在審計中的應(yīng)用

1、第六章 EXCEL 在審計中的應(yīng)用 1第一節(jié)復(fù)制粘貼在審計中的應(yīng)用 1 第二節(jié)排序、篩選、分類匯總在審計中的應(yīng)用 7 第三節(jié) EXCEL 的“公式審核”功能在審計中的應(yīng)用 9 第四節(jié) EXCEL 在審計抽樣中的應(yīng)用 13 第五節(jié) EXCEL 在審計復(fù)核中的應(yīng)用 17 第六節(jié) EXCEL 在審計制表中的應(yīng)用 19 第七節(jié) EXCEL 的數(shù)據(jù)保護功能在審計中的應(yīng)用 21第六章Excel 在審計中的應(yīng)用電子表格軟件 Excel 以其強大的功能在處理數(shù)據(jù)、排序、篩選、匯總、計算形成工作底 稿方面發(fā)揮了很大的作用，成為審計人員的有力助手，在審計工作中得以廣泛使用。第一節(jié) 復(fù)制粘貼在審計中的應(yīng)用復(fù)制和粘貼

2、是各種審計數(shù)據(jù)資源相互傳遞的基本途徑， 是各種軟件之間數(shù)據(jù)利用的有效 方法。復(fù)制粘貼的基本操作步驟如下：選定要復(fù)制的內(nèi)容；單擊鼠標右鍵選擇“復(fù)制” ，或 單擊“編輯”菜單下“復(fù)制”命令，或按 Ctrl+C 鍵；將光標定位到要插入的位置；單擊鼠 標右鍵選擇“粘貼” ，或單擊“編輯”菜單下“粘貼”命令，或按 Ctrl+V 鍵。本節(jié)主要講述的是在審計過程中涉及到的復(fù)制粘貼的其他用法。一、復(fù)制復(fù)制是 Excel 中最常用的操作， 靈活運用各種不同的復(fù)制方法， 可以顯著提高審計效率。 下面介紹幾種不同的復(fù)制方法：1原樣或全部復(fù)制已經(jīng)編輯好的單元格內(nèi)容。選中要復(fù)制的單元格，然后執(zhí)行“復(fù)制”命令，再選擇目標

3、單元格，單擊“粘貼”實現(xiàn)復(fù)制，或執(zhí)行單元格拖動即可。2復(fù)制單元格中的部分特性。選中要進行復(fù)制的單元格，單擊“復(fù)制”命令，然后將 鼠標移動到目標單元格，單擊“編輯”菜單下的“選擇性粘貼”命令，彈出如圖 7-7 所示的 對話框。選擇性輅貼粘貼部準衛(wèi)有效性驗證O公式X)o邊框除外COO數(shù)值迪o列寬但)O格式o公式和數(shù)字格式O扌昭主(£)o值和數(shù)字格式運算©無Q)o乘電)o加)O除o減跳過空單元轉(zhuǎn)置)猶貼鏈接E) |_ 確走 取消_ 圖7-7選擇性粘貼選擇所需粘貼的內(nèi)容或其他選項，如只復(fù)制格式，則選中“格式”，單擊“確定”按鈕即可。3.工作表的復(fù)制。在一個工作簿中，通常需要進行工作

4、表之間的復(fù)制操作，如果僅在 表格數(shù)據(jù)區(qū)進行選擇，執(zhí)行“復(fù)制”、“粘貼”命令后，只能復(fù)制其單元格數(shù)據(jù)，而結(jié)構(gòu)、格 式、屬性并沒有復(fù)制過來。要解決此問題，可以采用以下方法：(1)使用菜單復(fù)制工作表。 用鼠標右鍵單擊要復(fù)制的工作表標簽，彈出如圖所示的菜單條選擇“移動或復(fù)制工作表”。22選定目標區(qū)域*然后翹EHTEK或選擇"粘貼和圖7-8移動和復(fù)制工作表或單擊“編輯”菜單下的“移動或復(fù)制工作表”彈出如圖7-9所示的對話框:圖7-9指定工作簿選定目標工作簿及在工作簿中的位置，選擇"建立副本”，單擊"確定”按鈕，新的工作表就建立了。（2）拖動鼠標復(fù)制工作表。這種方法僅限于同一

5、工作簿內(nèi)復(fù)制工作表。方法是單擊要 復(fù)制的工作表標簽，同時按下Ctrl鍵，拖動鼠標到目標工作表標簽處松開，就會產(chǎn)生一張完全相同的工作表，新工作表標簽為“工作表（2） ”，將其重新命名即完成一張工作表的復(fù)制。4.復(fù)制到 Word。審計數(shù)據(jù)通常以表格或報表的形式反映出來，而審計報告中常常要用 到表格或報表的數(shù)據(jù)，如果表格的數(shù)值發(fā)生變動，必然要修改報告中的數(shù)據(jù)，如果數(shù)字被多次修改或修改的數(shù)字很多，很可能在報告中發(fā)生遺漏，而且非常麻煩。將Word與Excel結(jié)合起來使用，則可以解決這一問題。當報告中需要數(shù)據(jù)時，可以從Excel表格中鏈接過來；當Excel表格的數(shù)據(jù)發(fā)生變動時，Word中的數(shù)據(jù)會被自動更新

6、。具體操作如下：分別打開要進行鏈接的 Word和Excel文件，在Excel表格中，選中要復(fù)制的單元格， 單擊“編輯”菜單下的“復(fù)制”命令；切換到Word文檔，再要輸入數(shù)據(jù)處單擊鼠標，然后單擊“編輯”菜單下的“選擇性粘貼”命令，彈出如圖7-10所示的對話框。圖7-10選擇性粘貼在“選擇性粘貼”對話框中，選擇“粘貼鏈接”，在“形式”備選框中選擇"無格式文本”,單擊“確定”按鈕，Excel表格中的數(shù)據(jù)就復(fù)制到 Word文檔中了，當Excel表格中的數(shù)據(jù)發(fā)生變動時，報告中的數(shù)據(jù)會同時作相應(yīng)變動。如果要把Excel表格整體復(fù)制到 Word文檔中，在“粘貼鏈接”時，選擇“帶格式文本”，單擊“確

7、定”按鈕即可。、粘貼圖7-12選擇性粘貼命令窗復(fù)制和粘貼是不可分的，在談復(fù)制時，要用到粘貼；要進行粘貼，首先要復(fù)制，這里主 要講一些在復(fù)制中沒有說明的問題。1 粘貼數(shù)值。在審計工作中，經(jīng)常會遇到這樣的問題：如何將原來表格中的格式復(fù)制 到現(xiàn)有工作表中？如何將計算結(jié)果保存到另一張工作表，而不將公式帶過去？這就需要適用“選擇性粘貼”來完成。例如：將圖7-11的D1的結(jié)果復(fù)制到另一個工作簿的C1中。操作如下：選擇要復(fù)制的區(qū)域 D1，單擊“編輯”菜單下的“復(fù)制”命令；切換到目標工作簿的目 標單元格C1，單擊“編輯”菜單下的“選擇性粘貼”命令，彈出如圖7-12所示“選擇性粘貼”對話框，選擇“數(shù)值”，單擊“

8、確定”按鈕即可。如果執(zhí)行“粘貼”命令，其結(jié)果如圖 7-13所示，其差異顯而易見。C1單元格只有數(shù)字，而 D2單元格復(fù)制的是公式，所以其結(jié)果為0。D1& =A1+B1-C1ABC7-11選擇性粘貼數(shù)據(jù)源C1ABC23456789101112131415161718D2A =A2+B2-C2此操作也可以用公式法完成，結(jié)果雖然相同,但采用“選擇性粘貼”計算的結(jié)果是靜態(tài)2 運算后粘貼。審計人員在導(dǎo)入被審單位的報表時往往其金額是以元為單位的數(shù)據(jù)， 而審計中往往用的金額單位是萬元，這時就需要運用“選擇性粘貼”功能，將金額單位改為萬元。具體操作如下：單擊“編在選定表格的空白

9、單元格輸入10000,并將其復(fù)制。選定需要更改數(shù)據(jù)的范圍，輯”菜單下的“選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對話框中選擇“全部”、“除”，如圖7-14所示，并單擊“確定”按鈕，此時被選范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)均由元改為萬元，同時刪除在空 白單元格輸入的10000 （結(jié)果如圖7-15所示）。ABCD15000002800000096000650000.10000341567891011121314151617131J20圖7-14選擇性粘貼命令窗Al電Ab1二 50280039.6465一5的，即計算結(jié)果與 D4單元格無關(guān)，而采用公式法計算結(jié)果是動態(tài)的，若刪除D4單元格數(shù)值，則會出現(xiàn)錯誤信息。兩種方法可以根據(jù)

10、實際工作需要選擇使用。3粘貼轉(zhuǎn)置。在審計工作中還會遇到一個問題，就是要進行匯總的數(shù)據(jù)行和列正好相反，要處理這類問題，使用的就是“選擇性粘貼”的粘貼“轉(zhuǎn)置”功能。選擇性粘貼岡結(jié)貼全都0有效性驗證o發(fā)式世o邊框除外腳O數(shù)值®0列寬©O格式0公式和數(shù)宇格式®O批注0值和數(shù)字格式QJ）運篡無辺O乘迥）O加迦0除（I）o減跳過空單元迦01'®!iraii-iraii-i iwii-nm r!ii塾施攝 確定 I 取消 J圖7-16選擇性粘貼命令窗4粘貼連接。在復(fù)制中已經(jīng)介紹了在Word中粘貼鏈接，其實，更常用的“粘貼鏈接”是在工作簿或工作表之間的鏈接，建立

11、鏈接的方法是在“選擇性粘貼”時，選擇“粘貼鏈接”旌擇性粘貼171區(qū)粘貼洼部trao有效性驗證®O公式辺）o邊框除外辺O數(shù)值邊0列寬O格式o公式和數(shù)字格式®o批注©O值和數(shù)字格式匹）無肋O乘勉）o加o除o減跳過空單元轉(zhuǎn)置粘貼耨接I 確定 取消圖7-17選擇性粘貼命令窗另外，在Word中引用的粘貼過來的數(shù)據(jù)， 若想知道其具體情況， 這時可以采用建立“粘 貼為超級鏈接”的辦法，方法是：單擊“編輯”菜單下的“粘貼為超級鏈接”命令。建立鏈 接后，就可以從 Word鏈接到所引用的工作表的源數(shù)據(jù)處，如果為了使用更方便，也可以建 立一個對鏈接，這樣鏈接對象就可以互相切換了。利用這

12、種方法，可以將一套互相獨立的工作底稿組合成互相引用、互相切換、自動化程度較高的實用程序。第二節(jié) 排序、篩選、分類匯總在審計中的應(yīng)用排序、篩選和分類匯總是 Excel中利用比較多的功能，在審計實務(wù)中運用也非常廣泛。 它可以快速、有效地幫助審計人員整理和分析審計資料，科學(xué)合理的按照某一標準確定抽查樣本。一、排序使用Excel提供的排序功能，可以對數(shù)據(jù)按設(shè)定的排序字段按照升序或降序排序。選擇“數(shù)據(jù)”中“排序”命令，打開“排序”對話框，如圖7-18所示，在排序?qū)υ捒蛑性O(shè)定排序的主要關(guān)鍵字、次要關(guān)鍵字和第三關(guān)鍵字。排序的順序可以是遞增的也可以遞減。要注意的是如果數(shù)據(jù)中有標題行，在排序時應(yīng)選擇“有標題行”

13、選項，排序時Excel就會將數(shù)據(jù)中的第一行作為標題行放置在最上端，否則就會和其他數(shù)據(jù)內(nèi)容在一起進行排序了。圖7-18排序命令窗審計實務(wù)中，排序功能可以應(yīng)用很多方面。如對往來賬戶的審計，對“業(yè)務(wù)招待費”的 審計、對票據(jù)的審計等都可以應(yīng)用該功能。1對“應(yīng)收賬款”等往來賬戶進行審計，可以利用電子數(shù)據(jù)，按金額大小、賬齡長短 等進行分類排序，以分析其結(jié)構(gòu)、性質(zhì)，并抽取重點樣本進行延伸審計。2在“業(yè)務(wù)招待費”的審計中，可按類別、對象、經(jīng)辦人、金額等進行分類排列，不 僅能摸清其全貌，從繁雜的經(jīng)費支出中理出頭緒，找出規(guī)律，分析其合理、合法性，同時也 是發(fā)現(xiàn)審計線索的重要渠道。3 在票據(jù)審計中，對稅收發(fā)票、行政

14、事業(yè)收費憑證、內(nèi)部自制憑證等，選定目標，按編號排序，能得知票據(jù)短缺情況并進行追查；按金額排序，有利于選擇重點抽查對象進行審查。4 在貨幣資金審計中，對現(xiàn)金、銀行存款等項目確定抽樣范圍后，按筆次、金額大小 進行排序，可找出重點、疑點進行審查。在其他很多方面，也都可以利用“排序”功能達到審計目標。二、篩選Excel提供的篩選功能包括兩類：自動篩選和高級篩選。自動篩選可以在數(shù)據(jù)中通過使用同一數(shù)據(jù)列中的一個或兩個比較條件來查找數(shù)據(jù)行中的特定值。高級篩選可以根據(jù)一列中的多個條件、多列中的多個條件和作為公式結(jié)果生成的條件作為檢索依據(jù)，查找數(shù)據(jù)行中的特定值。使用自動篩選可以在選定數(shù)據(jù)清單任一單元格后，直接選

15、擇菜單“數(shù)據(jù)”的“篩選”命 令下的“自動篩選”子命令，數(shù)據(jù)中各列標題的右側(cè)均出現(xiàn)一個下三角按鈕，單擊按鈕即可 進行操作。使用高級篩選可以在數(shù)據(jù)清單下方建立條件區(qū)域，單擊菜單“數(shù)據(jù)”的“篩選”命令下 的“高級篩選”子命令，彈出“高級篩選”對話框，在對話框中輸入“列表區(qū)域”和“條件 區(qū)域”中的單元格引用，單擊“確定”按鈕即可顯示出高級篩選后的結(jié)果。圖7-19高級篩選命令窗但在審計實務(wù)中對數(shù)據(jù)進行篩選時，由于一些表格的表頭常帶有標題、合并單元格等內(nèi)容，結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，因此在進行數(shù)據(jù)篩選時，常常會遇到計算機無法識別字段名的問題，使操作無法正常進行。要解決這一問題，可以采用將數(shù)據(jù)區(qū)域與表頭區(qū)域分開的辦法，

16、即在表頭和數(shù)據(jù)之間插入空行，然后再進行篩選。具體操作如下：鼠標單擊第一行要進行篩選的數(shù) 據(jù)，單擊“插入”菜單下的“行”命令，插入兩行，然后把第一行隱藏（使用拖動或“格式” 菜單下的“隱藏行”命令實現(xiàn)），在第二空行中輸入“ 1、2、3、”作為字段名，或輸入 更有助于識別的其他字段名，如要進行篩選。單擊數(shù)據(jù)區(qū)內(nèi)任意單元格，然后打開“數(shù)據(jù)” 菜單，執(zhí)行“篩選”下的“自動篩選”子命令即可。三、分類匯總Excel提供了分類匯總功能，使用該功能可以對表中數(shù)據(jù)進行分類統(tǒng)計。統(tǒng)計方法包括：匯總、計數(shù)、求平均值、求最大值、求最小值、乘積、標準偏差、總體標準偏差、方差、總 體方差等。在數(shù)據(jù)清單執(zhí)行分類匯總功能之前

17、，首先應(yīng)對數(shù)據(jù)清單中要進行分類匯總的字段排序。然后再單擊“數(shù)據(jù)”菜單下“分類匯總”命令，彈出如圖7-20所示對話框。在“分類匯總”對話框中確定需匯總的內(nèi)容，包括“分類字段”、“匯總方式”、“選定匯總項”，再根據(jù)需要選擇“替換當前分類匯總”、“每組數(shù)據(jù)分頁”和“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”，若 不選第三項，則匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)上方。單擊“確定”按鈕即可出現(xiàn)結(jié)果。幷類匯總分類字段回替換當前分類匯總(0一I每組數(shù)據(jù)分更迢)0匯總錯果顯示在數(shù)據(jù)下方$)金部刪除®1確定wi圖7-20分類匯總命令窗第三節(jié) Excel的“公式審核”功能在審計中的應(yīng)用在Excel中的“工具”菜單下有一個“公式審核”命令

18、，利用“公式審核”功能可以幫 助審計人員在處理 Excel工作表時，查找單元格的引用或從屬單元格，圈釋無效(或重要) 數(shù)據(jù)等。下面討論如何運用“公式審核”功能。一、追蹤錯誤在審計過程中，無論是在符合性測試階段還是實質(zhì)性測試階段都經(jīng)常利用到公式，比如在進行分析性復(fù)核時，為了確定被審單位的會計數(shù)據(jù)的變化程度和方向及被審單位的業(yè)務(wù)趨 勢，就會運用公式來計算各種分析指標。但是在輸入公式的單元格里，有時會出現(xiàn)#DIV/0 !、#VALUE !、#NAME ?、#N/A !、#REF !、#NUM !、#NULL!等錯誤標識。這些標識的涵義 是指：(1) 使用錯誤的參數(shù)或運算對象類型時，就會產(chǎn)生錯誤值“#

19、VALUE !”；(2) 當公式被0除時，會產(chǎn)生錯誤“ #DIV/0 !”；(3) 當公式中產(chǎn)生不能識別的文本時，將產(chǎn)生錯誤值“#NAME ? ”；(4) 當在函數(shù)或公式中沒有可用數(shù)值時，將產(chǎn)生錯誤值“#N/A !”；(5) 當單元格引用無效時，產(chǎn)生錯誤值“#REF、”；(6) 當公式或函數(shù)中某個數(shù)字有問題時將產(chǎn)生錯誤值“#NUM !”；(7) 當試圖為兩個并不相交的區(qū)域指定交叉點時，將產(chǎn)生錯誤值“#NULL! ”。出現(xiàn)這些錯誤后，最重要的主要工作就是要查找錯誤來源。Excel本身提供了一個有效的查找錯誤的工具。例如：在圖7-21的工作表中，D3、C7、E7單元格中都顯示了公式的錯誤值。ABC

20、DE 1152503r #NULLl460550670r#DIV/0!'#NULLl圖7-21公式錯誤值的顯示方式1 利用Ctrl+鍵就可以顯示出公式的具體情況，如圖7-22所示。ABcDE152503=A1+E4-C1:C4 E1:E346055067=C2-C5=C2/B7=D3+E4/B7圖7-22公式顯示方式2.要查找這些公式中錯誤的來源，可以利用“審核”功能。如選中E7單元格，在執(zhí)行“工具一一公式審核一一追蹤”引用單元格后，發(fā)現(xiàn)屏幕上多了一些箭頭，我們稱為追蹤箭頭，該箭頭顯示活動單元格與其相關(guān)單元格之間的關(guān)系。圖7-23活動單元格與相關(guān)單元格的關(guān)系顯示方式由提供數(shù)據(jù)的單元格指

21、向其他單元格時，追蹤箭頭為藍色，如E4、B7 ;如果單元格中包含錯誤值，如 D3，追蹤箭頭為紅色。通過分析這些單元格的公式，D3單元格本身就含有空值錯誤，所以箭頭來源是紅色的。由于B7單元格的值為零，所以 C7出現(xiàn)了除零的錯誤（如圖7-23所示）。ABCDE1525?3=A1+E4H1:C4 E1：E3460 寸55i67=g2-C572/B7=D3+E4/B7圖7-24關(guān)聯(lián)關(guān)系結(jié)果顯示方式這樣，如果在進行審計試算時，一旦出現(xiàn)計算錯誤或得到錯誤值，就可以通過采用追蹤引用單元格這一功能很容易的找到錯誤的出處，查清原因，進行修改。二、查找引用單元格在審計過程中，常常需要閱讀和審核被審單位的電子報表

22、，而報表內(nèi)各項目之間可能存在著相互關(guān)系，比如主營業(yè)務(wù)利潤 =主營業(yè)務(wù)收入-主營業(yè)務(wù)成本-主營業(yè)務(wù)稅金及附加，為 了清楚掌握的各單元格之間的關(guān)系，我們可以利用Excel的“追蹤引用單元格”加以分析。例如：如圖7-25所示是一個簡要的損益表（為了反映單元格之間的關(guān)系，對報表格式 作了調(diào)整）。ABCD12利潤總額41000034營業(yè)利澗投資收益營業(yè)外收入營業(yè)外支出537000050000100002000067主營業(yè)務(wù)利潤其他業(yè)務(wù)利潤管理費用財務(wù)費劇850000020000150000150000圖7-25損益表數(shù)據(jù)表1 選擇B2單元格，執(zhí)行“工具一一公式審核一一追蹤引用單元格”，工作表就會出現(xiàn)A5

23、、B5、C5、D5四個單元格指向B2單元格的藍色箭頭（如圖 7-26所示），這是第一層藍 色箭頭，體現(xiàn)了利潤總額的來源。ABCD12利潤總額|34投資收益、營酬收入營業(yè)外支出5/ 370000150000、10000'J 2000061主營業(yè)務(wù)利澗其他業(yè)務(wù)利澗管理費用財務(wù)費用8500000200001500001500002、再執(zhí)行一次 “工具一一審核一一追蹤引用單元格” 體現(xiàn)了營業(yè)利潤的來源，我們可以發(fā)現(xiàn)在計算營業(yè)利潤時，圖7-26損益表的數(shù)據(jù)關(guān)系圖1，就會發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)了第二層箭頭,“管理費用”項目被漏記了。/產(chǎn)：-4100001利潤總額iWfcA營業(yè)外支出營業(yè)5000010000200

24、0050000020000150000000主營業(yè)務(wù)栩投資收益150000圖7-27損益表的數(shù)據(jù)關(guān)系圖 23、得出結(jié)論：通過追蹤的辦法發(fā)現(xiàn)利潤總額計算有誤，需要修改營業(yè)利潤的計算公式。三、圈釋無效數(shù)據(jù)在審計工作中進行報表審計必須要關(guān)注被審單位報表項目中存在的異常事項，并要對這些異常事項加以審計。如果我們獲得了被審單位某報表事項的電子數(shù)據(jù)，這時，我們可以利用Excel的“圈釋無效數(shù)據(jù)”的功能來選出那些異常事項。例如：假設(shè)一個被審單位的招待費的收支情況，如果招待費超過10000元和小于100元的都列為異常項目。如圖7-28所示該單位上半年的招待費情況。ABC1月份甲公司招待費乙公司招待費21800

25、0G7353290001010043652560547200564065120005940765600978769006350g825408240圖7-28 招待費數(shù)據(jù)表下面利用Excel來完成這項工作。1 選定工作表區(qū)域 B2: C7,執(zhí)行“數(shù)據(jù)一一有效性”，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對話框。 在該界面“設(shè)置”標簽下分別進行設(shè)置：“允許”設(shè)為整數(shù)、“數(shù)據(jù)”設(shè)為介于、“最小值” 設(shè)為100、“最大值”設(shè)為10000。設(shè)置完畢后，單擊“確定”按鈕。數(shù)據(jù)有玻性圖7-29 招待費數(shù)據(jù)檢索條件設(shè)置2 執(zhí)行“工具一一審核一一顯示審核工具欄”命令，出現(xiàn)浮動工具欄。單擊右側(cè)第四個按鈕，就會發(fā)現(xiàn)凡是在確定的數(shù)據(jù)有效區(qū)

26、域以外的數(shù)據(jù)都被加上了紅圈，如圖7-31所示。圖7-30浮動工具欄AC1月份甲公司招待裁乙公司招待幫218000|_6735321010>43JT256054720056406512遍>_59407Gi87690063509825408240101圖7-31招待費異常數(shù)據(jù)檢索結(jié)果凡是被紅圈標示出的就是我們需要確定的異常項目，可以對其實施確定的審計程序。通過使用Excel的審核功能，可以檢查在工作表中的公式可能發(fā)生的錯誤、以及某項數(shù)據(jù)和其他數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和對已有數(shù)據(jù)進行標示等，是審計工作中的有力工具。第四節(jié) Excel在審計抽樣中的應(yīng)用現(xiàn)代審計的一個重要特征是， 在對被審計單位的內(nèi)部

27、控制進行評價與研究的基礎(chǔ)上進行詳細審計到抽樣審計的歷史飛躍。其中，選取樣本的適當性直接關(guān)系到審計證據(jù)的好壞，進而影響到最終的審計結(jié)果。審計人員在選取樣本時，應(yīng)使審計對象總體內(nèi)所有項目均有被選 取的機會，以使樣本能夠代表總體，從而保證由抽樣結(jié)果推斷出的總體特征具有合理性、可靠性。如果審計人員有意識地選擇總體中某些具有特殊特征的項目而對其他項目不予考慮， 就無法保證其所選樣本的代表性。審計人員可以采用統(tǒng)計抽樣法或是非統(tǒng)計抽樣法來選取樣 本，只要運用得當，均可以獲得充分、適當?shù)膶徲嬜C據(jù)。樣本選取的方法多種多樣，其中最 常用的選取樣本的方法就是隨機選樣。在審計實務(wù)中，隨機選樣通常運用隨機數(shù)表或計算機隨

28、機數(shù)生成程序來進行。Microsoft Excel提供了一組數(shù)據(jù)分析工具，稱為"分析工具庫”，在建立復(fù)雜統(tǒng)計或工 程分析時可節(jié)省步驟。只需為每一個分析工具提供必要的數(shù)據(jù)和參數(shù)，該工具就會使用適當?shù)慕y(tǒng)計或工程宏函數(shù)，在輸出表格中顯示相應(yīng)的結(jié)果。其中有些工具在生成輸出表格時還能 同時生成圖表。這樣在 Excel里就可以實現(xiàn)隨機數(shù)的選取和抽樣。一、隨機數(shù)的選取當審計人員在采用隨機抽樣的方法選取樣本時，可以采用計算機產(chǎn)生隨機數(shù)的辦法來取得隨機數(shù)，然后根據(jù)隨機數(shù)確定要審查的樣本。主要利用的是“分析工具庫”的“隨機數(shù)發(fā) 生器”工具。產(chǎn)生隨機數(shù)的步驟如下：1單擊“工具”菜單中的“數(shù)據(jù)分析”。如果沒

29、有顯示“數(shù)據(jù)分析”命令，則需要裝 載“加載宏”命令中的“分析工具庫”。在彈出的“數(shù)據(jù)分析”對話框中選擇“隨機數(shù)發(fā)生 器”,單擊“確定”按鈕，彈出“隨機數(shù)發(fā)生器”對話框。圖7-32數(shù)據(jù)分析選擇窗2、如果需要產(chǎn)生20個從0到5000的隨機數(shù)，可輸入相應(yīng)的的參數(shù)，“變量個數(shù)”是每 行顯示的個數(shù)，與“隨機數(shù)個數(shù)”的乘積就是我們需要的隨機數(shù)的數(shù)量；“分布”選擇“均勻”；“參數(shù)介于”輸入0到5000;確定輸出選項。單擊“確定”按鈕后，結(jié)果如圖7-34所示。變量亍數(shù)迪:隨機數(shù)個數(shù)葩:幫助井布）： 歩數(shù)弁于（10_ 與® 5QOO隨機數(shù)基數(shù)腿）：輸出選項©輸出區(qū)域:C?新工作表組世）：O新

30、工作薄圖7-33隨機數(shù)發(fā)生器ABCDEr 11910, 001503. 4028 2982. 421 4495, 529 4423. 04824792, 32272. 48146 2037.111 4316.233 692. 922831225.16622L 3629 161. 9007 820. 6427 1098. 056485. 451831425. 214 1715. 445 2768.181 1786. 859圖7-34樣本窗口3、選擇A1: E4，單擊右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式”，在彈出的對話框中，選擇“數(shù)值”，“小數(shù)位數(shù)”為0，單擊“確定”按鈕后，符合需要的隨機數(shù)就產(chǎn)生了，如圖7

31、-36所示。數(shù)字分類©規(guī)皿幣薩算數(shù) 卻本答 第國貨會日時百分科文特自對齊 宇休 邊框 團案 保護1910小數(shù)直數(shù)01） ： lol愎用千位分陽符匚）辿） 負數(shù)：（1234）（1234）1234-1234單元格搭式取消轡豁于-般映蹤貨幣和會計格式則提供貨幣值I確定圖7-35數(shù)據(jù)格式設(shè)置ABCD1191050329824496442312I 47927220374316693131225227162821109814851425171527681787圖7-36格式設(shè)置后的樣本窗口需要注意的是，此時得出的隨機數(shù)表中的隨機數(shù)是隨機排列的，但是如果需要的是按序排列的數(shù)據(jù)，那么在產(chǎn)生隨機數(shù)時，

32、 “變量個數(shù)”確定為 1，即每行顯示一個數(shù)字，最后排 序即可。、抽樣當總體太大而不能進行全部審計時，可以選用具有代表性的樣本，通過樣本特征推斷總體特征。當審計人員獲取了被審單位有電子賬簿數(shù)據(jù)后，審計人員就可以利用Excel的“抽樣分析”工具對被審查數(shù)據(jù)進行抽樣審查。“抽樣分析”工具以數(shù)據(jù)源區(qū)域為總體以創(chuàng)建樣本。利用Excel進行審計抽樣的步驟：1 打開需審查的數(shù)據(jù)庫。2.單擊“工具”菜單中的“數(shù)據(jù)分析”，在彈出的對話框中選擇 “抽樣”，然后單擊“確 定”按鈕。圖7-37數(shù)據(jù)分析抽樣選擇窗口3.在彈出的對話框中輸入相應(yīng)的內(nèi)容。在輸入?yún)^(qū)域輸入需要抽樣的區(qū)域，注意不要選擇字段名。抽樣方法可以選擇“周

33、期”或“隨機”：如果選擇“周期”，則需要確定間隔；如果選擇“隨機”，則需要確定樣本量，即在此輸入需要在輸出列中顯示的隨機數(shù)個數(shù)。這些 隨機數(shù)都是從輸入?yún)^(qū)域中的隨機位置上抽取出來的，而且任何數(shù)值都可以被多次抽?。纯赡艹霈F(xiàn)某個數(shù)據(jù)被重復(fù)抽?。?。輸出選項由用戶自己決定。抽樣fx輸入輸入?yún)^(qū)域（X）：取消、幫助應(yīng)廠O顧 間隔：値機®祥本數(shù)輸出選項輸出區(qū)域）：曲匕曲】 ISo新工作表組的:I|o新工作薄圖7-38數(shù)據(jù)抽樣設(shè)置窗口在輸完選項后，單擊“確定”按鈕，就會在輸出選項中選擇的區(qū)域出現(xiàn)抽樣結(jié)果。根據(jù) 抽樣結(jié)果，審計人員就可以從相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中抽取樣本并進行審查。如果需要擴大樣本范圍，在再次執(zhí)

34、行抽樣命令時，輸入?yún)^(qū)域可以把第一次的樣本剔除后，在抽取要增加的樣本數(shù)，最后通過對樣本的審查來對整體的正確性進行估計。第五節(jié) Excel在審計復(fù)核中的應(yīng)用一、復(fù)核直加例如，在取得了被審單位的電子數(shù)據(jù)以后（或把被審單位的數(shù)據(jù)輸入計算機），要復(fù)核其數(shù)據(jù)計算是否正確?？梢圆捎靡韵路椒ㄟM行：用Excel打開數(shù)據(jù)表，然后選擇一個存放數(shù)據(jù)的單元格。如圖7-39所示：A6存放的是被審數(shù)據(jù) A1到A4的和，現(xiàn)在要驗證其計算是否正確， 可以選擇單元格 A9，然后單擊工具欄上的刀（自動求和）按鈕，再拖地鼠標把求和范圍選 中，按Enter鍵確認后，結(jié)果即顯示在 A9單元格。-X V A 二 SUM (Al: A5)A

35、BCD178942245613154541445455i545；630894789-SUM (Al: A5)圖7-39直加窗口此時，可以比較 A9和A6是否相等，若不相等，則說明被審單位數(shù)據(jù)計算有誤。這種方法比較適合于對靜態(tài)表格的數(shù)據(jù)復(fù)核計算，以及其他能夠使用算盤或計算其復(fù)核的場合。二、復(fù)核期末余額復(fù)核比較復(fù)雜的數(shù)據(jù)。 如某賬戶的發(fā)生額及其余額計算的正確性，就需要設(shè)置一定的公式來進行計算，以確認原始數(shù)據(jù)的正確性。例如：通過一定的方法獲取了某賬戶的有關(guān)數(shù)據(jù)，現(xiàn)在要復(fù)核其發(fā)生額及余額，通過下列方法就可以得到。首先打開工作表，顯示了被審賬戶（資產(chǎn)類）的某期的借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額和當前余額，如圖7-

36、40所示。AB總CDIE日期摘要借方貸方余額1期初余額50033A12038046B3126859C3223906 I11D211601712E100501圖7-40期末余額復(fù)核窗復(fù)核時，可以增加一個字段“復(fù)核結(jié)果”，放在F列，然后定義公式。對于資產(chǎn)類賬戶， 有期初余額+本期借方發(fā)生額-本期貸方發(fā)生額=期末余額的勾稽關(guān)系，所以，在復(fù)核其余額時，在F3中輸入公式“ =F2+C3-D3 ”（直接輸入或通過鼠標選擇要計算的單元格），回車確認。然后，將鼠標移至F3單元格右下角，當鼠標變?yōu)椤?”時，向下拖動到最后一個有借貸方數(shù)據(jù)的單元格，松開鼠標，每日的余額就計算出來了，F(xiàn)7的公式被復(fù)制為F6+C7 D

37、7,如圖7-41所示。F6=F5+C6-D6ABCDEF1日期摘要一借方貸方余額復(fù)核結(jié)果21期初余額50033A120380"38046B312686859C322390390611D2116011 601 .712E100501:501圖7-41期末余額復(fù)核結(jié)果比較結(jié)果，如有不符，在確認源數(shù)據(jù)正確的情況下，則說明其余額計算有誤，應(yīng)進一步 查明原因；如某數(shù)據(jù)輸入錯誤，則修改該數(shù)據(jù)后，余額會被自動重算。在比較結(jié)果的正確性。通過設(shè)置公式進行計算復(fù)核的方法，同樣適用于其他有勾稽關(guān)系的動態(tài)系列數(shù)據(jù)的復(fù) 核，如計算利息，折舊、稅金等。第六節(jié) Excel在審計制表中的應(yīng)用在審計工作中所獲取的審計

38、證據(jù)都要以審計工作底稿作為載體，審計工作底稿中大部分是表格形式，而且基本上都有固定的格式，因此審計人員可以利用Excel的模板功能，在模板中可以創(chuàng)建包括公式、標注、圖形和格式等的工作簿表單，從而提高制表效率。下面以制作“存貨計價審計表”為例，說明模板的創(chuàng)建和使用。一、模板的創(chuàng)建新建一張新的工作簿，在工作簿中輸入模板中必要的信息，如表頭、表體、金額格式、 數(shù)字之間的相互勾稽關(guān)系等，但不要輸入數(shù)字，因為每次使用時的金額并不一樣。ACDEFGHIJK1存貨計價審計2匚1 WA購入發(fā)出余額3口口書戾胡數(shù)量單價金額數(shù)量單價全額數(shù)量單價金額45678910h計價方法說明2112.情況說明及審計結(jié)論：圖7-

39、42模板創(chuàng)建示意圖需要的格式都確定以后，單擊“文件”菜單下的“另存為”命令，彈出“另存為”對話框?！氨４骖愋汀边x擇模板，“保存位置”為默認，在“文件名”欄輸入有助于識別模板用途 的文件名，單擊“保存”按鈕，即完成模板的創(chuàng)建。叵岡另存為圖7-43模板保存窗口二、調(diào)用模板制作表格模板制作好以后，就可以使用其進行表格的制作。單擊“文件”菜單下的“新建”命令，在“新建工作簿”對話框中的“模板”欄下選擇 “本機上的模板”，可以看到已經(jīng)創(chuàng)建的模板。如圖所示的“存貨計價審計表”就是已經(jīng)創(chuàng) 建好的模板。選擇需要的模板，單擊“確定”按鈕，即打開模板。圖7-44模板選擇窗相關(guān)數(shù)字會自在模板中輸入所需數(shù)據(jù)或從其他位置把項目金額和設(shè)計調(diào)整數(shù)粘貼過來,動計算出來。要保存新建的工作簿時，單擊“文件”菜單下的“另存為”命令，設(shè)定文件保 存的位置和文件名，在保存類型中選擇"Microsoft Excel工作簿”，單擊“保存”按鈕，新的工作表就保存好了。利用ExceI模板功能制作有固