弗迪爾財務(wù)制度系列 會計檔案管理辦法

1、會計檔案管理辦法第一條  為了加強會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，更好地為公司發(fā)展服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國會計法和中華人民共和國檔案法的規(guī)定，制定本辦法。     第二條  本公司所屬的，分公司，事業(yè)部，應(yīng)遵照本辦法管理會計檔案。子公司應(yīng)參照本辦法管理會計檔案。    第三條 會計檔案工作應(yīng)接受各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。     第四條  公司必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，

2、保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。     第五條  會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：     (一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。     (二)會計賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。     (三)財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。 

3、0;   (四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，查帳報告、驗資報告、財務(wù)會計制度以及與經(jīng)營管理和投資者權(quán)益有關(guān)的其它重要文件，如合同、章程、董事會計等各種會計資料。     第六條  各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。     當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一

4、保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。 移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。     第七條  會計檔案的借用。財務(wù)人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)證明，經(jīng)財務(wù)部長同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)財務(wù)部長同意后，方能由檔案管理人

5、員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復(fù)制時，必須經(jīng)財務(wù)部部長批準(zhǔn)，并限期歸還。 各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。     第八條  會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。     會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 &

6、#160;   第九條  本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應(yīng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。     各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。     第十條  保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：     (一)由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱。卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已

7、保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。     (二) 經(jīng)部門經(jīng)理審查，總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見,報上級有關(guān)部門批準(zhǔn)后執(zhí)行。     (三)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。     (四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案了銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告給總經(jīng)理。   第十一條  保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到末了

8、事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。     正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。     第十二條  采用電子計算機進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。     具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。     第十三條  單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記

9、手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門代管。     第十四條  單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案；單位分立后原單位解散的，共會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。     單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱，復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案，對其中未結(jié)清的會計事項

10、所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。     第十五條  單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。     第十六條  建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。     第十七條  單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交按手續(xù)。   &

11、#160; 移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號，冊數(shù)，起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。     交接會計檔案時，交接雙人應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后、交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者益章。     第十八條  我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境。駐外機構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)(簡稱境外單位)的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照本辦法和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。    

12、 第十九條  預(yù)算、計劃，制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。     第二十條 本辦法適用于公司總部、下屬全資及控股企業(yè)。    第二十一條 本檔案管理實施辦法，應(yīng)報財政部門和檔案局備案。 第二十二條本辦法由財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，自年月日起執(zhí)行。附表一：企業(yè)和共他組織會計檔案保管期限表 序號檔案名稱  保管期限備    往  一 會計憑證類 1  原始憑證  15年2 記賬憑證 15年3 匯總憑證 15年二會計賬薄類 4總賬15年包括日記總賬5明細(xì)賬15年6日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年。7固定資產(chǎn)卡片 固定資產(chǎn)