酒店內(nèi)部控制之采購(gòu)與付款

1、內(nèi)部控制之采購(gòu)與付款第一章總則第一條為了加強(qiáng)對(duì)公司采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制， 規(guī)范采購(gòu)與付款行為， 防范采購(gòu)與付款 過程中的差錯(cuò)和舞弊，根據(jù)國(guó)家法規(guī)和本公司實(shí)際，制定本制度。第二條本制度適用于公司所屬的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)、 建設(shè)業(yè)務(wù)的采購(gòu)， 主要包括： 餐飲原料采購(gòu)、 一般經(jīng)營(yíng)物品采購(gòu)、工程物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)。第三條公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)公司內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)和監(jiān)督， 包括采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制 度。第四條總經(jīng)理對(duì)公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施以及采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。第二章餐飲原料采購(gòu)第五條餐飲原料是指通過加工用來為顧客提供菜品和食品的餐飲主料和輔料，包括蔬菜、肉類、海鮮、調(diào)味品、糧食、

2、食用油、奶品等。購(gòu)入可以直接銷售的、不需要分裝的飲品和食品作為商品管理。第六條請(qǐng)購(gòu)提出與審批1 、請(qǐng)購(gòu)由餐飲部廚房于到貨的前一日15 時(shí)之前提出，填寫一式 4 聯(lián)（餐飲部、采購(gòu)部、收貨、財(cái)務(wù)）的餐飲原料采購(gòu)單；2、采購(gòu)部根據(jù)餐飲原料價(jià)格清單確定的價(jià)格，審核和完成餐飲原料采購(gòu)單中各項(xiàng)原料 的價(jià)格。3、餐飲原料的請(qǐng)購(gòu)由廚師長(zhǎng)提出，餐飲部經(jīng)理或者餐飲總監(jiān)簽署，采購(gòu)部經(jīng)理復(fù)審，酒店總經(jīng)理審批。第七條詢價(jià)詢價(jià)與確定供應(yīng)商1、資產(chǎn)部為詢價(jià)的主管部門，會(huì)同餐飲部、財(cái)務(wù)部和采購(gòu)部對(duì)餐飲原料進(jìn)行詢價(jià)，制 定餐飲原料價(jià)格單。餐飲原料價(jià)格單每半個(gè)月更新一次。2、餐飲原料價(jià)格以市場(chǎng)批發(fā)價(jià)格為基礎(chǔ)，變動(dòng)范圍不能超出市場(chǎng)

3、平均零售價(jià)格。3、詢價(jià)應(yīng)采取多方比價(jià)的方式進(jìn)行，在詢價(jià)的過程中提供相應(yīng)供應(yīng)商信息。供應(yīng)商報(bào) 價(jià)應(yīng)以書面形式4、采購(gòu)部為供應(yīng)商的主管部門，在資產(chǎn)部詢價(jià)的基礎(chǔ)上，收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、資信、 法律文件等信息， 作出書面對(duì)比報(bào)告并提出供應(yīng)商選擇建議。 原則上選擇三家入圍供應(yīng)商作 為合作伙伴。5、財(cái)務(wù)部和餐飲部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)。6、總經(jīng)理審批確定供應(yīng)商。7、餐飲原料價(jià)格不應(yīng)包含任何運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等因素，供應(yīng)商提出運(yùn)費(fèi)稅費(fèi)等條件的應(yīng)單 獨(dú)計(jì)費(fèi)，并作為供應(yīng)商選定條件。8、供應(yīng)商提供的信用期作為選擇供應(yīng)商的條件之一。公司不支付任何信用成本，即不 能因信用期而增加單價(jià)。第八條采購(gòu)合同的訂立與審計(jì)1、采購(gòu)部與審批確定的

4、供應(yīng)商簽訂供貨協(xié)議，明確供貨的范圍、時(shí)限、質(zhì)量、價(jià)格、 信用和結(jié)算等條款。2、餐飲部和財(cái)務(wù)部對(duì)供貨協(xié)議進(jìn)行審核后，按照有關(guān)合同簽訂要求送審。3 、資產(chǎn)部每季度對(duì)餐飲原料的采購(gòu)情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，向財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理提交評(píng)價(jià)意見。第九條采購(gòu)與驗(yàn)收1 、采購(gòu)部將物品、價(jià)格、審批等填寫齊全的食品原料采購(gòu)單于到貨前一日17 時(shí)之前提交供應(yīng)商。 并將填寫齊全的餐飲原料采購(gòu)單 （三聯(lián)： 餐飲部、 收貨、 財(cái)務(wù)）提交收貨部門。2 、收貨部門根據(jù)餐飲原料采購(gòu)單收貨，并填寫與餐飲原料采購(gòu)單一致的一式 5 聯(lián)收貨 單（收貨、財(cái)務(wù)、餐飲部、采購(gòu)部、供應(yīng)商） ，分別由收貨人、送貨人、驗(yàn)收人簽字。3、收貨部門將填寫齊全的收貨單

5、供應(yīng)商聯(lián)交給供應(yīng)商，將填寫齊全的收貨單和餐飲原 料采購(gòu)單分別交給財(cái)務(wù)部和餐飲部，收貨單采購(gòu)聯(lián)交采購(gòu)部。4、收貨嚴(yán)格按照餐飲原料采購(gòu)單列明的種類和數(shù)量收貨。具有最小訂貨包裝的不允許 出現(xiàn)誤差，對(duì)于鮮活物品誤差不應(yīng)超過 10 ，對(duì)于其它餐飲原料誤差不應(yīng)超過5 .第十條庫(kù)存登記與會(huì)計(jì)記錄1、收貨部門根據(jù)收貨單和餐飲原料采購(gòu)單登記庫(kù)存系統(tǒng)，直接計(jì)入餐飲部庫(kù)存。2、財(cái)務(wù)部根據(jù)填寫齊全的收貨單和餐飲原料采購(gòu)單審核庫(kù)存單據(jù)，生成會(huì)計(jì)憑證，登 記應(yīng)付賬款。第十一條付款審批與付款執(zhí)行。1、財(cái)務(wù)部根據(jù)資金和應(yīng)付款狀況通知采購(gòu)部辦理付款手續(xù)；2、采購(gòu)部按照采購(gòu)部留存的收貨單與供應(yīng)商提交的收貨單核對(duì)一致，填寫支出憑單

6、；3 、財(cái)務(wù)部根據(jù)賬務(wù)記錄審核支出憑單；4、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理分別簽字后付款。 第十二條緊急采購(gòu)處理例外緊急需求的特殊采購(gòu)由酒店總經(jīng)理審批，并按照以下要求辦理： 1、緊急采購(gòu)的范圍在餐飲原料以內(nèi)；2、緊急采購(gòu)的價(jià)格不能超出詢價(jià)核定的價(jià)格；3 、緊急采購(gòu)的應(yīng)在次日上班后 2 個(gè)小時(shí)內(nèi)補(bǔ)辦并提交到收貨人員； 不符合以上條件的緊急采購(gòu)應(yīng)提前報(bào)知總經(jīng)理，并由總經(jīng)理審批補(bǔ)辦的手續(xù)。 第三章一般經(jīng)營(yíng)物品采購(gòu)固定資第十三條一般經(jīng)營(yíng)物品是指除餐飲原料以外的、 經(jīng)營(yíng)用的有形物品， 主要包括： 產(chǎn)、庫(kù)存經(jīng)銷或代銷商品、經(jīng)營(yíng)消耗品、辦公用品、維修用品、農(nóng)資、宣傳用品第十四條請(qǐng) 購(gòu)提出與審批1、各使用部門每月向資產(chǎn)部提

7、出經(jīng)營(yíng)物品需求計(jì)劃； 2、資產(chǎn)部根據(jù)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和財(cái)務(wù)預(yù)算，審核使用部門的需求計(jì)劃，結(jié)合經(jīng)營(yíng)物品物品的 庫(kù)存情況，每月提出請(qǐng)購(gòu)報(bào)告；3、每月的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃由總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。4、請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃應(yīng)列明每個(gè)物品的庫(kù)存數(shù)量、月均預(yù)計(jì)使用數(shù)量、預(yù)計(jì)期末庫(kù)存數(shù)量、申 請(qǐng)采購(gòu)數(shù)量等。5、資產(chǎn)部加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目，資產(chǎn)部應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí) 行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)； 對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目， 資產(chǎn)部應(yīng)對(duì)需求部門提出的申請(qǐng)進(jìn)行 審核后報(bào)批。6、公司應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的請(qǐng)購(gòu)審批制度。對(duì)于每月例行采購(gòu)，應(yīng)有批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃才能 辦理采購(gòu)訂貨。 對(duì)于臨時(shí)的采購(gòu)， 應(yīng)由使用部門提交的請(qǐng)購(gòu)單或者請(qǐng)購(gòu)報(bào)告， 經(jīng)過資產(chǎn)部

8、審 核，連同采購(gòu)訂單一同報(bào)批。第十五條詢價(jià)與確定供應(yīng)商1、資產(chǎn)部為詢價(jià)的主管部門，會(huì)同使用部門、財(cái)務(wù)部和采購(gòu)部對(duì)一般經(jīng)營(yíng)物品進(jìn)行詢 價(jià)，制定一般經(jīng)營(yíng)物品價(jià)格控制單。價(jià)格控制單至少 3 個(gè)月更新一次。2、對(duì)于經(jīng)常使用的一般經(jīng)營(yíng)物品，價(jià)格以市場(chǎng)批發(fā)價(jià)格為基礎(chǔ)。采用多方比價(jià)和議價(jià) 的方式確定。比價(jià)或議價(jià)不能少于 3 個(gè)供應(yīng)商。 3 、除專營(yíng)性存貨，對(duì)于單項(xiàng)采購(gòu)金額5 20 萬元元，或者批次采購(gòu)金額 20 100 萬元的，要采取議標(biāo)。超過的采取招標(biāo)的形式確定 一般經(jīng)營(yíng)物品的價(jià)格。4、資產(chǎn)部在詢價(jià)的過程中要提供相應(yīng)供應(yīng)商信息。供應(yīng)商報(bào)價(jià)應(yīng)以書面形式確認(rèn)。5、采購(gòu)部為供應(yīng)商的主管部門，在資產(chǎn)部詢價(jià)的基礎(chǔ)上

9、，收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、資信、 法律文件等信息， 作出書面對(duì)比報(bào)告并提出供應(yīng)商選擇建議。 原則上選擇三家入圍供應(yīng)商作 為合作伙伴。6、財(cái)務(wù)部和資產(chǎn)部以及特定的使用部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)。7、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批確定供應(yīng)商。8、供應(yīng)商提供的信用期作為選擇供應(yīng)商的條件之一。公司不支付任何信用成本，即不 能因信用期而增加單價(jià)。9、供應(yīng)商供貨期限為一年。對(duì)供應(yīng)商每年評(píng)價(jià)一次，擇優(yōu)選定。 第十六條采購(gòu)合同的訂立與審計(jì)1、采購(gòu)部與審批確定的供應(yīng)商簽訂供貨協(xié)議，明確供貨的范圍、時(shí)限、質(zhì)量、價(jià)格、 信用和結(jié)算等條款。2、資產(chǎn)部和財(cái)務(wù)部以及特定的使用部門對(duì)供貨協(xié)議進(jìn)行審核后，按照有關(guān)合同簽訂要 求送審。3、資產(chǎn)部每季

10、度對(duì)一般經(jīng)營(yíng)物品的采購(gòu)情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，向財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理提交評(píng)價(jià)意見。4、對(duì)于臨時(shí)采購(gòu)的臨時(shí)供應(yīng)商，可以通過比價(jià)、招標(biāo)形式直接簽訂供貨協(xié)議。 第十七條采購(gòu)與驗(yàn)1、采購(gòu)部將資產(chǎn)部的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃或請(qǐng)購(gòu)單、請(qǐng)購(gòu)報(bào)告等，在選定的供應(yīng)商和價(jià)格范圍內(nèi) 擬定采購(gòu)訂單2、采購(gòu)訂單由采購(gòu)部填具、財(cái)務(wù)部根據(jù)請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃等審核；3 、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批采購(gòu)訂單；4、采購(gòu)部將填寫齊全的采購(gòu)單于提交供應(yīng)商，并同時(shí)將填寫齊全的采購(gòu)單提交收貨部門。5 、收貨部門根據(jù)采購(gòu)單收貨，并填寫與采購(gòu)單一致的一式4 聯(lián)收貨單（收貨、財(cái)務(wù)、采購(gòu)部、供應(yīng)商） ，分別由收貨人、送貨人、驗(yàn)收人簽字。6、收貨部門將填寫齊全的收貨單供應(yīng)商聯(lián)交給供應(yīng)商，將填寫齊全的收貨單和采購(gòu)單 分別交給財(cái)務(wù)部和采購(gòu)部。7 、收貨嚴(yán)格按照采購(gòu)單列明的種類和數(shù)量收貨。具有最小訂貨包裝的不允許出現(xiàn)誤差，對(duì)于散裝的存貨誤差不超過 5 。第十八條庫(kù)存登記與會(huì)計(jì)記錄1、收貨部門根據(jù)收貨單和采購(gòu)單登記庫(kù)存系統(tǒng)。2、財(cái)務(wù)部根據(jù)填寫齊全的收貨單和采購(gòu)單審核庫(kù)存單據(jù)，生成會(huì)計(jì)憑證，登記應(yīng)付賬款。第十九條付款審批與付款執(zhí)行。1、財(cái)務(wù)部根據(jù)資金和應(yīng)付款狀況通知采購(gòu)部辦理付款手續(xù)；2、采購(gòu)部按照采購(gòu)部留存的收貨單與供應(yīng)商提交的收貨單核對(duì)一致 ，填寫支出憑單；3