物業(yè)中心管家部業(yè)主檔案管理制度程序0001

1、Word格式物業(yè)中心管家部業(yè)主檔案管理制度程序1 目的為了建立、健全業(yè)主的檔案，以便查閱。2 適用范圍適用于北京至觀物業(yè)管理有限公司管家部對業(yè)主檔案數(shù)據(jù) 的收集、整理、歸檔、使用等。3 職責3.1 管家：負責業(yè)主檔案的收集、整理、更新工作；3.2 管家部：負責業(yè)主檔案的保管、借閱手續(xù)的管理。4 工作內容4.1 管家負責業(yè)主檔案收集、整理，業(yè)主檔案主要包括4.1.1 業(yè)主入住時填寫、簽收及簽署的資料； 包括：、業(yè)主資料登 記表、浩思家園消防安全協(xié)議書 、浩思家園空調運行 協(xié)議、物品移交單 、浩思家園物業(yè)管理服務協(xié)議 、浩 思家園消防安全責任書 浩思家園裝修施工消防安全協(xié)議 書浩思家園裝修管理協(xié)議

2、書等；4.1.2 業(yè)主繳費記錄，包括各種應付之押金；4.1.3 業(yè)主資料的補充；4.1.4 緊急聯(lián)絡人的資料；4.1.5 業(yè)主與項目往來文件；4.1.6 業(yè)主違規(guī)事項與欠費記錄（包括閉水確認單）4.1.7 業(yè)主報修 / 保修記錄，一式三份，工程部及管家部各留一專業(yè)資料分享格式份。業(yè)主投訴記錄 / 回訪記錄；3.3 業(yè)主單元有關與二次裝修的記錄檔案。3.4 管家依據(jù)所收集的業(yè)主資料編制 業(yè)主檔案目錄清單 ，并 將此清單粘于檔案盒表面。3.5 管家根據(jù)業(yè)主數(shù)據(jù)信息的更新，每日對業(yè)主檔案進行更新，并在業(yè)主檔案目錄清單上做出相應調整。4.2 所有業(yè)主資料均屬物業(yè)公司保密文件，收集到的業(yè)主資料由專人負責

3、制作和保管，中途制作 人發(fā)生變更，雙方 應履行交接簽字手續(xù)，業(yè)主資料嚴禁對外泄漏。4.3 管家部主任負責督導管家進行檔案的收集和整理工作，確保檔案的準確性、完整性及存檔的及時性，同時做到定期檢 查資料及檔案的更新及登記情況，確保每一周抽查一次。4.4 管家將整理好的業(yè)主檔案分別放進維修檔案 ；入住資 料；銷售檔案；裝修檔案等， 同時存入檔案柜， 并作相應記錄。4.5 業(yè)主檔案的保管和借閱的管理由管家部助理負責，涉及業(yè)主檔案的查閱和借閱時， 執(zhí) 行物業(yè)公司 檔案管 理制度。（具體流程為：由借閱部門申請人填寫申請，然 后由檔案管理人員將申請?zhí)峤唤o經(jīng)理審核， 經(jīng)理審核后經(jīng) 由項目總經(jīng)理批準后 相關檔案資料方可借閱使用 。（ 原 則上不超過三天 超過三天管家部要追回，并追究相應責 任。）5、記錄記錄名稱記錄編號產(chǎn)生部門保存期限保存部門內部信息聯(lián)絡單HSJY0