2020年員工手冊業(yè)務(wù)員工作手冊

1、（員工手冊）業(yè)務(wù)員工作手冊20XX年XX月峯年的企業(yè)咨詢咸問經(jīng)驗(yàn).經(jīng)過實(shí)戰(zhàn)驗(yàn)證可以藩地執(zhí)行的卓越萱理方案.值得您下載擁有外貿(mào)業(yè)務(wù)員工作手冊！2007-10-2408:23外貿(mào)業(yè)務(wù)員工作手冊！ 外貿(mào)業(yè)務(wù)員工作細(xì)則辦理客戶業(yè)務(wù)前的準(zhǔn)備工作營業(yè)助理復(fù)查上次該客戶當(dāng)面所交代或來電來函所應(yīng)辦工作是否已完成,如未完成應(yīng)速辦妥。（壹）營業(yè)助理對客戶所寄來擬于仿制的原樣品,如需準(zhǔn)備報(bào)價(jià)、 樣品、印盒、紙?zhí)住?標(biāo)紙、標(biāo)頭、陳列箱、說明書等資料,應(yīng)即準(zhǔn)備齊全,如有問題不能解決,應(yīng)即向主 管經(jīng)理請示如何處理。（二）營業(yè)助理須將客戶所欲購的項(xiàng)目,應(yīng)準(zhǔn)備最新報(bào)價(jià),以滿足客戶再訂購的需要。（三）營業(yè)助理應(yīng)客戶所需,代訂飯

2、店房間、且于前壹天應(yīng)再和飯店聯(lián)絡(luò),不可有誤。（四）營業(yè)助理須通知裝押助理,最遲于于客戶來前壹日辦妥OOL。（五）如需采購部有關(guān)科長配合準(zhǔn)備工作者,營業(yè)助理應(yīng)協(xié)調(diào)妥善對大客戶來應(yīng)預(yù)到 公司日期?？蛻艚哟ぷ鳎ㄒ迹┤缧璧綑C(jī)場迎接,營業(yè)部助理應(yīng)向總務(wù)科安排接機(jī)事宜,且應(yīng)于飛機(jī)抵達(dá)前2小時(shí)和航空公司機(jī)場辦事處聯(lián)絡(luò)班機(jī)確定到達(dá)時(shí)間。必須提前5分鐘抵達(dá)機(jī)場或 飯店將客人接來公司+（二）如客戶需赴工廠察見,營業(yè)助理應(yīng)事先和工廠聯(lián)絡(luò),安排行程（三）如客戶需要游覽名勝古跡,營業(yè)助理應(yīng)事先安排觀光行程?？蛻魜碓L接待（壹）赴機(jī)場或飯店接客戶前,營業(yè)助理應(yīng)將有關(guān)資料、檔案、樣品等置于業(yè)務(wù)洽談 室。（二）如客戶需要飲料

3、、食品等,營業(yè)助理應(yīng)通知樣品室準(zhǔn)備。（三）如需采購部有關(guān)科長備詢時(shí),營業(yè)助理應(yīng)事先通知待命?？蛻艚忧I(yè)務(wù)（壹）營業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶挑選樣品。（二）經(jīng)客戶挑選的有興趣產(chǎn)品,營業(yè)助理應(yīng)即記錄詳細(xì)資料及產(chǎn)品編號(hào)、規(guī)格、包 裝明細(xì)、 材數(shù),最近工廠價(jià)格。 如有必要,得和有關(guān)科長協(xié)調(diào)報(bào)價(jià)。如客戶是以C&F或CIF條件采購者,應(yīng)即計(jì)算所擬報(bào)單位數(shù)量的運(yùn)費(fèi),如該產(chǎn)品客戶以前曾購買者,則應(yīng)記錄前次廠價(jià)和賣價(jià)。（三）和客戶洽談中,對報(bào)價(jià)及客戶所特有要求的規(guī)格、形態(tài)、大小、尺寸、厚度、結(jié)構(gòu)材料、顏色、包裝、品質(zhì)、訂購數(shù)量等，營業(yè)助理均應(yīng)詳細(xì)列入記錄,必要時(shí)畫上該產(chǎn)品草圖。（四）如客戶當(dāng)日未能決定采購者,須待次日

4、繼續(xù)洽談時(shí),營業(yè)助理應(yīng)將所挑選出來的樣品,留條囑咐樣品室暫保留于業(yè)務(wù)治談室架子內(nèi)。以免下次洽談時(shí)重復(fù)挑選（保留期限不得超過壹星期） （五）如客戶不予洽談或已洽商完畢的樣品,營業(yè)助理應(yīng)囑咐樣品室歸仍原處。（六）客戶如有任何詢問應(yīng)即查核答復(fù),如不能即時(shí)答復(fù),亦應(yīng)向客戶說明原因且告 以何時(shí)答復(fù)。（七）和客戶洽談中,對客戶所交代的工作應(yīng)于下次洽談前完成。整理報(bào)價(jià)單（壹）應(yīng)客戶需要,將洽談中感興趣的產(chǎn)品,營業(yè)助理和采購部有關(guān)科長協(xié)調(diào)整理報(bào) 價(jià)單,經(jīng)主管理經(jīng)理核閱后打出交給客戶。（二）客戶訂購產(chǎn)品,營業(yè)助理應(yīng)于客戶離公司的當(dāng)日或限內(nèi)將報(bào)價(jià)單單項(xiàng)總價(jià)及全 部總價(jià)底稿整理妥當(dāng),呈主管經(jīng)理閱后,掃報(bào)價(jià)單所規(guī)定份

5、數(shù)增加二份。如是C&F或CIF時(shí),報(bào)價(jià)單上的材數(shù)不予打出。（三）營業(yè)助理,應(yīng)即核對報(bào)價(jià)單是否和底稿相符,如有錯(cuò)誤即自行修改確實(shí)無誤,然 后抽出壹份報(bào)價(jià)單請示經(jīng)理后,開國內(nèi)訂單,連同國內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)壹且交裝押助理。（四）所有寄國外信件,報(bào)價(jià)單若其他壹切文件須由營業(yè)助理核對,且于寄出份上經(jīng) 理簽名處旁簽名和簽注日期,送交主管經(jīng)理發(fā)出,但報(bào)關(guān)文件由營業(yè)助理于結(jié)且前 自行核對單價(jià)數(shù)量，必須于當(dāng)日內(nèi)完成。開國內(nèi)訂單 營業(yè)助理應(yīng)時(shí)常查核自存的報(bào)價(jià)單,且盡速請主管經(jīng)理會(huì)同有關(guān)采購科長發(fā)出國 內(nèi)訂單，且于存檔報(bào)價(jià)單及資料卡或PRICELIST上注明承制工廠、廠價(jià)、國內(nèi)訂 單號(hào)碼及日期。（壹）訂單上嘜頭可采用下列

6、方式:1.刻章。2.打字。3.由營業(yè)助理書寫清楚。（二）如國內(nèi)訂單上數(shù)量、價(jià)格、包裝、規(guī)格、嘜頭有變更時(shí),即發(fā)出訂單更改通知,且和原國內(nèi)訂單留底聯(lián)裝訂壹起。（三）如是將國內(nèi)訂單改開另壹工廠,則應(yīng)于國內(nèi)訂單留底聯(lián)、驗(yàn)貨聯(lián)、裝運(yùn)聯(lián)上注 明,本訂單是原訂單號(hào)重開,原訂單作廢且于存檔報(bào)價(jià)單聯(lián)及資料卡或PRICELIST上更改國內(nèi)訂單號(hào)碼、 日期、 承制廠名稱價(jià)格，但于工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上 絕對不可注明該訂單是重開,且即將裝運(yùn)聯(lián)直接交裝運(yùn)押助理。（四）原國內(nèi)訂單如是改開別家工廠時(shí),須用特別編號(hào),舉例如下:KR-1021（此為改開訂單號(hào)碼）K-1021（此為原訂單號(hào)碼） （五）需動(dòng)退的貨,外箱上要打記號(hào),應(yīng)于

7、訂單上特別注明,告知工廠（六）如是紡織品的訂單,亦應(yīng)于訂單上注明需辦GUOTA才可出口。（七）印制樣品請款時(shí),務(wù)必附上樣品才可付款。（八）訂單壹個(gè)ITEM于Y5,000之上,科長于時(shí)壹定要讓科長簽字，才能寄出，如科長 不于而急于需寄出的訂單由營業(yè)部自行決定。此訂單進(jìn)否要由科長簽字才寄出,但如未經(jīng)科長簽字的訂單,采購科長應(yīng)協(xié)助出貨,而催貨則由營業(yè)部負(fù)責(zé)。（九）凡向工廠催貨（包括配件及印刷品）壹切的責(zé)任由營業(yè)助理負(fù)責(zé),但裝押助理協(xié) 助催貨。開妥國內(nèi)訂單（壹）國內(nèi)訂單開妥后,須校對和報(bào)價(jià)單上所列的包裝、數(shù)量是否相符。（二）開妥國內(nèi)訂單送主管經(jīng)理核閱簽名后:1.留底聯(lián)存查。2.工廠聯(lián)及簽回聯(lián)及驗(yàn)貨聯(lián)交

8、管制中心。3.裝運(yùn)聯(lián)連同報(bào)價(jià)單壹份交裝押助理保存出貨用。4.簽回聯(lián)逾10天工廠未自動(dòng)簽回時(shí),由管制中心過濾,如該訂單單項(xiàng)金額超過美金2000元或人民幣8萬元之上者,通知有關(guān)副（助）理或外務(wù)員負(fù)責(zé)簽回,（如金額未超 過之上金額者不必硬性簽回） ,如超過美金5,000元者,務(wù)必由各有關(guān)科長簽回。5.管制中心收到簽回聯(lián)時(shí),核對單價(jià)、數(shù)量后,如簽回聯(lián)上有更改部分,應(yīng)由管制中心通知各承辦助理，再交行政助理處理后轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員更改樣品室價(jià)格（三）營業(yè)助理收到出貨樣品時(shí),須詳查出貨樣品的品質(zhì)規(guī)格是否符合客戶要求,如 符合則呈閱主管經(jīng)理后將出貨樣品自行保管,否則即刻請示旅客經(jīng)理如何處理,驗(yàn) 貨平面由主管經(jīng)理核

9、閱后收回再保留。1.北部地區(qū)助理取回出貨樣品,仍交由管制中心銷案后,自行保管。2.送他倉庫的出貨樣品亦需取回,但貴重及體積太大的,助理可自行決定是否取回。（四）工廠收到訂單要求承辦助理改價(jià),須由經(jīng)理決定不可自作主張。索取樣品（壹）客戶未訂購,但要求樣品的項(xiàng)目應(yīng)請示主管經(jīng)理會(huì)同采購部有關(guān)科長向何家工 廠索取樣品,且填妥樣品索取函,以三聯(lián)交收發(fā)中心以壹承留底。（二）客戶已訂購者,應(yīng)按報(bào)價(jià)單國內(nèi)訂單上規(guī)定數(shù)量向有關(guān)工廠索取樣品。（三）索取樣品如急迫時(shí),以電話和有關(guān)工廠及外務(wù)員聯(lián)絡(luò)。（四）重要樣品如于限期內(nèi)仍未收到回音時(shí),應(yīng)即填寫重要樣品逾期追問單,交有關(guān)采購科長采取緊急措施。（五）對外務(wù)人員交辦的事

10、項(xiàng),應(yīng)隨時(shí)督促如期完成,如有任何困難時(shí)請示主管經(jīng)理 處理。（六）收到工廠樣品后應(yīng)即詳細(xì)檢查是否完好無缺,如有規(guī)格不符或損壞應(yīng)速通知工廠重寄,且囑咐注意改善及小心包裝（七）向工廠索取樣品時(shí),要注明該工廠產(chǎn)品的編號(hào),如無工廠編號(hào),須附上草圖或相 片。（八）向工廠索取樣品時(shí),請勿寫客戶及地區(qū)名稱。（九）外借樣品申請單上壹律附上2X3相片留底。（十）內(nèi)借（暫借）樣品應(yīng)于資料中心登記。（十壹）凡壹個(gè)ITEM拍成壹張的相片均以2X3為主。附件:索取樣品職責(zé)的劃分:1.舊樣品壹律由營業(yè)部直接向工廠或外務(wù)員索取，若無法取得,請科長提供資料,由助理繼續(xù)索取,到完成為止。2.新樣品壹律要科長負(fù)責(zé)索取,所謂新樣品包

11、括:（1）客戶送來的樣品（圖片）。（2）舊樣品但有部分更改者。1外務(wù)員編制隸屬采購部,但其工作直接對營業(yè)部負(fù)責(zé)。2有訂單的新樣品由科長負(fù)責(zé)索取樣品到底。3無訂單的新樣品索取期限已屆,科長無法完成,應(yīng)呈所屬經(jīng)理,說明理由寄樣品給客戶于收到工廠所寄來的樣品上,貼妥本公司標(biāo)簽和ITEMNO.品名（壹）如以海郵或空郵寄出者,應(yīng)打收件人地址、姓名、電話、標(biāo)簽及SAMPLEINVOICE五聯(lián),于第四聯(lián)上簽名及注明日期交包景裹組寄出,將第三聯(lián)隨 同樣品裝入箱內(nèi)。第壹聯(lián)寄客戶,第二聯(lián)交收發(fā)歸檔,第五聯(lián)自存。1.如樣品數(shù)量過多或價(jià)值過高,而交涉仍需付樣品費(fèi)者,應(yīng)于SAMPLEINVOICE上注明SAMPLECH

12、ARGE且去函向客戶索取樣品費(fèi)及郵費(fèi)。2.每3個(gè)月依自存的第五聯(lián)SAMPLEINVOICE清理客戶未寄來樣品費(fèi)郵費(fèi)或其他費(fèi)用，打DEBITNOTE用會(huì)計(jì)科長名義向客戶索取。3.寄國外包裹,由各助理自行包好,裝入箱內(nèi)4.如寄出SMP需辦出口配額者,承辦助理應(yīng)特別注意事先辦理。（二）如以航空貨運(yùn)方式寄出者,應(yīng)打SAMPLEINVOICE六聯(lián)單價(jià)打上虛價(jià)（不實(shí)的 價(jià)格）第壹聯(lián)于樣品寄出后隨函寄給客戶,第五聯(lián)由航空貨運(yùn)公司簽名后交秘書室 收發(fā)人，六聯(lián)自存。收到航空貨運(yùn)公司提單應(yīng)核對航空運(yùn)費(fèi)、客戶地址及班機(jī)是否正確,如航空貨運(yùn)公司計(jì)算傭金時(shí)核對,其余交秘書室存檔,如航空運(yùn)費(fèi)為本公司支付者,須客戶確實(shí)收到

13、貨品時(shí)才可簽付運(yùn)費(fèi)。（三）所有寄出國外的樣品須由經(jīng)理過目,再行寄出客戶來電來函來樣品（壹）收到客戶來電來函,應(yīng)立即請示經(jīng)理如何處理。（二）收到客戶來擬仿制的樣品,或寄來的目錄相片,其開發(fā)報(bào)價(jià)等,應(yīng)即請示主管經(jīng) 理。若有居交訂單者,請公司予以獎(jiǎng)勵(lì)。（三）主管經(jīng)理外出時(shí),營業(yè)助理應(yīng)于自己能力范圍內(nèi)所能管的事先行管理,主管經(jīng) 理返公司后,再呈報(bào)處理經(jīng)過如系緊急事項(xiàng),應(yīng)設(shè)法和主管經(jīng)理取得聯(lián)絡(luò),以便迅速 處理。須經(jīng)確認(rèn)樣品、印刷品（壹）如國內(nèi)訂單上載有樣品、印刷盒、紙?zhí)?、?biāo)紙、標(biāo)頭經(jīng)國外客戶確認(rèn)通過后,立即以公司印的表格,寄交工廠及有關(guān)外務(wù)員,留底壹份交裝押簽收,且于原國內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)上登記后再交回營業(yè)助

14、理留存。 如以電話通知工廠,應(yīng)補(bǔ)寄通知以便安排出貨。（二）客戶正式確認(rèn)通過的樣品,應(yīng)會(huì)知有關(guān)外務(wù)員或科長,規(guī)格正確以便驗(yàn)貨。驗(yàn)貨（壹）如非專案訂單因訂購數(shù)量小或外務(wù)員忙碌,因地區(qū)偏遠(yuǎn)無法前往承制廠商貨或 因承制廠商品質(zhì)差,外務(wù)人員不能決定可出貨時(shí),外務(wù)人員來電或來函通知，營業(yè) 助理應(yīng)即請示主管經(jīng)理如何處理。 但北部地區(qū)、 廣州地區(qū)不論任何情況,應(yīng)通知外務(wù)員必須親往驗(yàn)貨。（二）營業(yè)助理因解決重要問題須往工廠時(shí),應(yīng)填出差申請表返回公司后憑出差方案表,向總務(wù)科請領(lǐng)差旅費(fèi)。（三）所有訂單的驗(yàn)貨聯(lián)均由管制中心直接寄交外務(wù)員,以便協(xié)助催貨,如助理需到 倉庫驗(yàn)貨,自行找裝運(yùn)聯(lián)或留底聯(lián)。申請國外（內(nèi)）傭金賠償

15、（壹）營業(yè)助理填妥申請書,送呈主管經(jīng)理、 總經(jīng)理簽名核準(zhǔn)送交押匯科長,如賠償須 扣工廠者于表上注明且另填寫扣款單壹份交會(huì)計(jì),壹份交稽核,壹份交采購科長,壹 份留底,以便工廠請款時(shí)扣除,如是親交來公司的客戶,須備妥收據(jù)及護(hù)照影本送交 會(huì)計(jì)制單。（申請書為四聯(lián),其中壹份留底）（二）于支付國外傭金時(shí)必須:1.和國外公司訂傭金可于任何地點(diǎn)支付的契約影本交會(huì)計(jì)。2.每支付前由對方公司來信指定由某人攜帶該公司開立的收據(jù)支領(lǐng)。（三）押匯科長收到國外匯款支出申請單,送交有關(guān)會(huì)計(jì)簽收壹份,另壹份交稽核。對樣品處理（壹）出貨樣品:營業(yè)助理必須取得且切實(shí)負(fù)責(zé)驗(yàn)貨無誤后予以自行保管或予補(bǔ)樣。（二）收到工廠新樣品,呈閱

16、主管經(jīng)理后,應(yīng)附廠商住址、 電話及負(fù)責(zé)人姓名及價(jià)格資料即送采購部有關(guān)科長編資料（三）承辦助理收到新樣品,應(yīng)從速送采購部,如獲訂單,可得獎(jiǎng)金。（四）有秘密樣品（專利或只能賣給專門客戶）不可隨便陳列于樣品室。 其訂單及樣品 函的科長欄應(yīng)改填經(jīng)理名。（五）如需向商業(yè)部門借出樣品時(shí),應(yīng)填寫樣品外借申請單連同彩色照片呈總經(jīng)理 核后方可借出。（六）如有不可陳列的印刷盒,由承辦助理于出綱SMPL上注明不可陳列字樣,先交 管制中心銷案后,再由管制中心送交承辦助理保管出口貨物流程主要包括：報(bào)價(jià)、訂貨、付款方式、備貨、包裝、通關(guān)手續(xù)、裝船、運(yùn)輸保險(xiǎn)、提單、結(jié)匯。 壹、報(bào)價(jià)于國際貿(mào)易中壹般是由產(chǎn)品的詢價(jià)、報(bào)價(jià)作為貿(mào)

17、易的開始。其中，對于出口產(chǎn)品的報(bào)價(jià)主要包括：產(chǎn)品的質(zhì) 量等級、 產(chǎn)品的規(guī)格型號(hào)、 產(chǎn)品是否有特殊包裝要求、 所購產(chǎn)品量的多少、 交貨期的要求、 產(chǎn)品的運(yùn)輸方式、 產(chǎn)品的材質(zhì)等內(nèi)容。比較常用的報(bào)價(jià)有： FOBFOB 船上交貨、 CNFCNF 成本加運(yùn)費(fèi)、 CIFCIF 成本、保險(xiǎn)費(fèi)加運(yùn)費(fèi)等形式。二、訂貨（簽約） 貿(mào)易雙方就報(bào)價(jià)達(dá)成意向后，買方企業(yè)正式訂貨且就壹些關(guān)聯(lián)事項(xiàng)和賣方企業(yè)進(jìn)行協(xié)商，雙方協(xié)商認(rèn)可后， 需要簽訂購貨合同 。于簽訂購貨合同過程中，主要對商品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、包裝、產(chǎn) 地、裝運(yùn)期、付款條件、結(jié)算方式、索賠、仲裁等內(nèi)容進(jìn)行商談，且將商談后達(dá)成的協(xié)議寫入購貨合同 。 這標(biāo)志

18、著出口業(yè)務(wù)的正式開始。 通常情況下，簽訂購貨合同壹式倆份由雙方蓋本公司公章生效，雙方各保存 壹份。三、付款方式 比較常用的國際付款方式有三種，即信用證付款方式、 TTTT 付款方式和直接付款方式。1 1、信用證付款方式 信用證分為光票信用證和跟單信用證倆類。 跟單信用證是指附有指定單據(jù)的信用證， 不附任何單據(jù)的信用證 稱光票信用證。簡單地說，信用證是保證出口商收回貨款的保證文件。請注意，出口貨物的裝運(yùn)期限應(yīng)于信 用證的有效期限內(nèi)進(jìn)行，信用證交單期限必須不遲于信用證的有效日期內(nèi)提交。國際貿(mào)易中以信用證為付款方式的居多，信用證的開證日期應(yīng)當(dāng)明確、清楚、完整。中國的幾家國有商業(yè)銀 行，如中國銀行、中

19、國建設(shè)銀行、中國農(nóng)業(yè)銀行、中國工商銀行等，均能夠?qū)ν忾_立信用證（這幾家主要銀 行的開證手續(xù)費(fèi)均是開證金額的1.51.5 %。）。2 2、TTTT 付款方式TTTT 付款方式是以外匯現(xiàn)金方式結(jié)算，由您的客戶將款項(xiàng)匯至貴公司指定的外匯銀行賬號(hào)內(nèi)，能夠要求貨到 后壹定期限內(nèi)匯款。3 3、直接付款方式是指買賣雙方直接交貨付款。四、備貨 備貨于整個(gè)貿(mào)易流程中，起到舉足輕重的重要地位，須按照合同逐壹落實(shí)。備貨的主要核對內(nèi)容如下： 1 1、貨物品質(zhì)、規(guī)格，應(yīng)按合同的要求核實(shí)。2 2、貨物數(shù)量：保證滿足合同或信用證對數(shù)量的要求。3 3、備貨時(shí)間：應(yīng)根據(jù)信用證規(guī)定，結(jié)合船期安排，以利于船貨銜接。五、包裝您能夠根據(jù)貨物的不同，來選擇包裝形式（如：紙箱、木箱、編織袋等） 。不同的包裝形式其包裝要求也有 所不同。1 1、壹般出口包裝標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)貿(mào)易出口通用的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行包裝。2 2、特殊出口包裝標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)客戶的特殊要求進(jìn)行出口貨物包裝。3 3、貨物的包裝和嘜頭（運(yùn)輸標(biāo)志） ：應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查核實(shí)，使之符合信用證的