒有潛在的問題和漏洞；二是工作速度，有沒有超過工作時限，有沒有浪費拖延時間的情形；三是辦事過程中，對企業(yè)、職工有沒有產(chǎn)生不良影響。5、情況匯報“三注意”工作任務全部結束，或告一段落，應向交辦任務的領導復命，匯報完成任務的效果、時間，講明存在和可能出現(xiàn)的問題，以及對后續(xù)工作的看法等。復命

13、時要注意三點：一是不失真。對完成任務情況要一是一，二是二，不擴大，不縮小，不隱匿問題和缺點。二是不吹噓。不借機自我夸耀，不喋喋不休地表功、訴苦。三是不邀利。不要因為完成了領導交辦工作而向領導提出不合理的利益要求。三、接待工作（一）做好接待工作的重要意義接待工作就是接待前來履行公務的人員的工作，搞好接待工作對提高企業(yè)知名度有很大的幫助，也是企業(yè)搞好公共關系的重要手段。1、有利于增進單位之間和人際之間的了解，增強社會的廣泛聯(lián)系，進而促進企業(yè)發(fā)展。需要接待的前來辦理公務的人員有的是為了了解情況，把握形勢，研究問題，為決策提供科學依據(jù)；有的是為了搜集和傳遞各類信息，直接為發(fā)展生產(chǎn)和科學技術服務；有的是

14、為了交流和學習經(jīng)驗，改進各方面的工作；有的是為了核準情況，以便正確處理問題等等。這些公務人員如能順利實現(xiàn)各自的愿望，就能使他們有各自的崗位上有所創(chuàng)新和貢獻，能推動他們各自的單位和社會進一步發(fā)展。這些公務人員能否順利實現(xiàn)各自的愿望，辦公室的接待工作是關鍵，辦公室的接待工作做得好，為辦理公務的人員周到服務，為他們安排好食宿和活動日程，為他們提供各種工作的便利，幫助他們與各有關部門協(xié)調(diào)好關系、溝通聯(lián)系等等，就能保證前來辦理公務的人員順利完成任務，使他們達到預期的目的。如果接待工作做不好，就會給他們的公務活動設置障礙，增加麻煩，延誤他們的時間，甚至無法實現(xiàn)目的。2、完善公共關系，促進聯(lián)合公共關系是現(xiàn)代

15、社會的一種催化劑，社會越發(fā)展，整個社會的聯(lián)系就越多，而體現(xiàn)社會內(nèi)部聯(lián)系的公共關系就越發(fā)達，因此只有在正確處理好公共關系的過程中，各單位才能得以生存和發(fā)展，公共關系處理得好與不好，都將直接影響到單位的聲譽和形像，對前來辦理公務的人員接待得熱情、周到就能改善兩單位之間的關系，加強兩個單位聯(lián)系，促進兩個單位之間的相互支持和合作。3、促進經(jīng)驗交流，開闊眼界，有利于改進單位自身的工作。古人云，山外有山，天外有天，在大量的接待工作中，將會面對各類人員，這些人員會帶來各種各樣的情況、信息和經(jīng)驗，通過接待工作可將這些送上門的情況、信息和經(jīng)驗加以分析和比較，摘其善者而學之、用之。這樣做可以開闊視野，有助于解放思

16、想從而改進和推動自身的工作。從這個意上講，接待工作又是學習和借鑒別人經(jīng)驗的極好途徑。4、提高企業(yè)知名度，樹立企業(yè)形象。個單位能否有較高的知名度，在外界能否有較好的影響，做好接待工作是一個極為重要的條件，接待工作是一個單位對外溝通聯(lián)系的窗口，宣傳自身形象的門窗口和門面是好是壞直接影響到一個單位的形象，如果接工作搞得好，來辦理公務的人員就覺得到家一樣，辦理公務的人員就會對這個單位留下美好的印象。知名度也會越來越高。（二）接待工作注意事項1、誠懇熱情。誠懇熱情是接待工作的起點和要點，熱情友好的言談舉止，會使來訪者產(chǎn)生一種溫暖、愉快的感覺。因此，對于來訪者，不管是上級單位來的，還是下級單位來的，也不管

17、其身份、職位、資歷如何，都應平等相待，誠懇熱情，不卑不亢，落落大方。2、講究禮儀。接待活動作為一項典型的社會交際活動，務必以禮待人，體現(xiàn)辦公室工作人員人員較高的禮貌素質(zhì)養(yǎng)。講究禮儀所包排括：在儀表方面：要面容清潔，衣著得體，和藹可親；在舉方面，要穩(wěn)重端莊，態(tài)度自然，從容大方；在語言方面，要聲音適度，語氣溫和，禮貌文雅。講究禮儀是個人修養(yǎng)的自然流露和體現(xiàn)，這同虛情假意和矯揉造作是截然不同的。3、細致周到。接待工作的內(nèi)容往往具體而瑣碎，涉及到許多方面的部門和人員，這就要求辦公室工作人員人員在接待過程中要開動腦筋，綜合考慮，把工作做得面面具到、細致入微、有條不紊、善始善終，也要一環(huán)扣一環(huán)，一絲不茍地

18、做好每一件事，切忌有頭無尾，缺少章法。辦公室工作人員人員必須嚴格遵照有關接待方面的制度執(zhí)行，不得善自提高接待標準，有問題人隨時請示匯報，對職責范圍以外的事項不可隨意表態(tài)，不準向客人索要禮品，對方主動贈送，應婉言謝絕，無法拒絕的要及時匯報，由單位處置，同時還要根據(jù)不同地區(qū)、不同民族風俗習慣來區(qū)別接待。5、儉省節(jié)約。接待工作在某種意義上是一種消費活動，需要人力、物力、財力的投入。辦公室工作人員人員應厲行節(jié)約，精打細算，勤儉務實，不搞形式主議、擺闊氣、講排場、盡可能少花錢多辦事。6、保守秘密。在重要的接待工作中，往往接觸到一些機要事務、重要會議、秘密資料等，所以要特別注意保密工作。在接待各色人等來送往的過程中，尤其要注意自己的言談舉止的分寸，注意內(nèi)外有別，嚴守單位秘密。7、平等相待。在接待過程中，不論來賓職位的高低，都要熱主動的提供各種必要的服務，杜絕官貴民賤、嫌貧愛富的現(xiàn)象出現(xiàn)。四、請示的處理請示是向上級單位要求對某項工作、某個問題做出指示，給予答復，審核批準的一種公文，它屬于請求性的上行文，其行文目的主要是對有關事項問題等請求上級