合同及信息管理方案

1、合同及信息管理方案一、合同管理目標(biāo)監(jiān)理工程師在施工階段實施合同管理的主要目標(biāo)是約束合同各方共同遵守合同規(guī) 則，避免各方因責(zé)任的分歧、 不嚴(yán)格執(zhí)行合同而出現(xiàn)的合同糾紛以及違約現(xiàn)象的發(fā)生， 保證工程建設(shè)項目質(zhì)量、進(jìn)度、投資三大目標(biāo)的實現(xiàn)。二、合同管理內(nèi)容1. 監(jiān)理工程師按工程變更、洽商流程對工程變更、洽商進(jìn)行管理。2. 定期按合同協(xié)議書及投標(biāo)書中承諾的要求，對承包人的人員、機(jī)具設(shè)備的投入 進(jìn)行檢查、管理。3. 按工程變更、洽商基本流程對因設(shè)計變更、洽商等原因造成的費(fèi)用變更進(jìn)行管 理。4. 對工程停工及復(fù)工的管理。5. 對工程工程索賠（工期、費(fèi)用）的管理。6. 對合同執(zhí)行過程中的爭議進(jìn)行調(diào)解。7.

2、在合同執(zhí)行過程中，對違約事件進(jìn)行處理。8. 違約事件的預(yù)控，及時提醒合同雙方認(rèn)真履約，避免不必要的合同糾紛發(fā)生。三、合同管理方法合同管理的基本方法采用協(xié)助建設(shè)單位訂立施工合同、進(jìn)行合同分析、合同履行 跟蹤與合同文檔管理。 監(jiān)理中標(biāo)后， 將協(xié)助建設(shè)單位準(zhǔn)備或?qū)彶槭┕ず贤母黜梼?nèi)容， 力求使合同全面、完整，并符合國家法律、法規(guī)的規(guī)定，防止或因合同條款的含糊不 清或內(nèi)容欠缺而帶來的履行困難及索賠、延期的發(fā)生，充分理解合同內(nèi)容，以便在履 行中做出正確的解釋。在實際工作中，由于施工合同與委托監(jiān)理合同內(nèi)容相互交叉， 合同本身條款繁多，條款關(guān)系復(fù)雜，合同語言可能有歧義等特點(diǎn)，監(jiān)理工程師在合同 管理中對某些條

3、款就存在著不同程度的風(fēng)險。合同分析通過對比分析監(jiān)理合同和施工 合同，清晰地確定監(jiān)理單位的服務(wù)范圍、監(jiān)理目標(biāo)、監(jiān)理單位與業(yè)主的義務(wù)權(quán)利、施 工單位與業(yè)主的義務(wù)權(quán)利，分析各項工程活動的合同后果，并將其貫徹到各監(jiān)理部和 每個成員，依據(jù)合同開展監(jiān)理工作。合同分析著重明晰以下問題：1）工程概況以及工程范圍；在各主要的合同事件中，監(jiān)理、施工單位及業(yè)主之間的義務(wù)及責(zé)任，各主要合同事件之間的關(guān)系；（2）監(jiān)理的工期控制目標(biāo)，工程進(jìn)度計劃及各主要工程設(shè)備材料的進(jìn)場計劃；（3）監(jiān)理的質(zhì)量控制目標(biāo)和所執(zhí)行的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、試驗規(guī)程、驗收流程。（4）監(jiān)理的投資控制目標(biāo)， 分析施工合同價格的種類、 適用的范圍、 調(diào)整的條件、

4、方式和流程；監(jiān)理如何處理業(yè)主與施工單位的合同爭執(zhí)問題，包括索賠與反索賠問題；在施工 過程中還會遇到許多無法預(yù)見的干擾，所以必須對合同加強(qiáng)跟蹤管理。在合同分析、 履行跟蹤的基礎(chǔ)上，高度重視合同的文檔管理，對涉及合同變更的各種文件，如驗收 報告、試驗報告、 施工單位的索賠報告及其處理意見、 會議記錄等及時進(jìn)入文檔系統(tǒng)， 編號、建立索引以便查詢調(diào)用。1. 組織方法（1）監(jiān)理并完善監(jiān)理機(jī)構(gòu)組織， 健全職責(zé)分工及有關(guān)制度， 落實合同管理的責(zé)任。（2）編制本工程的合同管理工作計劃。（3）建立工程合同管理變更、工程暫停等合同事件的管理制度，明確審核處理 責(zé)任。2. 技術(shù)方法（1）協(xié)助業(yè)主簽訂簽訂一個嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮?/p>

5、同，針對本項目，仔細(xì)斟酌合同中的各項條 款，盡量避免合同缺陷。（2）嚴(yán)格控制施工單位的轉(zhuǎn)包與分包，嚴(yán)謹(jǐn)不合法的轉(zhuǎn)包和分包。（3）做好合同管理的預(yù)控工作， 針對有可能發(fā)生合同爭議及糾紛的部分做好預(yù)測， 采取對策，減少施工單位提出各種索賠的可能。（4）運(yùn)用先進(jìn)的MIS軟件系統(tǒng)實施行之有效的合同管理。3. 經(jīng)濟(jì)方法（ 1）按合同編制資金使用計劃，確定、分解投資控制目標(biāo)。（2）按合同要求支付工程款，嚴(yán)格控制合同外工程款的發(fā)生。五、重要合同事件管理對施工合同的管理是監(jiān)理進(jìn)行合同管理的重點(diǎn)， 它貫穿于施工監(jiān)理的整個過程中， 除去施工合同中質(zhì)量控制條款、進(jìn)度控制條款以及投資控制條款的具體管理方法，在 前面已

6、有詳細(xì)論述外，本章對合同履行中的其他重要合同事件工程變更、工程暫停與 復(fù)工、工程延期、費(fèi)用索賠、爭議、違約、分包等問題的管理詳述如下：1.工程變更任何工程的形式、數(shù)量、質(zhì)量、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)的變更，各方均按合同文件有關(guān)規(guī)定 和流程辦理，經(jīng)監(jiān)理審查、批準(zhǔn)實施。增加費(fèi)用或延長工期的變更均需經(jīng)監(jiān)理審查報 業(yè)主批準(zhǔn)后，簽發(fā)工程變更單，監(jiān)理工程師監(jiān)督實施。工程變更可以由業(yè)主、設(shè)計單 位、監(jiān)理及施工單位之中的任何一方提出，但所有變更均由總監(jiān)理工程師簽發(fā)工程 變更單后方可實施。當(dāng)工程變更涉及安全、環(huán)保等內(nèi)容時，應(yīng)按規(guī)定經(jīng)有關(guān)部門審 定。未經(jīng)總監(jiān)理工程師審查同意而實施的工程變更，項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)不得予以計量。工 程變更

7、、洽商流程如下：有關(guān)單位書面提出變更建 議，填寫工程洽商單或技術(shù)聯(lián)系單不同意監(jiān)理工程師審核評價其合理 性及可行性，并提出意見專業(yè)監(jiān)理工程師根據(jù)合同審 定施工單位的費(fèi)用和工期總監(jiān)組織審批弋*1 ;通知施工單位 實施變更工程報建設(shè)單位備忘，作為工程 款和進(jìn)度計劃調(diào)整的依據(jù)2.工程延期延期是指竣工期的延長。如有發(fā)生則按合同文件和監(jiān)理規(guī)范的有關(guān)規(guī)定和流程辦 理。經(jīng)監(jiān)理審查延期申請、進(jìn)行調(diào)查收集資料及協(xié)調(diào)評估、 確認(rèn)延期后，經(jīng)業(yè)主批準(zhǔn), 簽署工程最終延期審批表。如非施工單位責(zé)任或客觀條件引起的延期，業(yè)主承擔(dān)責(zé)任并給予施工單位延期或補(bǔ)償，如施工單位責(zé)任，則應(yīng)向業(yè)主支付拖期損失償金。工程 延期的受理流程如下

8、：3.費(fèi)用索賠根據(jù)合同條件有關(guān)規(guī)定索取的附加支付，監(jiān)理工程師根據(jù)合同文件的有關(guān)規(guī)定和 流程進(jìn)行公正的處理，更主要的是防止不必要的索賠發(fā)生。監(jiān)理受理索賠后，審查索 賠申請，進(jìn)行調(diào)查收集資料及與承包單位和業(yè)填報延期申請表， 說明產(chǎn)生變更的原因, 并隨附計算資料，施工單位對變更申請進(jìn)行調(diào)研，專業(yè)監(jiān)理工程師認(rèn)為理由不充分或 變更不當(dāng)，簽發(fā)不同意意見，總監(jiān)理工程師同意專業(yè)監(jiān)理工程師的審批意見，按臨時 延期審批表執(zhí)行，并申報最終延期申請施工單位同意，或提出修改后同意，簽發(fā)臨時 延期審批表，總監(jiān)理工程師征得建設(shè)單位同意，雙方備案并按此編制新的執(zhí)行計劃， 建設(shè)、施工單位嚴(yán)格執(zhí)行新的計劃，施工單位停止申報或修改

9、重報，復(fù)查工程延期及 臨時延期情況，簽署工程最終延期申請表，總監(jiān)理工程師征得建設(shè)單位同意，同意專 業(yè)監(jiān)理工程師的審批意見，施工單位進(jìn)行協(xié)商，確認(rèn)索賠，通過中期支付證書予以支 付。索賠受理流程為提交索賠意向、收集資料、調(diào)查、索賠申請審查、索賠評估及報 告、索賠確定，總監(jiān)理工程師簽署費(fèi)用索賠審批表。針對本工程的特點(diǎn)，本監(jiān)理公司 將盡力預(yù)控索賠的條件發(fā)生，最大限度保護(hù)業(yè)主與與承包人的合法權(quán)益。另外，我們 將選派一名合同合同管理經(jīng)驗非常豐富的工程師進(jìn)駐工地，負(fù)責(zé)合同糾紛與索賠事件 的處理。工程索賠處理流程如下：4.爭議工程實施期間，各方在執(zhí)行合同過程中，對指令、決定、意見、證書及價值等方 面產(chǎn)生爭議，

10、監(jiān)理收到爭議通知后，在合同規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行全面調(diào)查與取證。同時對 爭議做出決定，并書面通知業(yè)主和施工單位，在合同規(guī)定期限內(nèi)，如業(yè)主和施工單位 未提出異議，其決定為最終決定。如合同一方提出要求仲裁，在合同規(guī)定期限內(nèi)，雙 方進(jìn)行友好協(xié)商或通過雙方上級主管部門進(jìn)行調(diào)解。如仍未達(dá)成協(xié)議可采用仲裁方式 或訴訟方式進(jìn)行解決。合同爭議調(diào)解處理流程如下：5. 違約及處理業(yè)主如有違約，施工單位提出通知后，監(jiān)理應(yīng)盡快深入調(diào)查、收集掌握有關(guān)情況, 澄清事實，按合同規(guī)定進(jìn)行處理。施工單位如有違約，經(jīng)監(jiān)理確認(rèn)，書面通知施工單位在短期內(nèi)糾正違約情況。若 通知不執(zhí)行，則監(jiān)理書面報告業(yè)主，并辦理扣除施工單位由于違約帶來的損失金

11、額的 證明。如監(jiān)理確認(rèn)施工單位嚴(yán)重違約，按合同規(guī)定進(jìn)行處理。當(dāng)業(yè)主已部分或全部中 止合同后，業(yè)主自行或邀請其他施工單位完成該工程，所增加的一切費(fèi)用由施工單位 承擔(dān)。6. 分包與指定分包監(jiān)理應(yīng)嚴(yán)禁施工單位把大部分工程分包或?qū)訉臃职?。分包?yīng)經(jīng)監(jiān)理審查，報業(yè)主 批準(zhǔn)后實施。監(jiān)理對分包的批準(zhǔn)不解除施工單位按合同規(guī)定所應(yīng)承擔(dān)的任何責(zé)任和義 務(wù)。分包和指定分包工程的監(jiān)理，由監(jiān)理工程師通過施工單位或直接到分包或指定分 包的工程進(jìn)行監(jiān)督、檢查和抽檢，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)由施工單位負(fù)責(zé)處理，監(jiān)理不負(fù)責(zé) 對分包方和指定分包方簽發(fā)支付證書。7. 工程暫停及復(fù)工由于業(yè)主要求、工程質(zhì)量、安全或其他必須暫時停止施工的緊急事件等

12、原因，總 監(jiān)理工程師可簽發(fā)工程暫停令。當(dāng)施工暫停原因消失、具備復(fù)工條件時，及時簽署工 程復(fù)工報審表?？偙O(jiān)理工程師在停工期間，宜會同各方根據(jù)施工合同，處理由此引起 的與工期、費(fèi)用等有關(guān)的問題。六、信息管理目標(biāo)信息管理是監(jiān)理工程師進(jìn)行項目目標(biāo)控制的基礎(chǔ)。信息管理即為信息的收集、處 理、存儲、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱，信息管理的目標(biāo)是按施工合同和監(jiān)理合 同約定及時提交各項信息資料，內(nèi)業(yè)資料做到規(guī)范、全面、完整。七、信息管理內(nèi)容1. 對質(zhì)檢、試驗以及管理用表進(jìn)行統(tǒng)一，督促承包人提交檢測、試驗以及其它管 理資料的編碼體系以及信息資料的管理模式。2. 建立監(jiān)理信息資料的管理體制模式以及編碼體系。3.

13、建立工程施工監(jiān)理數(shù)據(jù)庫，以輔助施工監(jiān)理進(jìn)行工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資的三大 指標(biāo)的動態(tài)控制。4. 對生產(chǎn)過程中發(fā)生的信息資料進(jìn)行維護(hù)，盡量避免亂、假、錯資料、信息的發(fā) 生。5. 維護(hù)信息、資料的時效性，督促承包人及時提交和種信息資料，并加以分析、 報送業(yè)主。6. 維護(hù)信息資料的錄存規(guī)范性以符合技術(shù)檔案管理的要求。7. 督促承包人進(jìn)行竣工資料的整理，保證竣工資料的齊備。八、信息管理方法信息管理的基本方法是通過對工程項目建設(shè)中所產(chǎn)生的所有信息的合理分類、編 碼、歸檔，以客觀地記錄和反映項目建設(shè)的整個過程，實現(xiàn)信息全面有效地管理。1. 建立文檔管理制度（1）資料要求：監(jiān)理文檔資料應(yīng)力求完整、準(zhǔn)確、真實，字

14、跡要清晰，簽字要齊 全；（2）責(zé)任人：監(jiān)理文檔資料工作明確由項目總監(jiān)理工程師負(fù)總責(zé)，專業(yè)監(jiān)理工程 師全體成員分工負(fù)責(zé)，并配備資料員專人負(fù)責(zé)實際的管理工作；2. 資料歸檔的主要內(nèi)容（1）施工合同文件及委托監(jiān)理合同；（2）勘察設(shè)計文件；（3）監(jiān)理計劃；（4）監(jiān)理實施細(xì)則；（5）分包單位資格報審表；（6）設(shè)計交底與圖紙會審會議紀(jì)要；（7）施工組織設(shè)計（方案）報審表；（8）工程開工/復(fù)工報審表及工程暫停令；（9）測量核驗資料；（10）工程進(jìn)度計劃；（11）工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件;（12）檢查試驗資料；（13）工程變更資料；（14）隱蔽工程驗收資料；（15）工程計量單和工程款支付證書；（1

15、6）監(jiān)理工程師通知單、工作指令；（17）監(jiān)理工作聯(lián)系單；（18）報驗申請表；（19）會議紀(jì)要；（20）來往函件；（21）監(jiān)理日志、旁站記錄、巡視記錄；（22）監(jiān)理月、季、年報；（23）質(zhì)量缺陷與事故的處理文件；（24）分部工程、單位工程等驗收資料；（25）索賠文件資料；（26）竣工結(jié)算審核意見書；（27）工程項目施工階段質(zhì)量評估報告等專題報告；（28）監(jiān)理工作總結(jié)。3. 監(jiān)理文檔資料的驗收、移交和管理辦法：（1）由項目總監(jiān)理工程師組織監(jiān)理文檔資料的歸檔工作，并負(fù)責(zé)審核簽 字驗收；（2）由項目總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)，于工程竣工驗收后兩個月內(nèi)將監(jiān)理文檔 資料送公司總工程師審閱，并與檔案管理人員辦理移交手

16、續(xù)；（3）監(jiān)理檔案由公司資料檔案室負(fù)責(zé)保管，公司員工需借閱時，應(yīng)辦理 借閱與歸還手續(xù)；（4）檔案館有要求時，按其有關(guān)規(guī)定執(zhí)行九、完善監(jiān)理檔案監(jiān)理工程師與業(yè)主、承包人或指定分包人之間有關(guān)工程質(zhì)量、進(jìn)度和費(fèi)用的一切 往來函件和報表都分類編號歸檔保存。監(jiān)理工程師督促承包人在合同規(guī)定時間內(nèi)，向 業(yè)主提交完整、準(zhǔn)確、清晰的符合有關(guān)規(guī)定的竣工圖紙、資料和各類檔案并根據(jù)業(yè)主 的要求向業(yè)主提交相應(yīng)的監(jiān)理檔案。1. 監(jiān)理記錄（1）監(jiān)理工程師按有關(guān)要求認(rèn)真填寫并做好對各分項工程批準(zhǔn)開工、完成檢驗和 材料試驗結(jié)果記錄，尤其是重要部位或隱蔽工程檢驗記錄及隱蔽工程照片錄象妥善保 管。（2）工程分項開工申請批復(fù)單。監(jiān)理工

17、程師對承包人提交的施工方案、施工設(shè)計 圖紙、使用材料、測量基線、水準(zhǔn)點(diǎn)、檢測設(shè)備等審查合格后批準(zhǔn)開工的申請批復(fù)單。（3）監(jiān)理工程師掌握承包人每周工作計劃以便進(jìn)行監(jiān)理工作。（4）現(xiàn)場監(jiān)理人員應(yīng)按監(jiān)理日志內(nèi)容填寫，并由監(jiān)理工程師保存，作為監(jiān)理工程 師工作發(fā)出指示、解決糾紛的重要依據(jù)。（5）監(jiān)理工程師應(yīng)對承包人完成每一分項工程后填報的檢驗申請批復(fù)單進(jìn)行檢驗， 簽認(rèn)合格后，承包人方能進(jìn)行下道工序施工。（6）監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場檢驗工程質(zhì)量等向承包人發(fā)送監(jiān)理工程師通知單，要 求承包人按照規(guī)范糾正質(zhì)量缺陷或停止施工。（7）監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)已批準(zhǔn)的變更申請單，填報工程更改令，作為計量支付的 依據(jù)。（8）工地

18、例會由總監(jiān)主持， 宜每月召開一次，有關(guān)監(jiān)理工程師和承包單位負(fù)責(zé)人、 業(yè)主或有關(guān)人員參加。紀(jì)要由監(jiān)理工程師簽字后，分送各有關(guān)單位。2. 原始記錄（1）現(xiàn)場監(jiān)理人員應(yīng)按合同或規(guī)范對承包人提交的質(zhì)量檢驗報告單，認(rèn)真審核并 簽認(rèn)后報監(jiān)理工程師備查。（2）現(xiàn)場監(jiān)理人員應(yīng)對材料試驗全過程進(jìn)行旁站監(jiān)理，重要部分和抽檢試驗應(yīng)由 現(xiàn)場監(jiān)理人員或監(jiān)理試驗室操作完成，其試驗結(jié)果送監(jiān)理工程師確認(rèn)。3. 監(jiān)理月報監(jiān)理工程師根據(jù)工程進(jìn)展情況、存在的問題每月以報告書的格式向業(yè) 主報告。工程監(jiān)理月報的主要內(nèi)容：（1）本月工程概述；（2）工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全、環(huán)保、支付、合同管理的其他事項；（3）合同執(zhí)行情況；（4）存在的問題及處理情況；（5）當(dāng)月監(jiān)理工作小結(jié)；（6）下月監(jiān)理工作計劃；7）其他需向業(yè)主報告的情況4. 監(jiān)理工作報告（總結(jié)） 在工程結(jié)束后，監(jiān)理工程師將向業(yè)主提交監(jiān)理工作報告