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文檔簡(jiǎn)介
1、XXXXXXXXX分公司知識(shí)管理平臺(tái)設(shè)計(jì)方案目 錄1.1前言21.2門戶展示模塊51.3公文管理模塊51.4工作任務(wù)全生命周期管理71.5知識(shí)庫81.6專家?guī)?01.7知識(shí)地圖111.8知識(shí)問答111.9知識(shí)流程設(shè)計(jì)131.10討論社區(qū)131.11知識(shí)共享氛圍的營造141.12安全信息管理模塊141.13總結(jié):151.1 前言知識(shí)管理平臺(tái),是集中實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性動(dòng)態(tài)演進(jìn)的企業(yè)知識(shí)管理一系列功能應(yīng)用需求的以IT技術(shù)為基礎(chǔ)的系統(tǒng)操作、展示、應(yīng)用平臺(tái),它可以使企業(yè)各領(lǐng)域、各層級(jí)、各區(qū)域、各業(yè)務(wù)場(chǎng)景的員工通過統(tǒng)一的應(yīng)用與分享平臺(tái)和入口訪問其各自所需的個(gè)性化知識(shí)與信息資源。知識(shí)管理平臺(tái)是一個(gè)以人的知識(shí)與智能
2、為核心和主導(dǎo),以信息技術(shù)為手段的人機(jī)結(jié)合的管理支撐系統(tǒng)。其建設(shè)與運(yùn)營總體目標(biāo)是通過管理整合企業(yè)中的各種知識(shí)資源與智力資產(chǎn)(包括企業(yè)內(nèi)外各種顯性的情報(bào)信息和知識(shí)文檔體系,還包括存在于各領(lǐng)域?qū)<翌^腦與經(jīng)驗(yàn)中的隱性知識(shí)體系),并通過各種形式與工具實(shí)現(xiàn)知識(shí)的實(shí)時(shí)關(guān)聯(lián)存儲(chǔ),將企業(yè)不斷演變與擴(kuò)張的知識(shí)資源整合為動(dòng)態(tài)而體系化的企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)庫,以促進(jìn)企業(yè)智力資產(chǎn)優(yōu)化升級(jí),打造知識(shí)學(xué)習(xí)、分享、創(chuàng)新的健康企業(yè)文化,并能通過知識(shí)創(chuàng)新能力不斷升級(jí)有效促動(dòng)企業(yè)各業(yè)務(wù)智能領(lǐng)域崗位員工生產(chǎn)效率與效能的提高。它是企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新能力的不斷升級(jí)有效促動(dòng)企業(yè)各業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域崗位員工生產(chǎn)效率與效能的提高。它是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)的“生產(chǎn)廠”、“
3、檔案館”、“閱覽室”、“創(chuàng)新館”、“分析臺(tái)”,著眼于為企業(yè)業(yè)務(wù)體系為核心價(jià)值鏈運(yùn)營能力的優(yōu)化和企業(yè)核心崗位人員能力素質(zhì)體系升級(jí),提供可持續(xù)有針對(duì)性的能源與動(dòng)力,未來將立足于保障“智慧企業(yè)”與“學(xué)習(xí)型組織”的戰(zhàn)略發(fā)展遠(yuǎn)景落地于核心的智能型競(jìng)爭(zhēng)力的可持續(xù)打造。所謂“知識(shí)之輪”,即任何組織中的知識(shí)都符合知識(shí)“沉淀”、“共享”、“學(xué)習(xí)”、“應(yīng)用”、“創(chuàng)新”等運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié),這些知識(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)組合成一個(gè)螺旋上升的閉環(huán),我們即稱之為“知識(shí)之輪”。 知識(shí)管理就是要找到驅(qū)動(dòng)知識(shí)之輪的法則,一般企業(yè)都需要通過“技術(shù)”、“管理”、“文化”三個(gè)方面來保障“知識(shí)之輪”的高速運(yùn)轉(zhuǎn)。 知識(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié): 沉淀:即知識(shí)編碼,知識(shí)從隱
4、性到顯性的過程,提高知識(shí)編碼度。 共享:知識(shí)能夠?yàn)楦嘟M織成員所學(xué)習(xí)和應(yīng)用的過程。 學(xué)習(xí):通過各種方式和方法吸收更多的顯性知識(shí)和隱性知識(shí),將其轉(zhuǎn)化為自己的隱性知識(shí)。 應(yīng)用:將從組織內(nèi)吸收的隱性和顯性知識(shí)應(yīng)用于工作實(shí)踐從而創(chuàng)造價(jià)值,與共享環(huán)節(jié)一起改善知識(shí)擴(kuò)散度。 創(chuàng)新:獲取外部新知識(shí)或提升內(nèi)部知識(shí)層次,改善知識(shí)掌握度,使該部分知識(shí)能在應(yīng)用中產(chǎn)生直接的價(jià)值。知識(shí)管理的關(guān)鍵要素 通過技術(shù)、管理、文化三個(gè)方面,對(duì)知識(shí)從沉淀、共享、學(xué)習(xí)、應(yīng)用、創(chuàng)新等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行管理。 知識(shí)管理是運(yùn)用管理和信息技術(shù)手段,將人和知識(shí)充分結(jié)合,以加強(qiáng)組織記憶、提升員工能力 、優(yōu)化知識(shí)協(xié)作、改進(jìn)工作業(yè)績,并為組織可持續(xù)核心能力
5、構(gòu)建奠定基運(yùn)輸公司知識(shí)管理設(shè)計(jì)思想是根據(jù)知識(shí)的類型分別采用不同的策略管理知識(shí)源。對(duì)于顯性知識(shí),通過知識(shí)地圖指引用戶快捷地找到需要的資料;對(duì)于隱性知識(shí),為用戶提供了找到擁有所需知識(shí)的路徑,并創(chuàng)造一種機(jī)制和提供氛圍,使得團(tuán)隊(duì)成員勤于總結(jié),樂于貢獻(xiàn)、分享和交流。1.2 門戶展示模塊 知識(shí)門戶可以集成企業(yè)內(nèi)部的功能、內(nèi)容和社區(qū),通過知識(shí)門戶,所有用戶能夠能太地獲取知識(shí)存儲(chǔ)在企業(yè)內(nèi)部的各種信息,同時(shí)還可以及時(shí)地得到外部相關(guān)資源。此外,知識(shí)門戶還支持網(wǎng)上虛擬社區(qū),網(wǎng)站的用戶可以相互討論和交換信息。門戶展示模塊,主要實(shí)現(xiàn)各個(gè)架構(gòu)系統(tǒng)的整合、各種資源的整合和企業(yè)內(nèi)外部各種內(nèi)容整合。1.3 公文管理模塊公文是企
6、業(yè)在其活動(dòng)中普遍使用的一種規(guī)范性文書,是企業(yè)管理中傳遞信息、交流情況、商洽工作的重要工具,是企業(yè)內(nèi)外日常辦公不可缺少的重要應(yīng)用。公文管理模塊是指信息化的方式實(shí)現(xiàn)公文收發(fā)、交換和存檔等管理。公文管理支持組織實(shí)現(xiàn)電子公文一體化運(yùn)轉(zhuǎn),支持單一組織內(nèi)、以及組織間各種形式的電子公文交換,并最終與知識(shí)管理等系統(tǒng)無縫銜接實(shí)現(xiàn)電子公文的安全保存和管理。公文管理模塊主要實(shí)現(xiàn)功能為:1、 發(fā)文管理2、 收文管理3、 公文權(quán)限管理4、 流程設(shè)置5、 公文規(guī)范6、 公文格式7、 圖形化流程跟蹤1.4 工作任務(wù)全生命周期管理功能簡(jiǎn)介工作任務(wù)全壽命周期管理是指工作任務(wù)從計(jì)劃形成到擬定年度/月度工作任務(wù)計(jì)劃與寫實(shí)清單乃至完
7、成的全過程。進(jìn)一步發(fā)揮其作為運(yùn)營管理、自我管理工具的價(jià)值,結(jié)合業(yè)務(wù)層面計(jì)劃審批及表格的優(yōu)化,工作任務(wù)全壽命周期管理的流轉(zhuǎn)過程及填寫操作,推進(jìn)工作任務(wù)計(jì)劃制定、調(diào)整及跟蹤的便捷操作,以提高任務(wù)計(jì)劃管理過程整體的效率。部門員工/部門領(lǐng)導(dǎo)l 錄入工作清單:部門領(lǐng)導(dǎo)或計(jì)劃管理員可在系統(tǒng)中錄入本月工作任務(wù)清單;l 查閱工作清單:部門員工在工作任務(wù)全壽命周期管理系統(tǒng)中可查閱本部門的工作清單;l 任務(wù)計(jì)劃變更:部門領(lǐng)導(dǎo)可對(duì)具體某項(xiàng)工作計(jì)劃進(jìn)行編輯;l 任務(wù)計(jì)劃反饋:部門員工可根據(jù)工作計(jì)劃完成情況,對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行完成情況反饋l 部門月度工作總結(jié):部門領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)本月工作完成情況提交月度總結(jié),交由主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核
8、;l 編輯工作清單:部門領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)當(dāng)月工作情況對(duì)工作清單進(jìn)行編輯,增加本月工作 計(jì)劃項(xiàng);l 提交大事記:可將某項(xiàng)重點(diǎn)工作計(jì)劃及完成情況發(fā)布到大事記中,作為年度公司大事記素材提交;公司領(lǐng)導(dǎo)l 審核運(yùn)營計(jì)劃:公司領(lǐng)導(dǎo)可審核下屬員工的運(yùn)營計(jì)劃,審核方式多樣化(包括通過、駁回、轉(zhuǎn)辦、溝通和廢棄等),決定是否給予在系統(tǒng)中發(fā)布。l 指派工作任務(wù):可根據(jù)公司工作情況,給指點(diǎn)部門指派新的工作任務(wù)。l 評(píng)價(jià):根據(jù)部門本月工作情況給出月度評(píng)價(jià)。公司計(jì)劃管理員l 指派工作任務(wù):可根據(jù)公司工作情況、領(lǐng)導(dǎo)指示,給指點(diǎn)部門指派新的工作任務(wù)。l 工作督辦:對(duì)所有部門的具體任務(wù)計(jì)劃項(xiàng)進(jìn)行工作督辦、催辦。 (附圖)1.5 知識(shí)
9、庫知識(shí)是人類智慧的結(jié)晶,知識(shí)庫使知識(shí)管理平臺(tái)具有智能性。知識(shí)庫是針對(duì)某領(lǐng)域問題求解的需要,采用知識(shí)表示方式在計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)、組織、管理和使用的互相聯(lián)系的知識(shí)片集合。 知識(shí)庫中的知識(shí)根據(jù)它們的應(yīng)用領(lǐng)域特征、背景特征、使用特征、屬性特征等而被構(gòu)成便于利用的、有結(jié)構(gòu)的組織形式。知識(shí)片一般是模塊化的。 知識(shí)庫的知識(shí)是有層次的。最低層是“事實(shí)知識(shí)”,中間層是用來控制“事實(shí)”的知識(shí)(通常用規(guī)則、過程等表示);最高層次是“策略”,它以中間層知識(shí)為控制對(duì)象。策略也常常被認(rèn)為是規(guī)則的規(guī)則。因此知識(shí)庫的基本結(jié)構(gòu)是層次結(jié)構(gòu),是由其知識(shí)本身的特性所確定的。在知識(shí)庫中,知識(shí)片間通常都存在相互依賴關(guān)系。規(guī)則是最典型、最常用
10、的一種知識(shí)片。 知識(shí)庫中可有一種不只屬于某一層次的特殊形式的知識(shí)可信度(或稱信任度,臵信測(cè)度等)。對(duì)某一問題,有關(guān)事實(shí)、規(guī)則和策略都可標(biāo)以可信度。這樣,就形成了增廣知識(shí)庫。 知識(shí)庫中還可存在一個(gè)通常被稱作實(shí)踐庫的特殊部分。如果對(duì)于某些問題的解決途徑是肯定和必然的,就可以把其作為一部分相當(dāng)肯定的問題解決途徑直接存儲(chǔ)在實(shí)踐庫中。 知識(shí)庫可以存儲(chǔ)企業(yè)的所有知識(shí)資源,并且通過知識(shí)分類對(duì)資源進(jìn)行科學(xué)、合理、規(guī)范的分類,所存儲(chǔ)的范圍為企業(yè)內(nèi)所達(dá)到知識(shí)標(biāo)準(zhǔn)的知識(shí)資源。并實(shí)現(xiàn)以下功能:1、 知識(shí)庫分類:對(duì)知識(shí)庫內(nèi)知識(shí)資源與條目根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行分類,分類之間界限明顯、結(jié)構(gòu)合理,并可以將分類進(jìn)行可視化展現(xiàn)。2
11、. 知識(shí)關(guān)聯(lián):可以在知識(shí)庫內(nèi)按照分類、多維度分類、標(biāo)簽和用戶信息進(jìn)行知識(shí)關(guān)聯(lián),提高知識(shí)利用率,防止知識(shí)孤島。 另外,知識(shí)庫中還包含三種特殊的知識(shí)庫,從業(yè)務(wù)角度,這三種特殊知識(shí)庫將按照分類進(jìn)行單獨(dú)分割,并單獨(dú)存儲(chǔ)相應(yīng)知識(shí)資源。 (附圖) 1.6 專家?guī)熘R(shí)專家是指在某一知識(shí)領(lǐng)域具備專業(yè)技術(shù)、執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)或相關(guān)知識(shí)的人員,可以憑借著豐富的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)順利達(dá)成任務(wù)的要求。知識(shí)專家具備完善的技巧與專業(yè)能力,不僅由多數(shù)員工認(rèn)可與推薦,還能輕松得處理重復(fù)性工作,甚至突發(fā)情況。專家?guī)?,即專家資料庫,將組織內(nèi)部與外部知識(shí)專家名單及其相關(guān)資料與專業(yè)經(jīng)理建立檔案后,存儲(chǔ)在相應(yīng)的知識(shí)庫中,以方便員工依據(jù)專業(yè)查詢相應(yīng)專家。
12、 專家?guī)煜到y(tǒng)類似于知識(shí)庫,但又不同于知識(shí)庫,專家?guī)鞂儆谔厥獾闹R(shí)庫,因此專家?guī)斓膽?yīng)具備如下特殊功能: 1. 員工核心專長分類:對(duì)內(nèi)部員工核心專長建立詳細(xì)且靈活的分類系統(tǒng)。 2. 外部專家資料庫:企業(yè)通常會(huì)有許多外部合作的專家、顧問、講師等,這些外部專家也將在企業(yè)內(nèi)部專家?guī)熘薪⑾鄳?yīng)資料,一邊企業(yè)內(nèi)部查詢與運(yùn)用。 3. 專家協(xié)同平臺(tái):專家?guī)旃δ?,需要考慮到與知識(shí)管理平臺(tái)、知識(shí)庫、信息交互、知識(shí)社區(qū)等功能模塊的協(xié)同運(yùn)作,因此需要有專家協(xié)同平臺(tái),可以實(shí)現(xiàn)專家與知識(shí)的協(xié)同、專家與專家的協(xié)同、專家與員工的協(xié)同。 4. 專家地圖:(1)體現(xiàn)專家個(gè)體知識(shí)掌握程度;(2)體現(xiàn)企業(yè)內(nèi)專家分布狀況。 5. 專家成
13、長規(guī)劃:專家所具備的知識(shí)用路線的方式進(jìn)行體現(xiàn),可以直觀地得知專家成長規(guī)劃與路線。 6. 專家統(tǒng)計(jì):對(duì)企業(yè)內(nèi)專家進(jìn)行多方面的全面統(tǒng)計(jì)。(附圖)(專家)1.7 知識(shí)地圖知識(shí)地圖是一種知識(shí)導(dǎo)航系統(tǒng),并顯示不同的知識(shí)存儲(chǔ)之間重要的動(dòng)態(tài)聯(lián)系。它是知識(shí)管理的輸出模塊,輸出的內(nèi)容包括知識(shí)的來源,整合后的知識(shí)內(nèi)容,知識(shí)流和知識(shí)的匯聚。它的作用是協(xié)助組織機(jī)構(gòu)發(fā)掘其智力資產(chǎn)的價(jià)值,所有權(quán),位臵和使用方法。 知識(shí)地圖可以使組織機(jī)構(gòu)內(nèi)各種專家技能轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)并進(jìn)而內(nèi)化為組織的知識(shí)資源;鑒定并排除對(duì)知識(shí)流的限制因素;發(fā)揮機(jī)構(gòu)現(xiàn)有的知識(shí)資產(chǎn)的杠桿作用。因此知識(shí)地圖應(yīng)當(dāng)具備如下功能: 1. 知識(shí)導(dǎo)航功能:通過多種導(dǎo)航的方
14、式,指示知識(shí)資源的位臵,它能告訴人們到哪里可以找到需要的知識(shí),并通過各種方式引導(dǎo)人們找到所需的知識(shí)。 2. 知識(shí)關(guān)聯(lián)功能:將各個(gè)知識(shí)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行有機(jī)的關(guān)聯(lián):人知識(shí)、知識(shí)知識(shí)、知識(shí)專家、專家人,構(gòu)建成知識(shí)網(wǎng)絡(luò),從中找到所有與知識(shí)節(jié)點(diǎn)相關(guān)的東西。 3. 知識(shí)地圖展示:可以通過多種方式對(duì)知識(shí)地圖進(jìn)行多方位的展示。 4. 知識(shí)資產(chǎn)清單:知識(shí)地圖可以作為一種評(píng)估企業(yè)的知識(shí)資產(chǎn)現(xiàn)狀,展示可以利用的資源,發(fā)現(xiàn)需要填補(bǔ)的空白的工具,同時(shí)也可以防止知識(shí)的重復(fù)生產(chǎn)。 附圖:(知識(shí)地圖)1.8 知識(shí)問答1. 知識(shí)問答模塊:知識(shí)庫中不可能存儲(chǔ)全部所需知識(shí),當(dāng)用戶遇到知識(shí)庫中找不到的知識(shí)時(shí),可以通過征詢問答的方式,向知識(shí)庫
15、的其他用戶或?qū)<野l(fā)起提問。可指定專家或某特定用戶答復(fù),也可默認(rèn)為全部用戶均可答復(fù),可指定答復(fù)時(shí)間。在所有回復(fù)的答案中,由有權(quán)限的(未必是發(fā)起人)用戶選擇為最佳答案,選擇完成后可將該問答轉(zhuǎn)化為知識(shí)納入知識(shí)庫,實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)的挖掘。 2. 知識(shí)積分交易:為了鼓勵(lì)知識(shí)生產(chǎn)與使用者積極應(yīng)用知識(shí)庫系統(tǒng),系統(tǒng)支持積分的概念,用戶的各種知識(shí)行為如發(fā)布知識(shí)、發(fā)布點(diǎn)評(píng)、提問題等都會(huì)被給予不同的積分獎(jiǎng)勵(lì)。獲得相關(guān)積分之后,用戶可以在懸賞回答、獎(jiǎng)品兌換等欄目使用這些積分,用戶可以在該模塊根據(jù)自己的積分情況,兌換系統(tǒng)公布的獎(jiǎng)品,并可查閱兌換記錄。同時(shí)根據(jù)積分的多少不斷晉級(jí),成為專業(yè)知識(shí)淵博的角色。 3. 最佳答案推送模
16、塊:知識(shí)問答中的最佳答案納入到知識(shí)庫中后,將自動(dòng)推送給此問題相關(guān)參與者和關(guān)注者,促進(jìn)知識(shí)共享。 4. 專題提問:用戶可以針對(duì)某一專業(yè)問題對(duì)相應(yīng)領(lǐng)域?qū)<壹w進(jìn)行提問,專家集體進(jìn)行回答,專家間可以相互完善其他人的答案。附圖:(知識(shí)問答)1.9 知識(shí)流程設(shè)計(jì)1. 審批流程設(shè)臵:可以對(duì)發(fā)布知識(shí)設(shè)定審批流程,審批流程可以根據(jù)目錄權(quán)限或目錄默認(rèn)流程中自動(dòng)設(shè)定,也可以根據(jù)用戶所擁有權(quán)限進(jìn)行特殊設(shè)臵;用戶也可以根據(jù)個(gè)人權(quán)限,設(shè)定特殊的審批流程。 2. 知識(shí)協(xié)作流程:在平臺(tái)中,用戶可以發(fā)起一個(gè)知識(shí)協(xié)作項(xiàng)目,邀請(qǐng)其他用戶共同加入,并設(shè)定相應(yīng)知識(shí)協(xié)作流程,為其他用戶分配任務(wù),共同完成知識(shí)協(xié)作項(xiàng)目,項(xiàng)目中所有人均可以
17、分享自己工作過程、經(jīng)驗(yàn)和成果,最終協(xié)作項(xiàng)目的成果,可以在內(nèi)部分享,并可以總結(jié)成知識(shí)成果向平臺(tái)所有用戶推薦。 3. 其他流程設(shè)臵:可以在平臺(tái)中設(shè)計(jì)其他流程,如:會(huì)議室預(yù)定流程、發(fā)文流程、請(qǐng)假流程等。附圖:(流程)1.10 討論社區(qū)以隱性知識(shí)的所屬對(duì)象劃分,可分為個(gè)體的隱性知識(shí)和集體的隱性知識(shí)。集體的隱性知識(shí)依附于組織,是某一組織區(qū)別于其他組織的人格化特征,如某一組織或團(tuán)隊(duì)的價(jià)值體系(觀)、團(tuán)隊(duì)默契、組織文化和氛圍等川。在科研團(tuán)隊(duì)中建立討論社區(qū)就是為了增進(jìn)這兩種類型隱性知識(shí)的互動(dòng),在討論的過程中,由個(gè)人智商形成組織智商,群策群力,共同解決問題;成員之間通過討論,實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享和流動(dòng),就能快速提高團(tuán)隊(duì)
18、的知識(shí)總量和集體智慧。 討論社區(qū)模塊為企業(yè)成員間提供了項(xiàng)目討論的虛擬社區(qū),具有相關(guān)權(quán)限的人員才可進(jìn)人。以團(tuán)隊(duì)成員身份登陸系統(tǒng)后進(jìn)人討論社區(qū)的主頁面,成員在里面以發(fā)帖的形式開展一次討論,討論內(nèi)容可以是與項(xiàng)目相關(guān)的熱點(diǎn)和難點(diǎn)、項(xiàng)目組任務(wù)分配、重要通告等,并可上傳文件,成員通過主題進(jìn)人目標(biāo)問題的討論區(qū)參與討論,可下載文件,不但可以屏蔽時(shí)空的限制,又活躍了團(tuán)隊(duì)的科研氣氛。但是不能完全依靠以IT技術(shù)為基礎(chǔ)建立的網(wǎng)絡(luò)虛擬社區(qū)進(jìn)行項(xiàng)目交流,也需要進(jìn)行面對(duì)面形式的交流,如專題報(bào)告、交流會(huì)等,只不過前者可以自動(dòng)將討論內(nèi)容記錄到數(shù)據(jù)庫中,而后者需要整理材料,然后錄人數(shù)據(jù)庫才能達(dá)到共享。(附圖)1.11 知識(shí)共享氛圍的營造有效的知識(shí)管理必須營造樂于貢獻(xiàn)和分享知識(shí)的文化氛圍,為了營造這樣的文化氛圍,采取激勵(lì)機(jī)制是實(shí)施知識(shí)管理中必要的措施。激勵(lì)的依據(jù)可以體現(xiàn)在一些數(shù)字指標(biāo)上,所以在系統(tǒng)中的經(jīng)驗(yàn)共享模塊和討論社區(qū)模塊中增加了統(tǒng)計(jì)功能。系統(tǒng)應(yīng)該具有界面美觀、操作便利
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